10 goldene Regeln zur Einführung einer Digitalen Akte und  Bewerbermanagement-System

Papier ist geduldig, heißt es, der Trend geht zur digitalen Personalakte. Mehr noch als bei Software allgemein muss der Datenschutz bei der Einführung moderner HR-Lösungen oberste Priorität haben. Lesen Sie hier eine Zusammenfassung in zehn goldenen Regeln.

96 Prozent der Unternehmen nutzen heute schon Software für die Personalverwaltung, 85 Prozent haben bereits die digitale Personalakte eingeführt, jeweils 78 Prozent setzen auf E-Learning und Softwarelösungen für Recruiting und Onboarding. Bis 2020 sollen die Anteile noch einmal kräftig steigen. Das sind nur einige Ergebnisse des „HR-Software-Kompendiums 2017“. Dazu wurden im April von Kantar TNS und der HR-IT-Analystin Elke Singler 214 mittelständische und große Unternehmen mit 500 bis 50.000 Mitarbeitern befragt.

10 Tipps

Mit unseren 10 Tipps goldenen Regeln sind Sie bei der Einführung eines Bewerbermanagement-Systems auf der sicheren Seite.

Auch bei vielen KMUs mit unter 500 Beschäftigten sind Softwarelösungen für die Personalverwaltung und das Recruiting nicht mehr wegzudenken. Sehr viele Betriebe denken bereits über die Einführung nach. Zuvor sollten sie sich aber wie vor jeder Digitalisierung Ziele festlegen, ein Projektteam sowie ein Lasten- und Pflichtenheft aufsetzen, das Budget und die Personalressourcen klären, den Softwareanbieter auswählen und Zugriffsrechte definieren, erklärt Tjalf Nienaber, Digital Evangelist bei dem Hamburger HR-Softwarespezialisten rexx systems. Ferner sollten die Unternehmen Schnittstellen sicherstellen, Wege für die Datenmigration eruieren, Nutzerschulungen durchführen und in einem ersten Testlauf Erfahrungen sammeln.

Wichtig ist vor allem auch, jeweils die Mitarbeiter und den Betriebsrat abzuholen und den Datenschutz zu beachten, der bei der digitalen Personalakte und dem Bewerbermanagement noch einmal von besonderer Relevanz ist. Damit beginnen diese zehn goldenen Regeln für die Einführung einer HR-Software:

  1. Der Datenschutz und ein Datenschutzbeauftragter werden vor dem Hintergrund der neuen EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO/GDPR), die am 25. Mai 2018 EU-weit rechtsverbindlich wird, noch mehr Gewicht bekommen. Das deutsche Bundesdatenschutzgesetz (BDGS) ist dementsprechend auch schon weitgehend angeglichen worden.

Demnach unterliegt eine digitale Personalakte einem Verbot mit Erlaubnisvorbehalt. Das heißt, dass die Erhebung, Verarbeitung und Nutzung personenbezogener Daten prinzipiell nur mit Einwilligung des Mitarbeiters gestattet ist. Diese kann von dem Bewerber eingeholt werden. Über entsprechende Betriebsvereinbarungen können Unternehmen laut BDGS auch berechtigt sein, personenbezogene Daten zu erheben, zu verarbeiten und zu verbreiten. Allerdings müssen die Einträge umgehend korrigiert werden, wenn sie nicht zutreffen.

  1. Der Betriebsrat hat bei der Einführung und Anwendung technischer Mittel für die Datenerhebung und Datenverarbeitung laut § 87 Abs. 1 Nr. 6 BtrVG nur Mitbestimmungsrecht, wenn es die Überwachung des Verhaltens und der Leistung der Arbeitnehmer betrifft. Was die Einführung von Bewerbermanagement-Software angeht, muss er also nicht eingebunden werden. Es wird aber dennoch empfohlen, dies zu tun, zumal der Betriebsrat gemäß § 99 bis 101 BetrVG auch Beteiligungs- und Mitbestimmungsrechte bei sogenannten „personellen Einzelmaßnahmen“ und bezüglich der sozialen Struktur der Belegschaft hat.

Übrigens: Laut einer Arbeitgeberumfrage des IAB Betriebspanels haben nur 27 Prozent der Unternehmen in Deutschland einen Betriebs- oder Personalrat. Aber auch in Kleinstbetrieben von mindestens fünf wahlberechtigten Mitarbeitern kann ohne Zustimmung des Arbeitgebers ein Betriebsrat gegründet werden.

  1. Verschlüsselung sowie eine rechts- und revisionssichere Ablage der Daten sind das A und O jeder Datenerfassung. Für persönliche Daten wie digitale Personalakten gilt das natürlich im Besonderen.
  1. Die Vergabe der Zugriffsrechte ist bei sensiblen Daten wie beispielsweise Informationen über Mitarbeiter und Bewerber in einem Unternehmen ebenso unabdingbar. Die Leiter von Fachabteilungen, die Stellen zu vergeben haben, müssen auch Zugriff darauf haben, nicht aber die möglichen gleich- oder untergeordneten Mitarbeiter, zumal Bewerbungen meist auch mit Gehaltsvorstellungen eingeschickt werden.
  1. Daten in die Cloud? Ob und in welchem Maße die Anwendungen und Daten in die Cloud ausgelagert oder mit eigenen Bordmitteln (on-premises) betrieben werden sollen, hängt von verschiedenen Faktoren ab: der Größe und Organisationsstruktur des jeweiligen Unternehmens, den individuellen Anforderungen und der IT-Infrastruktur vor Ort.
  1. Flexibilität beim Anlegen der Ordnerstrukturen und Erstellen von Jobprofilen ist ganz entscheidend bei der Auswahl einer Softwarelösung für das Bewerbermanagement. Idealerweise sollte auch Raum für Blindbewerbungen geschaffen werden.
  1. Das Unternehmen muss sich selbst darstellen können. Angesichts des anhaltenden Fachkräftemangels dreht sich das Kräfteverhältnis beim Recruiting und Onboarding um: Der potenzielle neue Mitarbeiter will umworben werden. Die jeweilige Softwarelösung muss daher die Möglichkeit bieten, die Oberfläche flexibel anzupassen, damit sich das Unternehmen bestmöglich präsentieren kann.
  1. Schnittstellen für mobile Geräte und zu Social-Media-Plattformen werden beim digitalen Recruiting immer wichtiger und dürfen daher bei einer modernen Bewerbermanagement-Software nicht fehlen. Darüber hinaus müssen auch digitale Schnittstellen zu anderen firmeninternen Bereichen und beispielsweise zu ERP- und Datawarehouse-Lösungen geschaffen werden.
  1. Die Prozesse und Workflows sollten so schlank wie möglich gehalten sein und im Idealfall auf Knopfdruck zu einer Vorauswahl der Bewerber führen können.
  1. Die Informationen über die Bewerber sollten möglichst auf Knopfdruck in verschiedenen Formen zur Verfügung stehen: als Bewerberakte mit Lebenslauf, Bewerbungsschreiben und Anmerkungen zu einzelnen Bewerbern oder in einer übersichtlichen Liste mit Dashboard, in der jeder Nutzer sich die Informationen zum Beispiel nach Geschlecht, Alter, Bildungsgrad oder Zusatzqualifikationen selbst zusammenstellen kann.

Beachten Sie diese 10 goldenen Regeln sollte der erfolgreichen Einführung der digitalen Personalakte und des Bewerbermanagement nichts im Wege stehen. Übrigens zeigen wir Ihnen gerne unsere Bewerbermanagement Software. Fordern Sie jetzt den Demozugang zum rexx Recruitment an.

11. Dezember 2017

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