Compliance

Compliance ist ein Begriff, der in den letzten Jahren immer häufiger fällt. Grundsätzlich gilt: Alle Geschäftstätigkeiten und -praktiken müssen den gesetzlichen Anforderungen und Richtlinien entsprechen – das umschreibt Compliance ganz grob. Ein durchdachtes Compliance-System verhindert also nicht nur rechtliche Konsequenzen, sondern stärkt auch das Vertrauen aller Stakeholder vom Kunden über den Investor bis hin zu Öffentlichkeit. Hier erfahren Sie alles Wissenswerte rund um die Bedeutung von Compliance.

Definition: Was ist Compliance?

Compliance bezeichnet die Einhaltung von gesetzlichen Vorgaben und internen Unternehmensrichtlinien, die für Unternehmen gelten – dazu zählen alle Anforderungen von gesetzlichen Normen bis hin zu einem internen Verhaltenskodex, der in einer Betriebsvereinbarung geregelt ist.

So soll sichergestellt werden, dass Unternehmen und ihre Mitarbeiter jederzeit in Übereinstimmung mit den relevanten Gesetzen und Standards handeln. Das umfasst sowohl interne als auch externe regulatorische Anforderungen.

Ziele von Compliance

Die Hauptziele von Compliance sind vielfältig – sie reichen von rechtlichen bis hin zu ethischen Aspekten. In der Praxis werden mit dem Begriff Compliance vor allem folgende Ziele in Verbindung gebracht:

• Risikominimierung: Durch die Einhaltung von Gesetzen und Vorschriften können Unternehmen rechtliche Strafen vermeiden.
  
  
• Vertrauensbildung: Compliance fördert das Vertrauen von Kunden, Investoren, Mitarbeitern und anderen Stakeholdern in das Unternehmen.
  
  
• Wettbewerbsvorteil: Ein solides Compliance-Programm kann ein USP sein – und so auch für potenzielle Mitarbeiter attraktiv sein.
  
  
• Fehlverhalten minimieren: Konsequentes Compliance Management soll dafür sorgen, dass das Fehlverhalten von Angestellten so gering wie möglich ist.
  
  
• Transparenz: Durch klare Kommunikation der Regeln und Pflichten wird der Arbeitsalltag transparenter.
  

Offiziell sind die Ziele von Compliance in der Norm ISO 37301 geregelt. Dort steht: Sämtliche Ziele müssen messbar sein und jederzeit überwacht werden – und in Einklang mit der Compliance-Politik stehen.

Die Bedeutung von Compliance im Unternehmen

Das Thema Compliance ist heute im Geschäftsalltag ein wichtiger Begriff geworden – und er geht weit über die landläufige Definition hinaus. Oft wird mit Compliance in Verbindung gebracht, dass Mitarbeiter eines Unternehmens keine Geschenke oder Ähnliches annehmen dürfen – die Bedeutung von Compliance für Unternehmen ist jedoch deutlich größer.

Organisationen stehen unter dem ständigen Druck, sich an immer mehr und vor allem sich verändernde Gesetze und Vorschriften zu halten – die dann oft auch über Landesgrenzen hinweg unterschiedlich gehandhabt werden. Bei Compliance-Verstößen kann es teuer werden, vor allem aber auch den Ruf des Unternehmens schädigen.

Compliance ist daher nicht nur eine Maßnahme, um zu retten, was zu retten ist, wenn das Kind bereits in den Brunnen gefallen ist. Ganz im Gegenteil: Unternehmen sollten einen proaktiven Compliance-Ansatz etablieren. Der hilft ihnen dabei, mögliche Risiken frühzeitig zu identifizieren und anzugehen. So wird nicht nur die Organisation selbst geschützt, sondern auch alle Mitarbeiter, Kunden und Partner.

Rechtliche Grundlagen von Compliance

Die rechtlichen Grundlagen von Compliance sind in Deutschland (und auch international) vielfältig und bestehen auf einer Kombination von spezifischen Gesetzen, Verordnungen und branchenspezifischen Regelungen. Die genauen rechtlichen Anforderungen variieren also je nach Branche, Region und Geschäftstätigkeit. Einige der wichtigsten rechtlichen Grundlagen sind:

• Gesetze und Verordnungen: Je nach Land und Branche gibt es spezifische Gesetze und Verordnungen, die Unternehmen befolgen müssen. Beispiele sind der Deutsche Corporate Governance Kodex (DCGK) für börsennotierte Unternehmen oder das Lieferkettengesetz (LkSG).
  
  
• Internationale Standards: Bei grenzüberschreitenden Geschäften müssen Unternehmen oft auch internationale Standards und Abkommen beachten. Dazu zählen beispielsweise die OECD-Leitsätze für multinationale Unternehmen, die EU-Geldwäscherichtlinien, der Foreign Corrupt Practices Act (FCPA) und der UK Bribery Act.
  
  
• Verhaltenskodexe und Ethikrichtlinien: Viele Unternehmen haben eigene interne Kodexe oder Richtlinien, die oft über die gesetzlichen Anforderungen hinausgehen.
  
  
• Verträge und Vereinbarungen: Bei fast jeder Geschäftsbeziehung sind vertragliche Vereinbarungen im Spiel. Diese legen teilweise zusätzliche Compliance-Anforderungen festlegen – beispielsweise in Bezug auf Vertraulichkeit oder Datenschutz.
  
  

Was ist Compliance Management?

Um diese Regeln und Gesetze einhalten zu können, gibt es das Compliance Management. Compliance Management bezeichnet den systematischen Ansatz eines Unternehmens, die Einhaltung sämtlicher Vorschriften, Standards, Richtlinien & Co. sicherzustellen. Es geht dabei nicht nur darum, bestehende Regeln zu befolgen, sondern auch potenzielle Risiken zu erkennen und proaktiv Maßnahmen zu ergreifen, um diese zu minimieren. Dafür werden gesonderte Prozesse implementiert.

Was sind Compliance Management Systeme?

Als Compliance Management Systeme (CMS) werden Softwarelösungen und Tools bezeichnet, die Organisationen dabei unterstützen, ihre Compliance-Anforderungen systematisch umzusetzen. Ein Compliance Management System hilft dabei, die Einhaltung von Gesetzen, Vorschriften und internen Richtlinien zu überwachen, zu steuern und zu dokumentieren.

Ein typisches Compliance Management Systeme umfasst unter anderem folgende Funktionen:

• Sammlung interner Richtlinien und Verfahren – diese sollen sicherstellen, dass das Unternehmen alle relevanten Vorschriften einhält
  
  
• Überwachungs- und Kontrollmechanismen, die dazu dienen, mögliche Verstöße frühzeitig zu erkennen
  
  
• Schulungs- und Aufklärungsmaßnahmen für Mitarbeiter
  
  
• Reportings und Dokumentationen rund um die Compliance-Aktivitäten
  

Solche Compliance Management Systeme können nach der vom Institut der Wirtschaftsprüfer in Deutschland e.V. entwickelten Norm IDW PS 980 zertifiziert werden.

Wer ist für das Compliance Management zuständig?

Um das Compliance Management System und das Thema allgemein kümmern sich Compliance-Beauftragte oder Compliance-Manager (auch Compliance-Officer) im Unternehmen. In größeren Organisationen können das auch ganze Abteilungen sein.

In diesem Job ist es wichtig, sämtliche potenzielle Risiken zu identifizieren, Richtlinien und Prozesse zu entwickeln, ein CMS zu etablieren und natürlich alle Mitarbeiter zu all diesen Themen zu schulen. Der Compliance-Beauftragte selbst (oder die gesamte Abteilung) agiert als zentraler Ansprechpartner für Compliance-Fragen, arbeitet eng mit der Geschäftsleitung zusammen und stellt sicher, dass das Unternehmen seine rechtlichen und ethischen Verpflichtungen erfüllt.

Compliance Management im Unternehmen einrichten

Ein effektives Compliance Management erfordert eine klare Strategie, die von der Unternehmensleitung unterstützt wird. Ist das gegeben, erfolgt die Ausarbeitung der einzelnen Schritte:

1. Ernennung eines Compliance-Beauftragten: Dieser sollte die notwendige Expertise und Autorität besitzen, um Compliance-Richtlinien zu entwickeln und durchzusetzen.
   
   
2. Entwicklung eines Compliance-Programms: In diesem Schritt werden Richtlinien aufgearbeitet und respektive oder erstellt, gleiches gilt für damit in Verbindung stehende Prozesse und Verfahren.
   
   
3. Schulung und Kommunikation: Mitarbeiter sollten regelmäßig über die Compliance-Richtlinien und -Verfahren des Unternehmens informiert und geschult werden.
   
   
4. Implementierung eines CMS: Wie bereits beschrieben, hilft ein Compliance Management System bei der Einhaltung sämtlicher Richtlinien.
   
   
5. Regelmäßige Überprüfung: Das Compliance-Programm sollte regelmäßig überprüft und aktualisiert werden.
   

Natürlich können die Schritte in der Praxis variieren. So oder ähnlich lässt sich jedoch ein effektives Compliance Management aufbauen, das die Einhaltung von Compliance im Unternehmen sicherstellt.