für Arbeitgeber: Planen, vorbereiten, durchführen und dokumentieren, ganz einfach!
Für Unternehmen: Vorstellungsgespräch vorbereiten
Die rexx Software unterstützt Kommunen und Unternehmen bei allen üblichen Methoden, um die Kandidaten besser kennenzulernen. Sei es das klassische Präsenz-Vorstellungsgespräch, das Video-Interview oder das seit Langem bewährte Telefon-Interview. Auch Massenverfahren wie Assessments – online und als Präsenzveranstaltung – oder Recruiting-Events wie sog. „Schnuppertage“ werden mit dem Tool ganz einfach durchgeführt.
Das rexx Interviewmanagement hilft Arbeitgebern, den gesamten Prozess zu optimieren und alles im Blick zu behalten:
Von der Terminplanung über die Raumverwaltung bis hin zur Bewertung des Interviews – auch bei Terminabsagen und Verschiebungen. So gerät der Interview-Prozess nicht ins Stocken und es werden keine Schritte vergessen, um die besten Talente zu gewinnen.
- 3.000 Kunden
- Mittelstand & Konzerne
- Cloud & on premise
- International, mehrsprachig, mandantenfähig
- ISO 27001:2022 zertifiziert
- EU-DSVGO konform
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Terminorganisation Bewerbungsgespräch
Die Abstimmung der Interviewtermine ist für Arbeitgeber ohne unterstützende Software ein aufwendiger und störanfälliger Prozess, insbesondere wenn neben den Bewerbenden nicht nur Vorgesetzte, sondern auch noch fachlich versierte künftige Kolleg*innen sowie Leute aus HR oder aus dem Recruiting-Team teilnehmen sollen.
In manchen Unternehmen ist zudem nicht unüblich, dass zusätzlich noch der Betriebsrat bzw. Personalrat zur Teilnahme am Bewerbungsgespräch eingeladen werden.
Alle diese Leute terminlich unter einen Hut zu bringen, ist schon eine Herausforderung. Die Termine der eigenen Leute kann der Recruiter ggf. noch über den Unternehmenskalender einsehen, aber die des Kandidaten nicht.
Wurde also für die internen Leute ein freier Slot für das Vorstellungsgespräch und ein freier Raum gefunden, wird der Bewerber meist per E-Mail unter Nennung des Termins eingeladen. Wenn der Termin nun aber für Kandidaten nicht passt, geht wieder alles von vorn los.
Hier setzt das Bewerbermanagementsystem an:
- rexx findet automatisch freie Termine und freie Räume und berücksichtigt abseits der Kalendertermine Präferenzen der Interviewer, z. B. niemals am Freitag.
- Durch sog. „Multitermine“ erhöht sich die Wahrscheinlichkeit der Terminzusage durch den Bewerber, weil er aus mehreren vorgeschlagenen Terminen auswählen kann.
- Die Zusage, Absage und Änderung von Terminen auf allen Seiten erfolgt vollständig digital. Dadurch werden Prozesse rund um das Bewerbungsgespräch enorm beschleunigt.
Nahtlose Integration mit Outlook, Exchange Server oder Office 365
Zur Planung und Vorbereitung von Vorstellungsgesprächen ist die Terminkoordinierung der neuralgische Punkt. Viele Unternehmen setzen die Microsoft-Produkte für den Unternehmenskalender ein. Die rexx Software bietet daher eine Schnittstelle zum Exchange-/Outlook-Kalender. Diese funktioniert wie ein weiterer Kalender-User, der lediglich die Berechtigung hat, die Verfügbarkeit der am Interview beteiligen Leute zu prüfen. Somit ist das unter Datenschutz-Aspekten auch völlig unkritisch.
Das Interviewmanagement Tool führt dann eine Anfrage an den Exchange-Server durch und bekommt für alle beteiligten Leute die geblockten und die freien Slots zurück. Aufgrund der hinterlegten Präferenzen werden automatisch passende Termine und ggf. auch freie Räume für das Bewerbungsgespräch vom System vorgeschlagen. Diese übernimmt der Recruiter per Klick und über automatische Einladungs- und Benachrichtigungsschreiben wird die Terminreservierung an alle beteiligten internen Leute und natürlich an den Bewerber versendet.
Hier sieht man, wie rexx die optimalen Termine für ein Bewerbungs-Interview durch die Vorgesetzte Anja Auer und den Recruiter Albert Apaul automatisch findet. Die grüne Hinterlegung bedeutet „frei“.
Das rexx Interviewmanagement erzeugt für die beteiligten Leute eine Reservierung des Vorstellungstermins in ihrem Outlook-Kalender. Änderungen an den Terminen werden automatisch zwischen Outlook und dem rexx-Kalender synchronisiert.
Der Bewerber kann über einen speziellen Link in seiner Benachrichtigungs-Email den Termin bestätigen, absagen oder einen neuen Termin vorschlagen. Die beteiligten Leute werden automatisch über Statusänderungen am Termin informiert. So geht digitale Effizienz mit rexx!
Hier wird zum Beispiel ein von rexx Recruitment übertragener Termin für das Vorstellungsgespräch im (Web-) Outlook-Kalender eines beteiligten Interviewers gezeigt:
Das Bewerbermanagement Universum
Mit unserer Erfahrung als Anbieter, der sich seit über 20 Jahren mit dem erfolgreichen digitalen Management von Bewerber*innen beschäftigt, haben wir rund um unser Bewerbermanagement Tool ein umfangreiches „Ökosystem“ entwickelt, das wir als das „rexx Universum“ bezeichnen. Den Kern bildet das rexx Enterprise Recruitment, das von ergänzenden Plattformen und Apps umlagert wird, die wir für Recruiter bereitstellen:
Bewerbermanagement
Finest Jobs
Talentbringer
Jobbringer
Online Assessment
Onboarding
Team-Feedback
WhatsApp Bewerbung
E-Recruiting
Unternehmens-Jobbörse
Multiposting
CV Parser
Digitale Signatur
Sanktionsliste
Vorstellungsgespräch
Video-Interview
Was Unternehmen bei der Vorbereitung und Durchführung von Vorstellungsgesprächen beachten sollten
- Bewerbende und andere Teilnehmende sollten ausreichenden Vorlauf für das Gespräch erhalten, ca. 1 Woche. Bei der Wahl der Uhrzeit ist zu bedenken, dass sich die Bewerbenden meist noch in Arbeitsverhältnissen befinden, sodass Termine ab 16:30 Uhr ideal für viele Kandidaten sind.
- Telefoninterviews können auch spontan geführt werden. Hier ist wichtig, beim Anruf zunächst zu klären, ob der Bewerbende frei sprechen kann und sich nicht etwa an seinem Arbeitsplatz befindet. Spontane Telefoninterviews ermöglichen äußerst authentische Eindrücke.
- Je bedeutender die zu besetzende Position ist, desto mehr Zeit sollte für das Vorstellungsgespräch eingeplant werden – 90 Minuten und mehr sind für Bereichsleitungs-Positionen nicht unüblich.
- Das Gespräch startet mit einem Ice-Breaker, z. B. über die Anfahrt zum Termin oder das aktuelle Wetter. Dann folgt die kurze Vorstellung der teilnehmenden Leute. Sind für die Position besondere Fachkenntnisse erforderlich, kann die Einbeziehung künftiger Kolleg*innen sinnvoll sein.
- Wenn die Stellenanzeige und die schriftliche Kommunikation im „Du“-Stil gehalten war, sollte das Bewerbungsgespräch natürlich auch im Du-Stil erfolgen.
- Der Bewerber wird um eine mündliche Wiedergabe seines CV gebeten. Das ist ein Terrain, auf dem er sich auskennt und so verliert er evtl. Unsicherheit. Hier können dann die Interviewer nachfragen, sodass sich ein natürlicher Dialog ergibt.
- Das Vorstellungsgespräch sollte echten Gesprächscharakter aufweisen und weniger im Stil eines „Interviews“ geführt werden. Das heute immer noch anzutreffende umfassende Anfertigen von Notizen durch die Interviewer während des Gesprächs sollte auf ein Minimum beschränkt werden, da es nicht einem Gesprächsverlauf auf Augenhöhe entspricht. Wichtige Eindrücke des Gesprächs sind ansonsten zeitnah nach dem Gespräch ggf. schriftlich zu fixieren – rexx stellt dafür entsprechende Funktionen bereit.
- Es empfiehlt sich, dass die Unternehmensvertreter die Aufgaben der Vakanz noch mal ausführlich mit konkreten Beispielen erläutern. Das kann mit einer vorangestellten kurzen Unternehmenspräsentation verbunden werden. Um Enttäuschungen auf beiden Seiten zu vermeiden, stellen Vorgesetzte und Recruiter so umfassend wie möglich den Job und den Spirit des Unternehmens sowie die Einbettung der Abteilung im Unternehmen vor.
- Es ist empfehlenswert, vor dem Gespräch die Gehaltserwartungen des Bewerbers zu klären. Das rexx Recruiting stellt hierfür Standardformularfelder bereit, welche durch die Online-Bewerbung ausgefüllt werden. Liegt die Wunschvorstellung mehr als 25 % über dem Budget, macht ein Gespräch im Allgemeinen keinen Sinn, da man nicht zusammenkommen wird. In manchen Branchen ist es daher auch üblich, direkt bei der Stellenanzeige die Gehaltsspanne bzw. die tarifvertragliche Eingruppierung zu nennen.
- Hinterlässt der Kandidat einen guten Eindruck, so sollte das gern direkt zum Gesprächsabschluss unverbindlich mitgeteilt werden. Das schafft bei den Bewerbenden eine positive Erinnerung an das Gespräch und so entscheiden sie sich bei mehreren Angeboten hoffentlich für uns. Ansonsten sollte den Bewerbenden ein Ausblick gegeben werden, bis wann mit einem Feedback gerechnet werden kann und wie der weitere Prozess ist. Sehr wichtig ist auch für den Arbeitgeber, sich an Zusagen und Timelines zu halten.
