Mitarbeitergespräche

Man unterscheidet bei Mitarbeitergesprächen zwischen anlassbezogenen Gesprächen und institutionalisierten Gesprächen. Ein anlassbezogenes Mitarbeitergespräch ist ein einmaliges Gespräch, dass entweder von der Führungskraft oder dem Mitarbeitenden aus einem gewissen Grund einberufen wird. Bei solchen Gesprächen liegt der Fokus für gewöhnlich auf den aktuellen Ereignissen. Nun folgenden einige Ereignisse, die zu einem anlassbezogenen Mitarbeitergespräch führen können:

• Konflikte zwischen Angestellten und/oder Führungskräften
• Lange oder häufige Krankheitsausfälle eines Mitarbeitenden
• Veränderungsbedarf bezüglich der Arbeitsabläufe
• Optimierung der Arbeitsprozesse
• Unfälle am Arbeitsplatz
• Besonders gute oder besonders schlechte Leistungen
• Verstoß gegen betriebliche Vorgaben oder Gesetze

Das institutionalisierte Mitarbeitergespräch finden hingegen regelmäßig statt und erfordert somit keinen konkreten Anlass. In der Regel werden hierbei die Arbeitsleistungen des Angestellten seit des letzten Gesprächs thematisiert. Zur Leistungsbewertung verwendet die Führungskraft hierbei einen standardisierten Leitfaden. Ziel des institutionalisierten Mitarbeitergesprächs ist die gemeinsame Ausarbeitung von Maßnahmen und Verbesserungsansätzen für die Zukunft. Das Jahres- bzw. Halbjahresgespräch gilt als eines der wichtigsten institutionalisierten Mitarbeitergespräche.

Mitarbeitergespräche lassen sich in institutionalisierte und anlassbezogene Personalgespräche unterteilen:

Institutionalisierte Mitarbeitergespräche dienen der Leistungsbeurteilung über einen längeren Zeitraum. Ihre bekannteste Form sind die Jahresgespräche, die in den meisten Unternehmen zu den festen Institutionen zählen. Empfehlenswert ist, dafür einen standardisierten Gesprächsleitfaden zu verwenden, der auf die Performanceanforderungen der jeweiligen Mitarbeitergruppen zugeschnitten ist. Mit der rexx Software für Mitarbeitergespräche ist anschließend die Auswertung und Dokumentation der Gesprächsergebnisse auf digitalem Wege möglich.

Anlassbezogene Mitarbeitergespräche stehen in Bezug zu aktuellen Ereignissen. Ein solches Personalgespräch findet auf Initiative der Führungskraft oder eines Mitarbeiters statt. Zu den anlassbezogenen Mitarbeitergesprächen gehören beispielsweise:

• Beurteilungsgespräche
• Anerkennungsgespräche
• Konfliktgespräche
• Kritikgespräche
• Abmahnungsgespräche
• Gespräche, die sich auf Fragen und Probleme einzelner Mitarbeiter beziehen.

Mitarbeitergespräche sind in den meisten Unternehmen Standard. Wirkungsvoll ist ein solches Personalgespräch vor allem dann, wenn es gut vor- und nachbereitet werden kann. Mit der rexx Software für Mitarbeitergespräche optimieren Sie Ihr Feedback an Ihre Mitarbeiter in sehr effizienter Form auf digitalem Wege.

Management- und Personalexperten sind sich in einer Frage einig: Nachhaltiger Führungserfolg hängt maßgeblich von der Qualität der Mitarbeiterkommunikation im Unternehmen ab. Mitarbeitergespräche sind hier zentrale Führungsinstrumente. Statistiken belegen, dass drei Viertel aller Unternehmen mit ihren Mitarbeitern mindestens ein Jahresgespräch führen, in der Praxis spielen jedoch auch anlassbezogene Feedbackgespräche eine wesentliche Rolle.

Das Ziel von Mitarbeitergesprächen besteht darin, die gemeinsame Arbeit über einen bestimmten Zeitraum, projektbezogen oder zu einem positiven oder negativen Anlass zu reflektieren, Feedback und Kritik zu geben und aktuelle Zielvereinbarungen zu treffen. Optimal ist, wenn sie auf einem echten Dialog zwischen Managern und Mitarbeitern basieren.

Ein Mitarbeitergespräch dient als Rahmen für Kommunikations- und Feedbackprozesse zwischen den Führungskräften und den Mitarbeitern eines Unternehmens.

Zu den Inhalten von Mitarbeitergesprächen gehören die Leistungsbeurteilung von Mitarbeitern sowie die Vereinbarung individueller Ziele und Personalentwicklungsmaßnahmen. Außerdem kann es in einem solchen Personalgespräch um organisatorische Veränderungen, die Optimierung von Arbeits- und Teamprozessen, akut aufgetretene Probleme oder auch um arbeitsrechtlich relevante Fragen gehen.

Selbstverständlich sollten im Feedbackgespräch auch die Mitarbeiter Gelegenheit bekommen, ihre Sicht auf die eigene Leistung und damit verbundene Unternehmensprozesse inklusive kritischer Punkte darzulegen und auch an der Festlegung ihrer individuellen Leistungs- und Entwicklungsziele beteiligt sein. Führungskräften bieten Mitarbeitergespräche Gelegenheit, in systematischer Form Feedback zu geben, ihren Mitarbeitern die Unternehmensziele zu vermitteln und mit ihnen mittel- und langfristige Karriereziele zu besprechen.

Wenn eine Führungskraft einen Angestellten zu einem Gespräch unter vier Augen auffordert, löst dies bei vielen Angestellten direkt Unbehagen aus. Dieses Unbehagen kann durch die gewählte Gesprächsumgebung entweder gemildert oder sogar noch verstärkt werden. Die Gesprächsumgebung kann den Ausgang des Gesprächs mitunter stark beeinflussen. Deswegen haben wir hier ein paar Do’s und Don’ts bezüglich der Gesprächsumgebung für Mitarbeitergespräche aufgelistet.

Do’s:

• Die Gesprächsumgebung sollte so ruhig wie möglich sein.
• Hören Sie Ihrem Gesprächspartner aktiv zu und stellen Sie bei Bedarf fragen.
• Bieten Sie Ihren Gesprächspartner genug Freiraum, damit er oder sie sich frei ausdrücken kann. So entsteht ein offener Dialog auf Augenhöhe.
• Verteilen Sie die Sitzgelegenheiten möglichst fair. Eine Sitzecke im Büro ist hierbei empfehlenswert.
• Manchmal ist es auch sinnvoll, sich für das Gespräch an einen Tisch zu setzen. Der Tisch muss für das Gespräch keinen praktischen Nutzen haben, er vermittelt jedoch Sicherheit und Schutz für die Gesprächsteilnehmer.
• Bieten Sie Ihrem Gesprächspartner eine kleine Bewirtschaftung als Zeichen der Wertschätzung an.

Don’ts:

• Während des Gesprächs sollten sich nur die eigentlichen Teilnehmer im Raum befinden, sodass es keinen zusätzlichen Zuhörer gibt.
• Spontane Unterbrechungen können bei einem Mitarbeitergespräch fatal sein. Deswegen sollte man im Vorfeld sichergehen, dass man nicht durch Anrufe oder Ähnliches gestört werden kann.
• Setzen Sie sich nicht direkt frontal gegenüber. Diese Positionierung wirkt auf den Gesprächspartner wie eine Konfrontation.
• Die richtige Körpersprache ist bei Gesprächen unter vier Augen entscheidend. Nervöses Trommeln mit den Fingern und ungeduldige Blick auf Uhr sollte man also auf jeden Fall vermeiden.