Rechtskonforme Zeiterfassung

Unter dem Begriff Zeiterfassung versteht man zunächst einmal die reine Erfassung der Arbeitszeit: Arbeitsbeginn, Arbeitsende und die Dokumentation der Pausen. Die korrekte Erfassung der tatsächlich geleisteten Zeiten hilft dabei, dass Arbeitgeber und Angestellte den Überblick behalten. Die Transparenz der Zeiterfassung gewährleistet zudem, dass bei Stundenkräften z. B. der Lohn korrekt abgerechnet wird. Auch die Vergütung von Überstunden ist durch die ordentliche Erfassung gewährleistet.

Außerdem wird sichergestellt, dass die gesetzlich vorgeschriebenen Pausen eingehalten werden.

Wie werden Zeiten erfasst?

Die Zeiterfassung mit Stift und Papier ist überholt und darüber hinaus sehr fehleranfällig. Auch eine Arbeitszeiterfassung mit Excel ist nicht mehr zeitgemäß. Im Zuge der Digitalisierung ist die Einführung einer Software zur Zeiterfassung dringend geboten. Nur so lassen sich transparent und fehlerfrei Arbeitszeit und Projektzeit erfassen, speichern und auswerten. Gerade die Projektzeiterfassung sorgt für eine effiziente Planung der Ressourcen und steigert so auch die Produktivität.

rexx Zeiterfassung bildet die perfekte Basis, um ihre Prozesse im Bereich der Arbeitszeiten und Abwesenheiten auf Grundlage digitaler Lösungen effizienter zu gestalten. Die webbasierte Software lässt sich mit minimalem Aufwand einführen, da sie nicht lokal installiert werden muss. Sie wird automatisch von rexx systems auf dem neuesten Stand gehalten, setzt aktuelle Rechtsvorgaben um (selbst für unterschiedliche Länder) und bietet eine hohe Sicherheit der gespeicherten Daten.

Arbeitszeiterfassung im Unternehmen

Zeiterfassung dient also vielen verschiedenen Zwecken. Natürlich steht hauptsächlich das Protokollieren der Arbeitszeiten von Angestellten im Vordergrund. Doch nicht nur deshalb entscheiden sich immer mehr Unternehmen für eine effiziente Zeiterfassung Software. Hier spielt vor allem die Nachweispflicht und auch die Auswertbarkeit der Daten eine immer größere Rolle. So lässt sich der Personalbedarf zielgerichtet steuern und auch das Controlling freut sich, wenn rechtzeitig bemerkt wird, dass Projekte aus dem Ruder laufen und drohen nicht mehr wirtschaftlich zu sein.

Da der Arbeitgeber die Zeiterfassung so umsetzen soll, dass sie den Kriterien des EuGH nach einer „verlässlichen, objektiven und leicht zugänglichen“ Lösung entspricht, bietet die Verwendung einer HR Software viele Vorteile, mit denen das klassische Papierchaos nicht mithalten kann:

• Mobile Nutzung: Die Mitarbeitenden können ihre Arbeitszeiten völlig orts- und zeitunabhängig erfassen, ob im Büro, im Homeoffice oder im Vertriebsaußendienst. Cloudlösungen sind oft auch über Smartphone und Tablet verfügbar.
• Wegfall von Handarbeit: Manuelles Ausrechnen der geleisteten Arbeitszeit und Überstunden? Gehört mit einer Zeiterfassungssoftware für kleine Betriebe der Vergangenheit an.
• Schnittstellen: Dank Schnittstellen oder praktischer Export-Funktionen lassen sich die generierten Daten problemlos weiterverarbeiten, etwa in der Entgeltabrechnung.
• Sicherheit: Arbeitgeber gewährleisten dank einer professionellen Software den sicheren Umgang mit den personenbezogenen Daten ihrer Mitarbeitenden.
• Überblick: Die Daten in der elektronischen Zeiterfassung lassen sich einfach auswerten. Mithilfe praktischer Reports verschaffen sich Arbeitgeber und Mitarbeitenden jederzeit einen Überblick über die geleistete Arbeitszeit und angefallene Überstunden.

Was bringt die Zeiterfassung online?

Arbeitszeiterfassung ist nicht nur gesetzlich vorgeschrieben, sondern führt bei großer Transparenz zu viel Akzeptanz bei allen Mitarbeitenden. Dabei fallen große Datenmengen an, ganz zu schweigen von der Fehleranfälligkeit bei händischer Erfassung.

Die Zeiterfassung online unterstützt Sie auf dem Weg in eine digitale Arbeitsorganisation. So ermöglicht sie es etwa Dienstpläne an die Mitarbeitenden zu verschicken und viele weitere bislang manuell erledigte Prozesse in ihr digitalisiertes Pendant zu überführen. Was bisher noch umständlich auf Papier erledigt wurde, lässt sich mit wenig Aufwand automatisieren, was den Verwaltungsaufwand im Alltag minimiert. Die Mitarbeitenden können wichtige Informationen stets aktuell abrufen – auch zu ihrem eigenen Arbeitszeit- oder Urlaubskonto.

Sie erfassen ihre Arbeitszeiten für Projekte, halten Kundentermine fest und passen das System flexibel an ihren Bedarf an. Dank nahtlos gestalteter Schnittstellen entfällt die doppelte Erfassung von Daten und die tägliche Arbeit kann so effizient wie möglich ablaufen.

Zeiterfassungssysteme für die Lohnabrechnung nutzen

Egal, wie klein ein Unternehmen auch sein mag – sobald es Mitarbeitende beschäftigt, muss es eine Entgeltabrechnung erstellen. Die Auswertungsmöglichkeiten in der rexx search & list engine unterstützen Sie mit einem hoch intuitiven Interface bei der Generierung individueller Reports. Mit einem Mausklick wählen Sie die anzuzeigenden Daten und bestimmen die eingrenzenden Filter. Erstellen Sie im Nu aussagefähige Auswertungen von Daten wie Stundensalden, Überstunden oder Durchschnitts- und Summenwerte.

Was mit Papier-Stundenzetteln aufwendig und mühselig sein kann, wird durch die per Schnittstelle an die Payroll-Software angebundene Zeiterfassung zum Kinderspiel. Die Mitarbeitenden erfassen ihre Arbeitszeiten selbst. Die Daten werden entweder tagesaktuell oder stichtagsbezogen an die Abrechnungssoftware übergeben. Das Ergebnis: Die Lohnabrechnung lässt sich mit nur wenig Feinjustierung auf Knopfdruck erledigen.

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