Jeder hört gerne positives Feedback, aber vor Mitarbeitergesprächen und Zielvereinbarungen scheuen sich Arbeitnehmer häufig. Mit der richtigen Strategie können Hemmschwellen abgebaut und Motivationseffekte geschaffen werden. Worauf Sie dabei auf Arbeitnehmer- oder Arbeitgeberseite beachten sollten, lesen Sie im Folgenden.
Wie oft sollten Chef und Angestellter miteinander reden? Das jährliche Mitarbeitergespräch mit Zielvereinbarung ist in die Diskussion gekommen und wird von vielen nicht mehr als zeitgemäß empfunden. Dirk Sliwka, Professor an der Universität zu Köln, betont aber die positiven Effekte: „In Betrieben, in denen regelmäßig Mitarbeitergespräche geführt werden, ist die Arbeitszufriedenheit signifikant höher. Meine Erklärung ist, dass Vorgesetzte im Alltag häufig Feedback vermeiden oder einfach vergessen und durch eine Struktur gezwungen sind, sich für Mitarbeiter Zeit zu nehmen, und damit Dinge auf den Tisch kommen, die im Alltag untergehen.“ Wichtig ist dabei die Dokumentation, die Ziele festhält und damit beiden Seiten Nachweise in die Hand gibt, an denen sie sich weiterhin orientieren können.
Die richtige Strategie anwenden
Damit Mitarbeitergespräche und Zielvereinbarungen zum Erfolg führen, kommt es auf die richtige Strategie an. Beide Seiten sollten sich zunächst gut vorbereiten. Allein über die aktuelle Arbeit zu sprechen, reicht häufig nicht aus, um die Motivation zu erhöhen. Zielvereinbarungen können und sollten für Mitarbeiter motivierend sein und damit ambitioniert – aber erreichbar. Eher provisionsbasierte Gehaltsgefüge, wie man sie zum Beispiel von Autoverkäufern kennt, haben damit nur sehr wenig zu tun. Es geht darum, den Mitarbeiter am Gesamtunternehmenserfolg teilhaben zu lassen und somit die Arbeitsleistung möglich positiv zu beeinflussen.
Der Ablauf einer Zielvereinbarung sollte im besten Fall übergeordnet durch die HR-Abteilung organisiert sein. Mittels Workflows, Vorlagen wie Bewertungsbögen oder schriftliche Zielvereinbarungen geben Vorgesetzten die nötigen Werkzeuge an die Hand, die Gespräche vorzubereiten und zielgerichtet durchzuführen. Jeder Mitarbeiter sollte dieses Vorgehen kennen und sich im Vorfeld damit auseinander setzten können, auch wenn das Mitarbeitergespräch unter vier Augen stattfindet, denn diese Vorbereitungen geben wertvollen Input zum Gespräch. Den Anfang bildet eine Checkliste, in der die Themen aufgelistet sind, die angesprochen werden sollen. Noch besser ist es, wenn eine Struktur digital über Workflows bereitgestellt wird. Das verhindert, dass Wichtiges einfach vergessen oder übersehen wird. Auch verstehen HR-Experten in der Regel mehr von Psychologie als Fachvorgesetzte und können nahebringen, wie unangenehme Themen taktvoll angesprochen werden.
Der Angestellte sollte sich vor dem Gespräch ebenfalls wappnen und sicherstellen, dass er geschaffene Leistungen dokumentiert hat. Erreichte Ziele sind ein wichtiger Grundstein für das Gespräch, erfüllt oder nicht geben diese einen Indikator, wie das vergangene Jahr verlaufen ist und ist auch die Basis für weitere Zielvereinbarungen. In einem Mitarbeitergespräch mit Zielvereinbarungen sollten keine Überraschungen auftreten – passiert das, wurde vorab nicht ausreichend kommuniziert. Ein Mitarbeitergespräch ist unbedingt immer sachlich, ergebnisorientiert und freundlich zu führen. Beide Seiten sollten zunächst ihre Sicht auf die vergangenen Ereignisse schildern und dann nach Gründen suchen, wenn es unterschiedliche Auffassungen gibt. Anschließend wird über eventuell ratsame Unterstützungs- und Fördermaßnahmen gesprochen. Zum Abschluss werden die künftigen Ziele gemeinsam festgelegt. Führungskräfte sollten das Feedback des Mitarbeiters, seine Eindrücke und Empfindungen aufmerksam aufnehmen. Beim Gespräch ist natürlich zwischen verschiedenen Levels der Mitarbeiter zu unterscheiden, so werden bei einem Trainee inhaltlich eher Themen, wie der aktuelle Entwicklungsstand und das allgemeine Befinden, auf der Senior-Ebene Perspektiven und Führungskompetenzen und auf C-Level KPIs diskutiert und festgehalten.
Es gibt auf beiden Seiten Ängste und Vorbehalte und nicht jeder geht gerne in solche Gespräche. Aber Delegation ist nicht möglich. Direkte Vorgesetzte dürfen diesen Termin keinem Stellvertreter überlassen, sondern sollten ihn gegebenenfalls auf ein Datum nach dem Urlaub oder einer Krankheit verschieben.
Die richtige Zielvereinbarung
Ein informeller Plausch an der Theke ist zwar sinnvoll, kann aber das eigentliche Mitarbeitergespräch mit Zielvereinbarung nicht ersetzen. In den meisten deutschen mittelständischen Betrieben erfolgt die Zielvereinbarung jährlich, in börsennotierten Unternehmen häufiger einmal pro Quartal, da in letzterem Fall auch der Umsatzerfolg vierteljährlich nachzuweisen ist. Vor allem US-Unternehmen bestehen auf dem Quartalsrhythmus. Eckhardt Eyer und Thomas Haussmann raten in Ihrem Buch „Zielvereinbarung und variable Vergütung: Ein praktischer Leitfaden“, zu Halbjahreszielen oder Meilensteinen, um erreichte Ziele zeitnah in Entlohnung umzusetzen.
Die Bezeichnung Zielvereinbarung ist in vielen Fällen gar nicht korrekt, denn letztlich geht es oft um Vorgaben, die dem Mitarbeiter auferlegt werden. Hierbei ist es für den Mitarbeiter allerdings ratsam sich mit den Zielen zu beschäftigen und diese sowohl aus der eigenen als auch aus der Arbeitgebersicht zu bewerten und einzuschätzen. Das fällt sicher nicht immer leicht, ein Gespräch vorab mit der HR-Abteilung kann dazu aber bereits eine gute Grundlage für das Verständnis sein. Vorgesetzte wiederum dürfen es sich und den Mitarbeitern nicht zu einfach machen, denn schließlich werden sie selbst letztendlich an Zahlen gemessen. Die zu erreichenden Ziele sollte realistisch und erreichbar sein, sonst leidet die Motivation. Andererseits hat der „Meistermotivator“ Napoleon Bonaparte den Spruch geprägt: „Unmöglich ist kein Wort“.
Den Überblick behalten
Rexx Systems hat mit dem Modul Zielvereinbarung ein Modell entwickelt, das bei der transparenten Festlegung von Zielen hilft. So können Messkriterien und Meilensteine gesetzt werden. Die Entwicklungen werden überprüft und dokumentiert. Das Modul hilft bei der administrativen Vorbereitung und Nachbereitung und unterstützt Unternehmen dabei, ihre Mitarbeiter zu motivieren.
