Veränderung birgt stets die Chance, unternehmerische Abläufe zu optimieren: Derzeit macht unter anderem Corona neue Parameter für Prozesse und Geschäftsmodelle nötig. In der aktuellen Lage wird allerorts die digitale Transformation noch weiter vorangetrieben als dies noch zum Jahresbeginn auf der Agenda vieler Unternehmen stand.
Die Organisation ihrer Struktur und Kultur neu auszurichten, steht jetzt bei immer mehr Unternehmen ganz oben auf der Tagesordnung. Derzeit wandelt sich das Verständnis von Personalmanagement massiv; mit Veränderungen, die Unternehmen lange ungeahnte Möglichkeiten eröffnen. Moderne Software ist eine schlagkräftige Antwort auf die aktuelle Lage, aber auch sonst liefert sie Unternehmen die Möglichkeit, um passgenau zu reagieren. Mehr noch: Mit dem passenden Tool kann in Personalabteilungen mehr Zeit für die wesentlichen Aufgaben freigesetzt werden. Es entsteht die Chance für ein neues Miteinander, in dem HR die Rolle eines strategisch relevanten Partners übernimmt.
Eine digitale Transformation, die in HR dringend notwendig ist, entlastet die Personalabteilung und ermöglicht, dass sie sich wichtigeren Aufgaben als „hire and fire“ widmen kann. Mit der passenden Software haben Unternehmen die Chance, die Basis für eine zukunftsorientierte Personalarbeit zu schaffen und komplette Prozesse zu optimieren. So gestärkt gelingt es HR, wirklich effizientes, zeitgemäßes Personalmanagement anzubieten und schnellere, qualitativ bessere Entscheidungen zu treffen. Während in den frühen Tagen der HR-Tools in erster Linie Unterstützung für administrative Bereiche wie Bildungsmanagement, Entgelt und Zeiterfassung von HR-Software ermöglicht und nachgefragt wurde, geht es heute unter dem Stichwort New Work um weitaus mehr. Mittlerweile sind auch und besonders Werkzeuge für strategische Aspekte wie Personalentwicklung sowie Recruiting von Bedeutung.
Digitale Kompetent sichert Existenz
Gelingt es HR nicht, die Chancen der Digitalisierung zu nutzen und mit ihren Mitteln zentrale Themen wie die Personalentwicklung voranzutreiben, könnte das die Personalabteilungen möglicherweise langfristig sogar überflüssig machen. Personaler sind schon aus eigenem Interesse gefordert, ihre digitale Kompetenz auszubauen und sich als innovativer Treiber der Digitalisierung zu präsentieren. In zu vielen Unternehmen gibt es immer noch Defizite in diesem Bereich, die HR in ihrer Existenz bedrohen. Dabei senkt eine HR-Software den Aufwand bei operativen und strategischen Aspekten gleichermaßen und stärkt die täglichen Arbeitsabläufe. Auf Themen, wie die sich aktuell wandelnden Strukturen der Arbeitswelt und neuen Anforderungen bezüglich Werten, Agilität, Personalentwicklung und Performance, kann im Unternehmen so zielgerichtet reagiert werden.
Die Zukunft aktiv angehen
Automatisierte Anwendungen werden mutmaßlich immer größeren Raum einnehmen und in naher Zukunft immer mehr Routine- und Verwaltungstätigkeiten übernehmen. Der Trend zur Technologisierung wird wohl auch über das Jahr 2020 hinaus bestehen bleiben und sich weiterentwickeln. Ohne Software kann HR nicht mehr zukunftsfähig arbeiten. Auch um ein positives Unternehmensimage weiter zu sichern, sind Organisationen gut beraten, rechtzeitig tiefe Digitalkompetenz aufzubauen. HR sollte sich in diesem Prozess verstärkt zum internen und externen Dienstleister entwickeln.
Fehlt beispielsweise Personalverantwortlichen beim Bewerbermanagement die Unterstützung durch ein Tool, kann das abschreckend wirken – gerade für jüngere Fachkräfte aus der Generation Y oder Z, wie die der ab etwa 1985 geborenen Digital Natives. Langfristig kann das fatale Folgen haben und zu Stagnation führen. Denn jedes Unternehmen benötigt Mitarbeiter, die in der Lage sind, den digitalen Wandel zielführend zu gestalten, was sich auch und besonders in Ausnahmesituationen auszahlt.
Zukunftsfähig durch Digitalisierung
Verpasst HR die Chance, sich mit den Mitteln der Digitalisierung zukunftsfähig aufzustellen, droht die klassische Personalarbeit zum Auslaufmodell zu werden. Schon jetzt bewegt sich bei vielen Unternehmen das Bewerbungsmanagement und andere HR-Aufgaben von der Personalverwaltung immer mehr hin zu externen Dienstleistern. Da häufig sogar schon andere Fachabteilungen übernehmen, die bei der Auswahl neuer Mitarbeiter HR nicht mehr einbeziehen, wirft das die Frage auf, ob ein Unternehmen in Zukunft überhaupt noch eine HR-Abteilung benötigt. So hat schon vor einiger Zeit die Denkfabrik „2b AHEAD“ Wirtschaftsvertreter zur Zukunft der HR bis 2027 befragt. Die Ergebnisse sind vielleicht nicht repräsentativ, aber nach wie vor brisant, untermauern sie doch, dass HR-Abteilungen dringend digital aufrüsten müssen, um sich ihre „Existenzberechtigung“ zu sichern. 32 Prozent der Umfrageteilnehmer gehen davon aus, dass die HR-Abteilung eigenständig bleibt und zum Innovationstreiber wird. 33 Prozent denken, dass die HR-Abteilung und ihre Funktionen weitgehend unverändert bleiben. 28 Prozent rechnen damit, dass die HR-Aufgaben 2027 dezentral von den Mitarbeitern anderer Fachbereiche erledigt werden und sieben Prozent erwarten, dass die HR-Abteilung sich ganz auflöst und die Aufgaben von freien Mitarbeitern übernommen werden.
Software muss Realitäten abbilden
Eine Softwarelösung sollte auch auf die Tatsache reagieren, dass traditionelle HR-Verwaltungsaufgaben häufig heutzutage nicht mehr im HR-Bereich liegen, sondern bei Führungskräften oder direkt beim Mitarbeiter. Hier können etwa digitale Employee Self Services mit entsprechenden Workflows zur Qualitätssicherung ihre Pluspunkte ausspielen. Urlaub, Dienstreisen oder Elternzeiten können so von den Mitarbeitern beantragt werden. Zudem ist es dann möglich, Änderung von Stammdaten wie Anschrift, Bankverbindung oder Krankenversicherung über das Mitarbeiter-Portal papierlos bekannt zugeben. Für ein erfolgreiches Personalmanagement zentral ist, dass Personalabteilungen sich weiter auf Kernaufgaben und Strategien fokussieren.
Mehr Zeit für strategische Aufgaben
Unternehmen sind angesichts steigender Komplexität der Umgebung heute mehr denn je gefordert, agil zu sein und auf die Auswirkungen von Digitalisierung, Kollaboration und Disruption angemessen zu reagieren. Das betrifft auch und besonders die Personalabteilungen. Software, wie etwa die modulare rexx Suite, soll daher in erster Linie Abläufe verbessern, Aufwand mindern und so den Mitarbeitern in HR ein effektiveres Arbeiten ermöglichen. So unterstützt, kann die Personalabteilung aufbauen statt nur abzuwickeln. Zum Aufbauen gehört ganz zentral die Personalentwicklung oder besser Kompetenzentwicklung im Unternehmen, um die Mitarbeiter durch Aus- und Weiterbildungsmaßnahmen in ihrer Entwicklung weiterzubringen. Die Chancen der Mitarbeiterbindung sind dabei in der Regel weit größer als die, dass der oder die somit Besserqualifizierte das Unternehmen verlässt. “In diesem Prozess kann Aufbauen auch bedeuten, dass die Personaler aktiv mitwirken, innovative Strukturen zu schaffen, die in Richtung Arbeiten 4.0, New Work und einer besseren Work-Live-Balance gehen.“, so Norbert Rautenberg, CEO bei rexx systems.
Fazit: Öffnen und vernetzen
Erfolgreich zu digitalisieren bedeutet natürlich einerseits, sich mit der eingesetzten Software und den KPIs auszukennen – aber HR muss darüber hinaus in diesem Kontext vor allem die Rolle als strategischer Partner neu definieren. Fraglos unterstützen HR-Analytics, cloud-basiertes E-Recruiting, Matching-Tools oder auch Suchmaschinenoptimierung (SEO) Unternehmen dabei, bislang ungenutztes Potential zu heben. Erfolgreiche Digitalisierung in HR braucht aber auch kompetente Köpfe, die mutig sind und sich trauen, alle sich bietenden neuen Möglichkeiten zu nutzen und voll auszuschöpfen. Um ihre Position, den Erfolg zu sichern, kommen Organisationen nicht umhin, tiefe digitale Kompetenz zu erwerben und diese auch angemessen zu vermitteln. Um zukunftsfähig zu bleiben, muss sich die Personalabteilung neuen Perspektiven öffnen und sich auch die Fähigkeit zur Vernetzung aneignen.
