Für den Öffentlichen Dienst ist die Covid-19-Krise ein Weckruf. Auch in der Personalarbeit gibt es unter veränderten Voraussetzungen Herausforderungen, aber auch hoffnungsvolle Ansätze.
Der Öffentliche Dienst ist durchaus attraktiv für Nachwuchskräfte. Laut dem Nachwuchsbarometer Öffentlicher Dienst können sich 58 Prozent der Studierenden in Deutschland vorstellen, im neudeutsch sogenannten Public Sector zu arbeiten. Es gibt also eine große Zielgruppe, die sich für das Talent Management der Personalabteilungen in Behörden interessiert.
Schwächen im Öffentlichen Dienst stehen im Blickpunkt
Die Covid-19-Krise hat allerdings erhebliche Schwächen ins Blicklicht gerückt. Oft gibt es im Öffentlichen Dienst noch papierbasierte Arbeitsabläufe und es zeigt sich, dass dies nicht mehr zeitgemäß ist.
Im Justizwesen sind etwa Leitz-Ordner und Fax noch an der Tagesordnung. Deshalb waren Richter nicht mehr aktionsfähig als der Umzug ins Homeoffice anstand. In der Berliner Verwaltung konnte laut eines Berichts des Tagesspiegels nur jeder zehnte Angestellte im Homeoffice arbeiten.
Personalmanagement erfordert starken Handlungsbedarf
Personalverantwortliche sind aufgerufen, diesen Zuständen Abhilfe zu leisten. Viel mehr als in anderen Branchen war Homeoffice im Öffentlichen Dienst natürlich oft ungebräuchlich. Bei Polizei, Feuerwehr und im Gesundheitswesen ist dies weiterhin nur schwer oder gar nicht möglich.
Dennoch gibt es auch in diesem Umfeld Möglichkeiten der Digitalisierung und einer Teil-Homeoffice-Regelung. Für die Bearbeitung von digitalem „Papierkram“ ist keine Präsenz in der Leitstelle notwendig, das Vorliegen digitaler Prozesse aber schon.
Dabei beginnt die Digitalisierung in den Köpfen der Mitarbeiter und hat ihr Fundament in einer entsprechenden Organisationskultur, heißt es in Public Manager zu einer Studie der Managementberatung kobaltblau.
Diese hat den Titel „Digitale Kluft – wie digital ist der Öffentliche Dienst?“ und basiert auf einer Befragung von rund 140 Bundes-, Landes- und Kommunalverwaltungen.
So gut wie alle Befragten (99 Prozent) stimmen überein, dass junge Mitarbeiter die Katalysatoren für die digitale Entwicklung der Verwaltungen sind. Aber nur ein Viertel der jungen Leute sind tatsächlich Ideengeber für Innovation, 57 Prozent von ihnen haben zumindest etwas Einfluss auf die Digitalisierung in ihren Ämtern oder Behörden. 54 Prozent der Befragten sehen die aktuelle Altersstruktur als negativen Faktor hinsichtlich der Digitalisierung.
Das erinnert daran, dass öffentlichen Verwaltungen kurz vor dem Millennium über 50-Jährigen zum Teil nahegelegt haben, mit geringen Abschlägen in den Vorruhestand zu gehen, wenn sie sich nicht mit Computerarbeit belasten wollten.
Ein Sachbearbeiter in Kiel, der am lautesten „Hier!“ geschrien hat, wurde privat bald zum Computer-Supercrack. Der Ressourcen-Mangel führte letztlich dazu, dass ehemalige Mitarbeiter, die bereits in der wohlverdienten Rente waren, reaktiviert werden musste. Möglicherweise ein Rückschritt im Hinblick auf die digitale Entwicklung im Personalmanagement?
Ein weiteres Problem sind die Personalakten. Und hier kann eingegriffen werden: In der Krise sollten Personaler sich dafür einsetzen, dass diese in vollem Umfang digitalisiert werden, sofern das bisher nicht geschehen ist.
Es sind dabei natürlich einige rechtliche Fragen zum Datenschutz und Löschungsfristen zu beachten. Mitunter werden datenschutzrechtliche Gründe aber auch nur vorgeschoben, denn allzu oft liegt es an den starren Strukturen, dass die Digitalisierung im Öffentlichen Dienst nicht so recht vorankommen will.
Oft liegt es auch daran, dass sich Personalräte (vergleichbar mit Betriebsräten) einmischen und neue Entwicklungen verhindern. Im von COVID-19 aufgezwungenen Homeoffice hat sich vielfach gezeigt, dass remote viele Entscheidungen wegfielen, die vorher in Präsenz-Meetings getroffen wurden.
Viele Entscheidungsträger, die eigentlich am Drücker sein sollten, wollen nicht so richtig entscheiden, obwohl die Budgets vorhanden sind. Dabei sehen drei Viertel der von kobaltblau Befragten die Digitalisierung der Verwaltungsprozesse ganz klar als Chefsache an. Adäquate Fortbildung halten 92 Prozent der Befragten für wichtig, aber nur etwas mehr als die Hälfte (52 Prozent) nehmen solche Weiterbildungsmaßnahmen wahr, moniert der Studienverantwortliche Peter Will.
Für ihn ist die Verankerung einer entsprechenden digitalen Führungsrolle in den Verwaltungen notwendig, ebenso wichtig aber auch Mitarbeiter mit digitalem Verständnis. Vielfach sind die Behörden und Ämter auch schlicht überfordert, sich mit der Digitalisierung zu belasten, weil andere geschlossen wurden und sie die Arbeit übernehmen müssen.
Dass es auch anders geht, zeigt die Stadtverwaltung Wiesbaden. Dort werden mehr als 5.000 Fach- und Führungskräftebewerbungen pro Jahr bearbeitet und abgeschlossen. Dabei bildet die Bewerbermanagement Software von rexx systems den kompletten Bewerbungsprozess ab – und das ohne Medienbrüche. Auch die weiteren Funktionen wie z. B. Digitale Personalakte, das Herzstück der rexx HR Software, sind einfach zu verwenden und Datenschutzkompatibel.
Erfolgreich um Fachkräfte werben
Besonders notwendig ist es für öffentliche Verwaltungen, IT-Fachkräfte zu rekrutieren, um die Digitalisierung voranzutreiben. In diesem Segment gibt es einen eindeutigen Mangel an Fachkräften. Dabei ist Ideenreichtum der Personalabteilung gefragt, um die Zielgruppe zu erreichen.
Gleichzeitig steigert es auch die Wettbewerbsfähigkeit. Denn bei aller Attraktivität, die ein krisenfester „Beamtenjob“ oder Staatsdienst bieten mag, können öffentliche Verwaltungen in Sachen Verdienst-, Aufstiegs- und Karrierechancen mit der Privatwirtschaft immer noch nicht mithalten.
Gerade IT-Fachkräfte wissen davon ein Lied zu singen. Die werden aber dringend gebraucht, um die Digitalisierung in den Ämtern und Behörden voranzutreiben. Das betrifft auch das Recruiting und Bewerbermanagement.
