Zur modernen Personalführung in Unternehmen sind Mitarbeitergespräche unerlässlich, geben sie doch Angestellten wie Führungskräften eine Rückmeldung über Verhalten und Arbeitsleistung. Für ein gutes Feedbackgespräch sind jedoch einige Dinge zu berücksichtigen, sowohl von Arbeitnehmer- als auch von Arbeitgeberseite.

Definition Feedback – oder Mitarbeitergespräch

Feedback- oder Mitarbeitergespräche sind ein wichtiges Instrument zur Erfolgskontrolle und in zahlreichen Unternehmen ein festes Ritual. Es ist im eigentlichen Wortsinn als Rückmeldung über die fachliche und menschliche Arbeitssituation zwischen Vorgesetzten, Mitarbeitern und Kollegen zu verstehen. Dabei geht es nicht allein darum, Kritik zu äußern. Sondern Mitarbeiter erhalten von der Führungskraft in erster Linie eine Rückmeldung über ihre Arbeitsleistung und ihr Verhalten. So bieten Feedbackgespräche eine Möglichkeit, um etwa abgeschlossene Projekte oder alte und neue Ziele zu besprechen, Lob auszusprechen oder gegebenenfalls Kritik zu äußern.

Mitarbeiter haben die Gelegenheit ihre eigene Rolle im Unternehmen zu reflektieren, ob sie vereinbarte Zielvorgaben erreicht haben, sie sich den Aufgaben gewachsen fühlen, über- oder unterfordert sind. Sie können ihre eigene Einschätzung über die Zusammenarbeit mit Vorgesetzten und Kollegen sowie über die Team-Arbeit generell abgeben und darüber hinaus Wünsche und Ziele für die Zukunft äußern, seien das Weiterbildungen oder neue Aufgaben- und Verantwortungsbereiche.

Führungskräften bietet sich mithilfe eines Feedbackgesprächs langfristig die Möglichkeit, Arbeitsprozesse zu optimieren und effektiver zu gestalten, indem zum Beispiel auf der Basis einer der Rückmeldung seitens des Mitarbeiters Arbeitsbedingungen angepasst oder verändert werden. Nicht zuletzt ist das Feedbackgespräch ein ausgezeichnetes Motivationsinstrument. Ein regelmäßiges Feedback inklusive Motivation kann die Arbeitsleistung der Mitarbeiter um bis zu zehn Prozent steigern, da sich diese sich hinsichtlich ihrer Wünsche und Bedürfnisse ernstgenommen und wertgeschätzt fühlen.

Ziele und Inhalte eines Mitarbeitergesprächs auf einen Blick:

Mitarbeiterbeurteilung: Selbst- und Fremdeinschätzung von Mitarbeitern
Lob und Anerkennung bei besonderen Leistungen
Anbringen von konstruktiver Kritik
Rückmeldung über Arbeitsbedingungen
Zusammenarbeit zwischen Vorgesetzten und Mitarbeitern
Unklarheiten und Fragen ansprechen
Arbeitsaufgaben definieren
Probleme und Konflikte offen darlegen
Abgleich der Zielvorgaben des Vorjahres
neue Ziele vereinbaren
betriebliche Weiterbildung vereinbaren
Vereinbarung neuer Aufgaben- oder Verantwortungsbereiche

Wann und wie oft werden Mitarbeitergespräche geführt?

Das Feedbackgespräch ist heutzutage Bestandteil einer modernen Personalführung, das in regelmäßigen Abständen stattfindet. Zwar gibt es keine Vorgaben, wie oft und wann es Mitarbeitergespräche geben sollte. Sie finden jedoch bestenfalls in regelmäßigen zeitlichen Abständen oder zu bestimmen Anlässen statt. Nur so ist gewährleistet, dass ein Vertrauen zwischen Führungskraft, Mitarbeitern und Kollegen entsteht und der Mitarbeiter im Unternehmen persönlich stetig wachsen kann. Es sollte mindestens einen fixen Termin im Jahr geben, an dem Vorgesetzte ihren Mitarbeitern Feedback geben. Dabei ist das Feedbackgespräch stets kontextbezogen, findet zum Beispiel bei Abschluss eines Projektes statt, beim Erreichen von Zielen oder etwa auch vor dem Ende der Probezeit. Zwischendurch genügen auch kurze Gespräche unter vier Augen, wenn eine Aufgabe erledigt worden ist.

Die wichtigsten Formen von Feedbackgesprächen

Es gibt unterschiedliche Formen von Mitarbeitergesprächen, die sich im Hinblick auf die Gesprächsteilnehmer und Inhalte voneinander unterscheiden. Dazu gehören zum Beispiel auch Austritts- und Rückkehrgespräche nach längerer Krankheit, Elternzeit oder einem Sabbatical, Kündigungsgespräche, Abmahnungs- oder Konfliktgespräche. Mitarbeitergespräche können zudem notwendig sein, wenn ein Mitarbeiter seine Aufgaben an einen Kollegen abgibt oder wenn schlichtweg im Rahmen eines Beratungsgesprächs Informationen ausgetauscht werden. Ein klassisches Feedbackgespräch ist das jährliche Mitarbeitergespräch zum (Geschäfts-)Jahreswechsel, das in der Regel zwischen zwei Personen stattfindet, wobei der Vorgesetzte seinem Angestellten Rückmeldung gibt. Im Rahmen dieses Gesprächs können Lob und Anerkennung, aber ebenso eine mögliche Beförderung besprochen werden. Die Beurteilung einer gemeinsamen Gruppenleistung durch den Vorgesetzten ist im sogenannten Gruppen-Feedbackgespräch möglich. Denkbar ist aber auch, dass jeder einzelne Mitarbeiter in einem solchen Gespräch Rückmeldung von der Führungskraft erhält. Das setzt jedoch Professionalität und Vertrauen innerhalb der Gruppe voraus. Beim Vorgesetzten-Feedback erhält die Führungskraft von ihren Mitarbeitern Rückmeldung in Bezug auf ihre Verhaltensweisen und Leistungen. Denn nicht nur Angestellte wollen ihre Sache besser machen und sich weiterentwickeln – auch der Chef kann sich hinsichtlich Führungsverhalten weiterentwickeln.

Das ist bei einem Feedbackgespräch zu beachten

Ein Feedbackgespräch sollte stets auf Augenhöhe geführt werden und dem Mitarbeiter Vertrauen entgegenbringen. Im besten Falle ist es bidirektional, das bedeutet, Mitarbeiter und Vorgesetzter erhalten voneinander eine Rückmeldung. Dabei ist es wichtig, dass sich beide auf das Gespräch vorbereiten und sich auf ein bestimmtes Ziel konzentrieren. Dieses Gesprächsziel sollte nicht nur klar formuliert, sondern auch realistisch und umsetzbar sein. Gegebenenfalls können in einem Feedbackgespräch ein Maximal-, Minimal- oder Alternativziel festgelegt werden. Wichtig ist, dass jeder der Gesprächsteilnehmer weiß, wo er hin möchte und dies auch sachlich formuliert.

Darüber hinaus gibt es in einem guten Feedbackgespräch einige andere Dinge zu berücksichtigen. Persönliche Emotionen sind beispielsweise fehl am Platz, da im Affekt schlimmstenfalls Dinge geäußert werden, die sich nachteilig auf das Arbeitsverhältnis auswirken. Lästereien über Vorgesetzte und Kollegen sind ebenso zu unterlassen wie Schuldzuweisungen. Besser ist es, Ich-Botschaften zu senden, wie „Ich habe den Eindruck, dass …“. Nachteilig auf die Atmosphäre wirken sich auch Verallgemeinerungen aus, wie „immer“ oder „schon wieder“, vor allem, wenn es sich um negative Kritik handelt.

Kritik und Lob sollten sich stets die Waage halten, um eine angenehme Atmosphäre zu wahren. Empfehlenswert ist hierbei etwa die „Sandwich-Methode“, bei der der negative Kritikpunkt von positiven Punkten zu Beginn und einer abschließenden positiven Rückmeldung umrahmt wird. Gerade das Vorbringen eines negativen Feedbacks erfordert Fingerspitzengefühl. Es sollte nachvollziehbar und ohne Wertung formuliert und möglichst in einem überschaubaren Rahmen gehalten werden. Vorgesetzte sollten ihre Mitarbeiter dementsprechend nicht nur dann zu einem Feedbackgespräch laden, wenn etwas falsch gelaufen ist.

Hilfreich kann es bei negativem Feedback sein, direkt Verbesserungsvorschläge zu machen und Lösungsansätze in der Wir-Form zu äußern. Das signalisiert dem Angestellten, dass der Vorgesetzte daran interessiert ist, gemeinsam an der Lösung zu arbeiten. Zudem sollte die Führungskraft ihrem Mitarbeiter im Feedbackgespräch stets auch die Möglichkeit zur Selbstkorrektur geben. Ein Mitarbeitergespräch ist dann gut verlaufen, wenn beide Seite das Gesprächsziel erreicht oder sich zumindest angenähert haben und es mit einem beiderseits akzeptablem Ergebnis beenden.

Checkliste Mitarbeitergespräch

Ein Feedbackgespräch wird niemals ins Blaue hinein geführt, sondern bedarf der Vorbereitung sowohl vom Vorgesetzten als auch vom Mitarbeiter. Diese Punkte gilt es dabei zu berücksichtigen:

Vorbereitung und Planung eines Mitarbeitergesprächs

Ort bestimmen und gegebenenfalls Besprechungsraum buchen
Termin bestimmen
Mitarbeiter rechtzeitig informieren
Störungen ausschließen
benötigte Unterlagen vorbereiten (Personalakte, Arbeitsvertrag, Zielvereinbarungen, Beurteilungen, Projektberichte, Protokolle u.ä.)
notwendige Hilfsmittel bereithalten (Block, Beamer, Wandboard o.ä.)
weitere Gesprächsteilnehmer einplanen
Gesprächsteilnehmer rechtzeitig informieren
Gesprächsaufteilung bestimmen
Protokollierung bestimmen

Inhaltliche Vorbereitung für Vorgesetzte

Was ist der Anlass?
Gesprächsziel festlegen (Kernanliegen)
Haupt-, Teilziele oder Alternativziele festlegen
alle Themen notieren, die angesprochen werden sollen
Gespräch gliedern
Argumente zurechtlegen
Informationen über den Gesprächspartner einholen
Einstellung zum Gesprächspartner überprüfen (Sympathie, Antipathie, Vorurteile)
frühere Gespräche beachten
mögliche Argumente und Einwände des Mitarbeiters bedenken
auf potentielle Konflikte vorbereiten

Inhaltliche Vorbereitung für Mitarbeiter

eigene Leistungen inklusive Stärken und Schwächen oder Fehler reflektieren
Zusammenarbeit mit Kollegen, im Team und mit Vorgesetzten einschätzen
wünschenswerte Änderungen benennen (Aufgaben-, Verantwortungsbereich, Weiterbildung)
Karriereziel definieren und formulieren, wie es zu erreichen ist
Arbeitsbedingungen überdenken, lässt sich etwas verbessern? (Arbeitszeiten, Ausstattung, Arbeitsatmosphäre)

Nachbereitung

Gesprächsverlauf und Gesprächsführung beurteilen und reflektieren
Protokoll allen Beteiligten im Nachhinein zur Verfügung stellen
für Vorgesetzte: Mitarbeiter bei Umsetzung der Zielvereinbarung im Nachhinein unterstützen
für Mitarbeiter: Feedback und Zielvereinbarung umsetzen