10+ Tipps für gelungene Fachkräfteintegration ausländischer Arbeitskräfte

487.029 Menschen. So viele Fachkräfte fehlen laut Erhebungen des Kompetenzzentrums Fachkräftesicherung (KOFA) der deutschen Wirtschaft. Das sind nochmals 90.000 mehr dringend gesuchte Arbeitskräfte als im Vorjahr.

Ein Ende des Fachkräftemangels? Trotz insgesamt sinkender Zahlen seit 2020 nicht wirklich in Sicht. Dass es den Mangel gibt, ist mehr als hinlänglich bekannt. Doch was hilft dagegen? Vielleicht die neuen Fachkräfteeinwanderungsgesetze? Doch wie lassen sich diese Angestellten lange halten? Attraktive Corporate Benefits? Hohes Gehalt? Wir werfen einen Blick darauf, wie es Ihnen gelingt, ausländische Fachkräfte nachhaltig zu integrieren.

Die wichtigsten Takeaways für HR-Abteilungen

Der Fachkräftemangel bleibt akut. In Deutschland fehlen 487.029 qualifizierte Arbeitskräfte.
Das Fachkräfteeinwanderungsgesetz erleichtert die Zuwanderung, löst aber nicht das oftmals viel größere Problem – die Integration der Menschen. Nur so bleiben sie einem Unternehmen langfristig erhalten.
Firmen müssen daher bereits frühzeitig Unterstützung bieten – beim Erlernen der Sprache, der Wohnungssuche, Behördengängen & Co.
Der Aufbau von Kontakten zu Behörden und Institutionen zahlt sich langfristig aus.
Erfolgreiche Integration erfordert strukturierte Prozesse, interkulturelle Sensibilisierung und kontinuierliches Feedback vom ersten Tag an. Das ist zu Beginn aufwendig, zahlt sich aber langfristig aus.

Das Fachkräfteeinwanderungsgesetz allein reicht nicht aus

Es ist ein Teufelskreis: Laut IW ist die vom Fachkräftemangel am stärksten betroffene Branche die der Kinderbetreuung und -erziehung. Ganz 21.000 offene Stellen gab es zuletzt. Dazu kommt: Rund 300.000 Betreuungsplätze für Dreijährige fehlen. Das sorgt dafür, dass Eltern mehr in den eigenen vier Wänden bleiben müssen – und diese Arbeitskraft fehlt wiederum in den Unternehmen.

Der Blick der CEOs und Personalverantwortlichen richtet sich aufgrund des demografischen Wandels schnell aufs Ausland. Es gibt hierzulande bereits allein 419.000 Fachkräfte aus Nicht-EU-Staaten, insgesamt sind es rund 5,3 Millionen ausländisch Beschäftigte.

Damit es noch mehr werden, die die klaffende Lücke zwischen offenen und besetzten Stellen schließen, gibt es das Fachkräfteeinwanderungsgesetz. Das seit 2020 geltende Gesetz zeigte über die letzten Jahre Wirkung. Das Bundesministerium des Innern und für Heimat verzeichnet bei der Fachkräfte-Einwanderung ein Plus von 77 Prozent seit 2021.

Aber reicht die reine Migration ins Land und die Unternehmen aus, um den Fachkräftemangel nachhaltig zu bekämpfen oder zumindest abzumildern? Geht es nach Norbert Rautenberg, CEO bei rexx systems, braucht es nicht nur Migration, sondern vor allem Integration: „Wer denkt, dass das Fachkräfteeinwanderungsgesetz allein das Problem löst, macht es sich zu einfach. Der Staat kann Hürden senken, aber es sind die Unternehmen, die aktiv werden müssen. Wer qualifizierte Fachkräfte ins Land holt trägt die Verantwortung, ihnen mehr als nur einen Job anzubieten. Sie wollen auch eine Perspektive.“

Fachkräfteintegration: 8 Tipps und Best Practices für Unternehmen

Eine nachhaltige Integration beginnt daher lange vor dem ersten Arbeitstag und endet nicht mit dem Onboarding. Diese sieben Tipps helfen Ihnen dabei, ausländische Fachkräfte nicht nur zu gewinnen, sondern langfristig an Ihr Unternehmen zu binden:

Strukturierte Prozesse und digitale Unterstützung: Nehmen Sie das Thema ernst. Nutzen Sie standardisierte Checklisten für Visa, Arbeitserlaubnis und Anerkennungen. Eine HR-Software unterstützt dabei, alle anfallenden Aufgaben und Fristen automatisiert zu tracken und Verantwortlichkeiten transparent zu verteilen. So rutscht beispielsweise kein abgelaufenes Visum (mehr) durch.
Relocation-Services bereitstellen und früh begleiten: Erleichtern Sie den Start in Deutschland durch Unterstützung bei Behördengängen, Wohnungssuche und Alltagsfragen. Kooperationen mit Relocation-Agenturen und spezialisierten Dienstleistern können hier viel bewegen. Kontakte zu Behörden und Institutionen helfen ebenfalls.
Sprachförderung aktiv unterstützen: Ob Sprachkurs, Tandemprogramme mit deutschsprachigen Kollegen oder kostenlose Abos für Sprachlern-Apps – wer sprachlich ankommt, findet auch gesellschaftlich schneller Anschluss. Unterstützen Sie dabei.
Kulturelle Sensibilität fördern: Die IHK Schwaben empfiehlt, interkulturelle Kompetenzen zu fördern – das ist wichtig. Werden Sie dabei aber konkret: Bieten Sie Fortbildungen an, bringen Sie diverse Teams zusammen und sensibilisieren Sie für das Thema dauerhaft und nicht nur durch einen Aktionstag im Jahr.
Mentorenprogramme etablieren: Integrieren Sie ein „Buddy“- oder Mentorenprogramm. Was schon in Kitas und Kindergärten funktioniert, klappt auch im Unternehmensalltag: Eine Person, an die sich eine anfangs womöglich noch etwas unsichere Fachkraft vertrauensvoll wenden kann. Das erleichtert die Orientierung und schafft früh Vertrauen. Ideal ist eine Kombination aus fachlicher und sozialer Begleitung.
Karriereperspektiven aufzeigen: Zeigen Sie von Anfang an Entwicklungsmöglichkeiten im Unternehmen auf. Was passiert nach den ersten Monaten, was ist in wenigen Jahren möglich? Welche Unterstützung bieten Sie? Fachkräfte aus dem Ausland suchen nicht nur einen Job, sondern eine Zukunftsperspektive – für sich und oft auch ihre Familie, was zum nächsten Punkt führt.
Familien mitdenken: Das ist immens wichtig – wer Fachkräfte holt, sollte auch deren Familien im Blick haben. Unterstützung bei Kita-Plätzen, der Schulsuche, dem Aufbau eines sozialen Netzwerks. Das erleichtert die Entscheidung für einen langfristigen Verbleib. Ist die Familie noch im Herkunftsland, können wiederum Kontakte zu Behörden helfen.
Feedbackkultur stärken: Regelmäßige Gespräche über Erfahrungen, Wünsche und Herausforderungen verhindern, dass bereits früh Unmut entsteht. Was bei jedem Azubi gilt, gilt auch für ausländische Fachkräfte – sprechen, sprechen, sprechen.

Kontakte und Beziehungen zu Konsulaten und Instituten helfen

Gehen Sie diese Punkte aktiv an, legen Sie einen wichtigen Grundstein für eine perspektivisch erfolgreiche Zukunft in Ihrem Unternehmen – und natürlich im Alltag.

Denn: Diese nachhaltige Perspektive bringt nicht allein die Aussicht auf einen Arbeitsvertrag, einen festen Job, das monatliche Gehalt und ein ÖPNV-Ticket. Es braucht mehr, echte Begleitung und das ernst gemeinte Interesse daran, diese Menschen auch im Umfeld des Unternehmens zu integrieren – damit sie sich auch ein Leben außerhalb des Jobs aufbauen können. Oder um es mit Norbert Rautenbergs Worten zu sagen: „Fachkräfteintegration endet nicht mit einem unterschriebenen Arbeitsvertrag – sie beginnt dort erst.“

Dass die Mühlen der deutschen Bürokratie etwas langsam mahlen, ist keine Neuigkeit. Umso hilfreicher ist es bei der Gewinnung und anschließenden Integration ausländischer Fachkräfte, Beziehungen zu wichtigen Stellen aufzubauen. „Wir haben erlebt, wie wertvoll direkte Kontakte zu Konsulaten und Ausländerbehörden sind. Wer hier Beziehungen aufbaut, gewinnt nicht nur Zeit, sondern auch Vertrauen.“

Diese Kontakte sind vor allem im Recruiting Gold wert. Für die Integration selbst sind es weitere Institutionen, zu denen Sie Verbindungen aufbauen sollten:

Sprachschulen: Die Sprache ist einer der primären Schlüssel zur erfolgreichen Integration. Stellen Sie Ihren migrierten Fachkräften „Mentoren“ oder Sprach-Buddys zur Seite und gehen Sie Kooperationen mit lokalen Sprachschulen ein. Anne Courbois (Leiterin Referat Integration, Vielfalt und Familie in der Arbeitswelt bei der DIHK) geht einen Schritt weiter und rät Unternehmen, „selbst Sprachkurse oder -nachhilfe zu organisieren“– gerade für größere Firmen mit vielen ausländischen Arbeitskräften eine vielversprechende Möglichkeit.
Kammern und Verbände: Industrie- und Handelskammern (IHKs) sowie Handwerkskammern unterstützen nicht nur bei Anerkennungsverfahren, sondern bieten oft auch Integrationsprogramme und Netzwerke für internationale Fachkräfte an.
Willkommenszentren: Viele Städte und Bundesländer haben spezielle Anlaufstellen eingerichtet, die beim Start in Deutschland unterstützen – etwa bei Behördengängen, Wohnungssuche und Fragen des täglichen Lebens.
Bildungsträger und Weiterbildungseinrichtungen: Sie bieten gezielte Qualifizierungsmaßnahmen an, die auf die Bedürfnisse ausländischer Fachkräfte zugeschnitten sind, etwa Anpassungsqualifizierungen oder interkulturelle Trainings.
Integrationskursträger: Neben Sprachvermittlung stehen hier auch gesellschaftliche Themen im Mittelpunkt. Kurse zu Kultur, Rechtsordnung und Arbeitswelt helfen neuen Kollegen, sich schneller zurechtzufinden.
Netzwerk „Integration durch Qualifizierung (IQ)“: Das vom Bund geförderte Programm bietet für kleine und große Unternehmen Beratung, Qualifizierungsangebote und Unterstützung bei der Anerkennung ausländischer Berufsabschlüsse.

Wichtig ist bei allen Punkten: Sagen Sie nicht nur, dass es Angebote gibt – sondern begleiten Sie aktiv dabei. „Internationale Talente brauchen Unterstützung bei der Wohnungssuche, Sprache und Behördengängen“, erklärt Norbert Rautenberg. Das mag zu Beginn durchaus zeit- und nervraubend sein – zahlt sich aber langfristig aus.

Fazit: Türöffnen allein reicht nicht

Eine (erleichterte) Migration, etwa über das Fachkräfteeinwanderungsgesetz, öffnet Unternehmen die Tür zu Fachkräften. Aber: Damit diese auch bildlich gesprochen den Raum nicht gleich fluchtartig wieder verlassen, braucht es echte Integration.
Nur wenn Sie mehr bieten als einen Arbeitsplatz, gewinnen und binden Sie internationale Fachkräfte langfristig. Frühzeitige Begleitung, das Wissen um Anerkennung von Qualifikationen, strukturierte Prozesse und die Förderung der außerbetrieblichen Integration sind entscheidend, damit sich ausländische Fachkräfte wohlfühlen und dauerhaft bleiben – und der Fachkräftemangel endlich abflacht.