rexx Mitarbeitergespräche.

Software für Mitarbeitergespräche – Ihr direkter Draht zu den Mitarbeitern

Mitarbeitergespräche sind in den meisten Unternehmen Standard. Wirkungsvoll ist ein solches Personalgespräch vor allem dann, wenn es gut vor- und nachbereitet werden kann. Mit der rexx Software für Mitarbeitergespräche optimieren Sie Ihr Feedback an Ihre Mitarbeiter in sehr effizienter Form auf digitalem Wege.

Management- und Personalexperten sind sich in einer Frage einig: Nachhaltiger Führungserfolg hängt maßgeblich von der Qualität der Mitarbeiterkommunikation im Unternehmen ab. Mitarbeitergespräche sind hier zentrale Führungsinstrumente. Statistiken belegen, dass drei Viertel aller Unternehmen mit ihren Mitarbeitern mindestens ein Jahresgespräch führen, in der Praxis spielen jedoch auch anlassbezogene Feedbackgespräche eine wesentliche Rolle.

Das Ziel von Mitarbeitergesprächen besteht darin, die gemeinsame Arbeit über einen bestimmten Zeitraum, projektbezogen oder zu einem positiven oder negativen Anlass zu reflektieren, Feedback und Kritik zu geben und aktuelle Zielvereinbarungen zu treffen. Optimal ist, wenn sie auf einem echten Dialog zwischen Managern und Mitarbeitern basieren.

Software für Mitarbeitergespräche von rexx systems

Mit der rexx Software für Mitarbeitergespräche verwenden Sie ein leistungsstarkes digitales Instrument, um diesen Feedbackprozess zu optimieren. Durch gut vorbereitete und transparente Personalgespräche fördern Sie die Motivation, Zufriedenheit und Unternehmensbindung Ihrer Mitarbeiter. Gleichzeitig bietet Ihnen die rexx Suite die Möglichkeit zur Integration Ihrer Mitarbeitergespräche mit anderen personalwirtschaftliche Prozessen. So ist die rexx Software für Mitarbeitergespräche ein Modul der Talent Management Software von rexx systems. Über digitale Schnittstellen kann es auch mit der Bewerbermanagement Software, dem Trainings- und E-Learning Modul oder anderen Komponenten der rexx Suite verbunden werden.

Die rexx Software für Mitarbeitergespräche übernimmt Unterstützungsfunktionen entlang der gesamten Prozesskette von Feedback- und Personalgesprächen:

• Administrative Vorgänge – beispielsweise die Terminverwaltung – werden komplett automatisiert. Terminvorschläge, Terminerinnerungen und inhaltliche Updates der Gesprächsagenda werden auf digitalem Wege übermittelt.

• Alle für die Gesprächsvorbereitung relevanten Informationen stehen Ihnen per Mausklick zur Verfügung. Auch die Resultate des Feedbackgesprächs werden im System gespeichert. Hierzu gehören beispielsweise Zielvereinbarungen, Leistungsbeurteilungen, Angaben zu Personalentwicklungsmaßnahmen sowie zu Entgelterhöhungen und Prämien.

• Fragebögen für verschiedene Feedbackstrukturen inklusive eines 360-Grad-Feedbacks und der Gesprächsleitfaden erstellen Sie auf der Grundlage von Templates direkt in der Software.

• Optional bereiten Sie die Ergebnisse Ihrer Mitarbeitergespräche grafisch auf. Um Entwicklungscharts für individuelle Mitarbeiter, bestimmte Mitarbeitergruppen, Abteilungen oder Bereiche zu erstellen, stehen Ihren frei konfigurierbare Selektionen zu Verfügung.

• Das Protokoll des Personalgesprächs wird in der digitalen Personalakte des jeweiligen Mitarbeiters abgelegt. Es kann auch über den Self-Service-Bereich der rexx Suite abgerufen werden.

• Für eine umfassende Nachbereitung fließen die Daten aus dem Mitarbeitergespräch automatisch in weitere Software-Module – beispielsweise das Performance Management, das Skills & Kompetenzen Tracking oder das digitale Trainingsmanagement Ihrer Firma – ein. Hierdurch sind Leistungs- und Performancemessungen, das Verfolgen der individuellen Zielerreichung oder Erfolgsbewertungen von Weiterbildungsmaßnahmen aus verschiedenen Perspektiven möglich.

Inhalte von Mitarbeitergesprächen

Ein Mitarbeitergespräch dient als Rahmen für Kommunikations- und Feedbackprozesse zwischen den Führungskräften und den Mitarbeitern eines Unternehmens.

Zu den Inhalten von Mitarbeitergesprächen gehören die Leistungsbeurteilung von Mitarbeitern sowie die Vereinbarung individueller Ziele und Personalentwicklungsmaßnahmen. Außerdem kann es in einem solchen Personalgespräch um organisatorische Veränderungen, die Optimierung von Arbeits- und Teamprozessen, akut aufgetretene Probleme oder auch um arbeitsrechtlich relevante Fragen gehen.

Selbstverständlich sollten im Feedbackgespräch auch die Mitarbeiter Gelegenheit bekommen, ihre Sicht auf die eigene Leistung und damit verbundene Unternehmensprozesse inklusive kritischer Punkte darzulegen und auch an der Festlegung ihrer individuellen Leistungs- und Entwicklungsziele beteiligt sein. Führungskräften bieten Mitarbeitergespräche Gelegenheit, in systematischer Form Feedback zu geben, ihren Mitarbeitern die Unternehmensziele zu vermitteln und mit ihnen mittel- und langfristige Karriereziele zu besprechen.

Welche Arten von Mitarbeitergesprächen gibt es?

Mitarbeitergespräche lassen sich in institutionalisierte und anlassbezogene Personalgespräche unterteilen:

Institutionalisierte Mitarbeitergespräche dienen der Leistungsbeurteilung über einen längeren Zeitraum. Ihre bekannteste Form sind die Jahresgespräche, die in den meisten Unternehmen zu den festen Institutionen zählen. Empfehlenswert ist, dafür einen standardisierten Gesprächsleitfaden zu verwenden, der auf die Performanceanforderungen der jeweiligen Mitarbeitergruppen zugeschnitten ist. Mit der rexx Software für Mitarbeitergespräche ist anschließend die Auswertung und Dokumentation der Gesprächsergebnisse auf digitalem Wege möglich.

Anlassbezogene Mitarbeitergespräche stehen in Bezug zu aktuellen Ereignissen. Ein solches Personalgespräch findet auf Initiative der Führungskraft oder eines Mitarbeiters statt. Zu den anlassbezogenen Mitarbeitergesprächen gehören beispielsweise:

• Beurteilungsgespräche
• Anerkennungsgespräche
• Konfliktgespräche
• Kritikgespräche
• Abmahnungsgespräche
• Gespräche, die sich auf Fragen und Probleme einzelner Mitarbeiter beziehen.

Als Vorgesetzter erfolgreich Mitarbeitergespräche führen

Ob Mitarbeitergespräche lediglich ein vorgeschriebenes Ritual sind oder tatsächlich ihren Zweck erfüllen, haben vor allem die beteiligten Führungskräfte in der Hand. Wichtige Erfolgsvoraussetzungen sind ein strukturierter Ablauf des Gesprächs, ebenso aber Wertschätzung und Offenheit gegenüber den Belangen des individuellen Mitarbeiters. Absolute Tabus sind unsachliche Äußerungen oder nonverbale Signale, die Ablehnung oder Abwertung des Gegenübers zum Ausdruck bringen könnten.

Vorbereitung auf das Mitarbeitergespräch – aus Sicht des Vorgesetzten

Eine umfassende Vorbereitung ist für alle Arten von Mitarbeitergesprächen wichtig. Hierzu gehört, die organisatorischen Eckdaten für das Personalgespräch – Ort, Zeit, Dauer des Gesprächs – rechtzeitig zu planen und mitzuteilen. Erinnerungen an die vereinbarten Termine helfen, organisatorische Pannen zu vermeiden. Natürlich benötigen Sie alle Informationen, die für die Themen, die besprochen werden sollen, von Bedeutung sind.

Je nach Art des Mitarbeitergesprächs ist es sinnvoll, bereits im Vorfeld eine Eingrenzung der relevanten Themen vorzunehmen, um inhaltlich fokussiert zu bleiben. Die Zeitdauer für das Personalgespräch sollte so bemessen sein, dass alle anstehenden Themen ohne Zeitdruck besprochen werden können und in diese Planung auch ein zeitlicher Puffer integriert wird. Natürlich sollten Ihre Mitarbeiter wissen, um welche Art von Feedbackgespräch es sich handelt und welche Ziele Sie damit verbinden.

Die Gesprächsstruktur legen Sie in einem Mitarbeitergespräche-Leitfaden fest. Der typische Ablauf von Feedbackgesprächen richtet sich nach dem folgenden Schema:

1. Analyse und Feedback

In diesem Gesprächsabschnitt geht es um die Erfüllung der aktuellen Arbeitsaufgaben, den Stand der Zielerreichung, besondere Erfolge, aber auch um die Arbeitszufriedenheit und etwaige Kritikpunkte Ihrer Mitarbeiter. Ziel dieser Gesprächsphase ist ein umfassendes, systematisches Feedback von beiden Seiten inklusive der Herausarbeitung von Stärken und bisher ungenutzten Potentialen. Auf diesen Punkt der Diskussion sollten Sie besonders gut vorbereitet sein.

2. Planung und Zieldefinitionen

Gegenstand der zweiten Phase des Mitarbeitergespräches sind Veränderungen, die für die Erfüllung der Unternehmensziele von Bedeutung sind. Geklärt wird hier, welche Aufgaben Ihre Mitarbeiter im folgenden Jahr oder einem anderen Planungszeitraum erfüllen sollen und welche konkreten Zielstellungen hiermit verbunden sind.

3. Perspektiven, Entwicklung und Karriereplanung

Im Jahresgespräch kommen ebenso wie in den meisten anderen Mitarbeitergesprächen kommen natürlich auch die persönlichen Karrierewünsche Ihrer Mitarbeiter zum Tragen. Im dritten Teil des Mitarbeitergesprächs geht es darum, individuelle Karriereziele mit den Unternehmensanforderungen abzugleichen, unter beiden Aspekten Entwicklungsoptionen zu besprechen und individuelle Fördermaßnahmen festzulegen.

Diese grundsätzliche Struktur – Analyse, Planung, Diskussion individueller Perspektiven und Förderungen – gilt auch für Mitarbeitergespräche, die darauf abzielen, Lösungen für Konflikte oder die aktuell negative Performance eines Mitarbeiters zu finden.

Während des Gesprächs

Während des Mitarbeitergesprächs haben Sie als Führungskraft die Aufgabe, den Gesprächsverlauf zu steuern, das Gespräch zu fokussieren und eine grundsätzlich positive Atmosphäre herzustellen. Anstehende Probleme müssen natürlich angesprochen werden – mit einem offenen und fairen Ansatz. Generell gilt, dass Mitarbeitergespräche nicht aus einem Monolog des Vorgesetzten bestehen sollten. Fordern Sie bei allen Themen und insbesondere bei kritischen Punkten immer wieder auch die Meinung Ihres Gegenübers ein.

Ein Feedbackgespräch schließt in der Regel mit einer Zielvereinbarung ab, die verbindlichen Charakter trägt und in der sowohl Leistungs- als auch Entwicklungsziele festgehalten werden. Ein Gesprächsprotokoll sorgt für Transparenz und Sicherheit. Ebenso wie die schriftlich dokumentierten Zielvereinbarungen dient es später auch der Ergebniskontrolle des Gesprächs.

 Checkliste für das Mitarbeitergespräch

Zur Überprüfung Ihrer Strategie für Personalgespräche gibt Ihnen eine Mitarbeitergespräch-Checkliste Hilfestellung:

• Sind Termin und Ort für das Gespräch geplant und mitgeteilt? Die Einladung zu einem Mitarbeitergespräch sollte mindestens eine Woche vor dem Gesprächstermin erfolgen.

• Ist es sinnvoll, weitere Gesprächsteilnehmer einzuladen? Aus welchen Gründen? (Vor allem für Kritikgespräche ist in der Regel ein vertraulicher Vier-Augen-Rahmen vorzuziehen.)

• Wissen Ihre Mitarbeiter, um welche Art des Mitarbeitergesprächs es sich bei Ihrer Einladung handelt? Geht es um das reguläre Jahresgespräch? Planen Sie ein Beurteilungs-, Anerkennungs- oder Konfliktgespräch? Haben Sie einem Mitarbeiter eine Abmahnung oder andere arbeitsrechtlich relevante Veränderungen mitzuteilen?

• Haben Sie sich ausführlich und konkret auf das Mitarbeitergespräch vorbereitet? Verfügen Sie über alle erforderlichen Informationen und Unterlagen?

• Wurde das Gesprächsziel definiert? Wissen Sie, welches Kernanliegen Sie selbst mit diesem Mitarbeitergespräch verbinden?

• Sind Sie auf vorhersehbare Argumentationen und Einwände Ihres Mitarbeiters vorbereitet?

• Gehen Sie davon aus, dass das Gespräch emotional oder konfliktgeladen verlaufen könnte? Sind Sie auch auf den Umgang mit solchen Situationen vorbereitet? Für eine produktive Lösung von Konflikten kann hier das Einbeziehen neutraler Dritter hilfreich sein.

Die rexx Software für Mitarbeitergespräche bietet Ihnen für viele dieser Vorbereitungsschritte sowie bei der Nachbereitung und Ergebniskontrolle des Gesprächs wirkungsvolle Hilfestellung. Die meisten administrativen Aufgaben rund um Personalgespräche übernimmt das System auf einer komplett automatisierten Basis. Für inhaltliche Fragen, Gesprächsauswertungen, Analysen und Kontrollfunktionen erhalten Sie alle erforderlichen Informationen schnell und in fokussierter Form, wozu auch die Anbindung an andere personalwirtschaftliche Programmodule beiträgt. Die rexx Software unterstützt damit effiziente Workflows und ganzheitliche Prozesse in der Personalarbeit. Sie selbst gewinnen hierdurch Zeit, sich vor allem auf inhaltliche Fragestellungen zu konzentrieren und den direkten Draht zu Ihren Mitarbeitern zu behalten.