rexx systems hr-glossar

HR-Software

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HR-Software

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Das Personalmanagement bzw. Human Resource Management (HRM) gilt als eine der wichtigsten strategischen Managementaufgaben innerhalb eines Unternehmens. Moderne HR-Software fördert sowohl den Workflow der Personalabteilung als auch die Transparenz der personellen Verwaltungsprozesse. Mit die rexx Suite von rexx systems umfasst alle relevanten Arbeitsprozesse des Personalmanagements. Dazu zählen unter anderem Personalplanung, Personalentwicklung, Recruiting, Organisation, Betreuung und Report. Zudem übernimmt die Software die zeitraubenden Routineaufgaben, sodass sich die Mitarbeitenden der Personalabteilung auf die wirklich wichtigen Aufgaben konzentrieren können.

So profitiert Ihr Unternehmen von der rexx systems HR-Software

Das Aufgabenspektrum der Personalabteilung deckt eine Vielzahl von Arbeitsprozessen ab. Dazu zählen unter anderem die Erstellung der Lohnabrechnungen, das Compliance Management, die Verwaltung von Papierkram sowie die Erfassung und Kategorisierung der persönlichen Daten der Angestellten. Besonders bei kleinen und mittelständischen Unternehmen kann die manuelle Bearbeitung dieser Aufgaben schnell zu einer Überlastung der Personalabteilung führen. Die Nutzung einer digitalen Personalverwaltungssoftware ist in diesem Fall extrem hilfreich. Mit der HR-Software von rexx systems, der rexx Suite, können die Routineaufgaben automatisch erledigt werden, damit sich das Personalmanagement wieder auf die wirklich wichtigen Arbeitsprozesse fokussieren kann. Die Digitalisierung des Papierkrams ist ein weiterer Vorteil. Die rexx Suite ermöglicht es Dokumente digital zu erstellen und zu verwalten. Somit kann das Personalmanagement jeder Zeit und von jedem Ort aus die Daten der Angestellten abrufen und falls nötig bearbeiten.

Die Einführung der rexx Suite steigert die Produktivität und Effizienz des gesamten Unternehmens. Tatsächlich profitiert nämlich nicht nur die Personalabteilung von der Nutzung einer Personalverwaltungssoftware, sondern auch alle anderen Abteilungen des Unternehmens. Einer der größte Vorteil ist die Automatisierung der administrativen Aufgaben der Personalabteilung. Die rexx Suite enthält zu diesem Zweck vorgefertigt Datensätze, die den Zugriff auf Compliance Informationen und persönliche Daten der Mitarbeitenden erleichtern. Außerdem ist es möglich, Gehaltsabrechnungen direkt innerhalb der Software zu erstellen und zu versenden, um Bearbeitungsfehler zu vermeiden.

Die integrierte Datenbank der rexx Suite kann zur Speicherung von Lohnabrechnungen, Leistungsbeurteilungen, Compliance Informationen und persönlichen Daten der Mitarbeitenden genutzt werden. Die HR-Software verwendet moderne Cloud-Technologie, sodass alle berechtigten Angestellten zu jeder Zeit und von jedem Ort Zugriff auf die abgespeicherten Daten haben. Die Nutzung der Datenbank ist jedoch nicht exklusiv der Personalabteilung vorbehalten. Die Mitarbeitenden können über den Employee Self Service der rexx Suite die persönlichen Daten einsehen und bearbeiten. Der Employee Self Service enthält außerdem nützliche Wissens- und Kompetenzmanagementwerkzeuge, die die Transparenz des Personalmanagements fördern.

Das digitale Zeitalter bringt viele neue Herausforderungen mit sich. Für Unternehmen ist eine dieser Herausforderungen der Datenschutz. Hackingattacken und interne Datendiebstähle sind heutzutage reelle Gefahren, die von Unternehmen berücksichtigt werden müssen. Der Missbrauch von sensitiven Personalverwaltungsdaten kann schwerwiegende Folgen mit sich bringen. Strenge Datenschutzrichtlinien sind deshalb für jede moderne Personalabteilung unverzichtbar. Die rexx Suite ist so aufgebaut, dass die aktuellsten DSGVO-Vorgaben bei allen Arbeitsprozessen eingehalten werden. Der Zugriff auf die Personaldaten ist vollständig abgesichert und Downloads von sensitiven Daten und Verträgen können mit der Software überwacht werden.

Die rexx Suite – Alle Funktionen im Überblick

Die Module der rexx Suite bieten dem Nutzer Zugriff auf sämtliche Aspekte des Personalmanagements. Mithilfe der rexx workflow engine werden die einzelnen Arbeitsprozesse definiert. Die Software besitzt neben dem Personalmanagement auch noch Module für das Bewerbermanagement und das Talent Management. Das Ziel ist es, dem Personalmanagement die administrativen Funktionen leicht zugänglich zu machen. Der Arbeitsablauf und die Übertragung der relevanten Daten zwischen den einzelnen Bereichen der rexx Suite ist selbstverständlich fließend. Hier erhalten Sie einen Überblick zu den wichtigsten Modulen, die in der rexx Suite enthalten sind.

Integriertes Personalmanagement:

Die rexx Suite workflow engine ermöglicht die Automatisierung von lästigen Routineaufgaben, sodass sich die Personalabteilung wieder auf die wirklich wichtigen Aufgaben konzentrieren kann. Zu den automatisierbaren Routineaufgaben zählen unter anderem die Verwaltung, Organisation und Steuerung von Personalprozessen in den Bereichen Personalplanung, Personalbeschaffung, Talent Management/ Personalentwicklung, Personalbetreuung, Administration und Reporting.

Digitale Personalakte:

Mit der digitalen Personalakte erhält man schnell einen umfassenden Überblick auf die relevanten Daten der Angestellten. Da die rexx Suite mit Cloud-Technologie arbeitet, kann man auf diese Daten zu jeder Zeit und von jedem Standort aus zugreifen. In der Personalakte sind beispielsweise Information zu Gehalt, E-Mails, Kontaktdaten, Gehaltsentwicklung, Skills, Telefonanmerkungen, Aus- und Fortbildungsoptionen, Urlaubs- und Fehlzeiten, eingescannten Akten, Telefonanmerkungen, Entwicklung, Stundensaldo, Elternzeiten, Mutterschutz, Ausstattung, Kostenstellen, Spesenabrechnungen sowie Organisationszuordnungen auffindbar.

Man könnte die digitale Personalakte auch als das Herzstück der rexx Suite bezeichnen. Dieses Modul ist für das Personalmanagement extrem hilfreich. Grund dafür sind vor allem die integrierten Funktionen, wie zum Beispiel die search & list engine und workflow engine. Mit der search & list engine kann man schnell Akten, Dokumente und personenbezogene Informationen finden. Die Hauptfunktion der workflow engine ist die automatische Erinnerung an Termine, Aufgabe und Deadlines.

Zeitwirtschaft:

Das Zeitwirtschaftsmodul enthält eine Vielzahl von Abbildungsfunktionen zu Arbeitszeiten, Krankheitsfällen, Urlaub und Fortbildungen. Die Zeiterfassung und das Abwesendheitsmanagement laufen komplett über die Cloud ab. Die rexx Suite benötigt somit keine weiteren Installationen oder Updates für die Zeitwirtschaft. Außerdem können die Mitarbeitenden jeder Zeit und von jedem Ort auf das Zeitwirtschaftsmodul zugreifen, was die Telearbeit im Homeoffice und die Kooperation zwischen unterschiedlichen Standorten erleichtert. Neben diesen Funktionen verfügt das Zeitwirtschaftsmodul natürlich auch über klassische Zeiterfassung-Terminals, Inhouse-Zeiterfassung und Schnittstellen zu vorhandenen Terminals.

Entgeltabrechnung:

Die rexx Suite verwendet bei der Entgeltabrechnung standardmäßig die DATEV Schnittstelle. Es können aber natürlich auch alle anderen bekannten Gehaltsabrechnungssysteme genutzt werden. Bei der Erfassung des Gehalts können unterschiedliche Gehaltstypen, wie zum Beispiel Tagessätze oder Boni, ausgewählt werden. Das Modul für die Entgeltabrechnung ist automatisch mit der digitalen Personalakte verbunden, sodass die erstellten Gehaltsabrechnungen dort jeder Zeit abrufbar sind.

Stellenplan:

Der Stellenplan ist sehr wichtig für das Human Resource Management. Er ermöglicht die digitale Verwaltung der Planstellen, Stellenausschreibungen und der aktuellen Besetzungssituation. Somit erleichtert er auch die Umorganisation und Neubesetzung von Stellen. In der Software wird ein digitaler Stellenplan erstellt, in dem alle aktuellen Stellen und deren Daten bzw. Anforderungen gespeichert sind. Über den Orgatree kann man die Art und Anzahl der benötigten Planstellen erstellen und ihnen anschließend per drag & drop Angestellte zuweisen. Teil- und Doppelbesetzungen werden hierbei auch berücksichtigt.

Enterprise Social Network:

Die rexx Suite besitzt mittlerweile auch ein umfangreiches ESN-Modul. Dieses firmeninterne soziale Netzwerk ähnelt dem Newsfeed von Plattformen wie Facebook und Xing. Hier können die

Mitarbeitenden eigene Posts erstellen und teilen. Dieser zusätzliche soziale Austausch fördert die Wissenübermittlung und die Transparenz innerhalb des gesamten Unternehmens. Dieses Modul ist besonders bei großen Unternehmen, die mehrere Standort und eine Vielzahl von Außendienstlern beschäftigen, hilfreich. Über das ESN erhalten die Angestellten Einblicke in die aktuellen Betriebsthemen und können aktiv agieren und reagieren.

Employee Self Service:

Der Employee Self Service ist die primäre Anlaufstelle für alle Angestellten, die nicht Teil der Personalabteilung sind. Hier können sowohl die Mitarbeitenden als auch die Führungskräfte Urlaube, Dienstreisen, Ausgleichstage, Elternzeiten und Sonderurlaube beantragen. Die Anträge werden anschließend automatisch im Zeitwirtschaftsmodul geprüft.

Über den Employee Self Service können die Mitarbeitenden zudem ihre persönlichen Daten, wie zum Beispiel Anschrift, Bankverbindung oder Krankenversicherung aktualisieren. Dadurch wird die Personalabteilung entlastet und die Wahrscheinlichkeit von fehlerhaften Daten gesenkt.

Welche Vorteile bietet die rexx Suite im Vergleich zu anderen Personalverwaltungssystemen?

Die rexx Suite Personalverwaltungssoftware wird nun schon seit 20 Jahren kontinuierlich weiterentwickelt und aktualisiert. Bei der Entwicklung von neuen Software-Updates legen wir besonderen Wert auf den Datenschutz. Aus diesem Grund erfüllt die rexx Suite auch stets bei allen Arbeitsprozessen die aktuellen DSGVO-Verordnungen. Wir arbeiten sowohl in Deutschland als auch im Ausland nur mit ISO-zertifizierten Rechenzentren. So können wir garantieren, dass bei der internen Firmenkommunikation und beim Transfer von Daten die höchsten Sicherheitsstandards eingehalten werden.

Die rexx Suite besitzt einen modularen Aufbau. Diese Struktur erlaubt es uns, die Software perfekt an die jeweiligen Bedürfnisse unserer Kunden anzupassen. Der modulare Aufbau ermöglicht zudem die Entwicklung und Integration von zusätzlichen Modulen. Falls Ihre Personalabteilung zusätzliche Funktionen benötigt, entwickeln wir gerne die passenden Module. Bei der Erstellung von Lohnabrechnungen verwendet die rexx Suite standardmäßig die DATEV Schnittstelle. Die Software unterstützt aber natürlich auch alle anderen bekannten Schnittstellen. Die Lohnabrechnungen können zu jeder Zeit im PDF Format erstellt und über den Employee Self Service abgerufen werden.

Angestellte können dank der Integration für Smartphones und Tablets von jedem beliebigen Ort über ihre mobile Endgeräte auf die rexx Suite zugreifen. Mitarbeitende, die nicht Teil der Personalabteilung sind, können neben dem Employee Self Service auch das Social Company Network nutzen. In diesem Socialfeed teilen die Mitarbeitenden eigens erstellte Beiträge. Dadurch werden der Wissensaustausch und die firmeninterne Kommunikation gefördert. Der Employee Self Service bietet hingegen Zugriff auf die persönlichen Daten der Angestellten. Das Modul enthält unter anderem digitale Urlaubs- und Abwesenheitsanträge, Arbeitszeiterfassung und Einsicht in Salden. Diese digitale Kombination aus sozialer Interaktion und Informationsbereitstellung fördert die langfristige Zufriedenheit und Motivation der Mitarbeitenden.

Wir empfehlen unseren Kunden, die rexx Suite Personalverwaltungssoftware im Rahmen einer umfassenden Digitalisierungskampagne zu integrieren. Für die Einführung der Software werden in der Regel nur ein paar Tage benötigt. Sie erhalten während der gesamten Einführungsphase natürlich unsere volle Unterstützung. Bei großen Softwareprojekten veranstalten wir zudem meist noch einen Kennenlerntermin bei Ihnen vor Ort sowie einen Kickoff und terminierte Jour Fixes. Die Mitarbeitenden erhalten von uns kostenlos ganztägige Workshops, E-Learnings und Webinare. Somit brauchten die einzelnen Abteilungen nach der Implementierung der rexx Suite keine Einführung mehr und können direkt mit der Arbeit beginnen.

Unser Kundenservice beinhaltet auch ein Forum, in dem Sie sich mit anderen Nutzern austauschen und von deren Erfahrung profitieren können. Neben dem traditionellen Ticket-System und unserem wachsenden Support-Team können wir Ihnen also auch eine aktive Online-Community bieten, die mittlerweile aus mehr als 2.000 Kunden besteht. Falls Sie je Probleme bei der Nutzung der rexx Suite haben, finden Sie hier garantiert die richtigen Antworten auf Ihre Fragen. Unsere Kunden profitieren zudem von den kostenlosen Seminaren und Webinaren, die unser Customer Success-Team regelmäßig veranstaltet.

Für welche Unternehmen ist die Nutzung einer HR-Software empfehlenswert?

In der Vergangenheit galt die unternehmensweite Einführung und Anwendung eines HR-Systems nur bei großen Konzernen als sinnvoll. Aufgrund der globalen Digitalisierung und der technischen Weiterentwicklung der letzten Jahrzehnte ist die Nutzung eines HR-Systems mittlerweile für jedes Unternehmen empfehlenswert, egal wie viele Mitarbeitende es beschäftigt und welche betriebliche Struktur es besitzt. Dank des skalierbaren Modulaufbaus der rexx Suite kann die HR-Software perfekt an die individuellen Bedürfnisse der Personalabteilung angepasst werden. Die Leistungsfähigkeit und Produktivität der Personalabteilung wird mit der Einführung der rexx Suite automatisch erhöht. Grund dafür ist die digitale Auslagerung von Routineaufgaben, welche sonst einen großen Anteil der Arbeitszeit beanspruchen. Die Personalabteilung kann somit den Fokus vollkommen auf die Betreuung und Unterstützung des Personals legen. Die Mitarbeitenden profitieren natürlich auch von der rexx Suite. Die Nutzung der HR-Software fördert eine unternehmensweite Transparenz, welche wiederum zu mehr Verantwortungsbewusstsein, Selbstständigkeit und Zufriedenheit bei den Mitarbeitenden führt.

Die modulare Struktur der rexx Suite erlaubt es Unternehmen, das System genau nach ihren Bedürfnissen zu konfigurieren. Außerdem zahlt man für das System nie mehr als notwendig, da die Preise anhand der Größe des Unternehmens berechnet werden. Die genauen Preise zu bestimmten Unternehmensgrößen sind auf unserer Preisliste zu finden.

Moderne HR-Software von rexx systems – Nochmal ein kurzer Überblick

Entdecken Sie die All-in-One Lösung für Personalmanagment. Die rexx Suite bietet der Personalabteilung einen umfangreichen Zugriff auf alle Verwaltungsprozesse. Vom Recruiting und Onboarding bis zum Skillmanagement und Nachfolgeplanung sind alle Daten fortlaufend vernetzt und ergänzen automatisch Informationen in den nachgeschalteten Prozessen. So wird nicht nur eine effizientere Personalverwaltung etabliert, sondern auch eine unternehmensweite Transparenz. Je nach Wunsch kann die rexx Suite entweder als simple Cloud-Software oder als „on premise“ Anwendung auf eigenen Servern genutzt werden.

Ob Talent Management, Recruiting oder Personalmanagement – nutzen Sie unsere HR-Software und umgehende Erfolge sind garantiert.

Kontaktieren Sie uns jetzt, um eine individuelle HR-Management Lösung für Ihr Unternehmen zu erhalten!

Zurzeit benutzen mehr als 2.600 Unternehmen aus über 20 Ländern unsere moderne HR Software. Hier finden Sie einige Kundenstimmen mit zusätzliche Informationen.

Rexx Software ist genau der richtige Ansprechpartner in den Bereichen Talent Management, Recruiting, Bewerbermanagement, Human Resources, Zeitwirtschaft und Personalentwicklung. Falls Sie nun Fragen haben oder noch mehr über unsere Dienstleistungen erfahren möchten, können Sie uns gerne auf einer der Personalmessen ansprechen oder telefonisch bzw. per E-Mail kontaktieren. Ein Beratungsgespräch und die Implementierung einer Testversion sind dann die nächsten Schritte.

Erfahren Sie hier mehr über die Bewerbermanagement-Software von rexx systems.

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