Einstellungssache - wie Sie als Arbeitgeber erfolgreich Vorstellungsgespräche führen

Zum Thema Vorstellungsgespräch gibt es zahlreiche Publikationen für Bewerber, die Souveränität, Überzeugungskraft oder entscheidende Fragen mit kompetenten Antworten versprechen. Höchste Professionalität wird vom Bewerber erwartet – warum gilt nicht die gleiche Erwartungshaltung, wenn Personaler als Arbeitgeber ein Bewerbungsgespräch führen?

Wie führe ich ein Bewerbungsgespräch?

Die Zahl der Ratgeber für Arbeitgeber ist überschaubar. Meistens geht es in den Tipps und Hinweisen darum, den Kandidaten zu entlarven, seine wahren Absichten zu erkennen und Lücken im Lebenslauf aufzudecken. Klingt nicht besonders konstruktiv und leider ist es das auch in der Praxis oftmals nicht.

Ganz gleich, ob der Bewerber als Empfehlung über ein Mitarbeiter werben Mitarbeiter - Programm gekommen ist oder klassisch per Print- oder Onlineanzeige: das Vorstellungsgespräch das Kernstück des gesamten Recruiting-Prozesses. Dieses Gespräch wird dem Bewerber mit Sicherheit in Erinnerung bleiben, positiv oder negativ. Und wenn das Ergebnis doch steuerbar ist, dann bitte ersteres! Jeder Gedanke über die Arbeitgebermarke oder die neue Recruiting-Kampagne ist verschwendet, wenn der Kandidat im Kontakt mit dem Unternehmen keinen guten Eindruck gewinnt. Ja, so ist es: ein wichtiges Ziel des Bewerbergesprächs liegt darin, einen guten Eindruck zu machen. Auch auf Arbeitgeberseite.

Wie geht das? Wie soll es denn nun aussehen, so ein richtig gut geführtes Bewerbergespräch? Was ist zu beachten, um als Arbeitgeber ein gutes Vorstellungsgespräch zu führen?

Ziel des Vorstellungsgesprächs

Definieren Sie, welches Ziel Sie als Arbeitgeber mit dem Gespräch verfolgen. Das mag jetzt sehr trivial klingen, doch die Praxis zeigt oft, dass der Sinn und die Absicht des Vorstellungsgesprächs nur vage bekannt sind.

Ziele können sein:

• ein erstes Kennenlernen
• die Präsentation als Top-Arbeitgeber
• den Bewerber in Stress-Situationen beurteilen wollen
• das Team und die Arbeitsumgebung vorstellen, der finale Schritt im Auswahlverfahren

Auch als Arbeitgeber sollte man perfekt vorbereitet ins Bewerbergespräch gehen.

Wahrscheinlich sind es mehrere Ziele, die Sie als Arbeitgeber im Vorstellungsgespräch parallel verfolgen. Das Ziel bestimmt die weiteren Maßnahmen und Methoden. Geht es im Gespräch darum, sich als Arbeitgeber positiv zu präsentieren, wird der Gesprächsverlauf ein anderer sein, als wenn ich das Vorstellungsgespräch als Mini-Assessment verstehe und „knallhart“ an meine Informationen kommen möchte.

Die Empfehlung lautet: Haben Sie den Eindruck, den Sie im Gespräch vermitteln, gut im Blick. Sie beeinflussen als Personaler in dem Moment maßgeblich das Arbeitgeberimage.

Vorbereitung auf das Bewerbungsgespräch

Zur Vorbereitung des Vorstellungsgesprächs gehört weit mehr, als einen Raum reserviert und die Bewerbungsunterlagen parat zu haben. Selbst diese Basisbedingungen sind nicht überall die Praxis.

Die einfachste Vorbereitung, um ein Bewerbungsgespräch führen zu können:

• Raum und Zeit reservieren
• Gesprächsteilnehmer einladen (also Bewerber und intern)
• Empfang/ Rezeption über den Termin informieren

Es kommt immer gut an, wenn sich der Bewerber erwartet und willkommen fühlt.

• Anforderungsprofil kennen, um im Gespräch die relevanten Informationen zu erhalten.
• Lebenslauf nochmals lesen und offene Fragen vorbereiten.
• Welche Erkenntnisse soll das Gespräch liefern?
• Mit den teilnehmenden Kollegen die Gesprächsführung abstimmen. Recruiting ist Teamwork.
• Gesprächsleitfaden prüfen (oder gegebenenfalls erstellen).

Sie erwarten von den Bewerbern eine gute Vorbereitung auf das Gespräch. Gleiches ist also auch die Erwartung an den Personaler, um ein professionelles Bewerbungsgespräch zu führen – und zwar auf Augenhöhe. Das gleiche gilt auch für Mitarbeitergespräche im Unternehmen selbst.

Ablauf des Gesprächs – das Bewerbungsgespräch führen

Der erste Eindruck zählt – das gilt auch für das Vorstellungsgespräch. Eine gute Gesprächsatmosphäre, echtes Interesse an dem Menschen und neugierige Vorfreude machen das Kennenlernen zu einem angenehmen Dialog.

Bewährt hat sich die Gesprächsgestaltung mit mehreren Phasen:

• Begrüßen, Ankommen, Vorstellrunde. Small Talk passt auch zum Aufwärmen gut an den Start, solange es nicht gekünstelte Schön-Wetter-Floskeln werden.
• Der Kandidat hat die Gelegenheit, sich selbst vorzustellen.
• Fragen zum Lebenslauf und zu Qualifikationen, sofern das nicht schon vorab in einem Telefoninterview geklärt wurde.
• Fragen zur Motivation des Kandidaten, zu Verhaltensmustern und Werten des Bewerbers. Das ist unternehmensabhängig und schließt die spezifischen Fragestellungen ein.
• Information über die offene Stelle, das Team, das Unternehmen geben.
• Fragen des Kandidaten beantworten.
• Gesprächsabschluss mit transparenten und verbindlichen Angaben über die nächsten Schritte.
• Als letzten Schritt eine positive Verabschiedung.

Das Gespräch sollte sich zu einem guten Dialog entwickeln. So manches Mal habe ich erlebt, dass der Bewerber im Vorstellungsgespräch mit so vielen Informationen versorgt wird, dass der Kandidat nicht einen Satz gesprochen hat. Kennenlernen ist der zentrale Punkt des Termins –  nicht Informationsschwemme.

Fragen im Vorstellungsgespräch

Wer fragt, der führt. Das gilt auch für das Vorstellungsgespräch. An dieser Stelle möchte ich keine Fragenliste anführen, sondern einfach daran erinnern, dass ein Gespräch entstehen soll. Offene Fragen haben Priorität und geben viele Gelegenheiten, etwas über den Bewerber zu erfahren.

Selbst wer kein routinierter Interviewer ist, kann zum Beispiel anhand des Verhaltensdreiecks zielführende Fragen formulieren. Mit dieser Interviewtechnik ermitteln Sie wirksam früheres Verhalten des Kandidaten, um künftiges vorherzusagen. Das Verhaltensdreieck umfasst drei Fragen:

1. Situation: Wie war die Ausgangssituation? Was war das Problem?
2. Verhalten: Was hat der Bewerber konkret getan?
3. Ergebnis: Welches Ergebnis konnte der Bewerber damit erzielen?

Mit einem Interviewleitfaden verfügen Sie schnell über die richtigen Fragen und vergessen,  während Sie das Bewerbungsgespräch führen, nichts Wesentliches. Außerdem hält der Gesprächsleitfaden Sie dazu an, die Antworten des Bewerbers zu protokollieren.

Trotz aller Struktur und Gewissenhaftigkeit bei der Vorbereitung noch ein Tipp: Gehen Sie mit der Reihenfolge Ihrer vorbereiteten Fragen flexibel um. Die Checklisten-Abarbeiter, also die Personaler, die sich sklavisch an ihren Leitfaden halten, wirken im Gespräch oft inquisitorisch und verbissen, da sie mehr Interesse am Ausfüllen der Antwortkästchen haben als an einem guten Dialog.

Und bei aller Neugierde sind nicht alle Fragen zulässig. Streichen Sie alle Tabu-Fragen (zum Beispiel nach Familienstand und Kinderwunsch, letztem Gehalt, Kirche und Politik) aus Ihrem Repertoire.

Nachbereitung des Interviews - Einschätzung des Kandidaten

Gehen Sie nach dem Termin Ihre Notizen durch und machen sich ein Gesamtbild vom Kandidaten. Wie schätzen Sie die verschiedenen Anforderungskriterien ein? Nehmen Sie sich Zeit mit den Kollegen, um das Gespräch zu reflektieren. Wie ist Ihre Gesamtsicht?

Eine 100%ige Objektivität gibt es bei dieser Vorgehensweise nicht. Das liegt schon in der Wahl der Methode begründet, denn jedes persönliche Gespräch hat viele „menschliche“ Einflussfaktoren, die nicht gänzlich auszuschließen sind. Vielleicht sind doch Computer und Algorithmen die besseren Recruiter?

Rückmeldung an den Bewerber

Sie haben den Kandidaten zum Abschluss des Gesprächs im Optimalfall informiert, was die nächsten Schritte im Einstellungsprozess sind und bis wann er das nächste Feedback erhält. Hier liegt viel Potenzial für eine positive Positionierung als Arbeitgeber, denn die Rückmeldung zum vereinbarten Zeitpunkt ist bei vielen Unternehmen eher die Seltenheit.

Vorstellungsgespräche sind Einstellungssache

Ein guter Prozess, eine strukturierte Vorgehensweise und standardisierte Instrumente erleichtern Ihnen als Arbeitgeber das Führen von Vorstellungsgesprächen.

Der Kern des Ganzen: Sie haben in dem Bewerberinterview die Möglichkeit, einen Menschen kennen zu lernen. Seien Sie offen für ihren potenziellen Mitarbeiter und haben Sie echtes Interesse. Respekt und Höflichkeit sind eine Tugend, mit der Sie immer richtig liegen.

Autoreninformation:

Silke Glüsenkamp

Unternehmensberaterin & Trainerin. Unterstützt Personaler und Unternehmer, einfach die richtigen Mitarbeiter zu finden und als attraktiver Arbeitgeber zu glänzen.
www.silkegluesenkamp.com