Akten wälzen und den Sachbearbeiter für die Fachabteilungen spielen, anstatt Dinge voranzutreiben. Mit diesem Imageproblem haben Personaler noch heute vielfach zu kämpfen. Dabei kommt das Eintreten für die Belange der Mitarbeiter und die Personalentwicklung meist viel zu kurz. Durch den Einsatz moderner Software könnten die HR-Abteilungen aber deutlich entlastet werden.
Elke Strathmann war als Personalvorstand und Arbeitsdirektorin bei Continental durchaus beliebt in der Belegschaft. Doch wie das Handelsblatt 2014 aus dem Aufsichtsrat erfahren haben will, sei die mit ihrer selbstbewussten Art „zu vielen Männern auf die Füße getreten“, sodass ihr Vertrag nicht verlängert wurde. Frauen in DAX-Vorständen wollen sich natürlich nicht auf ihre Rolle als Frau reduzieren lassen, aber Strathmann steht wohl auch stellvertretend für viele Personaler in Deutschland. Sie wollen etwas bewegen und sehen sich als wichtige Schnittstelle, Talente im Unternehmen zu fördern und weiterzuentwickeln, werden aber zu wenig ernst genommen. Das liegt auch daran, dass sie oft nur Akten von Punkt A nach B tragen und mehr reagieren, statt zu agieren.
Agieren und Dinge bewegen statt reagieren
Tatsächlich fehlt den Personalern wegen der vielen administrativen Aufgaben oft die Zeit, wirklich etwas zu bewegen. Außerdem hängt ihnen immer noch der Beigeschmack an, Handlanger der Geschäftsführung oder Fachabteilungen zu sein. Besonders wenn es darum geht, Beschäftigte loszuwerden oder auf Kurzarbeit zu schicken, wie es nach der Wirtschaftskrise 2008 weitverbreitet in vielen Betrieben war. Die Zeiten haben sich aber geändert. Heute herrscht in vielen Regionen der Republik praktisch Vollbeschäftigung und wegen des weiter anwachsenden Fachkräftemangels, gilt es jetzt nicht nur Talente anzuwerben, sondern auch Bedingungen zu schaffen, dass sie im Unternehmen bleiben.
„Wer an die Personalressorts dieses Landes denkt, denkt vorrangig und meistens ausschließlich an Administration“, schrieb Matthias Kunisch, Geschäftsführer der auf Enterprise Content Management (ECM) spezialisierten Forcont Business Technology GmbH, in einem Fachbeitrag für Springer Professional. Zwei Monate zuvor, im April 2019, hat sein Unternehmen in München einen Forpeople Day abgehalten, bei dem sich rund 50 Personalverantwortliche zum Thema digitaler Wandel ausgetauscht haben.
Digitalisierung als Chance begreifen und nicht verwehren
Die Erkenntnis war laut Kunisch, dass das Potenzial, mittels Digitalisierung und Automatisierung von Prozessen den Personalern mehr Zeit freizuschaufeln, noch lange nicht ausgeschöpft ist. Nicht wenige Personalmanager würden die digitale Transformation der HR aber auch vor sich herschieben, „aus Angst vor dem vermeintlichen Mammutprojekt und aufgrund mangelnder Unterstützung im Unternehmen“. Diese Sichtweise sei allerdings zu pessimistisch. „Personalverantwortliche sollten daher die Digitalisierung vielmehr als Chance begreifen, um dokumentenbasierte Abläufe zu optimieren und damit Zeit freizusetzen“, so heißt es in dem Fachbeitrag.
Norbert Rautenberg, CEO des Hamburger HR-Softwareanbieters rexx systems, sieht das ähnlich: „Viele Personaler sind viel zu sehr damit beschäftigt, Papierakten zu wälzen oder Excel-Tabellen zu durchstöbern, um allein schon Arbeits-, Urlaubs- und Fehlzeiten der Beschäftigten zu ermitteln oder zu überprüfen, ob neue Gehaltsforderungen berechtigt sind oder nicht. Sisyphus lässt grüßen. Durch die Digitalisierung und Automatisierung mit einer HR-Software wie unserer von rexx systems sind Informationen auf Knopfdruck erhältlich und die Personaler können sich dem Wesentlichen widmen, allen voran der Personalentwicklung und anderen Aufgaben zur Mitarbeiterbindung.“ Human Resources hat zudem die Aufgabe, insbesondere die Unternehmenskultur zu prägen, zu modernisieren und weiterzuentwickeln. Denn diese ist das Herz einer Firma und bestimmt die Zukunftsfähigkeit. In der heutigen Zeit sollte eine offene und flexible Kultur das Maß der Dinge sein und damit ein Leitfaden für die Weiterentwicklung des Unternehmens.
Imagegewinn durch mehr Zeit für das Wesentliche
Leider scheinen aber viele der HRler vermutlich zu befürchten, durch die Digitalisierung selbst obsolet zu werden und ihren Job zu verlieren. Das erklärt vielleicht auch, warum sich manche Personalabteilungen noch dagegen stemmen, „Excel und Outlook“ abzulösen. Dabei könnten sie durch Softwaretools nicht nur administrativ entlastet werden, sondern durch Maßnahmen zur Förderung der Mitarbeiterzufriedenheit auch an Image gewinnen. Die Dinge mögen zwar heute etwas besser liegen, aber eine Kienbaum-Umfrage von 2014 zeigt, dass Personalabteilungen immer noch ein Imageproblem haben, weil es ihnen häufig an den Schlüsselkompetenzen und auch an attraktiven Karrieremöglichkeiten fehlt.
41 Prozent der befragten Manager haben damals geäußert, dass der HR-Bereich sein Image dadurch aufbessern könne, wenn sich die Personaler stärker in die Unternehmensstrategie einbringen und die Zusammenarbeit mit anderen Abteilungen fördern könnten. Ein Drittel der Befragten waren überzeugt, dass der HR-Wertbeitrag deutlich steigen würde, wenn sich die Personalabteilungen künftig frühzeitig in Veränderungsprozessen engagieren würden. Dafür bleibt aber ohne Digitalisierung erst recht wenig Zeit, denn um entsprechende Prozesse anzustoßen, müssten die Personaler erst welche entwickeln und dafür Gehör finden in der Geschäftsleitung und in den einzelnen Fachabteilungen.
Software als Add-On im Alltag
Mit der Software von rexx systems können HR-Abteilungen großer und mittelständischer Unternehmen, alle Bereiche und Prozesse ihrer Personalwirtschaft abdecken, von der Bewerbung über das Recruiting, Onboarding, die Fort- und Weiterbildung bis zum Offboarding der Beschäftigten, die den Betrieb verlassen. Alle Informationen lassen sich praktisch in Echtzeit abrufen und in detaillierten Analysen zusammenfassen. Solche Analysen auf Knopfdruck können den Personalabteilungen und Personalleitern auch deutlich mehr Gewicht im Unternehmen verleihen. Schließlich ist die Belegschaft ein Kapital, mit dem die Firmen im Ringen um die besten Fachkräfte wuchern sollten, statt die Mitarbeiter nur als mehr oder weniger lästigen Kostenfaktor zu sehen.
Um Unternehmen und mögliche Kandidaten zusammenbringen, hat rexx systems mit „finest jobs“ eine eigene Jobbörse ins Leben gerufen. Diese unterscheidet sich unter anderem dadurch, dass Talente nicht nur aus Bewerbungen, sondern auch aus Empfehlungen rekrutiert werden können. Im finest jobs Talentpool sind jeweils über 55.000 mögliche Bewerber hinterlegt, die aktiv auf Jobsuche sind. Viele davon sind High Potentials und entsprechen dem Profil der über 50.000 Stellenangebote, die sich bei finest jobs für Unternehmen finden.
