In vielen Ländern wurde Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) eingeführt, um Personen, die Missstände in Organisationen aufdecken, zu schützen und zu unterstützen. Dieses Gesetz hat weitreichende Implikationen für die Arbeitsweise von HR-Abteilungen, da es sie direkt betrifft, wenn es um die Handhabung von Meldungen über Fehlverhalten im Unternehmen geht. Daher spielen Personalabteilungen eine zentrale Rolle bei der Gestaltung und Aufrechterhaltung einer ethischen, rechtskonformen und sicheren Arbeitsumgebung.
Das neue Hinweisgeberschutzgesetz, in Kraft getreten am 2. Juli 2023, schreibt Unternehmen mit über 50 Mitarbeitenden vor, bis spätestens 18. Dezember 2023 interne Meldesysteme für Missstände einzurichten, wobei Firmen mit 50 bis 249 Angestellten eine Anpassungsfrist bis zum 17. Dezember 2023 erhalten.
Inhaltsverzeichnis
Aktuelle EU-Richtlinie zum Schutz von Whistleblowern
Das Gesetz trat bereits am 2. Juli 2023 in Kraft. Für mittelgroße Unternehmen mit einer Belegschaft zwischen 50 und 249 Mitarbeitenden wurde eine Anpassungszeit bis Mitte Dezember 2023 gewährt, um die notwendigen Systeme zu implementieren.
Das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG), welches vom Bundesrat behandelt wird, markiert einen bedeutenden Schritt in Richtung einer stärkeren Transparenz und ethischen Verantwortung in deutschen Unternehmen und öffentlichen Einrichtungen. Dieses Gesetz zielt darauf ab, Individuen, die als sogenannte Whistleblower fungieren, also Missstände in Organisationen aufdecken, einen umfassenden Schutz zu bieten. Es adressiert eine zentrale Herausforderung in der heutigen Arbeitswelt: die Sicherstellung, dass Mitarbeiter, die auf rechtswidriges oder unethisches Verhalten hinweisen, vor Vergeltung geschützt sind. Der Bundesrat hat in diesem Zusammenhang eine Schlüsselrolle gespielt, indem er die Notwendigkeit eines solchen Gesetzes anerkannt und sich für dessen Umsetzung eingesetzt hat.
Die Debatte im Bundesrat über das Hinweisgeberschutzgesetz zeigt, wie wichtig der Schutz von Whistleblowern für eine funktionierende, gerechte Gesellschaft ist. Das Gesetz verpflichtet nicht nur Unternehmen, sondern auch öffentliche Einrichtungen, effektive und sichere Meldekanäle einzurichten, durch die Mitarbeitende Missstände melden können, ohne Angst vor beruflichen oder persönlichen Konsequenzen haben zu müssen. Darüber hinaus stellt es sicher, dass diese Meldungen ernst genommen und untersucht werden, wodurch es zur Prävention von Korruption und anderen Formen von Fehlverhalten beiträgt. Die Bemühungen des Bundesrates, dieses Gesetz voranzutreiben, reflektieren ein wachsendes Bewusstsein für die Bedeutung von Integrität und ethischem Verhalten in allen Bereichen des öffentlichen und privaten Sektors.
Ziel des Gesetzes und der ihm zugrunde liegenden EU-Richtlinie ist ein besserer Schutz von Whistleblowern, also von Personen, die Hinweise auf Missstände in Unternehmen geben. Bis zum 17. Dezember 2021 hatten die EU-Mitgliedsstaaten Zeit für die Umsetzung der EU-Richtlinie zum Schutz von Whistleblowern in nationales Recht. In Deutschland war ein geplantes Hinweisgeberschutzgesetz bereits in der vorigen Legislaturperiode aufgrund unterschiedlicher Auffassungen in der großen Koalition gescheitert. Wegen der Fristversäumnis hat die EU-Kommission am 27. Januar 2022 ein förmliches Vertragsverletzungsverfahren gegen Deutschland eingeleitet. Das Gesetz kam auch dann erst nach einigen Anläufen zustande. Im Februar 2023 verweigerte der Bundesrat die Zustimmung. Nachdem sich Bund und Länder auf einen Kompromiss einigten, hat der Bundestag den geänderten Entwurf am 11. Mai 2023 verabschiedet; der Bundesrat stimmte am 12. Mai 2023 zu. Insbesondere wurde auf anonyme Meldekanäle verzichtet. Was gibt das Hinweisgeberschutzgesetz nun für Arbeitgeber vor?
Hinweisgeberschutzgesetz: Vorgaben für Unternehmen
Das Hinweisgeberschutzgesetz, das am 2. Juli 2023 in Deutschland in Kraft getreten ist, legt neue Rahmenbedingungen für Unternehmen fest. Das Gesetz fordert von Unternehmen mit mehr als 250 Beschäftigten die Einrichtung von Meldestellen, an die Mitarbeitende sich wenden können, um auf Rechtsverstöße aufmerksam zu machen. Für Unternehmen mit 50 bis 249 Beschäftigten gelten diese Anforderungen ab dem 17. Dezember 2023.
Das Hinweisgeberschutzgesetz stellt aktuell folgende Vorgaben für Unternehmen auf:
- Implementierung eines internen Hinweisgebersystems: Unternehmen mit mehr als 50 Mitarbeitenden sind verpflichtet, ein System zur Meldung von Missständen zu implementieren. Dies soll Mitarbeitenden und anderen Beteiligten ermöglichen, Bedenken bezüglich rechtswidriger Aktivitäten oder Verstöße gegen die Unternehmensrichtlinien sicher und vertraulich zu melden.
- Schutz der Whistleblower: Das Gesetz verlangt, dass Whistleblower vor jeglicher Art von Vergeltung, einschließlich Kündigung, Herabstufung oder anderer negativer Konsequenzen geschützt werden. Dieser Schutz gilt sowohl für aktuelle als auch für ehemalige Mitarbeitende.
- Anonymität: Die Systeme müssen die Möglichkeit bieten, dass Hinweise auch anonym abgegeben werden können, um die Identität des Meldenden zu schützen.
- Bearbeitung der Meldungen: Unternehmen müssen sicherstellen, dass alle eingegangenen Meldungen angemessen, zeitnah und unvoreingenommen bearbeitet werden.
- Information und Schulung: Mitarbeitende sollten über das Vorhandensein und die Funktionsweise des Hinweisgebersystems informiert und gegebenenfalls geschult werden, um das Bewusstsein und das Verständnis für dessen Bedeutung zu fördern.
- Einhaltung der Fristen: Für Unternehmen mit 50 bis 249 Mitarbeitenden gilt eine Übergangsfrist bis zum 17. Dezember 2023, um die notwendigen Systeme zu implementieren. Ab dem 18. Dezember 2023 müssen alle betroffenen Unternehmen das System vollständig eingerichtet und betriebsbereit haben.
Diese Vorgaben zielen darauf ab, eine Kultur der Transparenz und Integrität zu fördern und gleichzeitig Unternehmen dabei zu unterstützen, Compliance-Risiken effektiv zu managen und rechtliche Verpflichtungen zu erfüllen.
Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) und Compliance
Das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) ist eng mit Compliance verknüpft, da es einen wesentlichen Beitrag zur Einhaltung von rechtlichen und ethischen Standards in Organisationen leistet. Compliance bezieht sich auf die Übereinstimmung eines Unternehmens mit gesetzlichen Vorschriften, internen Richtlinien sowie ethischen und gesellschaftlichen Normen. Hier sind einige Gründe, warum das HinSchG eine bedeutende Rolle in der Compliance spielt:
- Förderung der Transparenz: Das HinSchG ermutigt Mitarbeitende und andere Beteiligte, Verstöße gegen Gesetze und interne Richtlinien zu melden. Dies verbessert die Transparenz innerhalb der Organisation und hilft dabei, Compliance-Risiken frühzeitig zu identifizieren.
- Prävention und Aufdeckung von Fehlverhalten: Indem Mitarbeitenden ein sicherer Kanal für die Meldung von Unregelmäßigkeiten geboten wird, unterstützt das Gesetz Unternehmen dabei, potenzielle oder tatsächliche Verstöße gegen Compliance-Vorgaben zu erkennen und entsprechend zu handeln.
- Schutz von Whistleblowern: Das HinSchG schützt Personen, die Missstände melden, vor Vergeltung. Dies fördert eine Kultur der Offenheit, in der Mitarbeitende sich ermutigt fühlen, Compliance-Probleme ohne Angst vor negativen Konsequenzen anzusprechen.
- Risikomanagement: Durch die Einführung von Whistleblowing-Systemen können Unternehmen Risiken besser managen. Die frühzeitige Erkennung und Behebung von Problemen verhindert größere Schäden und mögliche rechtliche Konsequenzen.
- Reputation und Vertrauen: Ein effektives Hinweisgebersystem zeigt, dass ein Unternehmen Wert auf ethisches Verhalten und Compliance legt. Dies stärkt das Vertrauen von Stakeholdern, wie Kunden, Investoren und der Öffentlichkeit, in das Unternehmen.
- Einhaltung rechtlicher Anforderungen: Das HinSchG selbst ist ein Compliance-Element. Unternehmen müssen sicherstellen, dass sie die gesetzlichen Anforderungen erfüllen, um Sanktionen zu vermeiden.
Insgesamt trägt das Hinweisgeberschutzgesetz dazu bei, eine stärkere Compliance-Kultur in Organisationen zu etablieren, indem es die Meldung von Missständen unterstützt und fördert, was für die Aufrechterhaltung ethischer und rechtlicher Standards unerlässlich ist.
Hinweisgeberschutzgesetz und Rolle der HR-Abteilung bei der Umsetzung
Das Ziel des Gesetzes ist es, Mitarbeitende, die auf Missstände hinweisen, vor Benachteiligungen zu schützen. Dies umfasst Schutz vor Repressalien wie Ausschluss von Gehaltserhöhungen, Nichtberücksichtigung bei Beförderungen oder Kündigung. In Fällen, in denen solche Benachteiligungen in engem zeitlichem Zusammenhang mit einer Meldung auftreten, beinhaltet das Gesetz eine Beweislastumkehr, wodurch der Arbeitgeber das Gegenteil beweisen muss.
Die HR-Abteilung ist oft die erste Anlaufstelle für Mitarbeitende, die Bedenken oder Beobachtungen über unethisches oder rechtswidriges Verhalten im Unternehmen melden möchten. Daher ist es von entscheidender Bedeutung, dass HR-Verantwortliche mit den Bestimmungen des Hinweisgeberschutzgesetzes vertraut sind und effektive, vertrauliche Meldekanäle bereitstellen. Zudem müssen sie sicherstellen, dass Whistleblower vor Vergeltung geschützt sind und dass gemeldete Angelegenheiten unvoreingenommen und gründlich untersucht werden.
Die Integration des Hinweisgeberschutzgesetzes in die Unternehmenskultur und -politik stellt für die HR-Abteilung eine Herausforderung, aber auch eine Chance dar, Vertrauen und Integrität am Arbeitsplatz zu stärken. Durch die Schaffung eines sicheren und unterstützenden Umfelds für Whistleblower leistet die HR-Abteilung einen wesentlichen Beitrag zur Förderung einer Kultur der Offenheit und des ethischen Verhaltens, die für das langfristige Wohl des Unternehmens und seiner Mitarbeitende entscheidend ist.
Wichtige Bestandteile des Gesetzes sind die Wahlmöglichkeit für den Hinweisgeber zwischen interner und externer Meldestelle und die grundsätzliche Vertraulichkeitsbehandlung der Identität des Hinweisgebers. Nach einer Meldung muss die Meldestelle innerhalb von drei bis sechs Monaten Folgemaßnahmen ergreifen und die hinweisgebende Person darüber informieren. Das Gesetz sieht auch Sanktionen bei Nichteinhaltung der gesetzlichen Anforderungen vor, wobei Verstöße als Ordnungswidrigkeiten mit Geldbußen geahndet werden können. Dies beinhaltet das Behindern von Meldungen, das Ergreifen von Repressalien oder das wissentliche Offenlegen unrichtiger Informationen. Zudem sind im Rahmen des Gesetzes die Mitbestimmungsrechte des Betriebsrats bei der Einführung und Implementierung des Hinweisgeberschutzsystems zu berücksichtigen.
Schutz von Whistleblowern: Das ändert sich
Im Zuge der Anpassungen durch den Vermittlungsausschuss wurde beschlossen, dass das Hinweisgeberschutzgesetz nicht die Verpflichtung beinhaltet, anonyme Meldungen zu ermöglichen. Dies betrifft sowohl interne als auch externe Meldestellen. Es wird jedoch von diesen Stellen erwartet, dass sie auch anonym eingereichte Hinweise bearbeiten. Des Weiteren wird empfohlen, dass Whistleblower, sofern möglich, interne Meldestellen für ihre Meldungen bevorzugen, insbesondere wenn interne Maßnahmen gegen Verstöße wirksam sind.
Eine weitere Anpassung besagt, dass das Gesetz nur Anwendung findet, wenn die gemeldeten Verstöße den Arbeitgeber oder eine beruflich relevante Stelle betreffen. Die Regelung zur Beweislastumkehr wurde beibehalten, wonach die Vermutung einer Repressalie nur dann greift, wenn der Whistleblower dies ausdrücklich geltend macht. Zudem wurde die maximale Bußgeldhöhe für Verstöße gegen das Gesetz von ursprünglich 100.000 Euro auf 50.000 Euro reduziert.
Einführung einer Whistleblowing-Software
Die Einführung einer Whistleblowing-Software wird angesichts der aktuellen Änderungen des Hinweisgeberschutzgesetzes immer wichtiger für Unternehmen. Diese Software ermöglicht eine effiziente und sichere Meldung von Missständen, was im Einklang mit den neuen gesetzlichen Anforderungen steht, die einen verstärkten Schutz für Whistleblower vorsehen. Durch die Implementierung solcher Systeme können Unternehmen nicht nur gesetzliche Compliance sicherstellen, sondern auch eine Kultur der Transparenz und Ethik fördern. Zudem unterstützt eine Whistleblowing-Software die Vertraulichkeit und den Schutz der Identität der Hinweisgeber, was ein zentrales Element des geänderten Gesetzes darstellt.
Das kürzlich eingeführte Hinweisgeberschutzgesetz verlangt von Firmen mit mehr als 50 Angestellten die Implementierung eines internen Systems zur Meldung von Missständen. Unternehmen, die zwischen 50 und 249 Mitarbeite beschäftigen, erhielten eine Übergangsfrist bis zum 17. Dezember 2023. Nach diesem Datum müssen alle betreffenden Unternehmen und Organisationen ab dem 18. Dezember 2023 verbindlich solche internen Meldesysteme etablieren und unterhalten.
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