Der Begriff leitet sich von dem englischen Ausdruck „taking on board“ (an Bord nehmen) ab. Aus Sicht des Personalmanagements handelt es sich um einen Prozess, der dem Recruiting auf der Basis einer Neueinstellung folgt.

Was soll Onboarding leisten?

Im Rahmen des Onboardings geht es darum, neue Mitarbeiter auf der Grundlage eines systematischen Einarbeitungsprogramms in die Organisation zu integrieren. Aus Sicht des Neuzugangs soll Onboarding diese Aufgaben erfüllen:

Tätigkeiten möglichst rasch erlernen
mit der Unternehmensstruktur und den Abläufen vertraut machen
Kontakte zu Arbeitskollegen und Kunden aufbauen
Informationsabläufe kennenlernen
mit der Unternehmenskultur, den Werten und der Philosophie vertraut machen
Ziele und Wachstumsstrategie des Unternehmens kennenlernen
Verantwortungsbereiche und Erwartungen erfahren

Es ist wichtig, dass der neue Mitarbeiter die Abteilung, die Kollegen und die Führungskräfte kennenlernt.

Damit Onboarding funktioniert, sollte das Unternehmen stets persönlich auf den neuen Mitarbeiter eingehen und dabei seine Stärken und Talente berücksichtigen. Eine individuelle Begleitung ist wichtiger als ein fester Einarbeitungsplan, damit sich der Neuankömmling weder über- noch unterfordert fühlt.

Wie kann der Arbeitgeber Onboarding vorbereiten?

Onboarding erfordert eine gute Vorbereitung durch den Arbeitgeber. Dabei sind insbesondere diese Aufgaben zu erledigen:

Zeitplan erstellen und an den neuen Mitarbeiter mailen
Arbeitsplatz festlegen und mit allen wichtigen Arbeitsmitteln einrichten
Broschüren zu den Produkten des Unternehmens im Vorfeld übermitteln
Organigramm erstellen
Handbuch mit grundlegenden Regeln, Werten und Gepflogenheiten übergeben
Ansprechpartner für verschiedenste Bereiche benennen
Passwörter und E-Mail-Zugang einrichten

Zu Beginn hilft dem Neuankömmling ein Teamboard weiter, auf dem alle Mitarbeiter mit Namen, Funktionen und Fotos vermerkt sind.

Welche Inhalte decken Onboarding-Maßnahmen ab?

Im Idealfall nutzt das Unternehmen im Onboarding-Prozess zahlreiche Hilfsmittel, um die Einarbeitung zu unterstützen:

Einarbeitungspläne
Schulungen, Trainings und Workshops
Zielvereinbarungen
Meetings und Video-Konferenzen mit anderen Kollegen
Informationsbroschüren
Checklisten als Orientierungshilfe
Kontaktdaten von Mitarbeitern
Onboarding-Software

Zur Unterstützung können Arbeitgeber auf eine Onboarding-Software setzen, die verschiedenste Aufgaben von der Planung über administrative Belange bis zur Kontaktaufnahme vereinfacht.

Um neuen Mitarbeitern den Einstieg zu erleichtern, ist es hilfreich, ihnen einen Buddy oder Mentor an die Seite zu stellen, der gut im Unternehmen verankert ist und bereits längere Zeit hier arbeitet. Ein fester Ansprechpartner kann helfen, Unklarheiten zu beseitigen, interne Abläufe schneller zu begreifen und Kontakte zu knüpfen.

Teambuilding-Maßnahmen unterstützen dabei, den Mitarbeiter sozial in das Unternehmen einzugliedern und ihn seinen Platz im Team finden zu lassen. Dies wirkt sich wiederum positiv auf die Zusammenarbeit mit Arbeitskollegen und Vorgesetzten aus.

Welche Schritte sieht ein Onboarding-Prozess vor?

Onboarding versteht sich als Prozess, der mit dem Ende des Rekrutierungsprozesses und der Unterzeichnung des Arbeitsvertrages beginnt und sich in mehrere Schritte unterteilt:

Schritt 1: Unternehmensinformationen zusammenstellen

Der Arbeitgeber sollte dem neuen Mitarbeiter bereits vor dem ersten Arbeitstag wichtige Informationen zusammenstellen. Hierzu gehören etwa:

Eckdaten zum Unternehmen
Lagepläne
Kontaktdaten
Benefits
Freizeitangebote
Einarbeitungsplan mit Terminen

Schritt 2: Mitarbeiterdaten abfragen

Umgekehrt benötigt auch das Unternehmen Informationen von dem neuen Teammitglied. Dies geschieht entweder durch das manuelle Ausfüllen eines Personalfragebogens oder durch die Nutzung eines webbasierten Programms. Bei der ersten Variante müssen die Mitarbeiter der HR-Abteilung den Personalbogen auswerten und die darin erfassten Daten in die Personalakte übernehmen. Im Falle eines webbasierten Programms gibt der Bewerber seine Daten online ein, die anschließend direkt in das HR-Informationssystem übernommen werden.

Schritt 3: Ersten Arbeitstag gestalten

Im Idealfall lernt der Neuzugang im Rahmen einer Vorstellungsrunde am ersten Arbeitstag seine Kollegen und Vorgesetzten kennen. Es stehen aber auch noch andere Punkte an:

Arbeitsplatz und Ausstattung kennenlernen
Einarbeitungsplan im Detail besprechen
Führung durch den Betrieb

Kleine Gesten am ersten Arbeitstag wie eine Willkommenskarte, ein Blumenstrauß oder ein Geschenkkorb geben dem neuen Mitarbeiter den Eindruck, willkommen zu sein.

Schritt 4: In Arbeitsabläufe einführen

In den folgenden Tagen und Wochen geht es darum, den Neuzugang gut in die Arbeitsabläufe einzuführen. Dafür bieten sich die Begleitung durch einen Buddy, Gespräche mit dem Vorgesetzten und die Teilnahme an Schulungen an. Der Neuankömmling sollte möglichst schnell sein Fachwissen in das Unternehmen einbringen, eigenverantwortlich arbeiten, seine Aufgaben kennenlernen und in der Belegschaft akzeptiert werden.

Schritt 5: Mitarbeitergespräche führen (Feedback geben und erhalten)

Gerade in der Onboarding-Phase ist es wichtig, regelmäßig Gespräche mit dem Mitarbeiter zu führen, um gegenseitige Erwartungen und Wünsche zu besprechen. Dabei können etwaige Probleme, Unklarheiten und Diskrepanzen vorzeitig erkannt und gelöst werden. Der Mitarbeiter sollte das Gefühl haben, ernst genommen zu werden und sich im Unternehmen gut aufgehoben fühlen.

Diese Mitarbeitergespräche geben nicht nur dem Neuankömmling wertvolles Feedback, sondern dienen auch dazu, Rückmeldungen zum Onboarding-Prozess zu erhalten. So können Unternehmen prüfen, inwieweit die Maßnahmen funktionieren und in welchen Bereichen es Verbesserungspotenzial gibt.

Welche Ziele verfolgt Onboarding und welche Vorteile bringt es?

Onboarding bringt – richtig durchgeführt – zahlreiche Vorteile für das Unternehmen:

Gute Integration: Das vordergründige Ziel des Onboardings besteht darin, den Mitarbeiter möglichst schnell einzuarbeiten und auf allen Ebenen gut in die Organisation zu integrieren. Der Neuzugang sollte das Gefühl haben, ein wichtiger Teil des Unternehmens zu sein.
Motivation, Produktivität und Engagement fördern: Dies wirkt sich wiederum positiv auf Motivation, Produktivität und Engagement aus.
Mitarbeiterzufriedenheit steigern: Ein gut funktionierendes Onboarding-Programm steigert die Mitarbeiterzufriedenheit.
Kündigungen vermeiden: Zudem geht es darum, Kündigungen während der Probezeit und auch danach zu vermeiden.
Kosten sparen: Wenn es dem Arbeitgeber gelingt, den Mitarbeiter gut einzuarbeiten und im Unternehmen zu halten, bleiben ihm die hohen Kosten einer Fehleinstellung erspart. Damit haben sich die Recruiting-Kosten und der Aufwand während der Einarbeitungsphase gelohnt. Außerdem bleibt dem Unternehmen die neuerliche Rekrutierung eines anderen Mitarbeiters erspart.
Arbeitgeberimage verbessern: Ein gut funktionierendes Onboarding wirkt sich positiv auf das Arbeitgeberimage aus und hilft dem Unternehmen, wenn es neuerlich Arbeitskräfte sucht.