Reisekostenabrechnung & Spesenmanagement schnell und sicher

Unter Reisekosten fallen sämtliche Kosten, die im Zusammenhang mit einer Dienstreise entstehen. Dazu zählen zum Beispiel die Fahrtkosten – egal ob Auto, Bahn oder Flugzeug – die Übernachtungskosten, der Verpflegungsmehraufwand und die Reisenebenkosten.

Die Reisekosten trägt normalerweise der Arbeitgeber. Dieser hat auch etwas davon, denn er kann die Reisekosten als Betriebsausgaben von der Steuer absetzen. Nur in speziellen Fällen kommt der Arbeitgeber nicht für die entstandenen Reisekosten auf. Das kann etwa dann der Fall sein, wenn die Entfernung von der Wohnung zur auswärtigen Arbeitsstätte geringer ist als der Weg zum Büro. Der Arbeitnehmer kann dann die entstandenen Reisekosten als Werbungskosten über die Einkommenssteuer steuerlich absetzen.

Wichtig ist in jedem Fall, sämtliche Belege wie Tankquittungen, Hotelrechnungen oder Fahrkarten für öffentliche Verkehrsmittel aufzubewahren und der Reisekostenabrechnung beizulegen. Hier gilt die goldene Regel: keine Belege, kein Geld.

Für die Reisekostenabrechnung bestehen keine formalen Vorgaben. Sie erfordert aus gesetzlicher Sicht weder eine Unterschrift noch ein bestimmtes Formular oder eine bestimmte Form. Die Reisekostenabrechnung lässt sich also theoretisch handschriftlich auf einem Blatt Papier erledigen. In der Praxis empfiehlt es sich hingegen, auf einen Vordruck zurückzugreifen. Ein gegliedertes Formular erleichtert der Buchhaltung und dem Finanzamt die Prüfung der Zahlen und vermeidet unnötige Fehler oder fehlende Angaben.

Eine Reisekostenabrechnung ist immer dann erforderlich, wenn das Unternehmen Arbeitnehmer auf eine Dienstreise schickt. Auf dieser Dienstreise führt der Arbeitnehmer eine Tätigkeit für das Unternehmen außerhalb der festen Arbeitsstätte aus. Zu beachten ist dabei, dass nicht jede auswärtige Arbeit automatisch als Dienstreise zählt. Für den Besuch bei einem Kunden, der zwei Straßenzüge vom normalen Arbeitsplatz entfernt sitzt, lässt sich beim besten Willen keine Erstattung von Reisekosten ableiten. Juristisch betrachtet kann bereits dann eine Dienstreise vorliegen, wenn sich das Ziel außerhalb der Stadtgrenzen befindet. Nachzulesen ist das alles im Bundesreisekostengesetz (BRKG).

Nicht jede Fahrt im Auftrag des Arbeitgebers ist eine Dienstreise. Fahrten zu Niederlassungen und Zweigstellen des eigenen Unternehmens lassen sich nur dann als Dienstreise ansehen, wenn die Strecke zwischen Wohnort und Zweigstelle größer ist als der Weg zur festen Arbeitsstätte. In diesem Fall gilt die Wegzeit als Arbeitszeit. Der Arbeitnehmer kann die Kosten für die Fahrt über eine Reisekostenabrechnung geltend machen.

Wenn ein Arbeitnehmer länger als drei Monate auswärts unterwegs ist, dann zählt das nicht mehr als Dienstreise. Das Finanzamt erkennt die Abrechnung von Reisekosten maximal für drei Monate an. Nach drei Monaten wechselt der Status der auswärtigen Arbeitsstelle zu einer regelmäßigen Arbeitsstelle, für die dann keine Reisekosten entstehen können.

Aber auch hier gibt es eine Ausnahme: Wenn der Arbeitnehmer innerhalb des Zeitraums an mehreren Arbeitsstätten arbeitet, wie das etwa in der Baubranche der Fall sein kann, dann lassen sich doch Reisekosten geltend machen.

Es gibt zahlreiche Posten, die sich in der Reisekostenabrechnung anführen lassen. Beispiele sind Fahrtkosten mit Auto, Bahn, Flugzeug oder Mietwagen, Kosten für Taxis oder öffentliche Verkehrsmittel, Mautgebühren und Parkscheine. Dazu gesellen sich Übernachtungskosten, Verpflegungsmehraufwand, Reisenebenkosten, Eintritte im Rahmen der beruflichen Arbeit und Ausgaben für Telefon und Internet. Nicht erstattet werden Strafzettel, die Minibar im Hotel oder Kosten für Pay-TV.

Damit der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer die Reisekosten erstatten kann, braucht er sämtliche Rechnungen, Quittungen und Belege. Sie sind die Voraussetzung dafür, dem Arbeitnehmer die Reisekosten lohnsteuerfrei zurückzuzahlen.

Bei den Kosten für Fahrten mit dem PKW haben Arbeitnehmer drei verschiedene Abrechnungswege zur Auswahl. Der einfachste Weg ist die Erstattung in Form einer Kilometerpauschale, auch Entfernungspauschale oder Pendlerpauschale genannt. Sie wurde Anfang 2021 ab dem 21. Kilometer von 30 auf 35 Cent pro Kilometer erhöht. Für Motorräder und Ähnliches lassen sich 20 Cent veranschlagen. Beifahrer haben seit 2015 keinerlei Ansprüche mehr.

Grundsätzlich besteht auch die Möglichkeit, den tatsächlichen Aufwand oder einen Kilometersatz abzurechnen, der abhängig vom Fahrzeug ist. In beiden Fällen ist das Führen eines Fahrtenbuchs notwendig, was recht aufwendig sein kann.

Wenn ein Arbeitnehmer auf einer Dienstreise im Hotel übernachtet, dann erstattet das Unternehmen diese Kosten.

Der Verpflegungsmehraufwand ist, was Dienstreisen betrifft, der heikelste und komplizierteste Bereich. Dabei geht es darum, Ausgaben für Essen und Getränke zu erstatten. Dabei greift eine Staffelung. Bei einer Inlandsreise mit einer Dauer zwischen acht und 24 Stunden sind 14 Euro zu veranschlagen und 28 Euro für Dienstreisen ab 24 Stunden. Der Anreise- und Abreisetag unterliegt prinzipiell einem Verpflegungsmehraufwand von 14 Euro. Dabei spielt es keine Rolle, ob der Arbeitnehmer an diesen beiden Tagen bis zu acht Stunden oder länger unterwegs war. Der Verpflegungsmehraufwand für im Preis inbegriffenes Frühstück ist dabei entsprechend zu kürzen.

Bei Auslandsreisen ist die Abrechnung des Verpflegungsmehraufwands noch eine Stufe komplizierter. Denn die abzurechnenden Pauschalen sind abhängig vom Reiseziel. Für eine Dienstreise nach China fallen für volle Tage abhängig vom genauen Ziel zwischen 30 und 74 Euro an, für Frankreich sind es zwischen 44 und 58 Euro. Das Bundesfinanzministerium veröffentlicht regelmäßig entsprechende Listen. Die Übernachtungspauschalen für Dienstreisen ins Ausland sind an die landestypischen Kosten angepasst. So beträgt der Pauschalbetrag für Übernachtungskosten in Lettland 76 Euro, in Tokio hingegen 233 Euro.

Die Abrechnung von Reisekosten ist eine lästige, aber notwendige Aufgabe. Vor allem in Unternehmen, in denen Dienstreisen sehr häufig anfallen, sollte die Reisekostenabrechnung mit Hilfe einer entsprechenden Software für Spesen- & Reisekostenabrechnung weitgehend automatisiert ablaufen. Das verringert einerseits die Fehlerquote und vereinfacht andererseits die Reisekostenabrechnung erheblich.

Es gibt übrigens keine gesetzliche Verpflichtung für Unternehmen, Reisekostenabrechnungen zu erstellen. Das bedeutet, Arbeitgeber müssen ihren Dienstreisenden nicht unbedingt die Verpflegungs- und Übernachtungspauschalen bezahlen. Arbeitnehmer können dann die entstandenen Kosten bei der Einkommensteuererklärung als Werbungskosten angeben.