Digitale Personalakte
Alle Daten eines Mitarbeitenden auf einen Blick – eine spürbare Zeitersparnis bei HR-Prozessen ermöglicht Ihnen eine hocheffiziente Personalverwaltung mit Unterstützung der digitalen Personalakte von rexx systems.
In der Software rexx Digitale Personalakte finden Sie alle relevanten Daten Ihrer Mitarbeitenden in einer komfortablen Übersicht, standortübergreifend und international: Kontaktdaten, Gehaltsdaten, Gehaltsentwicklung, Schriftverkehr, gescannte Dokumente, E-Mails, Telefonnotizen, Aus- und Fortbildungsinformationen, Entwicklung, Skills, Organisationszugehörigkeit, Ausstattung, Mutterschutz, Elternzeiten, Vertragsdaten, Fehlzeiten, Urlaubsdaten, Stundensaldo, Kostenstellen, Spesenabrechnungen sowie weitere wichtige Informationen.
Mit dem Laden des Videos akzeptieren Sie die Datenschutzerklärung von YouTube.
Mehr erfahren
Komfortable Übersicht in der digitalen Personalakte
Zahlreiche Funktionen in der digitalen Personalakte, dem Herzstück der rexx HR Software, erleichtern die digitale Mitarbeiterverwaltung. Dazu gehören das schnelle Auffinden von Dokumenten und Ereignissen über die search & list engine oder die automatische Erinnerung an Aufgaben durch die workflow engine (Ende der Probezeit, Ablauf der Vertragsbefristung oder Elternzeit).
Data Warehouse hinter der digitalen Personalakte
Das integrierte Data Warehouse bietet dabei frei konfigurierbare und aussagefähige Auswertungen per Mausklick wie die Krankenstatistik, Wochenstunden oder die Anzahl der Neueintritte, die sich als PDF-Dokument bequem exportieren lassen. Schnittstellen zu Fremdsystemen werden von der rexx Human Resources API bedient. Integrieren Sie auf diese Weise ganz einfach beliebige Daten in die digitale Personalakte Ihrer Mitarbeitenden.
Digitalisierung von Personaldokumenten
Über das rexx Formschreibenmodul erzeugen Sie Personaldokumente direkt im digitalen Format und legen sie in der digitalen Personalakte ab, z. B. Arbeitszeugnisse.
Da sich Papier dennoch niemals vollständig vermeiden lässt, unterstützt Sie der rexx Scanmanager bei der effizienten Verarbeitung. Dokumente werden im Serienverfahren digitalisiert und komfortabel den digitalen Akten der jeweiligen Mitarbeitenden zugeordnet.
Die Scans werden bei der Aktenaufnahme indiziert und mit intelligenten Suchmerkmalen versehen. So finden Sie über die rexx search & list engine jedes Dokument in Sekundenschnelle wieder.
Des Weiteren lassen sich entsprechende Dokumente, wie z. B. Arbeitszeugnisse bequem aus der rexx Software signieren und in der elektronischen Personalakte ablegen.
Mit dem Laden des Videos akzeptieren Sie die Datenschutzerklärung von YouTube.
Mehr erfahren
Steigen Sie um auf die digitale Personalakte
Schicken Sie Ihre analoge Personalakte in den Ruhestand und steigern Sie die Effizienz, Geschwindigkeit und Transparenz Ihrer täglichen HR-Arbeit.
Die digitale Personalakte ist die Zukunft der Personalverwaltung. Sie bietet zahlreiche Vorteile gegenüber der analogen Personalakte, wie zum Beispiel:
Zeitersparnis: Mit einer digitalen Personalakte können Sie schnell und einfach auf alle wichtigen Informationen zu Ihren Mitarbeitern zugreifen. Sie müssen nicht mehr nach Papierakten suchen oder diese von einem Ort zum anderen transportieren.
Effizienz: Eine digitale Personalakte macht Ihre Personalverwaltung effizienter. Sie können Abläufe automatisieren und manuelle Prozesse vereinfachen. Dadurch haben Sie mehr Zeit für andere Aufgaben.
Sicherheit: Eine digitale Personalakte ist sicher. Ihre Mitarbeiterdaten sind vor unbefugtem Zugriff geschützt. Sie können Ihre Daten revisionssicher archivieren und jederzeit wiederherstellen.
Verbesserte Compliance: Mit einer digitalen Personalakte können Sie sicherstellen, dass Sie alle gesetzlichen Vorgaben zur Personalverwaltung einhalten. Dazu zählt u. a. auch die Einhaltung von Fristen.
Verbesserte Entscheidungsfindung: Mit einer digitalen Personalakte können Sie schneller und bessere Entscheidungen über Ihre Mitarbeiter treffen. Sie haben alle wichtigen Informationen zur Verfügung und können diese schnell und einfach analysieren.
Wenn Sie mehr über die Vorteile einer digitalen Personalakte erfahren möchten, sprechen Sie uns an. Wir beraten Sie gerne und helfen Ihnen bei der Einführung einer digitalen Personalakte in Ihrem Unternehmen.
Welche Vorteile hat eine digitale Personalakte?
Eine digitale Personalakte bietet zahlreiche Vorteile: Sie steigert die Effizienz, spart Platz und Kosten, ermöglicht schnellen Zugriff von überall, erhöht die Datensicherheit, gewährleistet bessere Datenintegrität und automatisiert Routineaufgaben. Mit ihr können Mitarbeiterdaten einfach verwaltet, gefunden und aktualisiert werden, während papierbasierte Prozesse minimiert werden. Eine digitale Personalakte ist ein zeitgemäßes Instrument, das den Anforderungen einer digitalen Arbeitswelt gerecht wird.
Welche Daten enthält die digitale Personalakte?
Eine digitale Personalakte enthält verschiedene Arten von Daten, die für die Verwaltung von Mitarbeitendeninformationen relevant sind. Dazu können gehören:
Personalstammdaten: Hierzu zählen Name, Geburtsdatum, Kontaktdaten, Sozialversicherungsnummer und weitere identifizierende Informationen.
Beschäftigungsinformationen: Dazu gehören Daten wie Einstellungsdatum, Position, Abteilung, Arbeitsvertrag, Gehaltsinformationen, Arbeitszeitmodelle und andere relevante Angaben zur Beschäftigung.
Leistungsbeurteilungen: Informationen zu Leistungsbeurteilungen, Zielvereinbarungen, Feedback und Entwicklungsgesprächen können in der digitalen Personalakte festgehalten werden.
Qualifikationen und Weiterbildung: Informationen zu Ausbildungen, Abschlüssen, Zertifizierungen, Schulungen und sonstigen berufsrelevanten Qualifikationen können in der digitalen Personalakte erfasst werden.
Urlaubs- und Abwesenheitsverwaltung: Die digitale Personalakte kann Informationen zu Urlaubstagen, Krankheitszeiten, Sonderurlauben und anderen Arten von Abwesenheiten enthalten.
Versetzungen und Beförderungen: Daten zu Versetzungen innerhalb des Unternehmens, Beförderungen und Änderungen der Zuständigkeiten können in der digitalen Personalakte dokumentiert werden.
Welche Daten gehören nicht in die digitale Personalakte?
In der Regel sollten sensible oder rechtlich geschützte Daten nicht in der digitalen Personalakte gespeichert werden. Dazu gehören u. a.:
Gesundheitsdaten: Informationen über medizinische Diagnosen, Krankheitsgeschichte, genetische Informationen oder andere vertrauliche Gesundheitsdaten sollten in der Regel separat und unter Einhaltung spezieller Datenschutzbestimmungen (z.B. der EU-Datenschutz-Grundverordnung) gespeichert werden.
Religiöse oder politische Überzeugungen: Daten zu religiösen oder politischen Überzeugungen sind persönliche Informationen, die in der digitalen Personalakte normalerweise nicht erfasst werden sollten, um Diskriminierung oder Verletzungen der Privatsphäre zu vermeiden.
Strafregisterdaten: Daten über strafrechtliche Verurteilungen oder laufende Strafverfahren sollten üblicherweise nicht in der digitalen Personalakte gespeichert werden, es sei denn, dies ist gesetzlich vorgeschrieben oder für bestimmte Berufe oder Tätigkeiten erforderlich.
Es ist wichtig zu beachten, dass die genauen Richtlinien und Vorschriften zur Speicherung und Verarbeitung personenbezogener Daten je nach Land und Rechtsordnung unterschiedlich sein können. Unternehmen sollten sich daher mit den geltenden Datenschutzbestimmungen vertraut machen und sicherstellen, dass sie diese einhalten.
