Das professionelle Bewerbermanagementsystem optimiert die Prozesse. Bewerberverwaltung war gestern: today do the rexx way 🙂
rexx Bewerbermanagement Software
Wir sind die Erfinder des Bewerbermanagements – damals Pioniere, heute Marktführer. Die Skalierbarkeit und Modularität unserer Software macht es möglich: Über 2.600 Kunden sowohl im Mittelstand als auch bei international agierenden Konzernen und insgesamt in über 30 Ländern.
Aus den Erfahrungen unseres Gründers mit CRM-Systemen entwickelten wir in 2000 die Idee, Bewerber als Kunden zu behandeln und in den Mittelpunkt des Bewerbermanagements und unserer Software zu stellen. Damals wie heute ein überzeugendes Erfolgsrezept – auch wenn sich das rexx Bewerbermanagementsystem natürlich fortwährend weiterentwickelt und funktional stets an der Spitze steht.
Unsere starke internationale Software-Entwicklung in Kombination mit äußerst erfahrenen Fachleuten und Kunden, die uns qualifiziertes Feedback geben, macht den Unterschied und sorgt für stetige Innovationen und Optimierungen. Die rexx „Evergreen“-Philosophie bei der Entwicklung und beim Betrieb unserer Bewerbermanagementsysteme garantiert, dass Kunden stets die aktuelle Version nutzen und so vor Hackerangriffen und Sicherheitsrisiken sehr gut geschützt sind.
Qualität, Sicherheit und die Einhaltung der EU-DSGVO sind wichtige Maßstäbe, für die wir mit dem ISO 27001-Zertifikat ausgezeichnet wurden und auf die wir regelmäßig überprüft werden. Auch unsere Rechenzentren in Deutschland und der Schweiz gewährleisten die Einhaltung der europäischen Datenschutzbestimmungen und sind zudem ebenfalls ISO-zertifiziert.
Wollen Sie endlich weg von der manuellen Bewerberverwaltung per Excel und hin zu einem professionellen und effizienten Bewerbermanagementsystem? Dann freuen wir uns auf Ihre Anfrage:
Wie sieht das Bewerbermanagement in der rexx Software aus?
Standard oder Projekt?
Für Unternehmen mit einfachen Prozessen und flachen Organisationsstrukturen bieten wir eine schnelle Standardeinführung unserer Bewerbermanagement Software innerhalb weniger Tage.
Umfangreiche Dokumentationen, Hilfe-Videos und sog. Micro-Learnings helfen neuen Anwendern sich sehr schnell zurecht zu finden. Das digitale Kundenforum bietet den direkten Austausch mit tausenden Anwendern und so bekommt man tolle Tipps aus der Praxis von anderen Kunden.
Unternehmen mit komplexen Strukturen oder internationalen Niederlassungen empfehlen wir ein professionelles Einführungsprojekt aufzusetzen. Hierbei unterstützen unsere zertifizierten Consultants Ihr eigenes Team bei der optimalen Konfiguration und Einrichtung. Gerne übernehmen wir auch die Projektleitung auf Ihrer Seite, so dass unsere Interimsmanager gemäß Ihrer Anforderung und Weisung die Kommunikation und das Rollout in Ihrem Unternehmen betreuen.
Prozess- und Erfolgsanalyse vom Feinsten
Mit einzigartigen Analysen werten Sie den Erfolg von Stellenanzeigen aus – nicht nur auf dem eigenen Jobportal, sondern über alle Jobportale, auf die Sie per Multiposting schalten. So erkennen Sie erfolgreiche Publizierungsziele und Kampagnen und wählen je nach Jobkategorie oder Profil die idealen Schaltungen. Reduzieren Sie die “costs per candidate” und die “time to hire” :
Kundenreferenzen
Das Bewerbungsmanagement Universum
Mit unserer Erfahrung als Anbieter, der sich seit über 20 Jahren mit dem erfolgreichen digitalen Management von Bewerber*innen beschäftigt, haben wir rund um unser Bewerbermanagement Tool ein umfangreiches „Ökosystem“ entwickelt, das wir als das „rexx Universum“ bezeichnen. Den Kern bildet das rexx Enterprise Recruitment, das von ergänzenden Plattformen und Apps umlagert wird, die wir für Recruiter bereitstellen:
So funktioniert die Bewerbermanagement Software
In der Bewerbungsübersicht verschaffen Sie sich bequem einen ersten Überblick über alle eingegangenen Bewerbungen und rufen sich die komplette Bewerbungsakte als pdf auf.
In der digitalen Bewerbungsakte finden Sie alle Daten des Kandidaten sowie die gesamte Kontakthistorie. Professionelle Technik unterstützt Sie bei der Kommunikation: Sei es per Post, Mail, Telefon, SMS, Fax oder durch das virtuelle HR Office. Alles ist lückenlos, transparent und gesetzeskonform dokumentiert.
Die Bewerbermanagement Software verfügt über ein Dashboard, auf dem sich jeder User individuell die wichtigsten Informationen zusammenstellt. So haben Sie jederzeit einen Überblick über aktuelle Aufgaben, neue Bewerbungen oder wichtige Kennzahlen wie etwa die time to hire.
Mit dem rexx Bewerbungsmanagement ist die Zusammenarbeit zwischen der Personalabteilung und den Fachentscheidern so einfach und transparent wie nie zuvor. Sie sehen jederzeit sofort, bei wem „die Akte gerade liegt“, wie der Status ist und können automatische Erinnerungen bei Verzögerungen aktivieren.
Mit den Statistiken und Kennzahlen in rexx Recruitment wissen Sie zum Beispiel auf Knopfdruck, wie viele Bewerbungen im letzten Monat bearbeitet wurden, wie viele Interviews geführt wurden und über welche Quellen die erfolgreichen Kandidaten kommen.
Mit dem rexx ER erhalten Sie die führende digitale Plattform zur Optimierung aller Bewerbungsprozesse. Wählen Sie zwischen der rexx Cloud oder einer on premise Installationen auf Ihren eigenen Serven. Die Prozesssteuerung durch den rexx Workflow schließt sämtliche Phasen des Bewerbungsprozesses ein:
- Stellenanzeigen gestalten Sie innerhalb des rexx Workflows mit dem Form-Designer. Optional stehen hierfür unsere attraktiven Designvorlagen zur Verfügung. Ihre Stelleninserate erhalten Sie in allen Formaten für Print, für Desktop und für mobile Endgeräte.
- Vor allem junge Bewerbende erreichen Sie fast ausschließlich über gezielte Ansprache im Internet und im Social-Media-Bereich. Unsere Software enthält Schnittstellen zu allen gängigen Online-Jobbörsen und Social-Media-Kanälen.
- Die Termin- und Kontaktverwaltung für Interviews und Gespräche mit den Bewerbern übernimmt das rexx Tool. Mit aussichtsreichen Kandidatinnen und Kandidaten im Talentpool bleiben Sie über die contact engine in Verbindung. Terminsynchronisation mit Outlook / Exchange: rexx bietet eine ausgetüftelte Schnittstelle um den Exchange/Outlook Unternehmens-Kalender mit rexx ER zu verbinden. So können freie Termine für Interviewende und andere Teilnehmende abgefragt werden. Das rexx Interviewmanagement führt Terminbuchungen im Outlook-/Exchange Kalender durch und umgekehrt fließen Terminänderungen im Outlook zurück ins rexx Bewerbermanagement. Auch der Bewerbende ist online in die Terminplanung eingebunden.
- Selbstverständlich nimmt die rexx Software auch eine automatische Vorauswahl der Kandidatinnen und Kandidaten vor und liefert Ihnen ein entsprechendes Bewerberranking. Der integrierte CV-Parser wertet Print- und Online-Bewerbungen anhand semantischer Kriterien aus und überträgt die Bewerberdaten in das digitale Bewerbermanagementsystem. Je nach Relevanz kann der Recruiter Skills gewichten. Der Algorithmus matcht die Daten und rankt dann die Profile mit der größten Übereinstimmung. Effektiv, objektiv und passgenau!
Bewerbermanagement kompakt – download
Was ist Bewerbermanagement?
Die Begriffe Bewerbermanagement und E-Recruiting werden heute in der Regel synonym verwendet. Sie bezeichnen eine moderne, digital gestützte Methode der Personalbeschaffung. Durch Bewerbermanagement Software wird der Bewerbungsprozess gleichzeitig in das gesamte digitale Personalmanagement von Unternehmen integriert. Ohne Bewerbermanagementsystem kommen Unternehmen heute nicht mehr aus: Potenzielle Mitarbeitende suchen vorwiegend im Internet nach einer neuen Stelle. Aktuelle Studien zeigen, dass Firmen bei der Kandidatensuche vor allem mit Online-Stellenanzeigen und Stellenausschreibungen auf ihrer eigenen Karrierewebseite erfolgreich sind. Hinzu kommt das sogenannte Active Sourcing – für diese Direktansprache geeignete Kandidatinnen und Kandidaten wird heute natürlich ebenfalls das Internet intensiv genutzt. Print-Stellenanzeigen spielen als Medium und als Erfolgsfaktor für die Personalbeschaffung dagegen nur noch in 40 bzw. 30 Prozent der Unternehmen eine Rolle.
Aufgaben eines Bewerbermanagementsystems
Optimal ist, wenn die Bewerbermanagement-Software in der Lage ist, den gesamten Bewerbungsprozess digitalisiert abzubilden und zu steuern: Das System übernimmt in diesem Fall nicht nur die komplette Verarbeitung der Bewerberdaten, sondern auch die Vorauswahl der Kandidatinnen und Kandidaten sowie große Teile der Kommunikation mit den Fachabteilungen und den Bewerbenden. Das Bewerbermanagement Tool standardisiert Prozesse, führt Routineaufgaben aus, überwacht die Einhaltung datenschutzrechtlicher Bestimmungen und sorgt für die Integration des Bewerbermanagementsystems in die digitale Infrastruktur des Unternehmens. Dazu gehört auch die automatische Arbeitsvertragserstellung auf Basis der vorhandenen Bewerberdaten. Erstellen Sie im Handumdrehen aus individuell anpassbaren Textbausteinen Ihre Arbeitsverträge – natürlich DSGVO-konform.
Ziele des Bewerbermanagements
Aus Sicht der Unternehmen bestehen die wichtigsten Ziele des Bewerbermanagements in der Ersparnis von Zeit und Kosten für die Personalauswahl. Hier fließen als wichtige Controlling-Kriterien unter anderem der Gesamtzeitraum bis zur Besetzung einer offenen Stelle sowie die Produktivitätsverluste durch Vakanzen ein. Gleichzeitig trägt ein effizientes Bewerbermanagement zu einer positiven Candidate Experience und damit zu einem wirkungsvollen Employer Branding bei!
Wie wird Bewerbermanagement eingesetzt?
Zeitgemäßes Bewerbermanagement erfolgt mithilfe einer Software. Was entsprechende Programme heute können sollten, sehen Sie hier im Rahmen des Funktionsumfangs der HR Software von rexx systems. Im Fokus des digitalen Bewerbermanagements steht heute die zielgerichtete Online Ansprache von Bewerbern insbesondere auch über mobile- und Social-Media-Kanäle. Das Bewerbermanagementsystem muss also auch den Unternehmensauftritt und die Personalbeschaffung in diesen Kanälen unterstützen. Im Übrigen gelten die gleichen Regeln wie im Onlinemarketing: Der erste Eindruck zählt – ein Urteil, ob sich die weitere Beschäftigung mit einer Stellenanzeige lohnt, fällen die Leser innerhalb von etwa drei Minuten. Die Formatvorlagen für die Anzeigen sind somit auch wichtige visuelle Marketinginstrumente, zum Teil werden mittels Eye-Tracking-Optimierungen maximale Aufmerksamkeitseffekte erzielt. Ein weiterer wichtiger Aspekt ist der Aufbau eines digitalen Talentpools in den Firmen, der nicht nur der unmittelbaren Personalbeschaffung dient, sondern eine Komponente der strategischen Personalplanung und Personalentwicklung ist. Zeitgemäße Software für das Bewerbermanagement schließt außerdem analytische Funktionen ein: Aus welchen Kanälen kommen die Besucher einer Stellenausschreibung oder der eigenen Karrierewebseite? Gibt es einen regionalen Fokus? Wie hoch ist die Abbruchrate für ein bestimmtes Inserat? Generell sowie kanalspezifisch? Auf lange Sicht helfen diese Informationen, den gesamten Bewerbungsprozess zu optimieren.
Wer kann das digitale Bewerbermanagement nutzen?
Digitales Bewerbermanagement ist prinzipiell in allen Unternehmen sinnvoll. Kleinen Unternehmen und Start-ups helfen die Programme, die Personalbeschaffung und andere HR-Prozesse zu strukturieren. Insgesamt stehen in Europa und speziell dem deutsch- und englischsprachigen Raum die Unternehmen einem digitalen Bewerbermanagement aufgeschlossen gegenüber. Die Online Akquise von Kandidaten über digitale Stellenbörsen und die Unternehmenswebseite hat sich in den letzten Jahren auf breiter Basis durchgesetzt, nicht zuletzt, weil auch die Verantwortlichen für die Personalbeschaffung massiv davon profitieren. Daher sind auch Bewerbungen über Mobile und Social-Media primär in größeren Unternehmen eindeutig auf dem Vormarsch: Bei den Top 1.000 der deutschen Arbeitgeber belegen die sozialen Netzwerke nach Online-Stellenbörsen und der Firmenwebseite inzwischen den dritten Platz als Quelle für die Personalbeschaffung – eine Perspektive, die exakt mit den Präferenzen potenzieller Bewerber übereinstimmt.
Warum sich ein Bewerbermanagement für Sie lohnt
Lohnenswert ist digitales Bewerbermanagement für Unternehmen auf jeden Fall: Die weitaus meisten interessanten Bewerbenden erreichen sie vorwiegend oder ausschließlich mit einem modernen webbasierten Ansatz. Zusatz-Nutzen: Vor allem die Nutzer mobiler Angebote, also diejenigen Bewerbenden, die schon Erfahrung mit der Online-Bewerbung haben, verfügen häufig über einen höheren Bildungsabschluss, ausgeprägte Web-Affinität und allgemeine Kompetenzen im Umgang mit Digitaltechnologien – diese sprechen Sie mit besonders an! Umgekehrt laufen Unternehmen, die dem Trend nicht folgen, Gefahr, den Anschluss an die Praxis und damit einen wichtigen Wettbewerbsvorteil zu verlieren. Immerhin geben 55 % der Firmen an, dass sie bei ihrer Personalauswahl unter dem Mangel an Fach- und Nachwuchsführungskräften bereits heute stark bis sehr stark leiden. Weit mehr als die Hälfte der Personalentscheider meinen, dass sich dieser Trend in den kommenden fünf Jahren weiter verstärken wird. Gerade die gesuchten internetaffinen Nachwuchsführungskräfte der Generation Y und Z, der sogenannten Millennials, überzeugen Sie mit einem professionell geführten Bewerber- und Talentmanagement. Es schafft gleichzeitig Zeit- und Handlungsraum für den Fokus auf die weiteren entscheidenden Tätigkeitsfelder der HR und Personalentscheider wie Führungsaufgaben, Mitarbeiterbindung und Personalentwicklung.
Häufige Fragen zum Bewerbermanagement
Ein schnelles Bewerbermanagement zahlt, neben der Effizienzsteigerung interner Prozesse und Abläufe, auf die Arbeitgebermarke ein. Daran ist zu sehen, dass ein guter Umgang mit Bewerber*innen essentiell für jedes Unternehmen sein sollte. Denn es ist die Grundlage für ein positives Arbeitgeberimage und hat Auswirkungen auf das Ansehen des Unternehmens.
Was gehört zum Bewerbermanagement?
Im Bewerbungs- bzw. Bewerbermanagement Prozess werden die Recruiting-Prozesse innerhalb eines Bewerbungsverfahrens geregelt. Ein effizienter Ablauf muss sich in der Regel an zwei Faktoren messen lassen: Auf der einen Seite stehen Kosteneffizienz, schlanke Prozesse und transparente Abläufe, während sich auf der anderen Seite der Gleichung eine gelungene Kommunikation mit den Bewerbenden sowie die damit verbundene, positive Außenwahrnehmung des Unternehmens befinden.
Im gelungenen Zusammenspiel dieser beiden Seiten des Recruitings sollen so nicht nur die talentiertesten Bewerberinnen und Bewerber auf das Unternehmen aufmerksam gemacht werden, sondern am Ende des Bewerbermanagement Prozesses auch die beste Kandidatin oder der beste Kandidat beim Unternehmen einen Arbeitsvertrag unterschreiben.
Bewerbermanagement umfasst neben der Qualität der Kommunikation Zusagen, Absagen, usw., zum Beispiel auch die Umsetzung der datenschutzrechtlichen Vorschriften.
Wie sieht ein Bewerbermanagement-Prozess aus?
Ein Bewerbermanagement Prozess für die Personalgewinnung erfolgt in fünf Schritten:
Am Anfang der Mitarbeiterrekrutierung ist die Stellenausschreibung. Hierbei wird ein Anforderungsprofil für offene Stellen geschaffen.
Im Anforderungsprofil werden die gefragten Qualifikationen und die zu besetzende Vakanz beschrieben. Das Recruiting-Team stellt im Anschluss die Stellenanzeige auf unterschiedlichen Jobportalen aus.
Nun folgt die Kandidatenauswahl. Hierfür werden die Bewerbungen ausführlich analysiert. Einzelne Angaben werden mit den Angaben der Stellenbeschreibung abgeglichen und weitere Recherchen zu potenziellen Kandidaten durchgeführt. Im Vorstellungsgespräch lernt das Unternehmen die geeigneten Kandidaten persönlich kennen. Auch via Video oder Assessment-Center können die Interviews geführt werden und somit den Recruitment bzw. Recruiting Prozess abkürzen, um Kosten, Personal und vor allem Zeit zu sparen.
Im Anschluss kommt es zur letzten Station des Recruiting Prozess. Die Zu- oder Absage erhalten die Bewerbenden meistens per E-Mail. Erreicht die Kandidatin oder den Kandidaten eine Zusage, erfolgt mit einer Unterschrift der Onboarding-Prozess. Mit diesem Schritt endet das Bewerbungsmanagement und das Personalmanagement sowie das Talent Management beginnen mit ihrer Arbeit.
Wie kann man Bewerbermanagement optimieren?
Bei vielen Unternehmen besteht noch großer Nachholbedarf in puncto Bewerbermanagement. Ein häufiges Problem liegt in der schleppenden Kommunikation. Der Weg, der zwischen der Empfangsbestätigung der Bewerbung und der Zu- oder Absage liegt, muss beschleunigt werden. Dauert die Kommunikation zu lange, hat sich der*die potentielle Kandidat*in womöglich schon bei einem anderen Unternehmen beworben oder sogar schon eine Zusage erhalten.
Um Ihr Bewerbermanagement zu verbessern, sollten Sie sich immer in Ihre Bewerber*innen hineinversetzen und sie in den gesamten Prozess des Recruitings miteinbeziehen.
Dabei sollten Sie darauf achten, überzeugende Stellenanzeigen zu schalten. Denn ein positiver Eindruck der gelebten Werte und Unternehmenskultur ist ausschlaggebend, ob sich ein*e Interessent*in auf eine freie Stelle in Ihrem Unternehmen bewirbt.
Darüber hinaus sollten Sie stets die Vielzahl an neuen Bewerbungen effizient organisiert halten. Dabei kann eine Bewerbermanagement-Software helfen. Anschließend ist es wichtig, die Entscheidung der Vorauswahl der Kandidat*innen zeitnah zu kommunizieren.
Bewerbermanagement Software - Welche Tools sind für die Personalgewinnung notwendig?
Um das Bewerbermanagement in Zeiten der Digitalisierung effektiv zu strukturieren, kommt man heutzutage an einer Bewerbermanagement-Software kaum noch vorbei. Denn in diesem Tool werden alle Bewerbungsdaten gesammelt und wichtige Prozesse standardisiert wie beispielsweise das automatische Einpflegen von Stammdaten. Auch das Feedback des Personals oder der Abteilung werden von der Software ausgegeben, sodass beim Bewerbungsprozess kein hin und her im Austausch zwischen Bewerbenden und Recruiting-Team entsteht. Die Bewerbungsmanagement-Software von rexx systems kann nur hilfreich sein, um zu jeder Zeit den Überblick über den aktuellen Status der jeweiligen Bewerbung zu behalten.
