Unterschrift am selben Tag
Ihre Mitarbeitenden unterschreiben Verträge und Formulare direkt im Portal. Ohne Ausdruck oder Scan.
Eine Plattform, ein Prozess
Die Signatur ist Bestandteil der Rexx Suite. Export, Import und manuelle Ablage entfallen.
Passende Signatur für jedes Dokument
Welche Signaturklasse für welches Dokument geeignet ist, zeigt Rexx Systems. EES, FES und QES im richtigen Kontext.
Geprüfte Sicherheitsstandards
DSGVO- und eIDAS-konform, ISO 27001-zertifiziert. Signaturen mit kryptografischem Fingerprint und nachvollziehbarer Protokollierung.
Über 3.000 Kunden in über 30 Ländern
vertrauen auf Rexx Systems
Papierverträge kosten Sie Kandidaten, Stunden und Rechtssicherheit.
Ihr Wunschkandidat sagt zu und unterschreibt drei Tage später doch beim Wettbewerber. Weil der Vertrag per PDF kam, der Drucker streikte und niemand nachgefasst hat. Das ist kein Einzelfall. Es ist der Standardprozess in HR-Abteilungen, die noch auf papiergebundene Unterschriften setzen:
Recruiting- und Vakanzkosten
Jede verlorene Besetzung verursacht je nach Rolle erhebliche Recruiting-, Vakanz- und Abstimmungskosten. Ein verlorener Kandidat in der letzten Phase ist vermeidbarer Aufwand.
Gesetzliche Formvorgaben
Jede Kündigung oder jeder Aufhebungsvertrag, der ausschließlich elektronisch unterzeichnet wird, erfüllt die gesetzliche Schriftform nicht. Auch bei anderen Dokumenten muss die passende Signaturklasse zur jeweiligen Formvorgabe passen.
Manueller Verwaltungsaufwand
Jede Stunde, die Ihr HR-Team mit Nachfassen, Ablegen und manueller Statusverfolgung verbringt, fehlt bei der Arbeit, die nur Menschen erledigen können.
Dokumente erstellen, freigeben, unterschreiben und archivieren
Rexx Systems verbindet Erstellung, Freigabe und Unterzeichnung in einer Plattform. Von Arbeitsverträgen über Mitarbeitergespräche bis hin zu Formschreiben. Neue Mitarbeitende unterschreiben ihren Vertrag noch am Tag des Angebots.
Signaturplatzhalter in Vorlagen
Signaturpositionen werden einmalig in Dokumentvorlagen hinterlegt und automatisch befüllt, sodass Ihr Team bei jedem neuen Dokument die richtige Stelle vorfindet. Ohne manuelles Positionieren.
Self-Service-Upload im Portal
Mitarbeitende hinterlegen ihre Unterschrift eigenständig per Bilddatei oder direkt auf einem Touchdisplay, sodass weder ein IT-Ticket noch eine Vorbereitung durch HR nötig ist.
Automatische Signaturerstellung
Liegt keine Unterschrift vor, generiert Rexx Systems eine auf Basis des Namens, sodass der Signaturprozess auch ohne Vorarbeit des Mitarbeitenden zuverlässig anläuft.
Kryptografischer Fingerprint
Jede Signatur wird kryptografisch mit dem Dokument verknüpft und protokolliert, sodass nachträgliche Dokumentänderungen erkennbar sind und jeder Signaturvorgang nachvollziehbar bleibt.
Direkte Ablage in der Personalakte
Unterzeichnete Dokumente werden automatisch in der digitalen Personalakte gespeichert, sodass Ihr Team nie manuell ablegt und jedes Dokument jederzeit in Sekunden abrufbar ist.
HR-Dokumente in Minuten unterzeichnen
Dank digitaler Signaturen gewinnt Ihr HR-Team mehr Zeit für die Entwicklung, Förderung und Bindung Ihrer Mitarbeitenden.
Voraussetzungen und Partner für die digitale Signatur
Kostenfreie Signaturprüfung & erweiterte Validierung
Mit den neuesten Updates können alle Signaturen kostenfrei über eine öffentliche Rexx Schnittstelle per Hash-Prüfung überprüft werden. Bei Aktivierung der Signaturvariante über die kostenfreie Schnittstelle zu GlobalTrust können Signaturen im Adobe Reader validiert werden.
Qualifiziert elektronisch signieren mit Skribble (QES)
Durch unsere Partnerschaft mit dem E-Signatur-Experten Skribble integrieren Sie die qualifizierte elektronische Signatur nahtlos. Die Lösung unterstützt Signaturprozesse nach eIDAS-Verordnung (EU) und ZertES (Schweiz), soweit diese für den jeweiligen Dokumententyp zulässig sind.
Für jeden Markt der passende Identity Provider
Nutzen Sie etablierte Identity Provider wie eID und Video-Ident in Deutschland, ID Austria in Österreich oder SwissID und Mobile ID in der Schweiz.
Einbindung über DocuSign
Selbstverständlich können Sie auch Ihren bestehenden Unternehmens-Account von DocuSign für die Nutzung im Rexx Enterprise Recruitment einbinden. Hierfür schalten wir DocuSign in Ihrer Rexx-Installation frei.
Anbieter für E-Signatur mit Integration in HR-Systeme
Spezialisierte E-Signatur-Programme erfordern einen Systemwechsel – Dokument exportieren, extern signieren, zurückimportieren. In der Rexx Suite entfällt das. Die E-Signatur ist nativ eingebunden in die Dokumentenverwaltung, in Freigabeworkflows und in die digitale Personalakte.
E-Signatur-Anbieter mit sicheren Cloud-Workflows für HR
Rexx Systems betreibt seine Infrastruktur als Cloud-Service made in Germany. Durch den TÜV nach ISO 27001 zertifiziert, auf DSGVO-konforme Prozesse ausgelegt, mit Rechenzentren in Deutschland und der Schweiz.
- ISO 27001: Geprüfte Informationssicherheit, bestätigt durch den TÜV.
- Signaturprüfung: Alle Signaturen kostenfrei über eine öffentliche Schnittstelle verifizierbar.
- DSGVO: Datenverarbeitung nach den Vorgaben der EU-DSGVO.
- Verschlüsselung: Alle Signaturprozesse laufen über gesicherte Verbindungen ab.
Dort signieren, wo HR-Arbeit stattfindet. Ohne Systemwechsel.
Die digitale Signatur in der Rexx Suite deckt jeden Dokumententyp in Ihrem HR-Alltag ab: Arbeitsverträge, Mitarbeitergespräche, Formschreiben und interne Vereinbarungen – alle in einem durchgehenden Workflow und ohne Systemwechsel.
Dokumenten-Workflows
Gestalten Sie jeden Schritt Ihres Dokumentenflusses digital, mit vollständiger Kontrolle und Übersicht über jede Unterschrift.
Mitarbeitergespräche
Bestätigen Sie die Inhalte von Mitarbeitergesprächen schnell und unkompliziert mit digitalen Signaturen.
Formschreiben
Integrieren Sie Signaturen nahtlos in Ihre Unternehmenskommunikation.
Das HR-Universum von Rexx Systems
Unterschriften, die nicht auf sich warten lassen.
Papierverträge, manuelle Ablage und fehlende Übersicht über ausstehende Dokumente sind lösbare Probleme. Rexx Systems hat die E-Signatur dort integriert, wo Ihr HR-Team täglich arbeitet: direkt in der Rexx Suite. Mit über 25 Jahren Erfahrung in der HR-Digitalisierung kennt Rexx Systems viele Anforderungen von Personalabteilungen – vom Mittelstand bis zum Konzern.
Rechtliche Einordnung nach eIDAS und BGB
EES, FES und QES je nach Dokumententyp und Formvorgabe. Eine QES kann die gesetzliche Schriftform ersetzen, sofern die elektronische Form nicht gesetzlich ausgeschlossen ist.
Vollständige HR-Integration
Signaturen, Dokumentenverwaltung und digitale Personalakte in einer Plattform.
Geprüfte Sicherheit
ISO 27001-zertifiziert, DSGVO-orientierte Prozesse, Cloud-Services made in Germany.
Bewährte Partnerschaften
Skribble, DocuSign und GlobalTrust als integrierte Vertrauensdienstleister.
Von der Unterschrift zur Einstellung in einem Bruchteil der Zeit
Ohne Rexx Systems
- Vertrag per E-Mail verschickt, Rücklauf unklar
- 3–5 Tage auf Unterschrift warten
- Manuell in der Personalakte ablegen
- Keine Übersicht über ausstehende Dokumente
- Unsicherheit bei Formvorgaben und Signaturklassen
- Systemwechsel zwischen HR-Software und Signatur-Tool
Mit Rexx Systems
- Signaturanfrage direkt aus der Rexx Suite ausgelöst
- Gleicher Tag möglich
- Automatisch archiviert und sofort abrufbar
- Echtzeit-Status für jede offene Signatur
- Dokumenttypbezogene Einordnung der passenden Signaturklasse
- Alles in der Rexx Suite
HR-Dokumente in Minuten unterzeichnen
Dank digitaler Signaturen gewinnt Ihr HR-Team mehr Zeit für die Entwicklung, Förderung und Bindung Ihrer Mitarbeitenden.
Digitale Signatur Software – Häufige Fragen & Antworten
Welche drei Signatur-Level gibt es und wann ist welcher für HR relevant?
Die eIDAS-Verordnung unterscheidet drei Klassen der elektronischen Signatur:
- EES für interne Dokumente ohne gesetzliche Formvorgabe
- FES für Vereinbarungen mit erhöhter Identitätssicherung und besserer Nachweisbarkeit
- QES als digitale Alternative zur handschriftlichen Unterschrift, soweit die elektronische Form gesetzlich zulässig ist.
Reisekostenabrechnungen können über EES laufen, Homeoffice-Vereinbarungen je nach Risiko über FES und befristete Arbeitsverträge digital über QES oder klassisch auf Papier.
Welche Signatur ist für welches HR-Dokument geeignet?
Unterschriften digital zu erfassen setzt voraus, dass die richtige Signaturklasse gewählt und die jeweilige Formvorgabe geprüft wird. Befristete Arbeitsverträge können digital mit QES oder klassisch auf Papier abgeschlossen werden. Kündigungen und Aufhebungsverträge erfordern nach § 623 BGB die klassische Schriftform, die elektronische Form ist ausgeschlossen. Unbefristete Arbeitsverträge, Abmahnungen, Protokolle und interne Formulare sind je nach Risiko und Nachweisbedarf mit EES oder FES abbildbar.
Wie entscheiden HR-Teams über die richtige Signaturklasse?
- Liegt ein gesetzliches Schriftformerfordernis vor, prüfen Sie, ob elektronische Form zulässig ist.
- Ist elektronische Form zulässig, kommt für Schriftformfälle die QES in Betracht.
- Bei vertraglicher Bindung ohne Schriftformpflicht empfiehlt sich häufig die FES.
- Für interne Bestätigungen ohne hohe Rechtswirkung kann die EES ausreichen.
Was ist der Unterschied zwischen eIDAS und dem deutschen Vertrauensdienstegesetz?
eIDAS regelt elektronische Signaturen und Vertrauensdienste EU-weit. Das deutsche Vertrauensdienstegesetz ergänzt die Durchführung der eIDAS-Vorgaben in Deutschland und regelt unter anderem Aufsicht, Mitwirkungspflichten und nationale Zuständigkeiten. Qualifizierte Vertrauensdiensteanbieter sind über nationale und europäische Vertrauenslisten prüfbar.
Kann eine digitale Signatur vor Gericht angefochten werden?
Auch elektronisch signierte Erklärungen können Gegenstand eines Rechtsstreits sein. Eine QES hat nach eIDAS die gleiche Rechtswirkung wie eine handschriftliche Unterschrift und kann nach § 126a BGB die gesetzliche Schriftform ersetzen, sofern die elektronische Form nicht ausgeschlossen ist. EES und FES erfüllen kein gesetzliches Schriftformerfordernis, können aber zusammen mit Protokollierung und Integritätsnachweisen als Beweismittel herangezogen werden.
Welche Schnittstellen für digitale Unterschriften und welches Signatur Programm nutzt Rexx Systems?
Rexx Systems unterstützt Signaturprozesse direkt in der Rexx Suite und bindet für erweiterte Anforderungen Partner wie Skribble, DocuSign und GlobalTrust ein. Als Signaturprogramm, das nativ in die HR-Plattform eingebunden ist, reduziert Rexx Systems Export, externe Signaturschritte und Reimport deutlich.
Ist eine elektronische Signatur Software DSGVO-konform, wenn sie in der Cloud betrieben wird?
Das hängt vom Hosting-Standort, der Zertifizierung, den technischen und organisatorischen Maßnahmen sowie der konkreten Verarbeitung ab. Rexx Systems ist nach ISO 27001 durch den TÜV zertifiziert und betreibt seine Lösungen in Rechenzentren in Deutschland und der Schweiz. Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt nach den Vorgaben der EU-DSGVO und ergänzend anwendbarem nationalem Datenschutzrecht.