HR-Software gegen Fachkräftemangel in den Amtsstuben

Der vielzitierte Fachkräftemangel macht auch vor der öffentlichen Hand nicht Halt. Immer mehr Behörden und Ämter setzen daher auf HR-Software, um Themen wie Recruiting, Restrukturierung und Weiterbildung voranzutreiben.

Digitaliserung im Öffentlichen Dienst

Die Digitaliserung im Öffentlichen Dienst nimmt Fahrt auf

Manche werden sich noch erinnern, dass man sich für eine ÖPNV-Monatskarte schon stundenlang die Beine in den Bauch stehen konnte. Das hat sich deutlich gebessert, in den Großstädten wie Berlin, Hamburg und München zumindest. Dank Digitalisierung sind viele Behördengänge sehr viel schneller und einfacher geworden.

Seit August 2017 gilt das Onlinezugangsgesetz (OZG), ein Jahr später erfolgte der Kabinettbeschluss Umsetzungsstrategie Digitalisierung, der vorsieht, dass bis 2022 flächendeckend rund 575 Verwaltungsleistungen online und digital angeboten werden sollen. Das beinhaltet auch interne Vorgänge wie die Personalverwaltung für Beamte und Angestellte der öffentlichen Hand. Denn nicht nur bei Lehrern fehlt es an allen Ecken und Enden, sondern auch bei IT-Experten etwa, von denen laut Öffentlicher-Dienst-News.de viele Zweifel haben, dass die flächendeckende OZG-Umsetzung bis 2022 gelingen kann.

Eklatanter Beschäftigungsrückgang in Verwaltungen

Eine Studie von McKinsey sieht einen eklatanten Mangel an Beschäftigten im öffentlichen Dienst. Denn bis 2030 wird jeder Dritte davon in Rente oder Pension gehen. Da es in den Behörden zugleich an Nachwuchs – für die bald in den Ruhestand gehenden Babyboomer – mangele, wird die Personallücke bis dahin auf rund 731.000 Stellen steigen oder von 4 auf 16 Prozent aller Beschäftigten. 401.000 der nicht besetzten Stellen sollen bis 2030 auf die mittlere Führungsebene entfallen, die für die Umsetzung der Zukunftsinitiativen so wichtig wäre.

90 Prozent der von McKinsey Befragten halten die Rekrutierung und Entwicklung von Führungskräften im öffentlichen Dienst für eine Herausforderung, 77 Prozent sagen, dass es die besten Studierenden eines Jahrgangs selten in ihre Organisation ziehe. 52 Prozent sehen die Gründe für den Abfluss von Führungskräften in zu geringen Aufstiegsmöglichkeiten, 59 Prozent in unerfüllten Gehaltsvorstellungen. In vielen öffentlichen Ämtern gibt es zwar Funktionszulagen, aber diese reichen oft nicht aus, um Fach- und Führungskräfte anzulocken und zu halten. Im Gegensatz zur Privatwirtschaft, in der ein offener Wettkampf um Talente tobt, wird der aktiven Rekrutierung und Entwicklung von Talenten in Behörden eine geringere Bedeutung beigemessen, kritisieren die Macher der McKinsey-Studie und meinen, dass hier ein Umdenken und ein Kulturwandel nötig ist.

Weiterbildung über Online-Formate kann Lücken schließen

Weiterbildung über Online-Formate, wie sie in der freien Wirtschaft schon vielfach genutzt werden, könnten helfen, die Lücken zu schließen. Digitalisierung wird von der Bundesregierung zwar großgeschrieben, aber abgesehen vom Bürgerservice ist diese in den internen Verwaltungsabläufen noch zu wenig angekommen, was dazu beiträgt, dass die Digital Natives der Generationen Y und Z, der nach 1980 Geborenen, sich anderweitig orientieren. Bis zum Rentenalter mit den versprochenen übermäßig hohen Pensionen ist es für viele der jungen Leute noch so weit hin, dass sie sich davon immer weniger locken lassen. Das Beamtentum nur des Status wegen hat auch deutlich an Attraktivität verloren, abgesehen davon, dass viele Stellen oft keinen Beamtenstatus mehr mit sich bringen, Lehrer zum Beispiel.

Trotz guter Sozialleistungen können staatliche Stellen also bei den Aufstiegschancen und den Gehältern, die in der freien Wirtschaft bezahlt werden, meist nicht mithalten und haben daher im Ringen um die begehrten Fachkräfte oft das Nachsehen. Umständliche Bewerberverfahren tun ihr Übriges. Daher gehen manche Städte und Kommunen schon neue Wege und setzen auf HR-Software, Berlin zum Beispiel.

Berlin setzt auf HR-Software von rexx

So hat der Senat der Bundeshauptstadt Ende 2018 nicht nur ein Gesetz zur barrierefreien Informations- und Kommunikationstechnik auf den Weg gebracht, sondern auch beschlossen, das bereits bestehende E-Recruiting-System auf alle Berliner Verwaltungen auszuweiten, wie Kommune21 berichtete. Positive Erfahrungen wurde dabei mit der E-Recruiting-Lösung von rexx systems gemacht. Diese hat „einen großen Anteil an der verkürzten Verfahrensdauer von Stellenbesetzungen“, wird Finanzsenator Matthias Kollatz von dem E-Government-Fachmagazin zitiert.

2015 dauerten die Verfahren ihm zufolge noch mehr als fünf Monate, 2017 waren es nur noch knapp vier Monate. Einige Dienststellen hätten es auch schon in drei Monaten geschafft. „Drei Monate sind unsere Zielgröße“, so Kollatz. Laut der Berliner Senatsverwaltung für Finanzen wurde die HR-Software von rexx systems bis Ende 2018 schon in sieben Senatsverwaltungen eingesetzt, die restlichen drei hätten sie gerade getestet. Außerdem nutzen alle Bezirksverwaltungen und zehn nachgeordnete Behörden die Lösung von rexx systems. Geplant sei überdies, die analoge Stellenplattform mit dem Online-Karriereportal zusammenzuführen.

Barrierefreies Recruiting in Düsseldorf

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Prof. Dr. Andreas Meyer-Falcke, Beigeordneter für Personal und Gesundheit bei der Landeshauptstadt Düsseldorf.

Gute Erfahrungen mit der E-Recruiting-Software von rexx systems und dadurch verkürzten Bewerbungsverfahren hat auch Düsseldorf gemacht. „Die Anwenderseite soll von einer einfachen Bedienung der Software und vom beschleunigten Recruiting-Prozess profitieren“, erklärte Prof. Dr. Andreas Meyer-Falcke, Beigeordneter für Personal und Gesundheit der nordrhein-westfälischen Landeshauptstadt in seiner praxisnahen Referenz. Als besonders bewerberfreundlich und aufwandsmindernd habe sich die Möglichkeit erwiesen, den Bewerberinnen und Bewerbern an verschiedenen Stellen des Auswahlprozesses online unterschiedliche Termine anzubieten, so der Beirat der Landeshauptstadt Düsseldorf.

Hohe Ansprüche hatte man dabei in puncto Datenschutz und Barrierefreiheit. Die Webapplikation von rexx systems wurde folglich so angepasst, dass sie gemäß BITV 2.0 (Barrierefreie Informationstechnik-Verordnung) von Menschen mit unterschiedlichen Behinderungsgraden genutzt werden kann. Auch einige Stadtwerke in Nordrhein-Westfalen setzen schon auf die HR-Software von rexx systems. Vielfach gelobt wird die hohe Flexibilität und Integrationstiefe gegenüber großen Standardlösungen wie denen von SAP, MACH und P&I für öffentliche Verwaltungen. Mit finest jobs hat rexx systems eine digitale Stellenbörse geschaffen, die es Behörden und Ämtern leichter macht, offene Stellen zu besetzen. Dazu müssen aber auch die Reglements geändert werden. Und natürlich lassen sich auch nicht alle Stellen durch solche privaten Stellenbörsen besetzen.

Fazit: Der öffentliche Dienst muss wieder attraktiver werden, um bei der Besetzung von Stellen mit der freien Wirtschaft konkurrieren zu können. Die Digitalisierung ist ein weiterer Schritt innerhalb dieses Prozesses und trägt zu transparenten und insgesamt attraktiveren Modalitäten für staatliche Stellen als Arbeitgeber bei. Dazu gehört auch, dass nicht nur die Bürgerservices, sondern auch die internen Abläufe in den Verwaltungen digitalisiert werden. Das fängt schon beim Recruiting an. Denn wer will schon fünf Monate oder länger auf eine neu zu schaffende Stelle warten, wenn er oder sie in der freien Wirtschaft sofort anfangen kann?

Zum Schluss noch ein spannender Hinweis: Mit Roadshow für den öffentlichen Dienst richtet sich rexx systems deutschlandweit an Behörden und Ämter. In Praxisbeispielen und Benchmarks erfahren die Besucher der Roadshow, wie die rexx Software der öffentlichen Hand helfen kann, Stellen zu besetzen und für die Weiterbildung der Staatsbediensteten zu sorgen und warum immer mehr Städte und Kommunen diese Lösung bevorzugen. Zu den Themen, die dort vorgetragen werden, gehören Bewerber- und Personalmanagement, die digitale Personalakte und Mitarbeitergespräche sowie Karriere- und Nachfolgeplanung.

 
28. August 2019

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