Nahtlose digitale Signaturen – für effizientere, sicherere und umweltfreundlichere Geschäftsabläufe.
Nahtlose digitale Signaturen – für effizientere, sicherere und umweltfreundlichere Geschäftsabläufe.
Digitale Signatur
In der digitalen Ära ist Effizienz entscheidend. Verabschieden Sie sich von Papierkram und Medienbrüchen. Mit Rexx Systems signieren Sie HR Dokumente und Verträge rechtssicher und digital – voll integriert in Ihre HR-Software. Mit unserer digitalen Signaturfunktion setzen wir neue Maßstäbe in der Digitalisierung von Geschäftsprozessen.
Signatur Vielseitigkeit für jeden Bedarf
Von Arbeitsverträgen im Recruiting bis hin zu täglichen Workflows, Mitarbeitergesprächen und formellen Schreiben: die digitale Signatur von Rexx Systems ist flexibel einsetzbar. Genießen Sie die Einfachheit und Sicherheit unserer Lösung, die vollständig in die Rexx Suite integriert ist. Beschleunigen Sie Ihre Vertragsabschlüsse und bieten Sie neuen Talenten ein reibungsloses Onboarding-Erlebnis.
Drei Signatur-Level: Maximale Flexibilität für Ihr HR
Nicht jedes Dokument erfordert das gleiche Maß an rechtlicher Bindung. eIDAS-konform und sicher; das sind die Signaturarten von Rexx Systems im Überblick:
- Einfache elektronische Signatur (EES): Ideal für alltägliche Prozesse mit geringem Risiko. Sie bietet Systemlogs und Zustimmungsprotokolle, kommt aber ohne Identitätsprüfung aus.
- Fortgeschrittene elektronische Signatur (FES) – Die Rexx Signatur: Unser Standard für die meisten HR-Prozesse. Sie ist eindeutig einer Person zugeordnet und liefert durch Zeitstempel und einen Audit-Trail einen starken Integritätsnachweis (Beweis, dass das Dokument nicht nachträglich verändert wurde).
- Qualifizierte elektronische Signatur (QES) via Skribble-Integration: Die höchste Sicherheitsstufe. Dank Identitätsprüfung (z. B. Video-Ident oder eID) ist sie der handschriftlichen Unterschrift gesetzlich zu 100 % gleichgestellt. Zwingend erforderlich, wenn das Gesetz die Schriftform vorschreibt.
Die 4-Schritte-Entscheidungslogik für HR-Profis
Nicht nur fragen, ob digital unterschrieben werden darf, sondern prüfen, welche Form das konkrete Dokument rechtlich verlangt. Nutzen Sie diesen simplen Entscheidungsbaum:
Verlangt das Gesetz zwingend die Schriftform (§ 126 BGB)?
Ja → QES oder Papier erforderlich.
Liegt “nur” Textform vor (§ 126b BGB)?
Ja → EES oder FES ausreichend.
Wie hoch ist das rechtliche Risiko des Dokuments?
Je sensibler der Inhalt, desto eher sollten Sie die FES (Rexx Signatur) statt der EES nutzen.
Muss die Identität und Unveränderbarkeit belastbar bewiesen werden?
Ja → FES (Audit Trail) oder QES.
Praxis-Guide: Welche Signatur für welches Dokument?
Mit der integrierten Rexx Signatur (FES) decken Sie den Großteil Ihres HR-Alltags ab. Für strengere Vorgaben aktivieren Sie einfach unsere Skribble-Integration (QES).
Dokumententyp im HR | Gesetzliche Anforderung | Die Lösung in Rexx Systems |
|---|---|---|
Urlaubsanträge, interne Freigaben, Arbeitsanweisungen, Empfangs- & Richtlinienbestätigungen | Keine Formvorschrift | EES (Rexx Signatur) |
Unbefristete Arbeitsverträge, DSGVO-Infos, Bonusregelungen, Änderungsvereinbarungen, Zielvereinbarungen | Textform (§ 126b BGB) | FES (Rexx Signatur) |
Befristete Arbeitsverträge, Arbeitnehmerüberlassung (AÜG) | Schriftform (§ 126 BGB) | QES (Skribble Integration) |
Kündigungen, Aufhebungsverträge | Strenge Schriftform (§ 623 BGB) | Nasses Papier (Klassische Unterschrift zwingend) |
Effizienz durch digitale Signatur-Workflows
Entdecken Sie die Macht eines effizienten Dokumenten-Workflows. Bearbeiten, signieren und verwalten Sie Dokumente digital in einem einzigen, nahtlosen Prozess. Ermöglichen Sie es Mitarbeitern, Formschreiben und Arbeitsverträge direkt im System zu signieren, und bewahren Sie alles sicher und zugänglich in der digitalen Akte auf.
Voraussetzungen und Partner für die digitale Signatur
Kostenfreie Signaturprüfung & erweiterte Validierung
Mit den neuesten Updates können alle Signaturen kostenfrei über eine öffentliche Rexx Schnittstelle per Hash-Prüfung überprüft werden. Bei Aktivierung der Signaturvariante über die kostenfreie Schnittstelle zu GlobalTrust können Signaturen im Adobe Reader validiert werden.
Grenzenlos rechtssicher mit Skribble (QES)
Durch unsere Partnerschaft mit dem E-Signatur-Experten Skribble integrieren Sie die Qualifizierte elektronische Signatur nahtlos. Volle Konformität mit der eIDAS-Verordnung (EU) und dem ZertES (Schweiz) ist garantiert.
Nutzen Sie etablierte Identity Provider wie eID und Video-Ident in Deutschland, ID Austria in Österreich oder SwissID und Mobile ID in der Schweiz.
Einbindung über DocuSign
Selbstverständlich können Sie auch Ihren bestehenden Unternehmens-Account von DocuSign für die Nutzung im Rexx Enterprise Recruitment einbinden. Hierfür schalten wir DocuSign in Ihrer Rexx-Installation frei.
Anna's Transformation mit der digitalen Signatur
Anna, HR-Managerin, stand vor der Herausforderung, den Unterzeichnungsprozess für neue Arbeitsverträge zu beschleunigen. Nach der Einführung der digitalen Signaturfunktion erlebte sie folgende Veränderungen:
Vorher
Lange Wartezeiten und umständliche Prozesse mit Papierverträgen.
Nachher
Schnelle, digitale Unterzeichnung, die den Onboarding-Prozess um Tage verkürzte.
Mit Rexx Systems konnte Anna nicht nur den Recruiting-Prozess beschleunigen, sondern auch einen Beitrag zum Umweltschutz leisten. Die digitale Signatur-Lösung erwies sich als ein entscheidender Faktor für den Erfolg ihres Teams und eine Verbesserung des Bewerbererlebnisses.
Alle Vorteile auf einen Blick:
- Effizienzsteigerung: Verkürzen Sie den Zeitraum von der Vertragsvorbereitung bis zur Unterzeichnung signifikant.
- Umweltfreundlich: Reduzieren Sie den Papierverbrauch und tragen Sie zu einem grünen Büro bei.
- Volle Kontrolle und Übersicht: Behalten Sie den Überblick über alle Unterschriftsprozesse und Dokumentenstatusse.
- Höhere Sicherheit: Gewährleisten Sie durch eindeutige Fingerprints und Protokollierung der Unterschriften eine erhöhte Sicherheit.
Nahtlose Integration in Ihren Alltag
Mit Rexx Systems digitalen Signaturen können Sie nicht nur Arbeitsverträge digital signieren, sondern auch eine Vielzahl anderer Dokumente und Prozesse digitalisieren:
- Dokumenten-Workflows: Gestalten Sie jeden Schritt Ihres Dokumentenflusses digital, mit vollständiger Kontrolle und Übersicht über jede Unterschrift.
- Mitarbeitergespräche: Bestätigen Sie die Inhalte von Mitarbeitergesprächen schnell und unkompliziert mit digitalen Signaturen.
- Formschreiben: Integrieren Sie Signaturen nahtlos in Ihre Unternehmenskommunikation.
Das Bewerbungsmanagement Universum
Mit unserer Erfahrung als Anbieter, der sich seit über 25 Jahren mit dem erfolgreichen digitalen Management von Bewerber*innen beschäftigt, haben wir rund um unser Bewerbermanagement Tool ein umfangreiches “Ökosystem” entwickelt, das wir als das “Rexx Universum” bezeichnen.
Den Kern bildet das Rexx Enterprise Recruitment, das von ergänzenden Plattformen und Apps umlagert wird, die wir für Recruiter bereitstellen:
Bewerbermanagement
finest jobs
Talentbringer
Jobbringer
Online Assessment
Onboarding
Team-Feedback
WhatsApp Bewerbung
E-Recruiting
Unternehmens-Jobbörse
Multiposting
CV Parser
Digitale Signatur
Sanktionsliste
Vorstellungsgespräch
Video-Interview
Bereit für die Zukunft
Die digitale Signatur von Rexx Systems ist mehr als nur eine Funktion; sie ist ein Versprechen für Effizienz, Sicherheit und Innovation in Ihrem Unternehmen. Treten Sie in eine Zukunft ein, in der digitale Prozesse nicht nur möglich, sondern auch außerordentlich einfach sind. Mit der nahtlosen Integration von E-Signatur-Lösungen wie Skribble und DocuSign bietet Rexx Systems eine Lösung, die Ihren gesamten Unterzeichnungsworkflow vereinfacht und rechtssicher macht. Konzentrieren Sie sich auf das Wesentliche: Ihr Geschäft voranzutreiben.
Entdecken Sie heute die Möglichkeiten mit Rexx Systems und transformieren Sie Ihre HR-Prozesse.
Entdecken Sie heute die Möglichkeiten mit Rexx Systems und transformieren Sie Ihre Geschäftsprozesse mit digitalen Signaturen.
