# Verpflegungsmehraufwand _Source URL_: https://www.rexx-systems.com/hr-glossar/verpflegungsmehraufwand/ _Canonical URL_: https://www.rexx-systems.com/hr-glossar/verpflegungsmehraufwand/ _Site_: Rexx Systems _Last Modified_: 2026-07-20T15:42:57+02:00 > Verpflegungsmehraufwand einfach erklärt: Welche Pauschalen 2026 gelten, wie Mahlzeiten abgezogen werden und wann Unternehmen Reisekosten steuerfrei erstatten können. Der Verpflegungsmehraufwand ist der gesetzlich anerkannte Pauschbetrag, den Arbeitnehmende und Selbstständige für Mehrkosten bei Essen und Trinken während einer beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit ansetzen dürfen. Grundlage ist § 9 Abs. 4a EStG. Für 2026 bleiben die Inlandspauschalen unverändert bei 14 und 28 Euro, die Auslandssätze hat das BMF mit Schreiben vom 5. Dezember 2025 neu festgelegt. Was ist Verpflegungsmehraufwand? -------------------------------- Der Verpflegungsmehraufwand umfasst die zusätzlichen Kosten, die Mitarbeitenden für Essen und Trinken entstehen, wenn sie beruflich außerhalb ihrer Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte unterwegs sind. Der Gesetzgeber erkennt an, dass Mahlzeiten unterwegs in der Regel teurer ausfallen als zu Hause oder in der Betriebskantine. Belege sind nicht erforderlich, stattdessen greifen feste Tagespauschalen. Rechtsgrundlage sind § 9 Abs. 4a EStG für Arbeitnehmende und § 4 Abs. 5 S. 1 Nr. 5 EStG für Selbstständige. In der Umgangssprache und in vielen Reisekostenrichtlinien werden Bezeichnungen wie **[Spesen](https://www.rexx-systems.com/hr-glossar/spesen/)**, Tagegeld oder Tagespauschale synonym zum Verpflegungsmehraufwand verwendet. Fachlich sauber getrennt sind Verpflegungsmehraufwand und Verpflegungspauschale zwei verschiedene Dinge: Der Verpflegungsmehraufwand ist der tatsächliche Mehraufwand, die Verpflegungspauschale der feste Pauschbetrag, mit dem dieser Mehraufwand abgerechnet wird. Verpflegungsmehraufwand 2026: Welche Pauschalen gelten im Inland? ----------------------------------------------------------------- Für Dienstreisen innerhalb Deutschlands gelten auch 2026 unverändert die bekannten Pauschalen. Die im Wachstumschancengesetz diskutierte Anhebung auf 16 und 32 Euro wurde nicht umgesetzt, damit gelten die Beträge seit 2020 fort. AbwesenheitsdauerPauschale 2026Mehr als 8 Stunden14 €Mindestens 24 Stunden28 €Bis 8 Stunden0 €Was gilt beim Verpflegungsmehraufwand im Ausland? ------------------------------------------------- Für Auslandsdienstreisen veröffentlicht das Bundesfinanzministerium jährlich eine **[Tabelle mit länderspezifischen Pauschbeträgen](https://www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/Downloads/BMF_Schreiben/Steuerarten/Lohnsteuer/2025-12-05-steuerliche-behandlung-reisekosten-2026.pdf?__blob=publicationFile&v=2)**. Die aktuellen Werte gelten seit dem 1. Januar 2026 auf Basis des BMF-Schreibens vom 5. Dezember 2025. Deutliche Änderungen gibt es unter anderem für die Schweiz, deren Tagessätze an das gestiegene Preisniveau angepasst wurden. Die folgende Übersicht zeigt Beispiele für wichtige Länder und Städte bei deutschen Dienstreisen: Land / StadtVolle 24 StundenAn-/Abreise oder > 8 Std.Österreich50 €33 €Schweiz (Standard)82 €55 €Schweiz – Genf70 €47 €Frankreich (Standard)53 €36 €Frankreich – Paris58 €39 €Niederlande58 €39 €Belgien59 €40 €Italien (Standard)39 €26 €Italien – Rom / Mailand48 €32 €Spanien (Standard)36 €24 €Spanien – Barcelona42 €28 €Polen32 €21 €Vereinigtes Königreich – London52 €35 €USA (Standard)59 €40 €USA – New York City66 €44 €Für Länder, die nicht gelistet sind, wird der Satz für Luxemburg angesetzt. Für Übersee- und Außengebiete ohne eigenen Satz gilt der Pauschbetrag des Mutterlandes. Bei mehrtägigen Auslandsreisen richtet sich die Tagespauschale nach dem Land, in dem sich die reisende Person um Mitternacht befindet. Maßgeblich ist also der Aufenthaltsort am Ende des Tages, nicht der Ort, an dem der Tag begonnen hat. **Ein Beispiel:** Eine Vertriebsleiterin startet am Dienstagabend um 20 Uhr in Berlin und kommt noch am selben Tag in Wien an, wo sie Kunden trifft. Für den Dienstag gilt damit bereits die österreichische Pauschale, obwohl sie die meiste Zeit des Tages in Deutschland verbracht hat. Bei eintägigen Auslandsreisen zählt dagegen der letzte Tätigkeitsort im Ausland. Wie wird die Reisekostenabrechnung beim Verpflegungsmehraufwand berechnet? -------------------------------------------------------------------------- Steht der richtige Tagessatz fest, folgt die eigentliche **[Abrechnung der Reisekosten](https://www.rexx-systems.com/hr-glossar/reisekostenabrechnung/)** einem klaren Dreischritt: Tagespauschale ermitteln, gestellte Mahlzeiten abziehen, Einzelbeträge über die Reise aufsummieren. Die ersten beiden Schritte hängen eng zusammen, denn fast jede Dienstreise bringt irgendwann eine Mahlzeit mit sich, die der Arbeitgeber oder ein Geschäftspartner bezahlt. ![Zugreise im Bahnhof als Beispiel für eine berufliche Auswärtstätigkeit](https://www.rexx-systems.com/wp-content/uploads/2026/07/verpflegungsmehraufwand-dienstreise-bahnhof.webp "Verpflegungsmehraufwand bei Dienstreisen mit der Bahn")Sobald eine solche Mahlzeit gestellt wird, wird die Tagespauschale prozentual gekürzt. Dabei gibt es eine Besonderheit, die in der Praxis häufig übersehen wird: Die Kürzung bezieht sich immer auf den vollen 24-Stunden-Satz, auch an An- und Abreisetagen. Ein Hotelfrühstück am Abreisetag kürzt also nicht 20 Prozent von 14 Euro, sondern 20 Prozent von 28 Euro (Inland) beziehungsweise vom Ganztagessatz des jeweiligen Landes (Ausland). ### Mahlzeitenkürzung MahlzeitKürzungBeispiel Inland (28 €)Frühstück20 %– 5,60 €Mittagessen40 %– 11,20 €Abendessen40 %– 11,20 € Die Pauschale kann durch mehrere Kürzungen bis auf null reduziert werden, ein negativer Betrag ist aber ausgeschlossen. Ein Snack im Flugzeug oder ein Kaffee im Meeting gilt nicht als Mahlzeit im Sinne der Regelung. Wie diese Schritte in der Praxis zusammenspielen, zeigt ein dreitägiger Paris-Einsatz: Eine Account-Managerin reist am Montag um 9 Uhr von Hamburg ab, übernachtet zwei Nächte im Hotel mit Frühstück und kehrt Mittwoch um 17 Uhr zurück. Für Paris gilt der Ganztagessatz von 58 Euro und der An-/Abreisesatz von 39 Euro. 1. Montag (Anreisetag Paris): 39 €. Frühstück fällt weg, da zu Hause gefrühstückt wurde. 2. Dienstag (voller Tag Paris, Frühstück im Hotel): 58 € minus 20 % Frühstück = 58 € – 11,60 € = 46,40 €. 3. Mittwoch (Abreisetag mit Frühstück im Hotel): 39 € minus 11,60 € = 27,40 €. Der Gesamtanspruch beträgt damit 112,80 Euro steuerfreier Verpflegungsmehraufwand. Der Dreischritt funktioniert allerdings nicht unbegrenzt: Bei längerfristigen Einsätzen am gleichen Ort greift der Verpflegungsmehraufwand nur für die ersten drei Monate. Danach entfällt der Anspruch, bis eine Unterbrechung von mindestens vier Wochen vorliegt. Reisekosten automatisch und rechtssicher abrechnen -------------------------------------------------- Rexx Systems berechnet Verpflegungspauschalen für Inland und Ausland automatisch. ✓ BMF-Werte 2026 hinterlegt ✓ Automatische Mahlzeitenabzüge ✓ Direkte Übergabe an DATEV [Jetzt Demo vereinbaren](https://www.rexx-systems.com/demo-anfordern/) Steuerliche Behandlung und Erstattung des Verpflegungsmehraufwands durch den Arbeitgeber ---------------------------------------------------------------------------------------- Wie der Verpflegungsmehraufwand steuerlich behandelt wird, hängt davon ab, ob und in welcher Höhe der Arbeitgeber ihn erstattet. In der Praxis gibt es drei Konstellationen, die sich für das Unternehmen wie für die Mitarbeitenden steuerlich unterschiedlich auswirken. Der einfachste Fall ist die Erstattung bis zur gesetzlichen Höhe: Zahlt der Arbeitgeber genau die Pauschalen aus dem BMF-Schreiben, ist die Zahlung lohnsteuer- und sozialversicherungsfrei. Für das Unternehmen ist das der administrativ unkomplizierteste Weg und für Mitarbeitende der attraktivste, weil die volle Summe ohne Abzüge ankommt. Die meisten Reisekostenrichtlinien orientieren sich daher exakt an den gesetzlichen Sätzen. Wird darüber hinaus gezahlt, etwa um Mitarbeitenden in teuren Großstädten entgegenzukommen, greift eine gestaffelte Versteuerung. Bis zum Doppelten des Pauschbetrags (also maximal 56 Euro bei einem Inlandstag mit 28 Euro) kann der Differenzbetrag pauschal mit 25 Prozent **[Lohnsteuer](https://www.rexx-systems.com/hr-glossar/lohnsteuer/)** versteuert werden. Alles darüber läuft wie normaler Arbeitslohn mit vollem Steuer- und Sozialabgabensatz. Die Abrechnung fließt in die **[Lohnsteuerbescheinigung](https://www.rexx-systems.com/hr-glossar/lohnsteuerbescheinigung)** ein. Umgekehrt funktioniert der Fall, wenn der Arbeitgeber gar nicht oder nur teilweise erstattet. Dann wandert der Verpflegungsmehraufwand in die Einkommensteuererklärung der Mitarbeitenden und lässt sich dort in der Anlage N als Werbungskosten ansetzen. Selbstständige ziehen die Pauschalen analog als Betriebsausgaben ab. In beiden Fällen reduziert sich die Steuerlast nachgelagert. Kann man Reisekostenpauschale & Verpflegungsmehraufwand automatisiert abrechnen? ------------------------------------------------------------------------------------ Bis hierher ist deutlich geworden, wie viele Einzelregeln in eine korrekte Abrechnung einfließen. Kein Wunder, dass [**Reisekostenabrechnungen**](https://www.rexx-systems.com/hr-glossar/reisekostenabrechnung/) zu den häufigsten Fehlerquellen in der HR-Administration gehören. Falsche Pauschalen, vergessene Mahlzeitenabzüge oder manuelle Eingaben kosten Zeit und führen bei Betriebsprüfungen zu Nachzahlungen. ![Geschäftsperson mit Tablet und Koffer bei der digitalen Reisekostenabrechnung](https://www.rexx-systems.com/wp-content/uploads/2026/07/verpflegungsmehraufwand-automatisierte-reisekostenabrechnung.webp "Geschäftsmann auf Reisen erstellt auf einem Tablet seine digitale Reisekostenabrechnung")Eine **[digitale Reisekostensoftware](https://www.rexx-systems.com/reisekosten-software-spesen/)** wie Rexx Systems greift an drei Stellen ein: Sie hinterlegt die aktuellen BMF-Werte für Inland und Ausland inklusive Städte-Pauschalen, berechnet bei jeder Eingabe die passende Tagespauschale samt Mahlzeitenabzug und führt Freigabe, Buchhaltungsexport und DATEV-Übergabe in einem Workflow zusammen. Verpflegungsmehraufwand – Häufige Fragen und Antworten ------------------------------------------------------ ### Wie hoch ist der Verpflegungsmehraufwand 2026 im Inland? Die Inlandspauschalen betragen 2026 unverändert 14 Euro bei mehr als 8 Stunden Abwesenheit und 28 Euro bei einer Abwesenheit von mindestens 24 Stunden. An- und Abreisetage mehrtägiger Reisen werden pauschal mit 14 Euro angesetzt. ### Gilt der Verpflegungsmehraufwand auch im Homeoffice? Nein, ein Anspruch besteht nur bei Abwesenheit von Wohnung und erster Tätigkeitsstätte. Homeoffice-Tage erfüllen diese Voraussetzung nicht, weil die Wohnung zugleich Arbeitsort ist. ### Was passiert mit dem Verpflegungsmehraufwand bei einem Hotelfrühstück im Inland? Die Tagespauschale von 28 Euro wird um 20 Prozent gekürzt, also um 5,60 Euro. Bei einem An- oder Abreisetag mit Frühstück erfolgt die Kürzung ebenfalls mit 5,60 Euro. ### Wer legt die Auslandspauschalen fest? Das Bundesministerium der Finanzen veröffentlicht jährlich ein Schreiben mit Pauschbeträgen für über 200 Länder. Für 2026 gilt das BMF-Schreiben vom 5. Dezember 2025. Ist ein Land nicht gelistet, kommt der Satz für Luxemburg zum Einsatz. ### Wie lange gilt der Anspruch bei einem Langzeiteinsatz? Die Pauschale gilt für die ersten drei Monate derselben Auswärtstätigkeit am selben Ort. Nach einer Unterbrechung von mindestens vier Wochen beginnt die Frist neu. Bei Projekten mit mehreren Einsatzorten startet die Frist für jeden neuen Ort separat. ### Können Selbstständige die Pauschale nutzen? Ja, Selbstständige setzen die Pauschalen als Betriebsausgabe nach § 4 Abs. 5 S. 1 Nr. 5 EStG an. Die Höhe ist identisch mit den Sätzen für Arbeitnehmende. ### Muss der Arbeitgeber Verpflegungsmehraufwand zahlen? Nein, eine gesetzliche Zahlungspflicht besteht nicht. Viele **[Arbeitsverträge](https://www.rexx-systems.com/hr-glossar/arbeitsvertrag/)** oder Reisekostenrichtlinien sehen die Erstattung aber vor. Zahlt der Arbeitgeber nicht, können Mitarbeitende die Pauschalen als Werbungskosten in der Einkommensteuererklärung ansetzen.