rexx Onboarding
Wenn Unternehmen Mitarbeitende geplant und strukturiert „an Bord nehmen“, verkürzen sie Einarbeitungszeiten und steigern die Zufriedenheit.
Einstiegs-Prozess
rexx Onboarding unterstützt den Einstiegs-Prozess durch umfangreiche Funktionen. Es fängt bei der Bereitstellung der Ausstattung für einen neuen Mitarbeitenden an – beispielsweise Büromöbel, Technik, IT, Benefits oder organisatorische Maßnahmen wie Onboarding-Gespräche nach der ersten Arbeitswoche. Definieren Sie mit dem Modul der rexx Talent Management Software einen konkreten Workflow, der verbindlich festlegt, von wem, was, zu welchem Zeitpunkt bereitgestellt oder erledigt werden muss. Das System überprüft die festgelegten Timelines und erinnert die Verantwortlichen an die jeweiligen Aufgaben.
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Informationsübergabe
Über die rexx Blogs und dem sog. Informations-Stream werden über die Software zentrale oder fachspezifische Informationen für die neuen Mitarbeitenden im Portal bereitgestellt. Oft sind für ein eingespieltes Team viele Dinge selbsterklärend, die ein neuer Mitarbeitender noch nicht verstehen kann. Durch automatische Hinweise auf aufgabenspezifische Blogs oder Dokumente und Erinnerungen an allgemein relevante Pflicht-Informationen werden Lücken in der Kommunikation geschlossen und ein reibungsloses Onboarding sichergestellt.
Emotionale Aspekte
Neben den funktionalen Aspekten spielen bei rexx Onboarding auch die emotionalen Aspekte eine wichtige Rolle. Hierbei unterstützt rexx HR Software z. B. durch Social-Media-Funktionen in seinem Enterprise Social Network. Der neue Mitarbeitende kann sich schon vor Antritt einen Eindruck über die Kommunikation im Unternehmen, die Kollegen sowie fachliche Themen verschaffen und bereits am Austausch mit den neuen Kollegen teilnehmen.
Spielerische Elemente
Spielerische Elemente – die sog. „Gamification“ – unterstützen die emotional positive und frühzeitige Einbindung der neuen Leute. Zum Beispiel über das Teamquiz, bei dem man anhand der Fotos die Namen der Teammitglieder zuordnen muss, um dann in deren Profil mehr über sie zu erfahren.
Mobile first
Die Onboarding-Funktionen stehen den neuen Mitarbeitenden direkt im Self Service-Portal des sozialen Unternehmens-Netzwerks zur Verfügung. So können die neuen Leute bequem von zu Hause oder unterwegs an der digitalen Unternehmens-Kommunikation und am Wissensaustausch teilhaben oder spielerisch das Team kennenlernen. Oder sie benutzen die Selfservice-Funktionen, um ihre Stammdaten oder Skills zu ergänzen und Anträge zum Beispiel für Einführungsveranstaltungen zu stellen.
Onboarding und Talent Management
Ein regelmäßiger strukturierter Dialog mit dem neuen Mitarbeitenden ist ebenfalls Bestandteil eines professionellen Onboardings. Unsere Software bietet die Möglichkeit, formalisierte Bögen für spezielle Onboarding-Mitarbeitergespräche zu hinterlegen und Timelines zur Durchführung der Gespräche zu definieren.
rexx Talent Management erinnert Vorgesetzte und den Mitarbeitende automatisch an festgelegte Feedback-Gespräche und überwacht die Ergebnisdokumentation. Aufgrund der komfortablen Auswertungsmöglichkeiten wird eine negative Entwicklung schnell deutlich – Gegenmaßnahmen können ergriffen werden.
Das Bewerbungsmanagement Universum
Mit unserer Erfahrung als Anbieter, der sich seit über 20 Jahren mit dem erfolgreichen digitalen Management von Bewerber*innen beschäftigt, haben wir rund um unser Bewerbermanagement Tool ein umfangreiches „Ökosystem“ entwickelt, das wir als das „rexx Universum“ bezeichnen. Den Kern bildet das rexx Enterprise Recruitment, das von ergänzenden Plattformen und Apps umlagert wird, die wir für Recruiter bereitstellen:
Bewerbermanagement
finest jobs
Talentbringer
Jobbringer
Online Assessment
Onboarding
Team-Feedback / Gremium-Feedback
E-Recruiting
Unternehmens-Jobbörse
Multiposting
CV Parser
Digitale Signatur
Sanktionsliste
Terminplanung und Abstimmung 
Definition Onboarding: Die Einarbeitung neuer Mitarbeiter
Die erfolgreiche und langfristige Integration eines neuen Mitarbeitenden in die Belegschaft und die Unternehmenskultur gelingt mit einem gut strukturierten Onboarding-Prozess. Beim Onboarding handelt es sich um systematische Einarbeitung eines neuen Mitarbeitenden durch ein Unternehmen. Der Begriff stammt aus dem Amerikanischen und ist die Abkürzung für „Taking on Board“, was mit „neue Mitarbeitende an Bord holen“ übersetzt oder synonym auch mit „Willkommen heißen“ oder „Einführung“ bezeichnet werden kann. Das Gegenteil ist das sogenannte Offboarding, mit der der professionelle Trennungsprozess beschrieben wird, wenn ein Mitarbeitender das Unternehmen wieder verlässt.
Ziele und Vorteile eines guten Onboarding-Prozesses
Wenn Unternehmen Mitarbeitende geplant und strukturiert „an Bord nehmen“, verkürzen sie Einarbeitungszeiten und steigern die Zufriedenheit. Ziel ist es, den neuen Mitarbeitenden möglichst schnell einzuarbeiten, ihn für seinen neuen Job zu motivieren und ihn als qualifizierte Fachkraft mit all seinem Wissen und Know-how im Unternehmen zu halten. Gerade in der Probezeit und im ersten Arbeitsjahr ist die Fluktuationsrate recht hoch. Ein gutes Onboarding kann dazu beitragen, dass sich der Mitarbeitende von Beginn als vollwertiges Mitglied des Betriebes fühlt und bleibt. Gelingt das, profitieren Arbeitnehmende und Arbeitgeber in vielerlei Hinsicht:
- intrinsische Mitarbeitermotivation steigt: der Mitarbeitende ist motiviert sich gewinnbringend in das Unternehmen einzubringen
- je schneller und besser er in das Unternehmen integriert ist, desto eher trägt er dazu bei, die Produktivität des Betriebs zu steigern
- Fehleranfälligkeit reduziert sich in der Anfangszeit
- langfristige Mitarbeiterbindung
- keine neue Personalbeschaffung notwendig, was Zeit und Kosten spart
- zufriedene Mitarbeitende sprechen Empfehlungen aus, die das Employer Branding stärken
Was macht gutes Onboarding aus? Die 4 Phasen der Einarbeitung
Der Onboarding-Prozess startet bereits mit der Jobzusage des neuen Mitarbeitenden, spätestens jedoch mit der Vertragsunterzeichnung. Je nach Komplexität der Arbeit, dauert das Onboarding mehrere Wochen oder Monate und endet frühestens mit dem Abschluss der Probezeit. Eine systematische und strukturierte Einarbeitung lässt sich in vier Phasen einteilen, die sich zeitlich und inhaltlich überschneiden können.
- Preboarding-Phase: Kontakthalten vor dem Arbeitseintritt
- Begrüßung und Einführung in das Unternehmen
- fachliche Einarbeitung und soziale Integration
- Mitarbeiterbindung nach der Probezeit (Talentmanagement)
Preboarding-Phase erfolgreich gestalten
Mit Vertragsunterzeichnung beginnt der Onboarding-Prozess: Bereits vor dem ersten Arbeitstag kann der Arbeitgeber gezielt dafür sorgen, ein positives Verhältnis zum neuen Angestellten aufzubauen. Zu den organisatorischen Aufgaben zählen:
- Bereitstellen von wichtigen Dokumenten durch den Arbeitnehmer, z.B. Sozialversicherungsausweis, Krankenkasse, Steuer-ID
- Einrichtung des Arbeitsplatzes mit allen notwendigen Berechtigungen
- Benennen von Ansprechpartnern
- Willkommensschreiben mit Ablaufplan für den ersten Arbeitstag (Onboarding-Guide)
- wichtige Informationen und Einblicke ins Unternehmen (Unternehmensleitbild, Organigramm)
Begrüßung und Einführung während des Onboardings
Der erste Arbeitstag startet für den neuen Mitarbeitenden mit einem Einführungsgespräch, zum Beispiel durch die Führungskraft. Neben organisatorischen Dingen, wie dem Überreichen der Schlüssel und einer Informationsmappe mit dem Einarbeitungsplan, ist auch das Überreichen eines kleinen Willkommenspakets und der Visitenkarten denkbar. Gerade der erste Arbeitstag sollte ein paar Freiräume enthalten, um Smalltalk mit Paten und Teamkollegen zu ermöglichen, beispielsweise während einer gemeinsamen Mittagspause. Auch ein Firmenrundgang und Einzelgespräche mit wichtigen Personen, wie Team- und Abteilungsleiter, können eingeplant werden, um den neuen Kollegen einzuführen. Sinnvoll ist ebenfalls ein Feedbackgespräch in Verbindung mit einer Einführung durch den Vorgesetzten. In den folgenden Tagen kann der Mitarbeitende systematisch mit wichtigen Abläufen (z.B. Urlaubsantrag) oder Sicherheitsvorschriften vertraut gemacht und mit Informationen und wichtigen Dokumenten versorgt werden. Um Überforderung zu vermeiden, sollte er keineswegs am ersten Tag mit einer Vielzahl von Informationen überhäuft werden.
Fachliche Einarbeitung und soziale Integration in der Probezeit
Um den neuen Mitarbeitenden während der Probezeit schnellstmöglich einzuarbeiten, kann ein Patensystem hilfreich sein. So steht ihm ein direkter Ansprechpartner bei fachlichen, persönlichen oder organisatorischen Fragen jederzeit zur Verfügung. Die systematische fachliche Einarbeitung und soziale Integration ins Team gelingt am besten anhand eines individuellen Einarbeitungsplans, der vorab erstellt wird und der Aufgaben, Projekte und Arbeitsziele dokumentiert. Wichtiges Wissen kann durch interne oder externe Fortbildungen und Schulungen vermittelt werden. Einführungsveranstaltungen helfen dabei, neue Kollegen mit dem Unternehmen vertraut zu machen, Teambuilding-Events oder Betriebsausflüge außerhalb der Arbeitszeiten helfen bei der Eingliederung ins Team.
Mitarbeiterbindung nach der Probezeit
Bereits während der Einarbeitung sind Feedbackgespräche sinnvoll, die sowohl für den Arbeitgeber als auch den Arbeitnehmer Orientierung bieten und klären, wie zufrieden beide Seiten sind und wo es noch Unterstützung bedarf. Sowohl das Team als auch der Pate und die Vorgesetzten sollten stets ein offenes Ohr haben, um mögliche bestehende Unsicherheiten abzufangen. Regelmäßige Mitarbeitergespräche und strukturierte Notizen in allen Phasen helfen schließlich dabei zu entscheiden, ob der neue Mitarbeitende nach der Probezeit übernommen wird oder nicht. Bei einer Übernahme geht das Onboarding direkt ins Talentmanagement über, um den Mitarbeitenden Möglichkeiten zur Weiterentwicklung zu bieten und die Mitarbeiterbindung zu stärken.
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