HR und Payroll: Zwei Welten begegnen sich

Gehaltsabrechnung und Personalarbeit waren früher strikt getrennt. Im Zuge der digitalen Transformation nähern sich beide Welten aneinander an. Entscheidend ist aber die Wahl der richtigen Software-Lösung.

Human Resources (HR) und Payroll sind zwei verschiedene Welten. Auch wenn die beiden Begriffe häufig in einen Atemzug genannt werden, weisen sie integrale Unterschiede auf und überschneiden sich doch nur teilweise. Früher waren die Aufgabenfelder des Lohnbuchhalters, neudeutsch Payroll Specialist, und des HR Managers strikt getrennt. Und an der Rollenverteilung hat sich bis heute nichts geändert. Schließlich sind die Aufgabenfelder so anspruchsvoll und vielfältig, dass diese nicht ohne weiteres von derselben Person ausgefüllt werden können. Während der Payroll Manager je nach Größe des Unternehmens die Verantwortung über die Gehalts- bzw. Entgeltabrechnung, die Einhaltung tariflicher Bestimmungen und Fristen bei den Steuerzahlungen und Sozialabgaben, sowie allgemeine Verwaltungsaufgaben wie etwa die Pflege der Personalstammdaten oder das Führen der Personalakten trägt, liegt die Hauptbeschäftigung des HRlers vielmehr in den traditionellen Disziplinen des Personalwesens: Recruiting, Talententwicklung und Personalmanagement.

Payroll Manager und HRler: verschiedene Schwerpunkte

Trotz oder gerade aufgrund der verschiedenen Schwerpunkte lässt sich der Entgeltabrechner überwiegend von den Zahlen leiten. Berufsrisiko eben. Auf der anderen Seite stützen sich Personaler bei der Entwicklung und Förderung der Belegschaft ebenfalls auf ihre die gesammelte Erfahrung, Empathie und Intuition.

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HR im Zusammenspiel mit Lohn- und Gehaltsabrechungen

Nichtsdestoweniger können beide nicht nur sinnvoll mit der gleichen Datenbasis arbeiten, sondern sind in vielen Fällen auch und vor allem von diesen abhängig. Im HR wären an dieser Stelle beispielsweise Zielerreichung und Bonuszahlungen zu nennen. Aber hier hören die Überschneidungen keineswegs auf. Denn beide Berufsgruppen verfügen über den Zugang zu vertraulichen Informationen, müssen also jederzeit den Datenschutz beachten und eng zusammenwirken. Und letztlich geht es sowohl bei Payroll als auch bei HR um die Arbeit mit Menschen und deren Bedürfnissen.

Die Tücken der Vorschriften

„Es gibt zahlreiche und mannigfaltige Vorschriften und Regeln, die eingehalten werden müssen. Vielen ist das nicht klar, selbst aus dem HR-Bereich. Die Vorgaben aus der Sozialversicherung, Lohnsteuer und Arbeitsrecht mit vielen Verordnungen sowie eine umfangreiche Rechtsprechung sind zu berücksichtigen“, erklärt Markus Matt, Chefredakteur der Lohn + Gehalt, im Podcast „rexxperts - Der HR Talk: Lohn & Gehalt direkt aus dem HR System“ auf die Frage: Warum es so schwer ist, Gehaltsabrechnungen über ein HR System abzubilden?    

Besonders gefordert ist die Lohnbuchhaltung bei Unternehmen mit komplexen Strukturen, bestehend aus Benefits, Spesen oder Mitarbeiterbeteiligungen, beim internationalen Austausch und Einsatz von Mitarbeitenden sowie bei flexiblen Beschäftigungsverhältnissen.

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HR und Payroll mit API verbinden

Die Lohn- und Gehaltsabrechnung ist und bleibt keine einfache Aufgabe, sodass sich eine traditionelle HR-Lösung nicht als des Rätsels Lösung anbietet. Vielmehr haben sich Schnittstellen (APIs) als die Zauberworte der vergangenen Jahre herauskristallisiert, um die Zusammenführung einer HR- und Gehaltsabrechungs-Software zu ermöglichen.

Ein guter Anbieter stellt diese Option nicht nur in Aussicht, sondern bietet maßgeschneiderte Lösungen an, um eine Payroll Software wie von dem Schweizer Software-Unternehmen Abacus problemlos und datenschutzkonform (DSGVO) an das HR-System anzubinden. rexx systems beispielsweise geht sogar noch einen Schritt weiter. Der Hamburger HR-Software-Spezialist hat eine Kooperation mit der DATEV GmbH vereinbart, um deren Lösungen für Lohn- und Gehaltsabrechnung noch effektiver und intuitiver in der eigenen Personal Software zu integrieren.

Gut vorbereitet ist halb gewonnen

Eine weitere wichtige Verbindungsstelle in der Zusammenarbeit zwischen Payroll und HR bietet die vorbereitende Lohnbuchhaltung. Mit der richtigen Software können alle abrechnungsrelevanten Personal- und Gehaltsdaten wie Steuerklasse, Monatsgehalt, Stundenlohn oder Boni einfach an externe Dienstleister übermittelt werden – via Excel-Export oder per API am Stichtag direkt in das Lohnabrechnungssystem bzw. ganz einfach vollautomatisch im Rahmen eines Workflows.

Aufgrund der fortschreitenden Digitalisierung sind die Grenzen zwischen HR und Payroll vielleicht verschwommener als noch vor einigen Jahren. Um eine reibungslose Integration einer Payroll Software in ein HR-System zu garantieren, kommt es aber auf die eigenen Bedürfnisse und die richtige Wahl des Anbieters an. So und nur so können die beiden Welten sich weiter annähern.

Sie wollen mehr wissen? Weitere interessante Hintergrundinformationen zu den Themen HR und Payroll finden Sie im vollständigen Podcast.

 

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29. Juli 2020

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