Live in 8 bis 12 Wochen

Implementierung der Rexx Suite

Führen Sie Ihre HR- und ER-Basis in einem gemeinsamen Ablauf ein, statt beide Module getrennt zu starten. Ihr fester Rexx-Consultant plant Timeline, Datenmigration und Go-live für beide Module und informiert Sie in regelmäßigen Statusmeetings über den Projektstand.

Rexx Suite implementieren
DIN ISO 27001 EU DSGVO

Über 3.000 Kunden in über 30 Ländern vertrauen auf Rexx Systems

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So läuft die Implementierung der Rexx Suite ab

Ihr fester Rexx-Consultant führt Sie durch die aufeinander abgestimmten Implementierungsphasen für HR-Basis und ER-Basis sowie den anschließenden Rollout, damit Sie den vorgesehenen Zeitrahmen von 8 bis 12 Wochen einhalten.

Start HR Basis

  1. Schritt 1 – Kick-off

    Kick-off
    6 bis 9 Stunden

    Ihr Zeitaufwand: 6–9 Stunden

    Ziel: Kennenlernen der Software, Vorbereitung des Erstdatenimports

    • Sie definieren mit Ihrem Consultant die Projektziele und priorisieren, welche HR-Prozesse zuerst live gehen sollen
    • Ihr Consultant erstellt den Projektplan und verteilt Aufgaben zwischen Ihrem HR-Team, Ihrer IT und Rexx Systems
    • Ihr Consultant führt Ihr Team durch die Rexx Suite und startet die Konfiguration des Systems anhand Ihrer Zielprozesse
    • Ihr Team eignet sich Grundwissen über Micro-Learnings, Live-Webinare und Beiträge im Kundenforum an

  2. Schritt 2 – Personalisierung

    Rollen-Setup
    10 bis 14 Stunden

    Ihr Zeitaufwand: 10–14 Stunden

    Ziel: Personalisierung des Systems für Führungskräfte, Mitarbeitende und Betriebsrat

    • Sie legen Benutzerrollen und Benutzerprofile fest, damit jede Gruppe genau ihren Funktionsumfang sieht
    • Ihr Consultant konfiguriert Berechtigungen und Zugriffsrechte pro Rolle
    • Ihr Consultant richtet das Self-Service-Portal für Mitarbeitende und Führungskräfte ein
    • Sie führen den Erstdatenimport gemeinsam mit Ihrem Consultant durch, inklusive Prüfung der Datenqualität vor der Übernahme

  3. Schritt 3 – Workflows & QS

    Workflows + QS
    12 bis 16 Stunden

    Ihr Zeitaufwand: 12–16 Stunden

    Ziel: Übertragung interner Arbeitsabläufe in Rexx Systems

    • Sie modellieren Ihre internen Abläufe im System, zum Beispiel On- und Offboarding
    • Mitarbeitende aktualisieren Adresse und Namen im Self-Service. Änderungen der Steuerklasse erfolgen über ELStAM. Dadurch sinkt der manuelle Pflegeaufwand in HR
    • Automatische Reminder und Wiedervorlagen greifen ab jetzt bei fälligen Aufgaben
    • Ihr Consultant und Ihre Key User prüfen Workflows und Datenqualität in einer QS-Runde vor dem Go-live

  4. Rollout der Rexx Suite

    Go-live HR
    Woche 6

    Sobald Ihr HR-Team eingearbeitet ist, schalten Sie das Personalmanagement produktiv. Ab Tag eins beantwortet das Customer Care Team Ihre Fragen zu Technik und Prozessen. Das Customer Success Team meldet sich mit Update-Informationen und passenden Webinaren.

Start ER-Basis

  1. Schritt 1 – Kick-off

    Kick-off
    4 bis 6 Stunden

    Ihr Zeitaufwand: 4–6 Stunden

    Ziel: Kennenlernen des Recruiting-Moduls, Vorbereitung des Bewerbermanagements

    • Sie definieren mit Ihrem Consultant Ihre Recruiting-Ziele und einigen sich auf die ersten Stellenprofile
    • Ihr Consultant plant Aufgaben und Zeitfenster zwischen Recruiting, Fachbereich und Rexx Systems
    • Ihr Consultant führt Ihr Recruiting-Team durch das Modul, von der Vakanz bis zur finalen Absage
    • Sie erstellen Vorlagen für Stellenanzeigen, Eingangsbestätigungen und die Kandidatenkommunikation
    • Ihr Team eignet sich Recruiting-Wissen über Micro-Learnings, Live-Webinare und Beiträge im Kundenforum an

  2. Schritt 2 – Personalisierung

    Karriereportal
    6 bis 8 Stunden

    Ihr Zeitaufwand: 6–8 Stunden

    Ziel: Karriereportal anlegen und Publizierungskanäle definieren

    • Ihr Consultant richtet Ihr Karriereportal unter Ihrer Firmen-Domain ein
    • Sie legen Benutzerrollen für Recruiter, Hiring Manager und Fachbereiche fest
    • Sie wählen zusätzliche Publizierungskanäle wie externe Jobbörsen für das Multiposting aus

  3. Schritt 3 – Workflows & QS

    Livebetrieb
    10 bis 14 Stunden

    Ihr Zeitaufwand: 10–14 Stunden

    Ziel: Vorbereitung des Livebetriebs

    • Sie legen die ersten Vakanzen an und veröffentlichen Testausschreibungen
    • Ihr Team durchläuft alle Teilschritte des Recruiting-Prozesses in einem geschlossenen Testlauf
    • Ihre IT setzt die Schutzmaßnahmen um und dokumentiert sie. Ihr Datenschutzbeauftragter berät und überwacht die Einhaltung der Datenschutzvorgaben
    • Ihr Recruiting informiert Fachbereiche und Hiring Manager schriftlich über den neuen Ablauf

  4. Rollout der Rexx Suite

    Go-live
    Woche 12

    Sobald Ihr Recruiting-Team eingearbeitet ist, schalten Sie Bewerbermanagement und Karriereportal frei. Ab diesem Zeitpunkt unterstützt Sie das Customer Success & Training Team bei Fragen zu Technik und Prozessen. In regelmäßigen Abständen erhalten Sie Update-Informationen und Einladungen zu weiterführenden Webinaren.

Rollout der Rexx Suite

Nach dem Go-live von HR-Basis und ER-Basis arbeiten die Module der Rexx Suite zusammen. Bewerberdaten lassen sich nach Abschluss des Recruiting-Prozesses in die Personalakte übernehmen. Konfigurierte Onboarding-Workflows können anschließend gestartet werden. Das Customer Success & Training Team begleitet Sie weiterhin bei Fragen und lädt Sie zu modulbezogenen Webinaren ein.

NACH DEM GO-LIVE

HR-Basis+ER-Basis
01

Recruiting abgeschlossen

Bewerberdaten liegen vor

02

Personalakte

Übernahme der Bewerberdaten möglich

03

Onboarding-Workflows

Konfigurierte Abläufe können starten

Customer Success & Training

Begleitung bei Fragen und modulbezogene Webinare

Kostenlose Erstberatung zur Implementierung der Rexx Suite sichern

Vereinbaren Sie ein unverbindliches Gespräch mit einem Rexx-Consultant und klären Sie Zeitaufwand, erste Schritte und ob eine stufenweise Einführung zu Ihrem Unternehmen passt.

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Warum Rexx Suite implementieren?

Doppelte Datenpflege zwischen HR und Recruiting sparen

Ohne Rexx Suite

  • Getrennte Systeme für HR und Recruiting mit doppelter Datenpflege
  • Bewerberdaten werden nach der Einstellung manuell in das HR-System übertragen
  • Onboarding-Workflows starten erst nach manueller Anlage im HR-System
  • Uneinheitliche Rollen- und Berechtigungslogik zwischen HR- und Recruiting-Tools
  • Reporting über HR und Recruiting erfordert manuelle Datenzusammenführung
  • Erweiterungen um zusätzliche Module brauchen jeweils eigene Einführungsprojekte
  • Ansprechpartner und Support-Prozesse unterscheiden sich je nach eingesetztem Tool

Mit Rexx Suite

  • HR- und ER-Basis teilen sich Datenbestand und Berechtigungslogik innerhalb einer Plattform
  • Bewerberdaten werden nach Abschluss des Recruiting-Prozesses in das HR-System übernommen
  • Konfigurierte Onboarding-Workflows werden nach der Finalisierung der Einstellung im Recruiting-Modul gestartet
  • Einheitliche Rollen und Self-Service-Portale über alle Module der Rexx Suite
  • Gemeinsames Reporting über HR und Recruiting mit reduziertem Aufwand für die manuelle Datenzusammenführung
  • Weitere Module lassen sich später auf Basis der bestehenden Rexx-Konfiguration ergänzen
  • Fester Rexx-Consultant während der Implementierung und zentrale Support-Ansprechpartner für die Suite-Module

Bringen Sie HR und Recruiting unter ein Dach

Mit Ihrem persönlichen Consultant, klarem Zeitaufwand pro Modul und rechtzeitig bereinigten Daten gehen HR-Basis und ER-Basis in einem abgestimmten Ablauf live. Ab dem Go-live stehen Ihnen je nach Anliegen Customer Care sowie Customer Success & Training zur Verfügung.

  • Fester Consultant vom Kick-off bis zum Go-live
  • HR und Recruiting in einem abgestimmten Ablauf mit weniger Doppelabstimmungen
  • Klarer Zeitaufwand pro Schritt und pro Modul
  • Vorbereitung einer vereinbarten DATEV-Anbindung und des Self-Service-Portals vor dem Go-live
HR und Recruiting gemeinsam in der Rexx Suite implementieren

HR und Recruiting gemeinsam auf Kurs bringen

Planen Sie die Einführung der Rexx Suite in einem abgestimmten Ablauf. Im Erstgespräch klären Sie mit einem Rexx-Consultant Projektumfang, Datenmigration und die nächsten Schritte bis zum Go-live.

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Implementierung der Rexx Suite – Häufige Fragen und Antworten

Wie viele Mitarbeitende sollten Sie intern für die Implementierung einplanen?

Neben der HR- und Recruiting-Projektleitung sind je nach Umfang ein IT-Ansprechpartner und zwei bis drei Key User aus den betroffenen Fachbereichen sinnvoll, die die Zielprozesse kennen und später als Multiplikatoren wirken. In kleineren Unternehmen übernehmen häufig ein bis zwei Personen mehrere dieser Rollen gleichzeitig. Mögliche Auswirkungen auf die Timeline hängen vom Projektumfang und den verfügbaren Ressourcen ab.

Muss der Betriebsrat bei der Einführung einer HR-Suite einbezogen werden?

In deutschen Betrieben mit Betriebsrat besteht nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG ein Mitbestimmungsrecht, wenn die eingesetzte technische Einrichtung objektiv geeignet ist, das Verhalten oder die Leistung von Mitarbeitenden zu überwachen. Binden Sie den Betriebsrat deshalb bereits in der Kick-off-Phase ein, damit die Mitbestimmungsverfahren rechtzeitig abgeschlossen sind und der Zeitplan nicht kippt.

Welche Daten müssen Sie vor der Migration vorbereiten?

Stammdaten, Vertragsarten, Arbeitszeitmodelle, Abwesenheitskonten und offene Genehmigungen aus Excel-Listen oder Altsystemen sollten bereinigt und einheitlich formatiert vorliegen, bevor der Erstdatenimport startet. Dubletten, veraltete Einträge und uneinheitliche Bezeichnungen erhöhen das Risiko von Fehlern im Produktivbetrieb, die im Nachgang zeitaufwendig zu korrigieren sein können.

Fällt Ihr bestehendes System bei der Datenmigration aus?

Der Erstdatenimport findet je nach Projektaufbau in einer Testumgebung statt. Ihr bestehendes System kann bis zum geplanten Go-live parallel weiterlaufen. Nach erfolgreicher Prüfung der migrierten Daten erfolgt der Wechsel in den produktiven Betrieb. Umfang und Dauer eines Parallelbetriebs sind projektabhängig.

Für welche Unternehmensgrößen eignet sich die Rexx Suite?

Die Rexx Suite richtet sich an Organisationen mit etwa 50 bis 50.000 Mitarbeitenden, mehreren Standorten oder internationalen Strukturen. Durch den modularen Aufbau lassen sich einzelne Module wie Zeiterfassung oder Talent Management später ergänzen, ohne die bestehende Implementierung der Rexx Suite vollständig neu aufzusetzen.

Wie funktioniert das Aufgaben- und Workflowmanagement in der Rexx Suite?

Das Aufgaben- und Workflowmanagement steuert wiederkehrende Prozesse über automatische Zuweisungen, Fristen und Erinnerungen. Je nach Rollen und Konfiguration sehen HR, Führungskräfte und Mitarbeitende relevante offene Aufgaben zentral im Dashboard, können Freigaben erteilen und Aufgaben delegieren. Dadurch kann der Bedarf an parallelen Excel-Listen oder Ticket-Tools sinken.