Die Einführung einer HR-Software ist keine Einbahnstraße! Was vor einem Jahr gut zu Ihren Anforderungen gepasst hat, deckt plötzlich anstehende Änderungen nicht mehr ab oder hat sich aus anderen Gründen nicht bewährt. Dann gilt es, einen neuen Anbieter und eine effiziente Lösung zu suchen und den Softwarewechsel strategisch anzugehen.
Software wechseln – diese sechs Gründe sprechen dafür
Oft drängt sich die Gewissheit, dass ein Wechsel der HR-Software sinnvoll wäre, nicht sofort auf. Und doch gibt es viele Anzeichen, die eine neue Softwarelösung empfehlen:
- Funktionalität: Die Software deckt nicht alle benötigten Funktionen ab – vielleicht auch, weil sich Ihre Anforderungen verändert haben. Wenn der Softwareanbieter den Funktionsumfang nicht mehr erweitert, ist dies ein weiterer möglicher Grund für den Wechsel.
- Anpassbarkeit: Die Softwarelösung lässt sich nicht ausreichend an Ihre Prozesse anpassen.
- Kundenservice: Der Support ist schlecht erreichbar, unfreundlich oder liefert Lösungen erst viel zu spät.
- Zuverlässigkeit: Es kommt häufig zu Störungen, Fehlern oder Problemen mit der Verfügbarkeit.
- Systemaufbau: Mehrere Insellösungen stellen sich im Alltag doch als unpraktisch heraus – eine ganzheitliche HR-Software muss her.
- Bedienung: Die Benutzeroberfläche ist zu komplex. Neue Mitarbeiter brauchen viel Zeit, um sich einzuarbeiten.
Viele Unternehmer scheuen den Wechsel, gerade wenn die Softwareeinführung vielleicht noch gar nicht so lange zurückliegt. Bedenken Sie aber: Der Wechsel der HR-Software kostet sie zwar Zeit, Geld und mit Sicherheit auch Nerven. Aber nur aus Bequemlichkeit mit einer zeitraubenden oder unkomfortablen Lösung zu leben, ist auf Dauer weder konsequent noch wirtschaftlich.
Sechs Schritte: So gehen Sie beim Softwarewechsel vor
Sobald Sie sich dazu entschieden haben, den Anbieter zu wechseln, sollten Sie auf eine strukturierte Vorgehensweise achten. So realisieren Sie einen nahtlosen Übergang ohne allzu große Reibungsverluste. Die folgenden sechs Schritte stellen sicher, dass Sie schon bald mit der für Ihr Unternehmen ideal geeigneten Lösung arbeiten.
Schritt 1: Ihre Ziele – was soll sich ändern?
Im ersten Schritt setzen Sie die Ziele, die Sie durch den Wechsel der Software erreichen wollen. Dabei berücksichtigen Sie nicht nur, was Sie aktuell erreichen möchten, sondern wagen auch einen Ausblick auf die Anforderungen, die in den kommenden fünf Jahren auf die Lösung zukommen könnten, etwa durch die Optimierung weiterer HR-Prozesse.
Die Zieldefinition funktioniert am besten ausgehend von den bisherigen Problemen. Haben Sie beispielsweise bisher viel Zeit durch den Wechsel zwischen mehreren Insellösungen verloren, könnte eines Ihrer Ziele lauten, eine ganzheitliche Lösung für die wichtigsten HR-Prozesse zu finden.
Schritt 2: Wählen Sie einen neuen Anbieter.
Leiten Sie aus Ihren definierten Zielen die gewünschten Anforderungen ab. Ist Ihr Ziel etwa, den Schulungsaufwand für neue Mitarbeiter zu verringern, ist die Anforderung für die neue Software, dass eine hohe Benutzerfreundlichkeit vorliegt. So entsteht ein Anforderungskatalog, den Sie mit den Funktionen der zur Verfügung stehenden Softwarelösungen abgleichen können. Wichtige Kriterien für Ihren Vergleich sind:
- Unterstützung bei der Datenmigration
- Case Studies und Referenzen anderer Unternehmen derselben Branche
- Dauer bis zum Go-Live der neuen Software
- Häufigkeit von Aktualisierungen und Weiterentwicklungen der Software
- Umfang des Schulungsangebots
- Funktionsumfang
- Erfüllung rechtlicher Vorgaben (z. B. DSGVO-Richtlinien)
- Datensicherheit
- Servicequalität
- Kosten der Lösung
Wählen Sie wenige Anbieter und prüfen Sie diese auf Herz und Nieren, statt viele Lösungen aus Zeitmangel nur oberflächlich zu vergleichen.
Schritt 3: Planen Sie die Umsetzung des Softwarewechsels.
Um eine effiziente Abarbeitung des Projekts sicherzustellen, sollten Sie die nun folgenden Schritte zeitlich realistisch durchplanen und die erforderlichen Ressourcen rechtzeitig blocken. Diesen Zeitplan stimmen Sie nicht nur intern ab, sondern auch mit Softwareanbieter. Wichtige Meilensteine sind etwa die Datenmigration oder die Konfiguration der Software.
Schritt 4: Konfigurieren Sie die neue Software und migrieren Sie die Daten.
Nun gilt es, die gewählte Software so zu konfigurieren, dass sie Ihre Prozesse individuell abbildet und die gewünschten Ziele erreichen kann. Dabei werden etwa Ihre Organisationseinheiten angelegt, Daten der Mitarbeiter, Abwesenheiten, Rollen und Zugriffsrechte und vieles mehr importiert und die Funktionen sowie Genehmigungsprozesse korrekt hinterlegt. Die Datenmigration ist bei einem Wechsel der HR-Software eine der größten Herausforderungen. Gute Absprachen mit dem Anbieter im Vorfeld sind deshalb Gold wert:
- Welche Daten sollen überführt werden?
- Liegen diese vollständig und korrekt vor?
- Welche Exportformate sind möglich?
- Welche Arten von Daten werden gemeinsam oder getrennt voneinander importiert?
Idealerweise gibt es ein Datenformat, das sowohl bei der alten Software als Exportformat als auch beim neuen Anbieter für den Import geeignet ist. Lässt sich keine Übereinstimmung der Formate erzielen, müssen die Daten manuell eingepflegt werden. Dies zieht allerdings einen deutlich erhöhten Aufwand nach sich.
Tipp: Lassen Sie sich im Vorfeld von Ihrem Softwareanbieter über den Implementierungsprozess aufklären und prüfen Sie, wie viel Unterstützung Sie vom Support bei der Datenmigration und Konfiguration des Systems erwarten dürfen.
Schritt 5: Rollout der Software: Spagat zwischen Einarbeitung und Alltag
Sobald die Software für den Go-Live bereit ist, wird es Zeit für die Schulung der Mitarbeiter. Neben dem eigentlichen Alltag, den sie „ganz nebenbei“ mit bewältigen müssen, müssen sie sich nun in die neue Software einarbeiten. Kompakte Trainings des Anbieters, die zeitlich sinnvoll getaktet werden, sind hier äußerst hilfreich. Idealerweise sollte dieser zudem Schulungsmaterial zur Verfügung stellen, in dem die Mitarbeiter bei Unklarheiten oder Fragen jederzeit nachlesen können. Ein fester Ansprechpartner, der in der ersten Zeit Fragen beantworten kann, sichert einen reibungslosen Wechsel der HR-Software.
Schritt 6: Justieren Sie nach!
Der Go-Live war erfolgreich, der Alltag ist wieder eingekehrt – jetzt wird es Zeit, den Softwarewechsel Revue passieren zu lassen. Konnten alle Prozesse wie gewünscht abgebildet werden? Gibt es unnötige Medienbrüche in der Zusammenarbeit (etwa durch nicht korrekt umgesetzte Genehmigungsprozesse? Laufen einige Funktionen noch nicht reibungslos? In der Phase der Evaluierung sollten Sie reflektieren, welche Abläufe vom Soll abweichen, und diese mithilfe des Softwareanbieters noch einmal optimieren.
Mit diesen sechs Schritten sind Sie für den Wechsel Ihrer HR-Software perfekt gerüstet. Auch wenn der Zeitaufwand Sie im ersten Moment abschreckt – es lohnt sich, die eingesetzten Softwarelösungen immer wieder auf den Prüfstand zu stellen und so die eigenen HR-Prozesse noch effizienter gestalten, ob Compensation & Benefits, Recruiting oder Talentmanagement.
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