Die Ausbildungsplanung mit einem passenden Tool automatisieren und mehr Zeit für das Wesentliche gewinnen

Mittelständige Unternehmen können dem Fachkräftemangel mit einer eigenen betrieblichen Ausbildung gezielt begegnen. Sie haben damit nicht nur die Vermittlung von Inhalten in der Hand, sondern können den Nachwuchs gezielt fördern und damit an sich binden. Nichtdestotrotz ist die Ausbildung auch ein Kraftakt – sie erfordert eine genaue Planung und Koordination. Eine Software zur Ausbildungsplanung bietet sich an, um manuelle Arbeiten zu reduzieren und die Potenziale der Digitalisierung auch in diesem Bereich voll zu nutzen.

Ausbildende Unternehmen wissen um die Vorteile und Chancen ihres Angebots: Sie sichern den eigenen Fachkräftenachwuchs, was in Zeiten eines Bewerbermarktes gerade für mittelständische oder weniger bekannte Unternehmen wichtig ist. Zudem tun sie etwas für die Firmenreputation, wenn sie Zukunftsperspektiven für Berufseinsteiger schaffen und stärken Standort wie Region.

Die Ausbildung im eigenen Unternehmen geht aber nicht von allein und ist mit hohen Aufwänden, entsprechender Planung und Organisation verbunden: Individuelle Ausbildungspläne richten sich immer nach den Rahmenplänen der IHK.

Dafür werden vorgegebene Lernziele und Zeiträume mit den Kompetenzen und Kapazitäten im eigenen Unternehmen abgeglichen: Welche Lerneinheiten sollten in welchen Abteilungen absolviert werden? Wieviel Zeit fordern die einzelnen Lernstationen, wann stehen ausreichend Arbeitsplätze zur Verfügung? Dazu kommen die Berücksichtigung der Unterrichtszeiten der Berufsschulen, Zeiten für Prüfungsvorbereitung oder dienstliche und urlaubsbedingte Abwesenheiten der Ausbilder in den Abteilungen.

Komplexe Ausbildungsplanung

Gerade, wenn mehrere Auszubildende pro Jahr eingestellt werden, muss beachtet werden, dass diese die Abteilungen im Wechsel durchlaufen und nicht  alle parallel in einer Abteilung geschult werden. Diese rotierenden Einsätze erfordern eine gute Planung.

Schon bei fünf oder zehn Auszubildenden pro Lehrjahr mit oft unterschiedlichen Fachrichtungen und einer durchschnittlichen dreijährigen Ausbildungszeit ist das eine organisatorische Herausforderung, die in den meisten Unternehmen noch auf einem riesigen Papier entsteht.

Hinzu kommen Abstimmung und Kommunikation mit den einzelnen Abteilungen im Betrieb. Das heißt: Mailanfragen, Abstimmungsschleifen und Aktualisierungen. Die Planungsprozesse erfolgen oft noch in unterschiedlichen Medien wie Word, Excel oder Emails und werden nicht immer übersichtlich verwaltet und abgelegt. Existieren verschiedene Planungsversionen parallel, ist Verwirrung vorprogrammiert. Hinzu kommen die Anforderungen der Dokumentation: Während der gesamten Ausbildungszeit müssen die Lernfortschritte verfolgt und Berichtshefte geführt werden.

Digitalisierung mit einem HR-Tool

Hier bietet sich rexx Ausbildungsmanagement als eine perfekte Lösung für die Digitalisierung der Ausbildungsplanung an. Sie bietet Funktionalitäten wie Szenario-Planung, Optimierung und Abbildung von Workflows. Die HR-Software von rexx systems ist modular aufgebaut und flexibel anpassbar. Damit lassen sich Planung und Kontrolle der betrieblichen Ausbildung weitgehend automatisieren.

In einem guten Tool sind Vorinformationen bereits hinterlegt – etwa die IHK-Rahmenpläne für rund 400 Ausbildungsberufe mit Beschreibungen der einzelnen Lernziele und den dafür vorgesehenen Zeiten. Wichtig ist zudem eine Anpassbarkeit: Kompetenzprofile der einzelnen Abteilungen im Unternehmen sollten bei der Einführung einer HR-Lösung erfasst und im Organigramm hinterlegt werden können. Das gilt auch für die Pläne der Berufsschule. Das Tool kann dann auf alle benötigten Daten zugreifen: Mit Hilfe von Matching-Algorithmen werden die Lernziele der einzelnen Auszubildenden mit den Lernstationen und Lernkapazitäten der Abteilungen abgeglichen und passende Planungsvorschläge generiert. Diese können dann bei Bedarf angepasst werden.

Das System ermittelt die Lernfortschritte der Auszubildenden an den einzelnen Lernstationen automatisch und erfasst auch die Berufsschulnoten. Auch die Berichtshefte sind digitalisiert, wobei Textbausteine die Dokumentation erleichtern können. Die Prüfung und Freigabe der Arbeitsberichte wie auch die Benachrichtigungen über Planänderungen können dann automatisiert über den System-Workflow laufen.

Ein sinnvolles Feature stellt ebenfalls ein Bewertungstool dar. Damit können sowohl die Auszubildenden ihr Feedback zur Wissensvermittlung an den einzelnen Lernstationen geben als auch umgekehrt die Ausbilder die Leistungen der Azubis beurteilen. Es erleichtert damit die Einschätzung, ob alle Lernziele erreicht wurden und ob sich die Lernziele in den Abteilungen verständlich vermitteln lassen. So kann Verbesserungsbedarf schnell erkannt und gegengesteuert werden.

Allgemein benötigt eine Ausbildungsmanagements-Software eine gute Usability mit einer klar strukturierten Benutzeroberfläche.

Transparenz und Zeitersparnis wachsen

Eine digitalisiere Ausbildungsplanung bringt mehr Transparenz – Ausbilder haben bei Bedarf den Gesamtüberblick über die Einsätze ihrer Auszubildenden oder dualen Studenten, können die Ergebnisse auswerten und so die Qualität der Ausbildung weiter verbessern. In einem Self-Service-Portal können die Azubis ihren kompletten Lernpfad und alle abgelegten Dokumente einsehen.

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Eine HR-Software entlastet Ausbilder und Personalverantwortliche zudem von organisatorischen Aufgaben. Die durch die Automatisierung gewonnene Zeit kann nun unmittelbar in die Betreuung der Auszubildenden investiert werden, etwa in Feedbackgespräche und individuellere Förderung. Der Schritt ins Berufsleben ist für junge Erwachsene immer mit großen Veränderungen verbunden. Es gibt soviel mehr zu lernen als reines Fachwissen. Ausbildungsverantwortliche sind dann oft als Berater und Unterstützer gefragt – mit Hilfe einer HR-Management-Software können sie dieser Rolle gerecht werden.

 

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7. August 2020

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