Einen Mitarbeitenden kündigen zu müssen, ist nie eine angenehme Angelegenheit. Umso wichtiger ist es deshalb, dass Arbeitgeber im Falle einer anstehenden Kündigung darauf achten, alle Formalien und Kündigungsfristen einzuhalten. Andernfalls könnte die Wirksamkeit der Kündigung beeinträchtigt werden. Dieser Beitrag zeigt, worauf Arbeitgeber bei der Formulierung des Kündigungsschreibens achten müssen, verrät wichtige Tipps und zeigt konkrete Beispiele und Formulierungshilfen.
Die wichtigsten fünf Inhalte des Kündigungsschreibens
Damit das Kündigungsschreiben seine rechtliche Wirkung entfalten kann, muss es alle erforderlichen Angaben enthalten. Hierzu zählen:
- Bezeichnung der Vertragsparteien: Das Kündigungsschreiben sollte sowohl den Arbeitnehmer als auch den Arbeitgeber mit Namen und Adressen ausweisen. So können diese klar identifiziert werden.
- Datum der Kündigung: Das Kündigungsdatum dient dazu, die Einhaltung der Kündigungsfrist zu dokumentieren. Ohne diese Information lässt sich nicht nachvollziehen, wann das Schreiben ausgestellt wurde.
- Erklärung des Kündigungswillens: Das Schreiben muss deutlich ausweisen, dass das Unternehmen das Arbeitsverhältnis auflösen möchte. Schon der Betreff „Kündigung“ kann hierfür ausreichend sein. Auch die Einleitung des Kündigungsschreibens mit der Phrase „Hiermit kündigen wir …“ macht den Kündigungswillen eindeutig klar. Diese Anforderung ist allerdings nicht eingehalten, wenn das Kündigungsschreiben an eine Bedingung geknüpft wird (z. B. „Hiermit kündigen wir das Arbeitsverhältnis, wenn Sie nicht morgen pünktlich um 8.00 Uhr zur Arbeit erscheinen.“).
- Kündigungstermin: Das Kündigungsschreiben muss ausweisen, zu welchem Zeitpunkt das Arbeitsverhältnis beendet werden soll. Hierfür kann ein konkretes Datum angegeben werden. Dies beinhaltet allerdings ein Risiko: Geht das Kündigungsschreiben dem Arbeitnehmer nicht rechtzeitig zu, könnte die Kündigungsfrist nicht eingehalten werden und die Kündigung wäre unwirksam. Deshalb sollten Arbeitgeber stets die Kündigung zum nächstmöglichen Termin in das Schreiben einbeziehen. Beispiel: „Wir kündigen das Arbeitsverhältnis zum 1. Januar 2022, hilfsweise zum nächstmöglichen Termin.“ So tritt im Falle einer Verspätung automatisch der nächstmögliche Kündigungstermin in Kraft.
- Unterschrift der Verantwortlichen: Das Kündigungsschreiben muss eigenhändig unterschrieben sein, idealerweise von der Geschäftsführung oder einer vertretungsberechtigten Person. Gegebenenfalls sollte die Bevollmächtigung einer anderen Person durch eine beigefügte Originalvollmacht nachgewiesen werden.
Was nicht ins Kündigungsschreiben gehört
Je weniger unnötige Informationen ein Kündigungsschreiben enthält und je klarer und knapper dieses formuliert ist, desto weniger Angriffsfläche bietet es dem Arbeitnehmer für eine etwaige Kündigungsschutzklage. Deshalb sollte sich das Kündigungsschreiben rein auf die für die Kündigung erforderlichen Inhalte konzentrieren.
Andere Details rund um die Abwicklung des Arbeitsverhältnisses können zwar im Rahmen der Kündigung mitgeteilt werden, sollten aber auf einem gesonderten Blatt oder in einem Brief stehen. Zu diesen Angaben zählen etwa:
- Umgang mit noch vorhandenem Resturlaub oder Überstunden
- Informationen zum auszustellenden Arbeitszeugnis
- Freistellung des Arbeitnehmers bis zum Ende der Kündigungsfrist
- Aufforderung zur Rückgabe von ausgehändigten Arbeitsmitteln
- Hinweis auf die erfolgte Anhörung des Betriebsrats
- Hinweis auf die Meldepflicht des Gekündigten bei der Arbeitsagentur als Arbeitssuchender
Sollten Arbeitgeber die Kündigungsgründe angeben?
In vielen Kündigungsschreiben findet sich die Angabe zu den Gründen, die zur Kündigung geführt haben. Allerdings ist dies in den meisten Fällen erstens nicht notwendig und zweitens nicht empfehlenswert.
Tatsächlich ist es bei der ordentlichen Kündigung für deren Wirksamkeit nicht erforderlich, die Kündigungsgründe anzugeben. Der Arbeitgeber muss nicht darüber informieren, ob es sich um eine verhaltens-, personen- oder betriebsbedingte Kündigung handelt. Auch bei der außerordentlichen Kündigung ist die Angabe von Gründen nicht nötig – mit einer Ausnahme: Auf Verlangen des Arbeitnehmers muss der Arbeitgeber sie nachträglich mitteilen. Zudem gibt es weitere Ausnahmen, in denen die Angabe der Kündigungsgründe zwingend erforderlich ist, um nicht die Unwirksamkeit der Kündigung zu riskieren:
- Auszubildende nach Beendigung der Probezeit (§ 22 Abs. 3 BBiG)
- Schwangere und junge Mütter bis vier Monate nach der Entbindung (§ 17 Abs. 2 Satz 2 MuSchG)
- Verankerung einer Begründungspflicht aus einer einzel- oder kollektivarbeitsrechtlichen Vereinbarung (Arbeitsvertrag, Betriebsvereinbarung, Tarifvertrag)
Tipp: Gibt der Arbeitgeber die Kündigungsgründe im Kündigungsschreiben an, auch wenn er nicht dazu verpflichtet ist, schränkt er sich unter Umständen selbst ein. In einem etwaigen Kündigungsschutzprozess ist er an diese Angabe gebunden und kann abweichenden Kündigungsgründe nur deutlich erschwert ins Feld führen.
Die richtige Form des Kündigungsschreibens
623 BGB schreibt vor, dass Arbeitsverhältnisse nur in schriftlicher Form gekündigt werden können. Sie müssen in Papierform ausgedruckt und mit einer Originalunterschrift des Arbeitgebers oder einer vertretungsberechtigten Person versehen sein. Sie darf weder elektronisch noch eingescannt sein. Fehlt die Unterschrift, entfaltet die Kündigung ihre Wirkung nicht.
Aus diesem Schriftformerfordernis ergibt sich, dass Kündigungen nicht mündlich ausgesprochen werden können. Zudem darf ein Kündigungsschreiben auch nicht per Fax, Telegram, WhatsApp, SMS oder ähnliche Medien abgefasst werden. Dabei handelt es sich nämlich niemals um ein Originaldokument, sondern stets nur eine Wiedergabe.
Unser Tipp: Wie geht man Kündigungsgespräche an und welche Fallstricke lauern? Das klären wir mit Thomas Breuling, Partner bei der M.S.K Outplacement in Stuttgart in der #29 Folge von rexxperts-Podcast:
Beispiel für ein Kündigungsschreiben (Muster)
Thomas Mustermann
Musterstraße 123
12345 Musterstadt
Musterstadt, 19. Mai 2022
Kündigung
Sehr geehrter Herr Mustermann,
hiermit kündigen wir das zwischen uns mit Arbeitsvertrag vom 2. Februar 2020 geschlossene Arbeitsverhältnis fristgerecht zum 30. Juni 2022, hilfsweise zum nächstmöglichen Zeitpunkt.
Mit freundlichen Grüßen
Unterschrift
Die korrekte Zustellung des Kündigungsschreibens
Das Kündigungsschreiben wird nur rechtswirksam, wenn es dem zu kündigenden Mitarbeiter fristgerecht zugeht. Als zugegangen gilt die Kündigung, wenn sie „in den Machtbereich“ des Empfängers gelangt ist. Bei der persönlichen Übergabe unter Zeugen geht das Schreiben sofort zu. Versendet der Arbeitgeber es hingegen mit der Post, geht es erst mit Zustellung in den Briefkasten zu – allerdings erst, wenn der Empfänger Gelegenheit hatte, davon zur Kenntnis zu nehmen. Wird es etwa durch einen Boten am Samstagabend in den Briefkasten geworfen, geht das Kündigungsschreiben erst am nächsten Werktag zu, also am Montag. Bei einer knappen Kündigungsfrist kann dies problematisch sein.
Tipp: Um sicherzustellen, dass der Zugang des Kündigungsschreibens nicht bestritten werden kann, sollte es möglichst immer persönlich und mit mindestens einem Zeugen übergeben werden. Sofern sich der Mitarbeiter dazu bereiterklärt, sollte dieser den Empfang schriftlich bestätigen.
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