Der Onboarding-Prozess
Wenn Unternehmen Mitarbeitende geplant und strukturiert „an Bord nehmen“, verkürzen sie Einarbeitungszeiten und steigern die Zufriedenheit.
rexx Onboarding unterstützt den Einstiegs-Prozess durch umfangreiche Funktionen. Es fängt bei der Bereitstellung der Ausstattung für einen neuen Mitarbeitenden an – unter anderem Büromöbel, Technik, IT, Benefits oder organisatorische Maßnahmen wie Onboarding-Gespräche nach der ersten Arbeitswoche.
Definieren Sie mit dem Modul der rexx Talent Management Software einen konkreten Workflow, der verbindlich festlegt, von wem, was, zu welchem Zeitpunkt bereitgestellt oder erledigt werden muss. Das System überprüft die festgelegten Timelines und erinnert die Verantwortlichen an die jeweiligen Aufgaben.
Informationsübergabe in der Onboarding Software
Über die rexx Blogs und dem sog. Informations-Stream werden über die Software zentrale oder fachspezifische Informationen für die neuen Mitarbeitenden im Portal bereitgestellt. Oft sind für ein eingespieltes Team viele Dinge selbsterklärend, die ein neuer Mitarbeitender noch nicht verstehen kann.
Durch automatische Hinweise auf aufgabenspezifische Blogs oder Dokumente und Erinnerungen an allgemein relevante Pflicht-Informationen werden Lücken in der Kommunikation geschlossen und ein reibungsloses Onboarding sichergestellt.
Emotionale Aspekte beim Onboarding
Neben den funktionalen Aspekten spielen bei rexx Onboarding auch die emotionalen Aspekte eine wichtige Rolle. Hierbei unterstützt rexx HR Software z. B. durch Social-Media-Funktionen in seinem Enterprise Social Network. Der neue Mitarbeitende kann sich schon vor Antritt einen Eindruck über die Kommunikation im Unternehmen, die Kollegen sowie fachliche Themen verschaffen und bereits am Austausch mit den neuen Kollegen teilnehmen.
DSGVO-konformes Onboarding Tool
Die Onboarding-Funktionen stehen den neuen Mitarbeitenden direkt im Self Service-Portal des sozialen Unternehmens-Netzwerks zur Verfügung. So können die neuen Leute bequem von zu Hause oder unterwegs an der digitalen Unternehmens-Kommunikation und am Wissensaustausch teilhaben oder spielerisch das Team kennenlernen. Oder sie benutzen die Selfservice-Funktionen, um ihre Stammdaten oder Skills zu ergänzen und Anträge zum Beispiel für Einführungsveranstaltungen zu stellen.
Für uns sind Qualität, Sicherheit und die Einhaltung der DSGVO unverhandelbar. Darüber hinaus sind wir auch ISO 27001 zertifiziert.
Unsere Rechenzentren in Deutschland und der Schweiz gewährleisten die Einhaltung der europäischen Datenschutzbestimmungen und sind zudem ebenfalls ISO-zertifiziert.
Spielerische Elemente der Onboarding Software
Spielerische Elemente – die sog. „Gamification“ – unterstützen die emotional positive und frühzeitige Einbindung der neuen Leute. Zum Beispiel über das Team-Quiz, bei dem man anhand der Fotos die Namen der Teammitglieder zuordnen muss, um dann in deren Profil mehr über sie zu erfahren.
Onboarding und Talent Management
Ein regelmäßiger, strukturierter Dialog mit dem neuen Mitarbeitenden ist ebenfalls Bestandteil eines professionellen Onboardings. Unsere Software erlaubt, formalisierte Bögen für spezielle Onboarding-Mitarbeitergespräche zu hinterlegen und Timelines zur Durchführung der Gespräche zu definieren.
rexx Talent Management erinnert Vorgesetzte und den Mitarbeitenden automatisch an festgelegte Feedback-Gespräche und überwacht die Ergebnisdokumentation. Aufgrund der komfortablen Auswertungsmöglichkeiten wird eine negative Entwicklung schnell deutlich – Gegenmaßnahmen können ergriffen werden.
Das Bewerbungsmanagement Universum
Mit unserer Erfahrung als Anbieter, der sich seit über 20 Jahren mit dem erfolgreichen digitalen Management von Bewerber*innen beschäftigt, haben wir rund um unser Bewerbermanagement Tool ein umfangreiches „Ökosystem“ entwickelt, das wir als das „rexx Universum“ bezeichnen. Den Kern bildet das rexx Enterprise Recruitment, das von ergänzenden Plattformen und Apps umlagert wird, die wir für Recruiter bereitstellen:
Der Onboarding-Prozess: Einarbeitung neuer Mitarbeiter
Die erfolgreiche und langfristige Integration eines neuen Mitarbeitenden in die Belegschaft und die Unternehmenskultur gelingt mit einem gut strukturierten Onboarding-Prozess. Beim Onboarding handelt es sich um systematische Einarbeitung eines neuen Mitarbeitenden durch ein Unternehmen. Das Gegenteil ist das sogenannte Offboarding, mit der der professionelle Trennungsprozess beschrieben wird, wenn ein Mitarbeitender das Unternehmen wieder verlässt.
Ziele und Vorteile eines guten Onboarding-Prozesses
Ziel des Onboardings ist es, den neuen Mitarbeitenden möglichst schnell einzuarbeiten, ihn für seinen neuen Job zu motivieren und ihn als qualifizierte Fachkraft mit all seinem Wissen und Know-how im Unternehmen zu halten. Gerade in der Probezeit und im ersten Arbeitsjahr ist die Fluktuationsrate recht hoch. Ein gutes Onboarding kann dazu beitragen, dass sich der Mitarbeitende von Beginn als vollwertiges Mitglied des Betriebes fühlt und bleibt. Gelingt das, profitieren Arbeitnehmende und Arbeitgeber in vielerlei Hinsicht:
- intrinsische Mitarbeitermotivation steigt: Der Mitarbeitende ist motiviert, sich gewinnbringend in das Unternehmen einzubringen
- je schneller und besser er in das Unternehmen integriert ist, desto eher trägt er dazu bei, die Produktivität des Betriebes zu steigern
- Fehleranfälligkeit reduziert sich in der Anfangszeit
- langfristige Mitarbeiterbindung
- keine neue Personalbeschaffung notwendig, was Zeit und Kosten spart
- zufriedene Mitarbeitende sprechen Empfehlungen aus, die das Employer Branding stärken
Die vier Phasen des Onboarding
Phase 1: Preboarding-Phase – vor dem ersten Arbeitstag
Mit Vertragsunterzeichnung beginnt der Onboarding-Prozess: Bereits vor dem ersten Arbeitstag kann der Arbeitgeber gezielt dafür sorgen, ein positives Verhältnis zum neuen Angestellten aufzubauen. Zu den organisatorischen Aufgaben zählen:
- Bereitstellen von wichtigen Dokumenten durch den Arbeitnehmer, z. B. Sozialversicherungsausweis, Krankenkasse, Steuer-ID
- Einrichtung des Arbeitsplatzes mit allen notwendigen Berechtigungen
- Benennen von Ansprechpartnern
- Willkommensschreiben mit Ablaufplan für den ersten Arbeitstag (Onboarding-Guide)
- wichtige Informationen und Einblicke ins Unternehmen (Unternehmensleitbild, Organigramm)
Phase 2: Begrüßung und Einführung am ersten Arbeitstag
Der erste Arbeitstag startet für den neuen Mitarbeitenden mit einem Einführungsgespräch, zum Beispiel durch die Führungskraft. Neben organisatorischen Dingen, wie dem Überreichen der Schlüssel und einer Informationsmappe mit dem Einarbeitungsplan, ist auch das Überreichen eines kleinen Willkommenspakets und der Visitenkarten denkbar. Gerade der erste Arbeitstag sollte ein paar Freiräume enthalten, um Small Talk mit Paten und Teamkollegen zu ermöglichen, beispielsweise während einer gemeinsamen Mittagspause. Auch ein Firmenrundgang und Einzelgespräche mit wichtigen Personen, wie Team- und Abteilungsleiter, können eingeplant werden, um den neuen Kollegen einzuführen. Sinnvoll ist ebenfalls ein Feedbackgespräch in Verbindung mit einer Einführung durch den Vorgesetzten.
In den folgenden Tagen kann der Mitarbeitende systematisch mit wichtigen Abläufen (z. B. Urlaubsantrag) oder Sicherheitsvorschriften vertraut gemacht und mit Informationen und wichtigen Dokumenten versorgt werden. Um Überforderung zu vermeiden, sollte er keineswegs am ersten Tag mit einer Vielzahl von Informationen überhäuft werden.
Phase 3: Fachliche Einarbeitung und soziale Integration in der Probezeit
Um den neuen Mitarbeitenden während der Probezeit schnellstmöglich einzuarbeiten, kann ein Patentsystem hilfreich sein. So steht ihm ein direkter Ansprechpartner bei fachlichen, persönlichen oder organisatorischen Fragen jederzeit zur Verfügung. Die systematische fachliche Einarbeitung und soziale Integration ins Team gelingt am besten anhand eines individuellen Einarbeitungsplans, der vorab erstellt wird und der Aufgaben, Projekte und Arbeitsziele dokumentiert. Wichtiges Wissen kann durch interne oder externe Fortbildungen und Schulungen vermittelt werden. Einführungsveranstaltungen helfen dabei, neue Kollegen mit dem Unternehmen vertraut zu machen, Teambuilding-Events oder Betriebsausflüge außerhalb der Arbeitszeiten helfen bei der Eingliederung ins Team.
Phase 4: Mitarbeiterbindung nach der Probezeit
Bereits während der Einarbeitung sind Feedbackgespräche sinnvoll, die sowohl für den Arbeitgeber als auch den Arbeitnehmer Orientierung bieten und klären, wie zufrieden beide Seiten sind und wo es noch Unterstützung bedarf. Sowohl das Team als auch der Pate und die Vorgesetzten sollten stets ein offenes Ohr haben, um mögliche bestehende Unsicherheiten abzufangen. Regelmäßige Mitarbeitergespräche und strukturierte Notizen in allen Phasen helfen schließlich dabei zu entscheiden, ob der neue Mitarbeitende nach der Probezeit übernommen wird oder nicht. Bei einer Übernahme geht das Onboarding direkt ins Talentmanagement über, um den Mitarbeitenden Möglichkeiten zur Weiterentwicklung zu bieten und die Mitarbeiterbindung zu stärken.
Häufige Fragen zum Onboarding-Prozess
Was soll Onboarding leisten?
Im Rahmen des Onboardings geht es darum, neue Mitarbeiter auf der Grundlage eines systematischen Einarbeitungsprogramms in die Organisation zu integrieren. Aus Sicht des Neuzugangs soll Onboarding diese Aufgaben erfüllen:
- Tätigkeiten möglichst rasch erlernen
- mit der Unternehmensstruktur und den Abläufen vertraut machen
- Kontakte zu Arbeitskollegen und Kunden aufbauen
- Informationsabläufe kennenlernen
- mit der Unternehmenskultur, den Werten und der Philosophie vertraut machen
- Ziele und Wachstumsstrategie des Unternehmens kennenlernen
- Verantwortungsbereiche und Erwartungen erfahren
Es ist wichtig, dass der neue Mitarbeiter die Abteilung, die Kollegen und die Führungskräfte kennenlernt.
Damit Onboarding funktioniert, sollte das Unternehmen stets persönlich auf den neuen Mitarbeiter eingehen und dabei seine Stärken und Talente berücksichtigen. Eine individuelle Begleitung ist wichtiger als ein fester Einarbeitungsplan, damit sich der Neuankömmling weder über- noch unterfordert fühlt.
Wie kann der Arbeitgeber Onboarding vorbereiten?
Onboarding erfordert eine gute Vorbereitung durch den Arbeitgeber. Dabei sind insbesondere diese Aufgaben zu erledigen:
- Zeitplan erstellen und an den neuen Mitarbeiter mailen
- Arbeitsplatz festlegen und mit allen wichtigen Arbeitsmitteln einrichten
- Broschüren zu den Produkten des Unternehmens im Vorfeld übermitteln
- Organigramm erstellen
- Handbuch mit grundlegenden Regeln, Werten und Gepflogenheiten übergeben
- Ansprechpartner für verschiedenste Bereiche benennen
- Passwörter und E-Mail-Zugang einrichten
Zu Beginn hilft dem Neuankömmling ein Teamboard weiter, auf dem alle Mitarbeiter mit Namen, Funktionen und Fotos vermerkt sind.
Welche Inhalte sollte eine Onboarding Software abdecken?
Im Idealfall nutzt das Unternehmen im Onboarding-Prozess zahlreiche Hilfsmittel, um die Einarbeitung zu unterstützen:
- Einarbeitungspläne
- Schulungen, Trainings und Workshops
- Zielvereinbarungen
- Meetings und Video-Konferenzen mit anderen Kollegen
- Informationsbroschüren
- Checklisten als Orientierungshilfe
- Kontaktdaten von Mitarbeitern
- Onboarding-Software
Zur Unterstützung können Arbeitgeber auf eine Onboarding-Software setzen, die verschiedenste Aufgaben von der Planung über administrative Belange bis zur Kontaktaufnahme vereinfacht.
Um neuen Mitarbeitern den Einstieg zu erleichtern, ist es hilfreich, ihnen einen Buddy oder Mentor an die Seite zu stellen, der gut im Unternehmen verankert ist und bereits längere Zeit hier arbeitet. Ein fester Ansprechpartner kann helfen, Unklarheiten zu beseitigen, interne Abläufe schneller zu begreifen und Kontakte zu knüpfen.
Teambuilding-Maßnahmen unterstützen dabei, den Mitarbeiter sozial in das Unternehmen einzugliedern und ihn seinen Platz im Team finden zu lassen. Dies wirkt sich wiederum positiv auf die Zusammenarbeit mit Arbeitskollegen und Vorgesetzten aus.
Welche Schritte sieht ein Onboarding-Prozess vor?
Onboarding versteht sich als Prozess, der mit dem Ende des Rekrutierungsprozesses und der Unterzeichnung des Arbeitsvertrages beginnt und sich in mehrere Schritte unterteilt:
Schritt 1: Unternehmensinformationen zusammenstellen
Der Arbeitgeber sollte dem neuen Mitarbeiter bereits vor dem ersten Arbeitstag wichtige Informationen zusammenstellen. Hierzu gehören etwa:
- Eckdaten zum Unternehmen
- Lagepläne
- Kontaktdaten
- Benefits
- Freizeitangebote
- Einarbeitungsplan mit Terminen
Schritt 2: Mitarbeiterdaten abfragen
Umgekehrt benötigt auch das Unternehmen Informationen von dem neuen Teammitglied. Dies geschieht entweder durch das manuelle Ausfüllen eines Personalfragebogens oder durch die Nutzung eines webbasierten Programms. Bei der ersten Variante müssen die Mitarbeiter der HR-Abteilung den Personalbogen auswerten und die darin erfassten Daten in die Personalakte übernehmen. Im Falle eines webbasierten Programms gibt der Bewerber seine Daten online ein, die anschließend direkt in das HR-Informationssystem übernommen werden.
Schritt 3: Ersten Arbeitstag gestalten
Im Idealfall lernt der Neuzugang im Rahmen einer Vorstellungsrunde am ersten Arbeitstag seine Kollegen und Vorgesetzten kennen. Es stehen aber auch noch andere Punkte an:
- Arbeitsplatz und Ausstattung kennenlernen
- Einarbeitungsplan im Detail besprechen
- Führung durch den Betrieb
Kleine Gesten am ersten Arbeitstag wie eine Willkommenskarte, ein Blumenstrauß oder ein Geschenkkorb geben dem neuen Mitarbeiter den Eindruck, willkommen zu sein.
Schritt 4: In Arbeitsabläufe einführen
In den folgenden Tagen und Wochen geht es darum, den Neuzugang gut in die Arbeitsabläufe einzuführen. Dafür bieten sich die Begleitung durch einen Buddy, Gespräche mit dem Vorgesetzten und die Teilnahme an Schulungen an. Der Neuankömmling sollte möglichst schnell sein Fachwissen in das Unternehmen einbringen, eigenverantwortlich arbeiten, seine Aufgaben kennenlernen und in der Belegschaft akzeptiert werden.
Schritt 5: Mitarbeitergespräche führen (Feedback geben und erhalten)
Gerade in der Onboarding-Phase ist es wichtig, regelmäßig Gespräche mit dem Mitarbeiter zu führen, um gegenseitige Erwartungen und Wünsche zu besprechen. Dabei können etwaige Probleme, Unklarheiten und Diskrepanzen vorzeitig erkannt und gelöst werden. Der Mitarbeiter sollte das Gefühl haben, ernst genommen zu werden und sich im Unternehmen gut aufgehoben fühlen.
Diese Mitarbeitergespräche geben nicht nur dem Neuankömmling wertvolles Feedback, sondern dienen auch dazu, Rückmeldungen zum Onboarding-Prozess zu erhalten. So können Unternehmen prüfen, inwieweit die Maßnahmen funktionieren und in welchen Bereichen es Verbesserungspotenzial gibt.
Welche Ziele verfolgt Onboarding und welche Vorteile bringt es?
Onboarding bringt – richtig durchgeführt – zahlreiche Vorteile für das Unternehmen:
- Gute Integration: Das vordergründige Ziel des Onboardings besteht darin, den Mitarbeiter möglichst schnell einzuarbeiten und auf allen Ebenen gut in die Organisation zu integrieren. Der Neuzugang sollte das Gefühl haben, ein wichtiger Teil des Unternehmens zu sein.
- Motivation, Produktivität und Engagement fördern: Dies wirkt sich wiederum positiv auf Motivation, Produktivität und Engagement aus.
- Mitarbeiterzufriedenheit steigern: Ein gut funktionierendes Onboarding-Programm steigert die Mitarbeiterzufriedenheit.
- Kündigungen vermeiden: Zudem geht es darum, Kündigungen während der Probezeit und auch danach zu vermeiden.
- Kosten sparen: Wenn es dem Arbeitgeber gelingt, den Mitarbeiter gut einzuarbeiten und im Unternehmen zu halten, bleiben ihm die hohen Kosten einer Fehleinstellung erspart. Damit haben sich die Recruiting-Kosten und der Aufwand während der Einarbeitungsphase gelohnt. Außerdem bleibt dem Unternehmen die neuerliche Rekrutierung eines anderen Mitarbeiters erspart.
- Arbeitgeberimage verbessern: Ein gut funktionierendes Onboarding wirkt sich positiv auf das Arbeitgeberimage aus und hilft dem Unternehmen, wenn es neuerlich Arbeitskräfte sucht.
