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Mitarbeiterbefragung

Mitarbeiterbefragung im HR-Glossar von rexx Systems
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Mitarbeiterbefragung

Was ist eine Mitarbeiterbefragung?

Bei der Mitarbeiterbefragung handelt es sich um eine Art Fragebogen, den Unternehmen nutzen, um mehr über die Meinung und Ansicht ihrer Belegschaft zu bestimmten Themen zu erfahren. Mitarbeiterbefragungen werden für gewöhnlich von Angestellten aus den Bereichen Management und Personalwesen durchgeführt. Die Beantwortung der Fragen findet hierbei meist anonym statt, damit die Angestellten ungehemmt ihre wahre Meinung zu den jeweiligen Themen ausdrücken können.

Die Mitarbeiterbefragung gilt als einer der wichtigsten Bestandteile der Feedback-Medien für Unternehmen. Mit ihr erhalten das Management und die Führungskräfte einen detaillierten Überblick zu verschiedenen Aspekten des Unternehmens wie zum Beispiel der Arbeitskultur und der Zufriedenheit der Angestellten.

Warum sind Mitarbeiterbefragungen so wichtig?

Die Wichtigkeit von Mitarbeiterbefragungen lässt sich sehr leicht anhand einer wissenschaftlichen Studie der Ruhr-Universität Bochum aus dem Jahr 2017 erkennen. Hierbei wurden 200 der größten Unternehmen aus der DACH-Region in Bezug auf Mitarbeiterbefragungen über einen Zeitraum von zehn Jahren untersucht.

Die Studie legt offen, dass bereits im Jahr 2007 64% der befragten Unternehmen regelmäßig Mitarbeiterbefragungen durchgeführt haben. Zehn Jahre später, sprich im Jahr 2017, war diese Zahl auf rund 81% gestiegen. Die Unternehmen gaben hierbei unterschiedliche Gründe für die Mitarbeiterbefragungen an:

  • Förderung der unternehmensinternen Kommunikation
  • Analyse und Optimierung der Unternehmensstrategie
  • Internes und/oder externes Benchmarking

Die Rücklaufquoten lagen bei 71 Prozent. Außerdem waren 85 Prozent der befragten Unternehmen darum bemüht, die Belegschaft in den Folgeprozess der Befragung einzubinden. In der Regel war dies eine Kombination aus Rückmeldung und gemeinsamer Analyse.

Unternehmen führen dementsprechend aus den folgenden Gründen Mitarbeiterbefragungen durch:

  • Feedback für die Geschäftsleitung
  • Leistungsoptimierung
  • Analyse und Kontrolle von relevanten Faktoren wie zum Beispiel der Kundenzufriendenheit
  • Stimmungsbild der eigenen Belegschaft
  • Analyse der Stärken und Schwächen von einzelnen Angestellten und/oder Abteilungen
  • Evaluation, Anpassung und Entwicklung von Maßnahmen und Richtlinien
  • Suche nach möglichen Problemen innerhalb des Unternehmens

Anhand dieser Aufzählung von Beweggründen für regelmäßige Mitarbeiterbefragungen wird schnell klar, dass diese Umfragen für Unternehmen nicht nur als strategisches Personalinstrument, sondern auch als Frühwarnsystem dienen.

Bei Mitarbeiterbefragungen kommen in der Regel nicht nur die Soft Facts wie das Arbeitsklima, die individuelle Arbeitsmoral und die Stimmung in den einzelnen Abteilungen zur Geltung, sondern auch die geschäftlichen und strukturellen Veränderungen des Unternehmens. Mitarbeiterbefragungen liefern dem Management als Informationen zur Unternehmensstruktur sowie zu den organisatorischen und strategischen Aspekten des Unternehmens.

Welche Mitarbeiterbefragungsarten gibt es?

Generell unterscheidet man bei Mitarbeiterbefragungen zwischen fünf unterschiedlichen Typen, die den Führungskräften dabei helfen können, die Beziehung zu ihren Angestellten zu verbessern.

Umfrage zur Zufriedenheit der Belegschaft:

Diese Umfrage, welche in manchen Fällen auch als Mitarbeiter-Moralumfrage bezeichnet wird, wird vom Management und der Personalabteilung genutzt, um Meinungen aus der Belegschaft zu sammeln. Mit den gesammelten Informationen kann man daraufhin das Arbeitsumfeld für den Angestellten verbessern. In der Regel werden bei dieser Art von Umfrage mehrere Aspekte des Unternehmens und des Arbeitslebens thematisiert:

  • Generelle Arbeitszufriedenheit
  • Zufriedenheit bezüglich des Gehalts und anderen Vergünstigungen
  • Bewertung der Betriebsrichtlinien
  • Bewertung des Personalmanagements
  • Argumente für und gegen den Verbleib im Unternehmen

Die Fragen sind hierbei auf Aspekte, die für das Wachstum des Unternehmens von großer Bedeutung sind, ausgelegt. Dazu zählen unter anderem die Organisation der Teams und Abteilungen, die Arbeitsmoral der Angestellten und die vorhandenen Fortbildungsmöglichkeiten. Deshalb sind Umfragen zur Mitarbeiterzufriedenheit in der Regel recht lang (ca. 60 bis 120 Fragen). Die Geschäftsleitung fasst die Antworten der Belegschaft zusammen und analysiert sie, um anschließend passende Verbesserungsmaßnahmen zu entwickeln. Umfragen zur Mitarbeiterzufriedenheit werden häufig verwendet, um herauszufinden, welche Aspekte des Unternehmens die Bindung der Angestellten stärken und welche die Bindung schwächen.

Umfrage zur Firmenkultur:

Die Umfrage zur Organisationskultur bezeichnet man auch als „Culture Alignment Survey“. Diese Umfrage kommt häufig bei großen Veränderungen, wie zum Beispiel Fusionen, Übernahmen und Anpassungen in der Unternehmensstruktur zum Einsatz. Die Umfrage dient dazu, den Bezug der Angestellten zur Kultur des Unternehmens und das damit zusammenhängende Engagement besser zu verstehen. Die folgenden Parameter werden oft mithilfe von Umfragen zur Unternehmenskultur analysiert:

  • Verständnis der Belegschaft für die Mission des Unternehmens
  • Der individuelle Beitrag zur jeweiligen Abteilung
  • Transparenz über die Geschäftsergebnisse
  • Beziehung zu den Führungskräften
  • Mögliche Differenzen bezüglich der Arbeitskultur nach einer Fusion

Diese Art der Umfrage verleiht dem Management einen Überblick zur Beteiligung der Mitarbeitenden an der Kultur und Entwicklung des Unternehmens.

Umfrage zum Engagement der Mitarbeitenden:

Die Art der Mitarbeiterbefragung dient zur Analyse von leistungsrelevanten Faktoren. Eine Umfrage hat immer mindestens ein und meistens sogar mehrere Ziele. Anhand der Befragung kann das Management nachvollziehen, was die Angestellten vom aktuellen Kurs des Unternehmens halten, wie produktiv sie sind und wie überzeugt sie von den Zielen und der Kultur des Unternehmens sind. Die nun folgenden Parameter können mittels Mitarbeiterumfragen analysiert werden:

  • Beziehung zwischen den Mitarbeitenden und den direkten und indirekten Führungskräften
  • Unternehmensweites Beziehungsmanagment
  • Verständnis für die jeweiligen Aufgaben
  • Qualifikation und Produktivität der Mitarbeitenden
  • Gegenbenheiten, die zu einer Steigerung in der Leistung führen

Die Fragen, die im Rahmen der Mitarbeiterbefragung beantwortet werden sollen, liefern oftmals unerwartete Erkenntnisse. Generell ist es empfehlenswert ca. 30 bis 40 Fragen in der Umfrage zu verwenden, sodass das Management garantiert genügend Informationen erhält, um passende Maßnahmen zu entwickeln.

Umfrage zum Geschäftsprozess:

Die Belegschaft ist ein essenzieller Bestandteil jedes Unternehmens. Das Feedback der Angestellten sollte hierbei niemals unterschätzt werden. Besonders Angestellte, die in direktem Kontakt mit Kunden stehen oder in den Bereich Forschung und Entwicklung tätig sind, haben häufig Vorschläge und Ideen, von denen das Unternehmen profitieren kann. Natürlich kann das Unternehmen nicht jeden Wunsch oder Vorschlag aus der Belegschaft umsetzt, doch es lohnt sich definitiv die Angestellten regelmäßig nach ihrer Meinung zu fragen. Sie fühlen sich dadurch wertgeschätzt und verstanden, wodurch langfristig die Arbeitsmoral innerhalb des Unternehmens steigt. Hier sind noch ein paar gute Gründe, warum Unternehmen ihre Angestellten zum Geschäftsprozess befragen sollten:

  • Kritische Probleme werden häufig im Rahmen der Zusammenarbeit zwischen den Mitarbeitende und den Kunden mit den jweiligen Produkten bzw. Dienstleistungen erkannt.
  • Das Management erhält eine neue Perspektive auf relevanten Geschäftsprozesse, wodurch möglicherweise Probleme, die bisher verborgen waren, identifiziert werden können.
  • Die Integration der Belegschaft in den Entscheidungsprozesse des Unternehmens fördert die Loyalität und Arbeitsmoral.

360° Feedback-Umfrage:

Die Meinung der Angestellten ist für jedes Unternehmen von großer Bedeutung. Doch in manchen Fällen lohnt es sich auch abseits der Belegschaft Feedback einzuholen. Dafür gibt es die 360°-Feedback-Umfrage. Hierbei sollten möglichst viele Mitarbeitende aus unterschiedlichen Abteilungen eine Befragung und eine Selbstanalyse durchlaufen. Außerdem werden hierbei auch noch Führungskräfte, Vorgesetzte und Kunden befragt.

Diese umfangreiche Befragung liefert mehrere Perspektiven zur Leistung des Angestellten. Anhand der gesammelten Informationen kann man anschließend passende Entscheidungen bezüglich der Fortbildung und Arbeitslast treffen, sodass sich die Leistung des Angestellten dauerhaft verbessert.

Diese Art der Umfrage umfasst in der Regel 4 bis 7 Punkte, welche einen möglichst genauen Einblick in der Arbeitsleistung des Angestellten liefern sollen. Falls es sich anbietet, kann man jedoch auch offene Fragen integrieren, welche zusätzliche Informationen hervorbringen. Man kann den Angestellten zum Beispiel um Feedback zur Abteilung oder zum gesamten Unternehmen bitten. Wie spezifisch die Fragen ausformuliert sein müssen, hängt für gewöhnlich vom Leistungsbedarf des Unternehmens ab.

Die Informationen, welche man durch solch eine Umfrage erhält, werden meist dazu verwendet, bestehende Maßnahmen zu optimieren und neue Maßnahmen zu entwickeln. Besonders kritisches Feedback sollte hierbei nicht vernachlässigt werden. Das Feedback ermöglichst es dem Unternehmen, vorhandene Probleme zu beheben, sodass die Abgestellten und die Abteilungen produktiver arbeiten können.

Aufgrund der unterschiedlichen Perspektiven eignen sich 360-Grad-Feedback-Umfragen ideal dafür, die Stärken und Schwächen von einzelnen Mitarbeitenden zu analysieren. So kann das Personalmanagement gut nachvollziehen, welche Maßnahmen notwendig sind, um die Leistung des Mitarbeitenden zu verbessern, und ob sich eventuell eine individuelle Fortbildung lohnt.

Wie läuft eine Mitarbeiterbefragung ab?

Eine Mitarbeiterbefragung findet für gewöhnlich in vier Phasen statt, die eng miteinander verbunden sind und aufgrund ihrer Funktion zu einer Art Kreislauf verschmelzen.

1. Konzeption und Planung:

Bevor man überhaupt mit der Planung der Mitarbeiterbefragung beginnen kann, muss zunächst ein Team zusammengestellt werden. Anschließend beginnt man damit, relevante Informationen vom Datenschutzbeauftragen und den Arbeitnehmervertretern zu sammeln. Anhand dieser Daten kann man das Kommunikationskonzept und den Zeitplan für die Befragung entwickeln. Nachdem die Planung der Befragung abgeschlossen ist, kann man mit der technischen Umsetzung beginnen. Mittlerweile werden Mitarbeiterbefragung häufig digital durchgeführt. Dafür benötigt man die passenden Systeme, in denen die Teilnehmer die digitalen Fragebögen ausfüllen können. Man sollte hierbei auch technische Tests veranstalten, damit das System während der richtigen Befragung nicht in sich zusammenfällt.

2. Durchführung und Monitoring:

Während die Befragung stattfindet, sollte das IT-System stets überwacht werden. Falls die Beteiligungsquote zu niedrig ist, kann man eventuell zusätzliche kommunikative Maßnahmen einführen, um die Dauer den Zeitraum der Umfrage zu verlängern oder die Belegschaft zur Teilnahme zu ermutigen. In der Regel gibt das zuständige Team während der Befragung regelmäßig Updates an die Geschäftsführung.

3. Analyse der Ergebnisse:

Der erste Schritt der Datenauswertung ist die Aufbereitung bzw. digitale Erfassung der ausgefüllten Fragebögen. Danach muss man entscheiden, inwiefern man die Ergebnisse der Mitarbeiterbefragung visualisieren möchte. Dementsprechend wählt man passende Benchmarks und Vergleiche aus, welche die relevanten Erkenntnisse der Befragung verdeutlichen. Abschließend müssen die ausgewerteten Informationen natürlich auch an die Führungskräfte übermittelt werden.

4. Entwicklung von Maßnahmen:

Eine Mitarbeiterbefragung an sich ist recht nutzlos. Sie wird erst dann hilfreich, wenn die gesammelten Erkenntnisse der Befragung tatsächlich in die Unternehmensstrategie einfließen. Die Angestellten sollten möglichst transparent über die Ergebnisse der Befragung informiert werden. Außerdem müssen konkrete Maßnahmen entwickelt werden, die zur Optimierung der Unternehmensstrategie beitragen. An diesen Veränderungsprozessen sollten sowohl die Angestellten als auch die Führungskräfte beteiligt sein.

Wie erstellt man einen Fragenbogen für eine Mitarbeiterbefragung?

Bei den Themen, die im Rahmen von Mitarbeiterbefragungen diskutiert werden, handelt es sich in der Regel um sehr komplexe Konstrukte. Die Zufriedenheit der Angestellten ist beispielsweise eines der wichtigsten und zugleich kompliziertesten Themen bei Mitarbeiterbefragungen. Grund dafür ist, dass die Mitarbeiterzufriedenheit durch viele unterschiedliche Faktoren beeinflusst wird, welche nicht von jedem Mitarbeitenden gleich wahrgenommen werden. Aspekte wie die Beziehung zu den Kollegen, das Arbeitsklima und die Aufstiegschancen sind für jeden Angestellten unterschiedlich.

Somit macht es nicht wirklich Sinn, einfach nur stumpf nach der Zufriedenheit eines Angestellten an seinem Arbeitsplatz zu fragen. Selbst wenn solch eine Frage zur Erkenntnis führen könnte, dass ein Großteil der Belegschaft mit dem eigenen Arbeitsplatz unzufrieden ist, liefert und dies noch lange keine hilfreichen Informationen für die Ausarbeitung von Gegenmaßnahmen. Bei der Erstellung des Fragebogens muss man also die jeweilige Komplexität des behandelten Themas berücksichtigen und dieses je nach Bedarf in seine einzelnen Aspekte unterteilen. So kann man letztendlich feststellen, welche Maßnahmen benötigt werden, um beispielsweise die Zufriedenheit der Angestellten langfristig zu steigern.

Nachdem der Themenbereich ausgewählt wurde, beginnt man mit der Erstellung des Fragebogens. Die Qualität und Gültigkeit der Umfrageergebnisse hängt hierbei stark von der Formulierung der Fragen ab. Schlecht formulierte Fragen führen logischerweise zu unpräzisen und teils sogar zu komplett unpassenden Antworten.

Bei den Fragen unterscheidet man generell zwischen offenen und geschlossenen Fragen. Welcher Fragetyp verwendet werden sollte, hängt stark vom Thema und von der Formulierung der Frage ab. Offene Fragen (bzw. W-Fragen) geben keine Art von Antwort vor und bieten dem Befragen somit die Möglichkeit, sich frei auszudrücken. Geschlossene Fragen sind gerichtet und besitzen eine vorgegebene Antwortart. Für gewöhnlich handelt es sich hierbei um Skalen oder vordefinierte Antwortkategorien.

Es ist empfehlenswert, den Fragebogen mit einer Kombination aus offenen und geschlossen Fragen zu füllen. So können Sie bei der Mitarbeiterbefragung eine klar Richtung vorgeben und sich sicher sein, dass sie garantiert valide Daten erhalten. Zugleich haben die Teilnehmer jedoch auch die Möglichkeit, persönliche Ansichten und Meinungen in die Befragung einfließen zu lassen.

Wie kann man Mitarbeiterbefragungen digital umsetzen?

Dank moderner Technik kann man Mitarbeiterbefragung heutzutage sehr leicht digital durchführen. Es gibt im Internet eine Vielzahl von Programmen, mit denen man individuelle Fragebögen, die perfekt auf die Bedürfnisse des Unternehmens zugeschnitten sind, erstellen kann. Die Angestellten müssen die Fragebögen somit auch nicht mehr handschriftlich ausfüllen, sondern können sie einfach an ihrem eigenen Computer beantworten. So kann man mit wenig Aufwand regelmäßig Mitarbeiterbefragungen zu relevanten Themen durchführen. Die Auswertung der Fragebögen findet in der Regel auch digital mithilfe von entsprechenden Tools statt.

Aufgrund der weltweiten Pandemie ist das Thema Home Office derzeit ein extrem relevant für Mitarbeiterbefragung. In Deutschland will ein großer Teil der Unternehmen auch nach der Pandemie das Home Office Modell fördern, was ganz klar zeigt, dass Corona für einen massiven Sprung in Digitalisierung der Wirtschaft gesorgt hat. Dies gilt natürlich auch für das Personalwesen. Rexx Systems ist hierbei genau der richtige Ansprechpartner. Das Hamburger Personalsoftware-Anbieter gilt als eines der wachstumsstärksten der Branche und weitet sein Portfolio kontinuierlich aus. Die rexx Suite beinhaltet zum Beispiel das 360°-Feedback. Hierbei handelt es sich um ein digitales Tool, welches es Unternehmen erlaubt, Befragungen unterschiedlicher Personengruppen durchzuführen. So kann man ganz leicht Selbsteinschätzungen, Vergesetzenbeurteilungen oder Teambeurteilungen umsetzen. Je nach Wunsch können die Befragungen entweder teilweise oder vollkommen anonym stattfinden. Die rexx Suite bietet zudem die passenden Tools für die Auswertung von Mitarbeiterbefragungen. Mit ein paar Knopfdrücken kann man innerhalb der Software die Ergebnisse einer Befragung in Form von Tabellen und Diagrammen visualisieren lassen.

Do’s und Dont’s bei Mitarbeiterbefragungen

Die Mitarbeiterbefragung ist eindeutig ein wertvolles Führungsinstrument, welches von jedem Unternehmen genutzt werden sollte. Sie bringt jedoch auch einige Gefahren mit sich. Mitarbeiterbefragungen gelten im Bereich des Personalmanagements nicht ohne Grund als ein sensibles Instrument. Bei der Konzeption und Ausführung der Befragung muss man stets vorausschauend denken, da selbst kleinere Fehler das Vertrauen und die Arbeitsmoral der Belegschaft negativ beeinflussen können.

Do’s:

  • Reflektierte Formulierung der Fragen
  • Professionelles Verhalten während der Konzeption, Planung und Ausführung der Befragung
  • Klare Kommunikation bezüglich des Sinn und Zwecks der Mitarbeiterbefragung
  • Idealerweise sollte die Befragung vom Betriebsrat unterstützt werden, um die Akzeptanz bei der Belegschaft zu steigern.

Dont’s:

  • Die Erkenntnisse der Umfrage nicht in die Tat umsetzen. Eine Mitarbeiterbefragung ist nur dann nützlich, wenn sie einen Einfluss auf die Unternehmensstrategie hat.
  • Negative Umfrageergebnisse verheimlichen
  • Aufhebung der Anonymität nach der Umfrage
  • Manipulative Einwirkung auf die Angestellten, um positive Umfrageergebnisse zu bezwecken

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