HR-Softwares im Vergleich

Die Auswahl an HR-Software-Anbietern ist groß, doch nicht jedes System passt zu jeder Organisation. Ein klarer Vergleich zeigt, welche Anbieter wirklich in Funktion, Preis und Anpassbarkeit überzeugen. Dieser HR-Software-Vergleich von 7 Anbietern liefert die Fakten, die Sie brauchen.

Worauf sollten Sie beim HR-Software-Vergleich achten?

Die Entscheidung für eine HR-Software fällt selten spontan. Wenn Sie sich Zeit nehmen, um den richtigen Anbieter auszuwählen, sparen Sie langfristig Zeit, senken Verwaltungsaufwand und schaffen Transparenz in Personalprozessen. Damit Sie Systeme objektiv vergleichen können, sollten Sie auf die folgenden Punkte achten.

Passende Module für Ihre Prozesse

Prüfen Sie zuerst, welche HR-Aufgaben Ihre Software abbilden soll. Recruiting, Zeiterfassung oder Lohnvorbereitung erfordern unterschiedliche Funktionspakete. Viele Systeme bieten modulare Strukturen, sodass Sie genau die Bereiche aktivieren können, die Ihr Team benötigt.

Bereitstellungsmodell und Datenhoheit

Cloud-only-Anbieter ermöglichen einen schnellen Start, sind aber an die Server des Herstellers gebunden. Manche HR-Software-Anbieter erlauben zusätzlich den Betrieb auf eigenen Servern. Das ist dann relevant, wenn interne IT- oder Datenschutzvorgaben eingehalten werden müssen.

Schnittstellen zu bestehenden Systemen

Eine HR-Software sollte sich problemlos mit Ihrer bestehenden IT verbinden lassen. Achten Sie auf Integrationen zu DATEV, Microsoft 365 oder ERP-Systemen. Offene APIs ermöglichen den automatisierten Datenaustausch zwischen Tools und verhindern doppelte Pflege.

Datenschutz und Hosting

Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfordert höchste Sicherheit. Anbieter mit Hosting in Deutschland erleichtern eine DSGVO-konforme Datenverarbeitung, garantieren sie jedoch nicht automatisch. Prüfen Sie Zertifizierungen wie ISO 27001 und klären Sie, wer Zugriff auf die Daten hat.

Bedienbarkeit und Support

Eine übersichtliche Oberfläche und intuitives Design bestimmen, inwieweit Mitarbeitende das System im Alltag nutzen. Testen Sie Demoversionen und achten Sie auf deutschsprachigen Support. Einige HR-Software-Anbieter bieten auch persönliche Ansprechpartner statt Ticketsysteme.

Was macht eine gute HR-Software aus?

Eine gute HR-Software erkennen Sie daran, wie gut sie den Arbeitsalltag unterstützt. Sie bringt Struktur in wiederkehrende Abläufe, spart Zeit bei der Verwaltung und schafft Transparenz für Mitarbeitende und Führungskräfte. Wichtig ist, dass Technik und Praxis reibungslos zusammenspielen.

Klarheit in HR-Prozessen

Ein starkes System bildet Personalprozesse nachvollziehbar ab. So bleibt der Überblick auch bei vielen parallelen Vorgängen erhalten.

• Übersichtliche Workflows sorgen dafür, dass Aufgaben wie Onboarding, Zielvereinbarungen oder Freigaben ohne Verzögerung laufen.
• Automatisierte Benachrichtigungen verhindern, dass Schritte vergessen werden.
• Rollen- und Rechtekonzepte stellen sicher, dass nur autorisierte Personen sensible Daten sehen oder bearbeiten.

Datenqualität und Nachvollziehbarkeit

Verlässliche Personaldaten sind die Grundlage jeder HR-Strategie. Mit ihnen lassen sich Berichte, Analysen und Kennzahlen jederzeit abrufen, ohne auf externe Tabellen auszuweichen.

• Alle Informationen sollten übersichtlich in einer digitalen Personalakte liegen.
• Änderungen werden automatisch dokumentiert, damit Prozesse prüfbar bleiben.
• Eine integrierte Suchfunktion spart Zeit bei Audits und Nachweisen.

Anpassbarkeit an Unternehmensstrukturen

Eine gute HR-Software passt sich an bestehende Abläufe an, nicht umgekehrt. So wird sie zur direkten Informationsquelle, statt zu einem zusätzlichen Verwaltungstool.

• Strukturen wie Standorte, Teams oder Hierarchien sollten flexibel abbildbar sein.
• Arbeitszeitmodelle, Genehmigungswege oder Dokumentenvorlagen sollten konfigurierbar sein.
• Schnittstellen zu Lohnabrechnung, Zeiterfassung oder ERP-Systemen ermöglichen den Austausch ohne Medienbruch.

Nutzerfreundlichkeit und Akzeptanz

Software entfaltet ihren Nutzen nur, wenn sie gern verwendet wird. Ein System, das intuitiv funktioniert, beschleunigt die Einführung und steigert die Akzeptanz im Team.

• Eine einfache Benutzeroberfläche reduziert Schulungsaufwand.
• Mitarbeitende greifen über Web oder App auf ihre Daten zu.
• Führungskräfte erhalten Dashboards mit relevanten Kennzahlen.

Sicherheit und Verlässlichkeit

Personaldaten gehören zu den sensibelsten Informationen eines Unternehmens. Datenschutz sollte ein wichtiger Bestandteil des Systemdesigns sein.

• Hosting auf europäischen Servern unterstützt eine rechtskonforme Speicherung, ersetzt aber keine technischen und organisatorischen Datenschutzmaßnahmen.
• Regelmäßige Updates und Verschlüsselung schützen vor Datenverlust.
• Zertifizierungen wie ISO 27001 schaffen Vertrauen bei internen Prüfern.

Kurz & knapp – worauf sollten Sie achten? 

• Kernfunktionen wie Recruiting, Zeit, Payroll und Onboarding abgedeckt
• Klare Preisstruktur pro Nutzer und Modul
• Schnittstellen zu DATEV, Microsoft 365 und ERP-Systemen
• DSGVO-konformes Hosting
• Intuitive Bedienung und schneller Einstieg
• Verlässlicher Support
• Skalierbar bei wachsender Mitarbeitendenzahl
• Aussagekräftige Reports und Dashboards

7 HR-Softwares im Vergleich

#1 Rexx Systems

Deutscher Anbieter mit Fokus auf integrierte HR-Prozesse. Rexx Systems kann wahlweise in der Cloud oder lokal betrieben werden, was bei strengen IT- und Datenschutzvorgaben Vorteile bietet.

Rexx Systems Stärken

• Modularer Aufbau mit frei kombinierbaren Funktionen
• Integration in bestehende Systeme, u. a. DATEV, SAP, Microsoft 365
• DSGVO-konformes Hosting in deutschen Rechenzentren
• Tiefe Abbildung von HR-Prozessen von Recruiting bis Talentmanagement

Funktionen (Auswahl)

• Bewerbermanagement mit CV-Parsing
• Zeiterfassung per App
• Digitale Personalakte
• 360°-Feedback
• Zielvereinbarungen
• Onboarding-Workflows
• Self-Service-Portale

Rexx Systems Preise

Rexx bietet ein modular aufgebautes Preismodell mit 30-Tage-Testversion:

#2 Personio

Cloudbasierte HR-Software aus München mit breiter Verbreitung im deutschsprachigen Raum.

Personio Stärken

• Einheitliche Benutzeroberfläche für HR, Führungskräfte und Mitarbeitende
• Schnittstellen zu DATEV und weiteren Payroll-Partnern
• EU-Hosting mit DSGVO-konformer Datenverarbeitung
• Übersichtliche Nutzerverwaltung und Self-Service

Funktionen (Auswahl)

• Personalakten
• Abwesenheitsmanagement
• Zeiterfassung
• Bewerbermanagement mit Karriereseite
• Onboarding-Checklisten
• Digitale Signaturen
• Vorbereitende Lohnabrechnung

Personio Preise

Personio stellt mehrere Tarife bereit, die sich nach Unternehmensgröße und Funktionsumfang richten. Eine persönliche Demo ist auf Anfrage buchbar.

• Core: ab ca. 2,88 € pro Nutzer/Monat
• Core Pro: ab ca. 4,43 € pro Nutzer/Monat

#3 Factorial

Spanischer Cloud-Anbieter für Personalmanagement mit Fokus auf einfache Bedienung und Automatisierung.

Factorial Stärken

• Intuitive Oberfläche
• Zeiterfassung mit Schichtplanung
• Erweiterbare Module für Recruiting, Feedback und Performance
• Digitale Signaturen und Dokumentenmanagement
• Tools zur Unterstützung datenschutzkonformer Prozesse nach DSGVO

Funktionen (Auswahl)

• Abwesenheitsverwaltung
• Projektzeiterfassung
• Onboarding
• Performance-Bewertungen
• Datenverwaltung der Mitarbeitenden

Factorial Preise

Factorial bietet eine monatliche Abrechnung pro Nutzer.

• Business-Plan: ab rund 8 € pro Nutzer/Monat, inklusive Zeiterfassung, Abwesenheiten und Dokumentenverwaltung.
• Enterprise-Plan: individuelle Preisgestaltung nach Funktionsumfang.

Optionale Module wie Recruiting oder Leistungsmanagement können zusätzlich gebucht werden. Ein kostenloser Testzugang ist verfügbar.

#4 HRlab

Deutsches System mit modularer Struktur und Fokus auf Datenschutz und persönlichen Support.

HRlab Stärken

• Serverstandort Deutschland mit ISO-zertifizierter Sicherheit
• Datenspeicherung in Deutschland nach Maßgaben der DSGVO
• Direkter Kundensupport durch feste Ansprechpartner
• Modulare Erweiterbarkeit bei klarer Preisstruktur und übersichtlicher Oberfläche

Funktionen (Auswahl)

Digitale Personalakte, Zeiterfassung, Abwesenheitsmanagement, Onboarding-Checklisten, Reporting und API-Schnittstellen.

HRlab Preise

HRlab bietet ein Modell und verschiedene Add-ons bei monatlicher oder jährlicher Abrechnung an. Support, Wartung und Monitoring sind im Preis enthalten. Eine 14-tägige Testphase mit allen Funktionen ist verfügbar.

• Core: 5,00 € pro Nutzer/Monat (bei jährlicher Abrechnung), Mindestabnahme von 20 Nutzern.
• Add-ons: Time & Absence 2,00 €, Talent Management 2,00 €, Recruitment 1,00 € je Nutzer/Monat.

#5 HRworks

Etablierter deutscher Anbieter für Personalverwaltung und Reisekostenabrechnung.

HRworks Stärken

• Zeiterfassung mit Regelwerken für Pausen und Zuschläge
• Integration von Reisekosten- und Spesenabrechnung
• Hosting auf deutschen Servern mit zertifizierten Rechenzentren, ausgerichtet auf DSGVO-konforme Verarbeitung
• DATEV-Anbindung und Self-Service

Funktionen (Auswahl)

• Personalakte
• Zeiterfassung
• Abwesenheitsmanagement
• Bewerbermanagement (optional)
• Reisekostenabrechnung
• Vorbereitende Lohnbuchhaltung

HRworks Preise

HRworks berechnet die Nutzung pro Anwender und erhebt zusätzlich eine Grundgebühr. Die Abrechnung ist monatlich und ohne Mindestlaufzeit möglich.

• Preis pro Nutzer: 12,90 € im Monat
• Grundgebühr: 60 € bis 300 €, abhängig von der Nutzerzahl
• Einrichtung: einmalig ab 1.550 € (inkl. Beratung und Schulung)
• Mindestlaufzeit: keine

#6 Kenjo

Cloud-Plattform mit Fokus auf Verwaltung, Zeitwirtschaft und Performance-Management.

Kenjo Stärken

• Breiter Funktionsumfang im Basispaket
• Integration über API und Payroll-Export
• Kiosk-App für stationäre Zeiterfassung
• Hosting und Datenverarbeitung nach DSGVO-Vorgaben
• Transparente Preisstruktur

Funktionen (Auswahl)

• Übersichtliche Mitarbeitendendaten
• Zeiterfassung
• Schichtplanung
• 360°-Feedback
• Zielvereinbarungen
• Workflows für On- und Offboarding

Kenjo Preise

Kenjo bietet drei Preisstufen, die sich nach Funktionsumfang und Integrationen richten. Die Abrechnung erfolgt monatlich, bei Jahreszahlung gibt es 10 % Rabatt. Eine kostenlose Testphase ist möglich.

• Starter: 5,40 € pro Nutzer/Monat – Personalverwaltung, Zeiterfassung, Schichtplanung, Dokumentenmanagement, Reporting
• Growth: 9 € pro Nutzer/Monat – inkl. E-Signatur, Onboarding, BI-Reports, Automationen, Multi Office, erweiterte Workflows
• Connect: Preis auf Anfrage – für angepasste Integrationen und Setups
• Add-ons: Recruiting 249 €, Recruitment PLUS 399 € (jeweils bei monatlicher Abrechnung), Umsetzung der DATEV-Integration (einmalig)

#7 HeavenHR

Deutscher Anbieter mit Fokus auf HR-Automatisierung für kleine und mittlere Unternehmen.

HeavenHR Stärken

• Kombination aus Personalverwaltung, Recruiting und Lohnabrechnung
• Vertragsmanagement mit digitaler Signatur
• Hoher Fokus auf Datenschutz und Verarbeitung nach DSGVO-Standards
• Automatisierte Arbeitsabläufe, Self-Service und Integration mit Lohnexport und Zeiterfassungssystemen

Funktionen (Auswahl)

• Mitarbeitendenverwaltung
• Zeiterfassung
• Bewerbermanagement
• Onboarding
• Payroll-Export
• Dokumentenmanagement

HeavenHR Preise

HeavenHR bietet modulare Tarife, die sich nach Mitarbeitendenzahl und Funktionsumfang richten. Die Abrechnung erfolgt monatlich. Eine 14-tägige kostenlose Testphase ist möglich.

• HR Admin: 5,50 € pro Mitarbeitenden/Monat, mind. 99 € monatlich
• Lohnabrechnung: 12,50 € pro Mitarbeitenden/Monat
• Kommunikationsdienst: 99 € pro Monat
• Kombinierbar: Module können einzeln oder gemeinsam genutzt werden

So finden Sie Ihre HR-Software

Neben den klar vergleichbaren Punkten sollten Sie immer auch etwas weiterdenken. Eine HR-Software begleitet Ihr Team oft über viele Jahre. Um die passende Option zu finden, lohnt sich der Blick auf folgende Aspekte:

Weitere Tipps: 

• Testen Sie die ausgewählten HR-Systeme mit realen Prozessen und prüfen Sie, inwiefern Workflows, Reports und Schnittstellen im Alltag funktionieren.
• Planen Sie Budget für Start, Betrieb und spätere Module.
• Testen Sie mit realen Datensätzen in einer Demo, binden Sie HR, Fachbereiche und IT ein.
• Bewerten Sie nach Kriterienkatalog, nicht nur nach Preis.

Ist Rexx Systems die passende HR-Software für Sie?

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HR-Software-Vergleich – Häufige Fragen und Antworten