rexx Onboarding

Die erfolgreiche und langfristige Integration eines neuen Mitarbeitenden in die Belegschaft und die Unternehmenskultur gelingt mit einem gut strukturierten Onboarding-Prozess. Beim Onboarding handelt es sich um systematische Einarbeitung eines neuen Mitarbeitenden durch ein Unternehmen. Der Begriff stammt aus dem Amerikanischen und ist die Abkürzung für „Taking on Board“, was mit „neue Mitarbeitende an Bord holen“ übersetzt oder synonym auch mit „Willkommen heißen“ oder „Einführung“ bezeichnet werden kann. Das Gegenteil ist das sogenannte Offboarding, mit der der professionelle Trennungsprozess beschrieben wird, wenn ein Mitarbeitender das Unternehmen wieder verlässt.

Ziele und Vorteile eines guten Onboarding-Prozesses

Wenn Unternehmen Mitarbeitende geplant und strukturiert „an Bord nehmen“, verkürzen sie Einarbeitungszeiten und steigern die Zufriedenheit. Ziel ist es, den neuen Mitarbeitenden möglichst schnell einzuarbeiten, ihn für seinen neuen Job zu motivieren und ihn als qualifizierte Fachkraft mit all seinem Wissen und Know-how im Unternehmen zu halten. Gerade in der Probezeit und im ersten Arbeitsjahr ist die Fluktuationsrate recht hoch. Ein gutes Onboarding kann dazu beitragen, dass sich der Mitarbeitende von Beginn als vollwertiges Mitglied des Betriebes fühlt und bleibt. Gelingt das, profitieren Arbeitnehmende und Arbeitgeber in vielerlei Hinsicht:

• intrinsische Mitarbeitermotivation steigt: Der Mitarbeitende ist motiviert, sich gewinnbringend in das Unternehmen einzubringen
• je schneller und besser er in das Unternehmen integriert ist, desto eher trägt er dazu bei, die Produktivität des Betriebes zu steigern
• Fehleranfälligkeit reduziert sich in der Anfangszeit
• langfristige Mitarbeiterbindung
• keine neue Personalbeschaffung notwendig, was Zeit und Kosten spart
• zufriedene Mitarbeitende sprechen Empfehlungen aus, die das Employer Branding stärken

Die vier Phasen des Onboardings

Preboarding-Phase erfolgreich gestalten

Mit Vertragsunterzeichnung beginnt der Onboarding-Prozess: Bereits vor dem ersten Arbeitstag kann der Arbeitgeber gezielt dafür sorgen, ein positives Verhältnis zum neuen Angestellten aufzubauen. Zu den organisatorischen Aufgaben zählen:

• Bereitstellen von wichtigen Dokumenten durch den Arbeitnehmer, z. B. Sozialversicherungsausweis, Krankenkasse, Steuer-ID
• Einrichtung des Arbeitsplatzes mit allen notwendigen Berechtigungen
• Benennen von Ansprechpartnern
• Willkommensschreiben mit Ablaufplan für den ersten Arbeitstag (Onboarding-Guide)
• wichtige Informationen und Einblicke ins Unternehmen (Unternehmensleitbild, Organigramm)

Begrüßung und Einführung während des Onboardings

Der erste Arbeitstag startet für den neuen Mitarbeitenden mit einem Einführungsgespräch, zum Beispiel durch die Führungskraft. Neben organisatorischen Dingen, wie dem Überreichen der Schlüssel und einer Informationsmappe mit dem Einarbeitungsplan, ist auch das Überreichen eines kleinen Willkommenspakets und der Visitenkarten denkbar. Gerade der erste Arbeitstag sollte ein paar Freiräume enthalten, um Small Talk mit Paten und Teamkollegen zu ermöglichen, beispielsweise während einer gemeinsamen Mittagspause. Auch ein Firmenrundgang und Einzelgespräche mit wichtigen Personen, wie Team- und Abteilungsleiter, können eingeplant werden, um den neuen Kollegen einzuführen. Sinnvoll ist ebenfalls ein Feedbackgespräch in Verbindung mit einer Einführung durch den Vorgesetzten. In den folgenden Tagen kann der Mitarbeitende systematisch mit wichtigen Abläufen (z. B. Urlaubsantrag) oder Sicherheitsvorschriften vertraut gemacht und mit Informationen und wichtigen Dokumenten versorgt werden. Um Überforderung zu vermeiden, sollte er keineswegs am ersten Tag mit einer Vielzahl von Informationen überhäuft werden.

Fachliche Einarbeitung und soziale Integration in der Probezeit

Um den neuen Mitarbeitenden während der Probezeit schnellstmöglich einzuarbeiten, kann ein Patensystem hilfreich sein. So steht ihm ein direkter Ansprechpartner bei fachlichen, persönlichen oder organisatorischen Fragen jederzeit zur Verfügung. Die systematische fachliche Einarbeitung und soziale Integration ins Team gelingt am besten anhand eines individuellen Einarbeitungsplans, der vorab erstellt wird und der Aufgaben, Projekte und Arbeitsziele dokumentiert. Wichtiges Wissen kann durch interne oder externe Fortbildungen und Schulungen vermittelt werden. Einführungsveranstaltungen helfen dabei, neue Kollegen mit dem Unternehmen vertraut zu machen, Teambuilding-Events oder Betriebsausflüge außerhalb der Arbeitszeiten helfen bei der Eingliederung ins Team.

Mitarbeiterbindung nach der Probezeit

Bereits während der Einarbeitung sind Feedbackgespräche sinnvoll, die sowohl für den Arbeitgeber als auch den Arbeitnehmer Orientierung bieten und klären, wie zufrieden beide Seiten sind und wo es noch Unterstützung bedarf. Sowohl das Team als auch der Pate und die Vorgesetzten sollten stets ein offenes Ohr haben, um mögliche bestehende Unsicherheiten abzufangen. Regelmäßige Mitarbeitergespräche und strukturierte Notizen in allen Phasen helfen schließlich dabei zu entscheiden, ob der neue Mitarbeitende nach der Probezeit übernommen wird oder nicht. Bei einer Übernahme geht das Onboarding direkt ins Talentmanagement über, um den Mitarbeitenden Möglichkeiten zur Weiterentwicklung zu bieten und die Mitarbeiterbindung zu stärken.