Interview mit dem Magazin TRAiNiNG zum Thema HR-Software

Matthias Dietrich (MD), rexx systems, beantwortet die Fragen von Christoph Wirl (CW), dem Geschäftsführer der Zeitschrift Magazin TRAiNiNG, zum Thema "Moderne HR-Software: Chancen und Gefahren":

Moderne HR-Software: Chancen und Gefahren

CW: Welche Hauptanforderungen muss Ihrer Ansicht nach eine HR-Software 2012 erfüllen?

MD: Die Zeiten von grauen Listen und aufwendigen Eingaben sind genauso vorbei wie statische „Monstersysteme“ mit monatelangen Anpassungsnotwendigkeiten. Moderne HR Softwarelösungen sollten benutzerfreundlich, flexibel und modular aufgebaut sein.

Heutzutage sind entsprechende Systeme auch keine reine „Privatsache“ der Personalabteilung mehr. Mitarbeiter- und Manager Self Service Portale erleichtern die Arbeit für HR, beschleunigen die Prozesse und erhöhen die Akzeptanz im Unternehmen.

In diesem Zusammenhang sind auch webbasierte Systeme mittlerweile state-of-the-art. Sie ermöglichen eine einfache Integration in die bestehende Infrastruktur (auch als Outsourcing in Form von Software as a Service) und bieten effiziente Möglichkeiten für das mobile Arbeiten bzw. Unternehmen mit verteilten Standorten.Zitat

CW: Neue Software bedeutet zwangsläufig Aufwand. Wie würden Sie den Aufwand Ihrer Software einschätzen? Können Sie es gliedern in initialen Aufwand versus laufenden Aufwand?

MD: Der einmalige Einrichtungsaufwand richtet sich stark nach den Bedürfnissen des Kunden und ist daher pauschal schwer abschätzbar. Erfahrungsgemäß liegen die Projektlaufzeiten aber zwischen 4 und 12 Wochen.

Die laufenden Leistungen und Kosten sind abhängig von der gewünschten Betriebsart. rexx HR kann entweder im Rahmen einer Softwareüberlassung gekauft und von der IT des Kunden betrieben oder als Software as a Service (SaaS) Lösung von uns im hochsicheren Rechenzentrum betreut werden.

CW: Können Sie diesem Aufwand konkreten Nutzen gegenüber stellen?

MD: Der konkrete Nutzen ist natürlich in den verschiedenen Einsatzbereichen teils sehr unterschiedlich, aber überall klar vorhanden. So ist beim Bewerbermanagement die Zeitersparnis durch effiziente Massenkommunikation einer der entscheidendsten Faktoren.

Bei der Verwaltung von Urlauben und generell Abwesenheiten bietet das Ende der Zettelwirtschaft eine deutliche Beschleunigung der Prozesse und viel einfachere Kontrollmöglichkeiten. Uns haben Unternehmen mit mehreren tausend Mitarbeitern schon von 1 bis 1,5 Tagen Urlaub pro Mitarbeiter und Jahr zu viel berichtet, nur weil der zentrale Überblick fehlte. Da rentiert sich eine moderne Softwarelösung natürlich sehr rasch.

Andere Beispiele bringen unsere Kunden auch regelmäßig aus dem Bereich Talentmanagement. Neben der Qualitätssteigerung etwa durch gezielte Planung und Durchführung der Fortbildungsmaßnahmen gibt es auch ganz konkrete Kostenersparnisse, wenn sich ein Unternehmen z.B. durch ein entsprechendes Poolmanagement immer wieder teure Stelleninserate sparen kann.

Nicht zuletzt ist die Zeitersparnis durch digitale Akten, Self Service Portale und flexible Such- & Auswertungstools eines der zentralen Argumente für eine gute HR Software. Gemäß unseren Erhebungen liegt diese bei teilweise über 50%. Denken Sie nur an das Suchen von Unterlagen in Aktenschränken und das regelmäßige Aufbereiten von unterschiedlichen Excel-Listen für die Führungskräfte.

CW: Kann Ihre Software zur Gänze inhouse gewartet/benutzt werden? Ist zusätzlich Betreuung durch Ihr Unternehmen notwendig/flexibel erhältlich?

MD: rexx HR kann auf Wunsch zur Gänze inhouse von der IT des Kunden betrieben werden. Im Rahmen eines Wartungs- & Supportvertrages bieten wir regelmäßige Updates sowie eine kompetente Betreuung von persönlichen Ansprechpersonen im Rahmen des Supports. Unsere Software ist aber so konzipiert, dass die Kunden keineswegs von uns abhängig sind. Mit entsprechenden Administrationsrechten können berechtigte Benutzer auch alle Einstellungen bei Bedarf selbst anpassen.

CW: Eine neue HR-Software zieht ev. auch eine Änderung in der Unternehmens-Struktur nach sich. Inwiefern muss sich die Software an die bestehende Struktur anpassen können bzw. inwiefern muss sich die Struktur an die Software anpassen?

MD: Grundsätzlich gilt, dass die Software zum Unternehmen und seinen Prozessen passen sollte. Es macht keinen Sinn, wenn sich der Kunde in alle Richtungen verbiegen muss, um mit einem System arbeiten zu können.

Trotzdem wäre aber der falsche Schluss daraus, sich für alles individuelle Speziallösungen entwickeln zu lassen. Dabei steigen die Kosten sowie die Umsetzungszeit meist ins Unermessliche und die spätere Wartung erweist sich als äußerst schwierig.

Die optimale Kombination ist daher eine Standardsoftware, die sich (möglichst vom Anwender selbst) flexibel einstellen und anpassen lässt. So kann der Kunde von den Erfahrungen anderer Unternehmen profitieren, die bereits in die Lösung eingeflossen sind bzw. künftig über Updates hinzukommen, ohne dabei auf individuelle Wünsche und Prozesse verzichten zu müssen.

CW: Wodurch unterscheiden Sie sich vom Mitbewerb? Was ist Ihr USP?

MD: rexx HR ist eine durchgängig webbasierte Komplettlösung, bei der an oberster Stelle Flexibilität und Benutzerfreundlichkeit stehen.

Um diese Ziele zu erreichen setzen wir auf modernste Technologien, die Entwicklungserfahrung von über 10 Jahren und die Inputs unserer Kunden.

CW: Kommen wir zum Thema Sicherheit: Wie sicher sind die Mitarbeiterdaten?

MD: Sowohl die Anwendung selbst als auch das Rechenzentrum, in dem die Systeme unserer SaaS-Kunden gehostet werden, erfüllen die modernsten Sicherheitsstandards.

CW: Wie wichtig ist den Unternehmen die Datensicherheit?

MD: Datenschutz und Datensicherheit sind ein ganz wesentlicher Punkt unserer Arbeit, da wir ja laufend mit sensiblen Daten unserer Kunden zu tun haben. Wir „übererfüllen“ sogar in vielen Bereichen die gesetzlichen Bestimmungen und sichern das entsprechende Vorgehen unseren Kunden im Rahmen genauer Regelungen vertraglich zu. Für alle diesbezüglichen Anliegen steht auch unser Datenschutzbeauftragter als kompetenter Ansprechpartner zur Verfügung.

CW: Was können Unternehmen tun, um die Datensicherheit zu erhöhen?

MD: Dieser Punkt ist technisch gesehen natürlich v.a. beim Betrieb der Software durch die IT des Kunden relevant. Gerne unterstützen wir hier bei der Anpassungen und Einrichtung der Server, Firewalls usw.
Generell empfehlen wir möglichst keine sensiblen Daten (unverschlüsselt) per Mail zu versenden oder ausgedruckt weiterzugeben – wie es z.B. bei Bewerbungsunterlagen in der Praxis oft gemacht wird. Mit rexx HR lassen sich die gewünschten Informationen im System aufbereiten und dann können Sie den Empfänger z.B. per Mail darüber informieren. Die Daten selbst sind aber erst nach einer Authentifizierung und mit entsprechenden Berechtigungen einsehbar. In der Praxis können solche Abläufe zum Beispiel durch sog. SSO (single sign on) vereinfacht werden.

CW: Wer sollte bei der Auswahl und Einführung von HR Software die Projektleitung übernehmen?

MD: Aus unserer Erfahrung ist ein ganz wesentlicher Erfolgsfaktor für die Auswahl und Einführung eines (neuen) HR Systems, dass dieser Prozess von den Mitarbeitern der Personalabteilung getragen wird. Die IT sollte hier v.a. beim Hosting inhouse mit fachlicher Expertise unterstützen, aber die Projektleitung sollte von einer Person aus der Personalabteilung übernommen werden. So können Missverständnisse bei den Anforderungen, unnötige Schleifen in den Entscheidungsprozessen und unklare Bedarfsabstimmungen bestmöglich vermieden werden.

CW: Herzlichen Dank für Ihre Expertise!

Quelle: Magazin TRAiNiNG, Nr. 8/11

 
17. Februar 2012

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