Zielvereinbarungen, Leistungsbeurteilungen und Personalentwicklung digital dokumentieren und steuern.
Zielvereinbarungen, Leistungsbeurteilungen und Personalentwicklung digital dokumentieren und steuern.
Mitarbeitergespräche
Nachhaltiger Führungserfolg hängt maßgeblich von der Qualität der Mitarbeiterkommunikation im Unternehmen ab. Mitarbeitergespräche sind hier das zentrale Führungsinstrument und für den Arbeitergeber der direkte Draht zu seinen Mitarbeitenden.
Als wertvolles Instrument zur Personalentwicklung liefern Personalgespräche zudem die Basis für die erfolgreiche Umsetzung der Unternehmensstrategie, denn durch gut vorbereitete und transparente Personalgespräche fördern Sie die Motivation, Zufriedenheit und Unternehmensbindung Ihrer Mitarbeitenden.
Mit der rexx Software für Mitarbeitergespräche verwenden Sie ein leistungsstarkes digitales Instrument, um diesen Feedbackprozess zu optimieren.
Das Modul Mitarbeitergespräche unterstützt Sie entlang der gesamten Prozesskette von Personalgesprächen und übernimmt automatisiert einen Großteil des administrativen Aufwands. Behalten Sie zu jeder Zeit den aktuellen Überblick über anstehende Termine, Zielvereinbarungen oder Reviews. Die beteiligten Führungskräfte und Mitarbeiter werden vom System automatisch an diese Ereignisse erinnert.
Gleichzeitig bietet Ihnen die rexx Suite die Möglichkeit zur Integration der Jahresgespräche mit anderen personalwirtschaftlichen Prozessen: Über digitale Schnittstellen kann es auch mit der Bewerbermanagement Software, dem Trainings- und E-Learning Modul oder anderen Komponenten der rexx Suite verbunden werden.
Software für Mitarbeitergespräche
Die Software für Mitarbeitergespräche übernimmt Unterstützungsfunktionen entlang der gesamten Prozesskette von Feedback- und Personalgesprächen:
- Administrative Vorgänge – beispielsweise die Terminverwaltung – werden komplett automatisiert. Terminvorschläge, Terminerinnerungen und inhaltliche Updates der Gesprächsagenda werden auf digitalem Wege übermittelt.
- Alle für die Gesprächsvorbereitung relevanten Informationen stehen Ihnen per Mausklick zur Verfügung. Auch die Resultate des Feedbackgesprächs werden im System gespeichert. Hierzu gehören beispielsweise Zielvereinbarungen, Leistungsbeurteilungen, Angaben zu Personalentwicklungsmaßnahmen sowie zu Entgelterhöhungen und Prämien.
- Fragebögen für verschiedene Feedbackstrukturen inklusive eines 360-Grad-Feedbacks und der Gesprächsleitfaden erstellen Sie auf der Grundlage von Templates direkt in der Software.
- Optional bereiten Sie die Ergebnisse Ihrer Mitarbeitergespräche grafisch auf. Um Entwicklungscharts für individuelle Mitarbeiter, bestimmte Mitarbeitergruppen, Abteilungen oder Bereiche zu erstellen, stehen Ihren frei konfigurierbare Selektionen zu Verfügung.
- Das Protokoll des Personalgesprächs wird in der digitalen Personalakte des jeweiligen Mitarbeiters abgelegt. Es kann auch über den Self-Service-Bereich der rexx Suite abgerufen werden.
- Für eine umfassende Nachbereitung fließen die Daten aus dem Mitarbeitergespräch automatisch in weitere Software-Module, beispielsweise das Performance Management, das Skillmanagement oder das digitale Trainingsmanagement Ihrer Firma ein. Hierdurch sind Leistungs- und Performancemessungen, das Verfolgen der individuellen Zielerreichung oder Erfolgsbewertungen von Weiterbildungsmaßnahmen aus verschiedenen Perspektiven möglich.
Gesprächsplanung
Die frei zu gestaltenden Fragebögen zu Selbst- und Fremdbewertung sind die Basis für effiziente Personalgespräche. Die Bewertungen bieten eine wertvolle Grundlage für eine Diskussion der persönlichen Sichtweisen bis hin zum 360 Grad Feedback. Aufbau und Schema für Ziele, Beurteilungskriterien und Kompetenzen sind frei definierbar.
Eine optionale Kopplung mit dem rexx Prämienmodul ermöglicht die automatische Berechnung von Boni und Prämien.
In den Jahresgesprächen werden außerdem besuchte und geplante Trainings, Leistung- Potenzial-Matrix oder die Vereinbarung neuer Gehälter unterstützt.
Auswertung
Nach der Durchführung des Mitarbeitergesprächs hilft Ihnen die Software dabei, Ergebnisse, Zielvereinbarungen oder geplante Fortbildungen schnell und einfach zu dokumentieren. Diese Dokumentationen bieten neben den standardisierten Inhalten auch die Möglichkeit zu individuellen Anpassungen: Erfassen Sie nach Bedarf vereinbarte Ziele, geplante Seminare oder Informationen zu Qualifikationen der Mitarbeiter.
Die Ergebnisse der Mitarbeitergespräche lassen sich komfortabel als Diagramme darstellen. Zudem liefert die Software aussagekräftige Entwicklungscharts individuell für jeden Mitarbeitenden oder als Gruppenauswertung über Abteilungen oder frei zusammengestellte Selektionen.
Zielvereinbarung
Das Protokoll wird in der digitalen Akte des Mitarbeiters abgelegt und kann auch im Mitarbeiterbereich oder Self-Service-Portal zur Verfügung gestellt werden. Die Daten fließen automatisch in weitere Software-Module, in denen sie für die Nachbereitung zentral abrufbar sind, sei es im Performancemanagement, im Trainingsmodul oder bei den Skills & Kompetenzen.
Die Integration schafft eine dezidierte Wahrnehmung der gesetzten Ziele aus verschiedenen Blickwinkeln. Diese können geprüft und gegebenenfalls angepasst werden.
FAQ Mitarbeitergespräche
Mitarbeitergespräche sorgen für schlanke Arbeitsabläufe & Zeitersparnis bei HR-Prozessen. So bereiten Sie sich effektiv auf Gespräche mit Ihren Mitarbeitenden vor und führen sie mit Erfolg.
Zu welchem Zweck führt man Mitarbeitergespräche?
Man unterscheidet bei Mitarbeitergesprächen zwischen anlassbezogenen Gesprächen und institutionalisierten Gesprächen. Ein anlassbezogenes Mitarbeitergespräch ist ein einmaliges Gespräch, dass entweder von der Führungskraft oder dem Mitarbeitenden aus einem gewissen Grund einberufen wird. Bei solchen Gesprächen liegt der Fokus für gewöhnlich auf den aktuellen Ereignissen. Nun folgenden einige Ereignisse, die zu einem anlassbezogenen Mitarbeitergespräch führen können:
- Konflikte zwischen Angestellten und/oder Führungskräften
- Lange oder häufige Krankheitsausfälle eines Mitarbeitenden
- Veränderungsbedarf bezüglich der Arbeitsabläufe
- Optimierung der Arbeitsprozesse
- Unfälle am Arbeitsplatz
- Besonders gute oder besonders schlechte Leistungen
- Verstoß gegen betriebliche Vorgaben oder Gesetze
Das institutionalisierte Mitarbeitergespräch finden hingegen regelmäßig statt und erfordert somit keinen konkreten Anlass. In der Regel werden hierbei die Arbeitsleistungen des Angestellten seit des letzten Gesprächs thematisiert. Zur Leistungsbewertung verwendet die Führungskraft hierbei einen standardisierten Leitfaden. Ziel des institutionalisierten Mitarbeitergesprächs ist die gemeinsame Ausarbeitung von Maßnahmen und Verbesserungsansätzen für die Zukunft. Das Jahres- bzw. Halbjahresgespräch gilt als eines der wichtigsten institutionalisierten Mitarbeitergespräche.
Welche Arten von Mitarbeitergesprächen gibt es?
Mitarbeitergespräche lassen sich in institutionalisierte und anlassbezogene Personalgespräche unterteilen:
Institutionalisierte Mitarbeitergespräche dienen der Leistungsbeurteilung über einen längeren Zeitraum. Ihre bekannteste Form sind die Jahresgespräche, die in den meisten Unternehmen zu den festen Institutionen zählen. Empfehlenswert ist, dafür einen standardisierten Gesprächsleitfaden zu verwenden, der auf die Performanceanforderungen der jeweiligen Mitarbeitergruppen zugeschnitten ist. Mit der rexx Software für Mitarbeitergespräche ist anschließend die Auswertung und Dokumentation der Gesprächsergebnisse auf digitalem Wege möglich.
Anlassbezogene Mitarbeitergespräche stehen in Bezug zu aktuellen Ereignissen. Ein solches Personalgespräch findet auf Initiative der Führungskraft oder eines Mitarbeiters statt. Zu den anlassbezogenen Mitarbeitergesprächen gehören beispielsweise:
- Beurteilungsgespräche
- Anerkennungsgespräche
- Konfliktgespräche
- Kritikgespräche
- Abmahnungsgespräche
- Gespräche, die sich auf Fragen und Probleme einzelner Mitarbeiter beziehen.
Welche Ziele haben Mitarbeitergespräche?
Mitarbeitergespräche sind in den meisten Unternehmen Standard. Wirkungsvoll ist ein solches Personalgespräch vor allem dann, wenn es gut vor- und nachbereitet werden kann. Mit der rexx Software für Mitarbeitergespräche optimieren Sie Ihr Feedback an Ihre Mitarbeiter in sehr effizienter Form auf digitalem Wege.
Management- und Personalexperten sind sich in einer Frage einig: Nachhaltiger Führungserfolg hängt maßgeblich von der Qualität der Mitarbeiterkommunikation im Unternehmen ab. Mitarbeitergespräche sind hier zentrale Führungsinstrumente. Statistiken belegen, dass drei Viertel aller Unternehmen mit ihren Mitarbeitern mindestens ein Jahresgespräch führen, in der Praxis spielen jedoch auch anlassbezogene Feedbackgespräche eine wesentliche Rolle.
Das Ziel von Mitarbeitergesprächen besteht darin, die gemeinsame Arbeit über einen bestimmten Zeitraum, projektbezogen oder zu einem positiven oder negativen Anlass zu reflektieren, Feedback und Kritik zu geben und aktuelle Zielvereinbarungen zu treffen. Optimal ist, wenn sie auf einem echten Dialog zwischen Managern und Mitarbeitern basieren.
Welche Inhalte haben Mitarbeitergespräche?
Ein Mitarbeitergespräch dient als Rahmen für Kommunikations- und Feedbackprozesse zwischen den Führungskräften und den Mitarbeitern eines Unternehmens.
Zu den Inhalten von Mitarbeitergesprächen gehören die Leistungsbeurteilung von Mitarbeitern sowie die Vereinbarung individueller Ziele und Personalentwicklungsmaßnahmen. Außerdem kann es in einem solchen Personalgespräch um organisatorische Veränderungen, die Optimierung von Arbeits- und Teamprozessen, akut aufgetretene Probleme oder auch um arbeitsrechtlich relevante Fragen gehen.
Selbstverständlich sollten im Feedbackgespräch auch die Mitarbeiter Gelegenheit bekommen, ihre Sicht auf die eigene Leistung und damit verbundene Unternehmensprozesse inklusive kritischer Punkte darzulegen und auch an der Festlegung ihrer individuellen Leistungs- und Entwicklungsziele beteiligt sein. Führungskräften bieten Mitarbeitergespräche Gelegenheit, in systematischer Form Feedback zu geben, ihren Mitarbeitern die Unternehmensziele zu vermitteln und mit ihnen mittel- und langfristige Karriereziele zu besprechen.
Welche Gesprächsumgebung eignet sich am besten für ein Mitarbeitergespräch?
Wenn eine Führungskraft einen Angestellten zu einem Gespräch unter vier Augen auffordert, löst dies bei vielen Angestellten direkt Unbehagen aus. Dieses Unbehagen kann durch die gewählte Gesprächsumgebung entweder gemildert oder sogar noch verstärkt werden. Die Gesprächsumgebung kann den Ausgang des Gesprächs mitunter stark beeinflussen. Deswegen haben wir hier ein paar Do’s und Don’ts bezüglich der Gesprächsumgebung für Mitarbeitergespräche aufgelistet.
Do’s:
- Die Gesprächsumgebung sollte so ruhig wie möglich sein.
- Hören Sie Ihrem Gesprächspartner aktiv zu und stellen Sie bei Bedarf fragen.
- Bieten Sie Ihren Gesprächspartner genug Freiraum, damit er oder sie sich frei ausdrücken kann. So entsteht ein offener Dialog auf Augenhöhe.
- Verteilen Sie die Sitzgelegenheiten möglichst fair. Eine Sitzecke im Büro ist hierbei empfehlenswert.
- Manchmal ist es auch sinnvoll, sich für das Gespräch an einen Tisch zu setzen. Der Tisch muss für das Gespräch keinen praktischen Nutzen haben, er vermittelt jedoch Sicherheit und Schutz für die Gesprächsteilnehmer.
- Bieten Sie Ihrem Gesprächspartner eine kleine Bewirtschaftung als Zeichen der Wertschätzung an.
Don’ts:
- Während des Gesprächs sollten sich nur die eigentlichen Teilnehmer im Raum befinden, sodass es keinen zusätzlichen Zuhörer gibt.
- Spontane Unterbrechungen können bei einem Mitarbeitergespräch fatal sein. Deswegen sollte man im Vorfeld sichergehen, dass man nicht durch Anrufe oder Ähnliches gestört werden kann.
- Setzen Sie sich nicht direkt frontal gegenüber. Diese Positionierung wirkt auf den Gesprächspartner wie eine Konfrontation.
- Die richtige Körpersprache ist bei Gesprächen unter vier Augen entscheidend. Nervöses Trommeln mit den Fingern und ungeduldige Blick auf Uhr sollte man also auf jeden Fall vermeiden.
Mitarbeitergespräche – Leitfaden für Vorgesetzte
Der folgende Leitfaden für Vorgesetzte liefert wertvolle Tipps mit denen sich Führungskräfte auf Personalgespräche vorbereiten können.
Download PDF Leitfaden Mitarbeitergespräche
