Beim Industrienähmaschinenhersteller Dürkopp Adler stoppt das papierlose Büro auch bei der Personalakte nicht. In Deutschland warteten zahlreiche Dokumente aus Papier auf die datenschutzgerechte Digitalisierung und Archivierung von LAGER 3000 und rexx systems.
Tränen und letzte Fotos – wenn die LAGER 3000 GmbH anrückt, um die Berge an Akten abzuholen, die darauf warten, eingescannt zu werden, wird es manchmal schon sehr emotional. Auch bei Dürkopp Adler hat das HR-Team einen extremen Change-Prozess hinter sich. Es war ungewohnt, sich von den Papierordnern zu verabschieden, aber am Ende waren alle sehr erleichtert darüber. Mit seinen ca. 1.500 Mitarbeitenden hatte das Bielefelder Unternehmen einiges an Personalakten vorliegen.
Seit der Gründung im Jahre 1860 haben sich allein schon im Personalwesen etliche Papierberge angehäuft. Es wurde daher nach einem Lösungspartner gesucht, damit die Dokumente eingescannt, fachgerecht archiviert und digitalisiert werden können. Die Wahl fiel dabei auf rexx systems und LAGER 3000. Das Hamburger Unternehmen rexx systems GmbH ist eines der am schnellsten wachsenden HR-Softwarehersteller im deutschsprachigen Raum und Partner von Dürkopp Adler.
LAGER 3000 ist 1999 aus einem 1963 gegründetem Logistikunternehmen entstanden und hat sich zu einem der führenden Anbieter von Akten- und Datenlagerung, Archivmanagement und Aktendigitalisierung entwickelt. Gemeinsam sind sie ein starkes und Erfolg erprobtes Team, wenn es um die Digitalisierung von Akten und eben digitaler HR-Arbeit geht.
Akten über Akten digitalisiert
Die Success Story von LAGER 3000 und Dürkopp Adler im Überblick:
- Kunde: Dürkopp Adler
- Projekt: Archivierung und Digitalisierung der Personalakten
- Umfang: Über 300 Personalakten
- Herausforderungen: Beratung, anonymisierte Lagerung, Schutzmaßnahmen
- Projektzeitraum: 3-6 Monate für die Vorbereitung, 3 Monate für die Implementierung
- Projektpartner: gelungener Dreiklang, Dürkopp Adler und rexx systems (für die Einführung der HR-Software) sowie von LAGER 3000 (für die Archivierung und Digitalisierung der Personalakten)
In 300 dpi und Farbe erfolgten die Scans und jede Personalakte umfasste im Schnitt 127 Blatt, auf 76 Dokumente verteilt – das entspricht einem Faktor von 1,67 Blatt pro Dokument. Durchschnittlich entstand so eine Datenmenge von 72 MB pro digitale Personalakte.
Vom Papier- zum Digitalarchiv
Dazu hat LAGER 3000 die Personalakten in das eigene Logistiklager gebracht, eingescannt und in das archivierbare PDF/A-Format übertragen. Durch diesen Schritt ist es gelungen, dass die benötigten Daten digitalisiert werden konnten und direkt in der HR-Software von rexx systems nutzbar sind.
Vor dem Start des richtigen Scanprozess hat LAGER 3000 einige Testdurchläufe mit Musterakten gemacht. So konnte man sehen, ob der Kunde zufrieden ist oder ob noch Anpassungen stattfinden müssen. Dazu kam eine kompetente Beratung hinsichtlich Konzeption, Auf- und Umbau, Zusammenlegung oder Optimierung bestehender oder neuer Papier-, Digital- und Hybridarchive in Zusammenarbeit mit den Experten von rexx systems.
Thomas Cybulski, Prokurist von LAGER 3000 sagt dazu:
„Bei so einem Umfang ist dieser Planungsteil immer recht beratungsintensiv und verlangt er eine Vorbereitungszeit von ungefähr drei bis sechs Monaten in dem Referenzprojekt. Schulungen der Dürkopp Adler-Mitarbeitenden am Standort waren unumgänglich. Daher dauerte die Durchführung mit jeweils bis zu 30 Beschäftigten vor Ort rund ein Quartal, während die tatsächliche Implementierung des Einlesens und Digitalisierens im Normalfall nur vier Wochen in Anspruch genommen hätte.“
Gute Beratung ist das A und O
Über das Ende der Papierberge war wohl jeder in der Personalabteilung von Dürkopp Adler froh. Alle waren glücklich, in Zukunft digital auf die Personalakten zugreifen zu können und damit Zeit für andere wichtige Aufgaben zu haben – für das Talentmanagement oder die Personalentwicklung zum Beispiel.
Ein komplizierter Punkt bei solchen Projekten ist der Aktenplan. Ist dieser zu genau, lassen sich die Dokumente oft nicht eindeutig zuordnen, ist er aber nicht filigran genug, ist es schwer, ein Dokument genau wiederzufinden. Kaum ein Dokument kann bei der Digitalisierung von historisch gewachsenen Personalakten automatisiert erkannt werden. LAGER 3000 hat dafür extra erfahrende Fachkräfte der Klassifizierungsabteilung, welche die richtigen Dokumententypen manuell zuordnen können.
rexx systems sorgt im Wesentlichen für die Beratungsleistung des Aktenplans. Der Scanprozess wurde von LAGER 3000 übernommen und davor Musterakten für den Aktenplan erstellt, damit dieser mit der HR-Abteilung von Dürkopp Adler im Detail besprochen werden konnte und eventuelle Kürzungen oder Erweiterungen vernehmbar sind, erklärt Cybulski.
Außerdem erzählt Cybulski, dass sich sein Unternehmen lange Zeit vorwiegend auf Services rund um das Archivmanagement und die Einlagerung von Papierbeständen konzentrierte. Mit der Digitalisierung für Banken, Konzerne und öffentlichen Verwaltungen wurde auf Projektbasis 2006 begonnen: Briefpost, ganze Akten oder wie bei Dürkopp Adler die Personalakten.
Es galt bei Dürkopp Adler hunderte Personalakten zu digitalisieren. Die eigenen Hochleistungsscanner ermöglichen es LAGER 3000 zwischen 6.000 bis 6.500 Akten der unterschiedlichsten Arten pro Woche zu verarbeiten. Im Regelfall läuft die Nutzung der Daten dann über eine Partnerlösung, so wie im Projekt Dürkopp Adler über die HR-Software von rexx systems.
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