Nicht wenige trennen strikt Payroll von der Personalverwaltung. Unternehmen mit komplexen Gehaltsbestandteilen, wie Lohn, Benefits, Prämien oder Mitarbeiterbeteiligungen, überlassen die Abrechnung da lieber gleich dem Steuerberater. Genau hier aber liegt die Achillesferse: der Informationsfluss für die korrekte Umsetzung in der Lohn- und Finanzbuchhaltung entscheidet über Wohl und Wehe der Abrechnung.
Der Teufel steckt im Detail – das weiß jeder, der schon mal Daten aus einem System händisch an eine externe Stelle gegeben hat. Da gibt es zu viele mögliche Fehlerquellen und das bei der Payroll ausgerechnet in einem der sensibelsten Bereiche. Dabei liegt die Lösung doch auf der Hand: Die im HR-System erfassten Daten werden automatisch – es ist also nicht mal ein Klick nötig – an das System des Steuerberaters übergeben und fließen nach der Abrechnung wieder in das System zurück. So wird der Aufwand bei der Lohn- und Gehaltsabrechnung auf ein Minimum reduziert und die Fehlerquote praktisch auf null gesenkt.
Sicherer Datenaustausch mit DATEV-Lohnprogrammen
DATEV wird als führender Anbieter in der Lohnabrechnung von den meisten Steuerberatern eingesetzt. Daher ist Rexx Systems mit DATEV eine Partnerschaft eingegangen um Payroll und HR zusammenzubringen. Über die Schnittstelle DATEV Cloud-Service spielt Rexx Personalmanagement Software alle abrechnungsrelevanten Lohndaten zum Stichtag in das DATEV Rechenzentrum – geschützt vor fremdem Zugriff und streng nach DSGVO.
Die Vorteile sind aber nicht nur auf Unternehmensseite sichtbar, auch Steuerberater und das DATEV-Rechenzentrum profitieren. Alle Vorteile auf einen Blick:
- Effiziente und sichere Weitergabe und Synchronisation von Daten oder Dokumentendaten wie z. B. Belege und Belegsatzdaten. Anbindung von DATEV LODAS sowie DATEV Lohn und Gehalt (LuG): Stammdaten, Bewegungsdaten, Gehaltsnachweise und Lohndaten.
- Keine Doppelerfassung von Daten, da Schnittstellen mit den DATEV-Lohnprogrammen für einen optimalen Austausch sorgen.
- Datenaustauschprozesse sind von DATEV und Rexx Systems optimiert
- Optimale Begleitung der Steuerkanzleien durch das DATEV-Partner-Onboarding und der Unternehmen durch Rexx Systems: Einmaliges Anlegen der Daten – ein automatischer Zyklus beginnt
- Keine Medienbrüche, optimierte Arbeitsabläufe
- Effiziente Übernahme der Daten in die Finanzbuchführung; Gehaltsabrechnungen zum Download im Mitarbeitenden-Portal
- Minimierte Fehlerquote / höhere Prozessqualität
- Alle gesetzlichen Vorgaben der GoBD und DSGVO für die sensiblen Personaldaten werden eingehalten.
Mehr Informationen, wie ideal sich Payroll und Rexx HR ideal ergänzen, sehen Sie in diesem Video:
Unternehmen, die bereits mit Rexx HR ihre vorbereitende Lohnbuchhaltung via Schnittstelle an ihren DATEV-Steuerberater abwickeln, sind begeistert:
“Wir sind bei Kölle-Zoo begeisterte Anwender der Rexx Suite. Die bidirektionale Schnittstelle zwischen Rexx HR und DATEV bringt uns auf allen Ebenen einen großen Mehrwert: Stammdaten der Mitarbeiter werden führend in Rexx erfasst sowie gepflegt und via Schnittstelle an DATEV übergeben.
Silke Arnold, Teamleitung Personal, Kölle-Zoo Management Services GmbH
Die Mitarbeitenden können beispielsweise im Self-Service-Portal von Rexx ihre Kontoverbindung ändern, dies durchläuft in Rexx HR den Genehmigungsworkflow und nach dem nächsten Schnittstellendurchlauf sind die Daten in DATEV bereits aktualisiert. Andersherum können die Mitarbeiter im SelfServicePortal von Rexx die Gehaltsabrechnungen einsehen, da diese über die Schnittstelle von DATEV übertragen werden.
Auch unsere Führungskräfte und natürlich unser HR-Team profitieren von den Auswertungsmöglichkeiten in Rexx HR zu den Gehaltsdaten, die wir aus DATEV automatisch über die Schnittstelle bekommen. Im Ergebnis haben wir über die Schnittstellen in beiden Systemen die jeweils relevanten Daten des anderen Systems. In der täglichen Arbeit für HR, Führungskräfte und unsere Mitarbeiter ein enormer Gewinn.”
Inke Müller, Personalreferentin, SENATOR INTERNATIONAL Spedition GmbH
“Die Spedition SENATOR INTERNATIONAL nutzt die Rexx Suite in ihrer Personalarbeit. Einen wichtigen Mehrwert erfahren wir durch die automatische Schnittstelle zwischen Rexx HR und DATEV LODAS . Die Erfassung der Stammdaten erfolgt in Rexx und alle Daten werden anschließend automatisch an DATEV gespielt. Nach einer einmaligen Einrichtung funktioniert alles einwandfrei.
Ein Beispiel aus der Praxis: Mitarbeitende ändern Stammdaten wie die eigene Adresse. Nachdem diese Änderung gemäß Genehmigungsworkflow freigegeben ist, wird die Information in DATEV LODAS aktualisiert. Oder umgekehrt: Mitarbeitende können die monatliche Gehaltsabrechnung stets aktuell selbst in Rexx abrufen. Das entlastet Mitarbeitende, Führungskräfte und nicht zuletzt uns als HR-Abteilung.”
Bernd Meyer, Leiter Strategische Kooperationen, DATEV eG
“Seit wenigen Monaten bietet der DATEV Lohnimportdatenservice eine moderne Cloud-API zu den DATEV Lohnabrechnungslösungen. Kunden können somit ihre integrierten Prozesse zwischen HR-System und Lohnabrechnung sicherer und effizienter gestalten.
Ich freue mich, dass Rexx Systems zu den ersten drei DATEV SW-Kooperationspartnern gehört, die den Lohnimportdatenservice umgesetzt haben. Von dieser Integration profitieren nicht nur Rexx Kunden, sondern auch DATEV Steuerberater, die für entsprechende Mandanten die Lohnabrechnung übernehmen.”
Tobias Rieser, Head of Human Resources, Hummel AG
“Der administrative Aufwand, dem wir uns Tag für Tag ausgesetzt sahen, hat sich deutlich reduziert“, so Rieser weiter. „Die automatisierten Abläufe entlasten uns beim Pflegen von Listen und den Mehrfacheingaben in verschiedenen Systemen. Gleiches gilt für die problemlose Implementierung der DATEV Schnittstelle.”
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