Für die Zeiterfassung und die Personalplanung schwören viele mittelständische Unternehmen immer noch auf Outlook bzw. Excel oder vergleichbare Arbeitsmappen. Dabei sind diese hoch fehleranfällig und für jeden einsehbar. Eine digitale HR-Software kann Fehler eindämmen und den Arbeitsalltag effizienter und strukturierter gestalten.
In jedem Unternehmen gibt es zumindest den einen Spezialisten in Sachen Excel. Er erstellt Tabellen, Makros, Diagramme, Pivot-Tabellen und vieles mehr in Windeseile. Short-cuts sind für ihn ein Leichtes und die Kollegen staunen immer nur. Aber ist diese Person krank, auf einem externen Termin oder verlässt gar das Unternehmen bleiben viele ratlos zurück. Diese praktische Tabelle zur Zeiterfassung ist plötzlich gar nicht mehr so ideal, Formeln, die hinterlegt sind, funktionieren plötzlich nicht mehr so, wie früher – Fehler passieren und das bei der Zeiterfassung, sehr ärgerlich.
Die systematische Arbeitszeiterfassung wird laut einem Urteil des Europäischen Gerichtshofs (EuGH) im Mai 2019 EU-weit Pflicht und wartet lediglich auf die jeweilige nationale Umsetzung, wobei Deutschland besonders im Fadenkreuz steht, zumal es in dem konkreten Fall um die Deutsche Bank ging. Die Juristen geben zwar nicht vor, wie die Arbeitszeiten erfasst werden, aber in der alten Zettelwirtschaft geht auch schnell mal etwa verloren. Im Zweifel schützt Schusseligkeit vor Strafe nicht.
Excel ist ein Fortschritt, aber…
Mittelständische Unternehmen, die mit Excel arbeiten, sehen sich zum Teil weit fortschrittlich, gegenüber Zeiten in denen Papier zu Dokumentationszwecken diente. Dabei vergessen sie aber, wie leicht sich auch dort Fehler einschleichen können. Wie schnell passiert es, dass man in der Zeile oder Spalte verrutscht oder die jeweilige Zelle falsch formatiert ist, als Prozent- statt Datumsfeld zum Beispiel?
Schusseligkeit schützt vor Strafe nicht
Hinzu kommt der sprichwörtliche Wust von gleichnamigen Excel-Tabellen in unterschiedlichen Ordnern, bei denen man bald nicht mehr weiß, welche Version die aktuellste ist. Und dann ist da noch die Thematik der Daten- oder Revisionssicherheit. Denn Excel-Dateien lassen sich nun einmal leicht ausspähen und manipulieren. Das kann gemäß der seit Mai 2018 greifenden EU-DSGVO auch datenschutzrechtliche Konsequenzen in Form von hohen Geldbußen nach sich ziehen. Nachlässigkeit oder Schusseligkeit schützt auch hier vor Strafe nicht.
Tschüss Excel für die Datenanalyse
Eine Studie von Business-Software-Finder Capterra zeigt, dass Excel und Word als Teil von Microsoft Office immer noch zu den beliebtesten Unternehmensanwendungen gehören. Dabei gebe es mittlerweile eine Vielzahl von digitalen Softwareprogrammen, „die Excel-Tabellen ersetzen und den Zeitaufwand durch Automatisierung deutlich verringern können“.
Office ist der Studie zufolge weit vor SAP, Adobe und Skype. Vor allem für die Analyse, Aufbereitung und Visualisierung scheint Excel für viele Unternehmen noch unverzichtbar. „Es wird Zeit, Excel als Werkzeug für die Datenanalyse endlich auszuschließen“, urteilen die Macher der Studie jedoch. Was den viel zitierten Fachkräftemangel und die Schwierigkeit vieler Unternehmen angeht, geeignete Talente zu finden, verweisen sie darauf, dass diese ohne eine digitalisierte Personalabteilung und den Einsatz von HR-Software nur schwer abzubilden sind.
Die digitale Leichtigkeit des Seins
Digitale Lösungen wie die rexx Zeiterfassung als Teil der HR-Software von rexx Systems entbinden die Unternehmen von vielen der oben genannten Probleme mit der Zettelwirtschaft und unübersichtlichen Excel-Tabellen für z. B. das Zeitmanagement. Sie sind wesentlich einfacher in der Bedienung, dabei auch sicherer, effizienter und transparenter. Dadurch, dass viele Standardprozesse automatisiert werden, wird nicht nur das Leben der Personaler vereinfacht. Die HR-Software ist über die rexx Suite beziehungsweise die rexx Go App auch mobil verfügbar und erlaubt somit den Mitarbeitern eines Unternehmens, ihre Arbeitszeiten und Urlaubsanträge einfach mobil in der Zeiterfassung App einzugeben. Die Mitarbeiter werden aktiv eingebunden und Arbeitszeitflexibilität wird beispielsweise ermöglicht, die über Excel nicht abbildbar ist.
Die Einträge, die man sich auch in der Kalenderansicht anzeigen lassen kann, werden gleich zentral erfasst. Teure Rückstellungen für nicht genommenen Urlaub können zum Beispiel vermieden werden, da dem jeweiligen Beschäftigten und seinem Vorgesetzten ab einem bestimmten Schwellenwert automatisch signalisiert wird, dass die restlichen Urlaubstage eine „kritische Masse“ erreichen oder bereits überstiegen haben.
