Produktivität im HR statt Excel und Outlook

Eine Nutzerstudie zu HR Trends 2019 zeigt, dass der Fachkräftemangel digitale Veränderung notwendig macht. Wir geben einen Einblick in die Methoden, Herausforderungen und Trends im Personalmanagement.

Digitalisierung im HR bietet enorme Vorteile

Die Digitalisierung ist auf dem Vormarsch und HR-Software wird zunehmend wichtig, da Bereiche wie das Talentmanagement und digitale Personalakten an Bedeutung gewinnen. Unternehmen, die in der digitalen Transformation hinterherhinken, büßen Wettbewerbsvorteile ein. Gerade junge Bewerber, die viel digital unterwegs sind, müssen dort auch angesprochen werden, sonst wird das Unternehmen als Arbeitgeber schnell uninteressant.

Auch die Verwaltung des Personals mit Exceltabellen ist ein enormer Zeitaufwand und bietet keinen Mehrwert, da dort z. B. keine Vorgänge automatisiert werden können. Da ist es schon einfacher, wenn administrative und wiederkehrende Routineaufgaben, nach einem geringen Implementierungsaufwand, von einer Software übernommen werden. Dies bietet den Personalern mehr Zeit für wichtige Dinge, wie z. B. Recruiting oder Talentmanagement, also mehr Zeit für Produktivität. Regelmäßig nennen Unternehmen vor der Implementierung einer speziellen, aber gleichzeitig einfach zu bedienende HR-Software, dass derzeit alles „per Excel und Outlook“ bearbeitet wird. Ist das effizient?

Studie zu HR Trends liefert interessante Einblicke

In einer Studie von Capterra, einem Unternehmen der Gartner Digital Markets, zu HR Trends wurden 250 Teilnehmer befragt, die in Personalabteilungen tätig sind. Die Ergebnisse:

 

  • Knapp 30 % der Unternehmen nutzen keine spezielle Software zur Personalverwaltung und arbeiten mit manuellen Methoden wie Excel-Tabellen, E-Mail oder händisch. Hier können jedoch Softwareprogramme das Unternehmen mit individuell angepassten und vordefinierten Prozessen unterstützen. Denn wichtig ist es, Zeit ins Recruiting zu investieren, schließlich steht und fällt der Erfolg des Unternehmens mit den Mitarbeitern. Das Finden von qualifizierten Arbeitnehmern gehört zu den größten Herausforderungen der Personalabteilungen.

 

  • Vor allem große Unternehmen mit einer Größe ab 100 Mitarbeitern nutzen zu 90 % HR-Software. Ganz vorne mit dabei ist hier die Immobilienbranche, gefolgt vom Handel sowie die Branchen Transport & Logistik, Landwirtschaft & Nahrungsmittel und Herstellung & Produktion. Es gibt also kein spezielles Feld, in dem HR-Software genutzt wird, im Gegenteil, eine Lösung ist für Kunden jeder Branche und Größe möglich.

 

HR-Nutzerstudie Infografik

  • Rund 27 % der Befragten gaben als Hauptgrund für die Nicht-Nutzung von Software die Angst vor zu hohen Kosten an. 20 % sagten, dass sie für ihre Ziele und Zwecke keine Software benötigen, da die firmeninternen Prozesse gut funktionieren. Aber die Vorteile, die die Verwendung von HR Software u. a. in der Zeitersparnis mit sich bringt, wird von außen oft verkannt.

 

  • Für 62 % der Unternehmen ist es wichtig, dass die verwendete Software aus Deutschland Dies ist vor allem wichtig, wenn es z.B. um Arbeitsgesetze geht, die zwischen dem Herstellerland der Software und dem Anwender in einem anderen Land variieren. Gerade bei Dingen die länderspezifisch sind, z. B. Lohn- und Gehaltsabrechnung, sollten ausländische Anbieter sorgfältig unter die Lupe genommen werden. Unternehmen müssen prüfen, ob spezifische Regulierungen in der Personal-Software zu vereinbaren sind. Es ist von Vorteil, wenn die deutsche Gesetzgebung in die verwendete Software einfließt wie z.B. die Regelungen der DSGVO.

 

Fazit

HR Software vereinfacht, nach einem kurzen Implementierungsaufwand, das Leben der Personaler, da viele Standardprozesse automatisiert werden können und mehr Zeit beispielsweise ins Recruiting oder ins Talentmanagement investiert werden kann. Gerade junge Menschen spricht man mit dieser zeitgemäßen digitalen Variante an und gewinnt sie leichter für das Unternehmen. HR Software zu verwenden ist keine Frage der Größe oder Branche. Jedoch ist es von Vorteil, heimische Software zu verwenden, da nur dann die für Deutschland spezifischen Regulierungen berücksichtigt sind.

 

27. März 2019

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