Lohnabrechnung vs. Gehaltsabrechnung

Gehaltsabrechnung, Lohnabrechnung, Entgeltabrechnung – drei Begriffe, die dasselbe meinen, sich aber doch im Detail unterscheiden. In allen drei Fällen geht es jedoch darum, das korrekte Entgelt der Mitarbeiter zu ermitteln, das ausgezahlt werden soll.

Lohn, Gehalt, Entgelt: Wo liegt der Unterschied?

Der Unterschied zwischen den verschiedenen Abrechnungsarten liegt in der Art, wie der Lohn ermittelt wird:

• Lohn: Der Monatslohn beruht auf einer bestimmten Berechnungsgrundlage, etwa der Arbeitsstunden. Da diese nicht in jedem Monat identisch ist, variiert die Entlohnung monatlich (z. B. tatsächlich gearbeitete Stunden multipliziert mit dem vereinbarten Stundenlohn).
• Gehalt: Bei einem Gehalt handelt es sich um einen festen, vereinbarten Betrag, der unabhängig von der tatsächlich geleisteten Arbeitszeit in identischer Höhe gezahlt wird.

Früher wurden Gehälter fast nur im Angestelltenbereich bezahlt, während Löhne überwiegend im gewerblich-technischen Bereich üblich waren. Heute hat sich dies in vielen Branchen angeglichen, weshalb man häufig nur noch vom „Entgelt“ spricht. Als Oberbegriff umfasst der Begriff des Entgelts Löhne und Gehälter in ihrer Gesamtheit.

Wie unterscheiden sich Lohnabrechnung und Gehaltsabrechnung?

Der Aufbau und die Bestandteile einer Entgeltabrechnung sind größtenteils identisch. Lohn- und Gehaltsabrechnung unterscheiden sich lediglich durch die Art, wie das Bruttomonatsentgelt ermittelt wird. Die Höhe des Monatsgehalts ergibt sich aus dem im Arbeitsvertrag vereinbarten Entgelt. Bei der Ermittlung des Monatslohns kommen verschiedene Berechnungsgrundlagen infrage, beispielsweise:

• tatsächlich gearbeitete Arbeitsstunden x vereinbarter Stundenlohn
• vereinbarter Stücklohn x produzierte Stückzahl
• vereinbartes Festgehalt + Qualitäts-, Mengen- oder Terminprämie

Auf dem Lohnzettel ist der Unterschied nicht mehr wahrnehmbar. Dort wird lediglich das ermittelte Monatsentgelt als Berechnungsgrundlage herangezogen.

Der grundsätzliche Aufbau der Lohn- und Gehaltsabrechnung

Auch wenn die Entgeltabrechnung in jedem Unternehmen optisch anders aussieht, folgt sie inhaltlich stets einem identischen Aufbau:

Kopfdaten

Zu den Kopfdaten gehören allgemeine Daten, die entweder für die Lohnabrechnung erforderlich sind oder rein Informationszwecken dienen. Stets angegeben werden der vollständige Name und die Anschrift von Arbeitnehmer und Arbeitgeber sowie das Geburtsdatum des Mitarbeiters. Auch Details zum Vertrag (z. B. Vertragsbeginn), zu den Steuer- und Sozialversicherungsdaten oder dem Urlaubskonto sind üblich.

Ermittlung des Gesamtbruttos

Um das Gesamtbrutto zu ermitteln, kommen zum vereinbarten Monatsentgelt weitere Bestandteile hinzu:

• Geldwerte Vorteile & Sachbezüge: Verschafft der Arbeitgeber dem Mitarbeiter finanzielle Vorteile, indem er ihm etwa einen Firmenwagen oder vergünstigte Mahlzeiten zur Verfügung stellt, müssen diese zum Brutto addiert werden, damit sie besteuert werden können. Teilweise kommt auch die pauschale Versteuerung seitens des Arbeitgebers in Betracht.
• Vermögenswirksame Leistungen: Bis zu 40 Euro Zuschuss kann der Arbeitgeber zu einem Bank-/Fondssparplan, einem Bausparvertrag oder einer Baufinanzierung beitragen.
• Zuschläge und Zulagen: Zuschläge für Nacht-, Sonn- und Feiertagsarbeit ebenso wie Erschwernis-, Leistungs- oder Funktionszulagen sind teilweise steuer- und sozialversicherungspflichtige Lohnbestandteile.
• Betriebliche Altersvorsorge: Leistet der Arbeitgeber freiwillig einen Betrag zur bAV des Mitarbeiters, muss dieser besteuert werden und ist deshalb auf das Brutto aufzuschlagen.

All diese Lohnbestandteile ergeben gemeinsam mit dem Bruttomonatslohn/-gehalt das Gesamtbrutto.

Ermittlung des Nettoarbeitsentgelts

Das Gesamtbrutto ist die Bemessungsgrundlage für eine Vielzahl von Abzügen:

Steuern

• Lohnsteuer: Anhand der persönlichen elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale (ELStAM) ermittelt der Arbeitgeber die Höhe der Lohnsteuer. Sie bewegt sich zwischen 15 und 45 Prozent vom Gesamtbrutto. Ihre Höhe richtet sich nach der Höhe des Gehalts und der Lohnsteuerklasse (I bis VI). Eingetragene Steuerfreibeträge (z. B. Kinderfreibeträge, außergewöhnliche Belastungen) werden dabei berücksichtigt.
• Solidaritätszuschlag: Der Solidaritätszuschlag beträgt 5,5 Prozent vom ermittelten Lohnsteuerbetrag. Aufgrund sehr hoher Freigrenzen kommt er bei den meisten Arbeitnehmern seit 2021 nicht mehr zur Anwendung.
• Kirchensteuer: Die Kirchensteuer liegt bei 8 Prozent (Bayern, Baden-Württemberg) oder 9 Prozent (alle übrigen Bundesländer) von der ermittelten Lohnsteuer. Wer aus der Kirche ausgetreten ist, zahlt keine Kirchensteuer. Zudem sehen einige Bundesländer Kappungsgrenzen vor.

Der Arbeitgeber behält die Arbeitnehmersteuern vom Lohn ein und führt sie direkt an das Finanzamt ab.

Sozialversicherungsbeiträge (Stand: April 2021)

Auf der Basis des Sozialversicherungsbruttos werden die Beiträge berechnet:

Alle Beiträge zur Sozialversicherung behält der Arbeitgeber ebenfalls ein und führt sie an die Krankenversicherung ab.

Nettoarbeitsentgelt

Das Nettoarbeitsentgelt ermittelt sich nach diesem Schema:

Gesamtbrutto

./. Steuern (Lohn-, Kirchensteuer, Soli)

./. SV-Beiträge (Kranken-, Pflege-, Arbeitslosen- und Rentenversicherung)

= Nettoarbeitsentgelt

Ermittlung des Auszahlungsbetrags

Ausgehend vom Nettoarbeitsentgelt gibt es einige weitere Zu- und Abschläge, die zu berücksichtigen sind, um den Auszahlungsbetrag zu ermitteln:

Abschluss

Unterhalb der eigentlichen Lohn- und Gehaltsabrechnung werden häufig weitere Informationen angegeben, etwa die Kontodaten des Arbeitnehmers sowie eine Jahresübersicht mit den kumulierten Werten, die als Verdienstbescheinigung herangezogen werden kann.

Lohn- und Gehaltsabrechnung an einem Beispiel

Beispiel: Herr Metz arbeitet als Mechaniker und wird auf Basis eines Stundenlohns von 17,80 Euro vergütet. Im vergangenen Monat hat er 164 Stunden gearbeitet. Für die Lohnabrechnung gelten folgende Annahmen:

• Lebensmittelpunkt in Baden-Württemberg
• Geburtsjahr: 1967
• geldwerter Vorteil: 450 Euro/Monat
• Steuerklasse: III
• Zahl der Kinderfreibeträge: 1
• Kirchensteuer: 8 Prozent
• gesetzliche Pflichtversicherung in Kranken-, Pflege-, Arbeitslosen- und Rentenversicherung (1,1 Prozent Zusatzbeitrag in der Krankenversicherung)

Die Bedeutung der Lohn- und Gehaltsabrechnung

Der Arbeitgeber ist gesetzlich dazu verpflichtet, für jeden Mitarbeiter eine Entgeltabrechnung zu erstellen. Sofern die Ergebnisse der Lohnabrechnung von Monat zu Monat gleich bleiben (z. B. beim Gehalt), entfällt diese Verpflichtung. Der Arbeitgeber muss die Gehaltsabrechnungen mindestens sechs Jahre lang aufbewahren, um gegenüber dem Zoll, dem Finanzamt und den Sozialversicherungsträgern die korrekte Abrechnung der Mitarbeiter nachweisen zu können. Die Arbeitnehmer können anhand der ausgehändigten Gehaltsabrechnung nachvollziehen, wie sich der ausgezahlte Betrag zusammensetzt. Sie sind nicht zur Aufbewahrung verpflichtet – empfehlenswert ist es aber dennoch, falls es zu Nachfragen seitens des Finanzamts oder der Sozialversicherungsträger kommt.