Die Krankmeldung ist nach wie vor ein Thema, bei dem viel Halbwissen kursiert und Unsicherheit herrscht. Arbeitgebende und Arbeitnehmende sollten jedoch immer im Bilde sein und die geltenden Regeln kennen, um Missverständnisse und Nachteile zu vermeiden.
Jeder ist mal krank. Statistisch gesehen sind Arbeitnehmende durchschnittlich knapp 20 Tage im Jahr krankgemeldet, wie eine Studie des Dachverbandes der Betriebskrankenkassen zeigt. Was bei der Krankmeldung bzw. der Krankschreibung zu beachten ist, welche Fristen gelten und was erlaubt/verboten ist.
Krankmeldung und Krankschreibung – wo liegt der Unterschied?
Krankmeldung und Krankschreibung sind zwei klar voneinander abgegrenzte und unterschiedliche Vorgänge. Die Krankmeldung nimmt der Arbeitnehmende selbst vor. Dabei handelt es sich lediglich darum, den Arbeitgebenden über die Krankheit zu informieren. Die Krankmeldung muss auch dann erfolgen, wenn zunächst kein Arzt aufgesucht wird, etwa weil man sich zu krank fühlt.
Die Krankschreibung hingegen nimmt medizinisches Personal vor, sprich der Arzt oder die Ärztin. Nach der ärztlichen Untersuchung erhält der Patient dann eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung – kurz AU-Bescheinigung genannt. Die meisten Arbeitgebende wollen diese sehen.
Laut gesetzlicher Regelung ist eine Krankschreibung spätestens nach drei Tagen Krankheit dem Arbeitgebenden vorzulegen, also spätestens am vierten Tag. Arbeitsverträge oder Zusatzvereinbarungen können von dieser Frist abweichen. Dann kann der Arbeitgebende eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung bereits am ersten Tag der Krankheit verlangen. Begründen muss er dieses Vorgehen nicht.
Richtig krankmelden
Für die Krankmeldung bestehen keine formalen Vorgaben. Der kranke Arbeitnehmende kann seinen Arbeitgebenden telefonisch informieren oder eine E-Mail schicken. Er darf sogar Dritte damit beauftragen, das Unternehmen zu informieren oder persönlich beim Arbeitgeber vorbeizugehen, um die Krankmeldung zu übermitteln.
Wenn etwa die Arbeitsabläufe im Unternehmen so angelegt sind, dass E-Mails nicht durchgängig erfasst werden, dann kann der Arbeitgebende verlangen, dass die Krankmeldung telefonisch erfolgt. Er muss jedoch begründen, warum andernfalls ein reibungsloser Ablauf im Unternehmen nicht gewährleistet ist. Ein Anruf bietet dem Vorgesetzten auch die Möglichkeit in aller Regel schneller Feedback über das wohlergehen sowie die voraussichtliche Dauer der Erkrankung zu erhalten.
Problematisch kann eine Krankmeldung über WhatsApp, Telegram, Signal oder vergleichbare Services sein. Denn abgesehen vom teilweise mangelhaften Datenschutz tragen die Arbeitnehmenden das Risiko einer fehlerhaften oder unvollständigen Datenübertragung. Am effektivsten erfolgt eine Krankmeldung über eine HR-Software wie die rexx Suite. Dort lassen sich Abwesenheiten und Atteste direkt einpflegen, wodurch sich beim HR-Personal der Verwaltungsaufwand bei Krankmeldungen deutlich verringert und wichtige Zeit eingespart wird.
Krankmeldungen – Fristen und Pflichten
Das Gesetz über die Zahlung des Arbeitsentgelts an Feiertagen und im Krankheitsfall oder kurz Entgeltfortzahlungsgesetz spricht davon, dass der Arbeitnehmende dem Arbeitgebenden die Arbeitsunfähigkeit und deren voraussichtliche Dauer unverzüglich mitzuteilen hat. „Unverzüglich“ ist ein dehnbarer Begriff – denn juristisch gesehen bedeutet das spätestens bis Arbeitsbeginn am folgenden Arbeitstag.
Für die ärztliche Krankschreibung gilt die Frist bis zum vierten Tag der Arbeitsunfähigkeit. Hier sind aber nicht Arbeitstage gemeint. Feiertage und Wochenenden sind Teil der Frist. Bei einer vorzeitigen Gesundung können Arbeitnehmende auch dann jederzeit wieder an den Arbeitsplatz kommen, wenn die Krankschreibung noch nicht abgelaufen ist. Eine besondere Bescheinigung vom Arzt ist dafür nicht notwendig. Der Schutz durch die Kranken- und Unfallversicherung bleibt auch bei einer vorzeitigen Rückkehr bestehen.
Verhalten während der Krankschreibung
Wenn Arbeitnehmende krank sind und deshalb nicht bei der Arbeit erscheinen, dann müssen sie alles unterlassen, was den Genesungsprozess verlängern könnte. Sofern nicht absolute Bettruhe angeordnet ist, ist der Einkauf von Lebensmitteln oder der Gang zur Apotheke kein Problem. Auch ein Spaziergang an der frischen Luft kann je nach Krankheit förderlich sein. Feiern gehen und Partys veranstalten hingegen sind bei Krankheit zu unterlassen. In Juristendeutsch heißt es, dass man sich „während der Krankschreibung nicht genesungswidrig verhalten“ darf.
Ärztliches Attest
Wenn im Arbeitsvertrag nichts anderes vereinbart ist, muss der Arbeitgebende eine Krankmeldung zunächst auch ohne ärztliches Attest zu akzeptieren. Andererseits ist der Arbeitgeber laut Gesetz berechtigt, die Vorlage der ärztlichen Bescheinigung früher zu verlangen als nach den üblichen drei Tagen. Im Entgeltfortzahlungsgesetz ist von Kalendertagen die Rede und nicht von Werktagen. Wenn der Arbeitnehmende die Krankmeldung mit einem Attest belegen muss und am Freitag erkrankt, dann muss er das Attest spätestens am Montag einreichen.
Digitale Krankschreibung
Bisher läuft es so: Der Arbeitnehmende bekommt vom Arzt eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung in dreifacher Ausfertigung: zur Vorlage bei der Krankenkasse, beim Arbeitgebenden und für die eigenen Unterlagen. Doch der bekannte gelbe Schein für gesetzlich Versicherte hat bald ausgedient. Ab 2022 soll die vom Arzt ausgestellte Krankschreibung auf Papier Stück für Stück durch eine digitale Bescheinigung ersetzt werden. Die Ärzte übermitteln dann die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen digital an die Krankenkassen. Der Datenaustausch zwischen Arbeitgebern und Krankenkassen erfolgt dabei durch eine gesicherte und verschlüsselte Datenübertragung.
Im nächsten Schritt soll die jeweilige Krankenkasse dann den Arbeitgebenden elektronisch über Beginn und Dauer der Arbeitsunfähigkeit informieren. Übergangsweise müssen die Ärzte zusätzlich Papier-Bescheinigungen wie bisher ausstellen. Bis in Zukunft die Krankschreibungen ihren Weg zu Krankenkasse und Chef digital finden, kann noch dauern. Die Frist wurde mangels flächendeckender Technik bereits mehrfach verschoben. Letzter Stand: Juli 2022.
Arztbesuche während der Arbeitszeit
Arztbesuche sind eine Privatangelegenheit, die laut Gesetz nur im Ausnahmefall und bei Notwendigkeit während der Arbeitszeit erledigt werden darf. Regelungen in Tarif- und Arbeitsverträge präzisieren mitunter den entsprechenden Paragrafen.
Wenn ein Arbeitnehmer akut krank ist und deshalb einen Arzt aufsuchen muss, dann ist der Arztbesuch auch während der Arbeitszeit notwendig und zulässig. Andernfalls kommt es darauf an, ob die Angestellten sich darum bemüht haben, einen Arzttermin außerhalb der Arbeitszeit zu bekommen. Einen Arztwechsel darf der Arbeitgebende jedenfalls nicht verlangen. Die freie Arztwahl steht über den Interessen des Unternehmens.
Sonderregeln in der Corona-Pandemie
Sobald ein Infektionsrisiko für Kollegen besteht, gilt immer eine Anzeigepflicht gegenüber dem Arbeitgebenden. Das gilt auch für Covid-19. Wenn der Arbeitnehmende aber während der Erkrankung im Homeoffice arbeitet und keinen Kontakt zu Mitarbeitern hat, dann muss die Art der Erkrankung nicht angezeigt werden.
Die zuständigen Behörden können im Zusammenhang mit Covid-19 ein berufliches Tätigkeitsverbot nach dem Infektionsschutzgesetz aussprechen. Dann ist es den Arbeitnehmenden verboten, auch bei guter körperlicher Verfassung vorzeitig an ihren Arbeitsplatz zurückzukehren. Wenn die Behörde eine Quarantäne anordnet, dann können Arbeitnehmende jedoch unter Umständen im Homeoffice arbeiten, sobald sie sich wieder fit fühlen.
Wenn Arbeitnehmende wegen Corona in behördlich angeordnete Quarantäne müssen, dann erhalten sie vom Arzt nur dann eine Krankschreibung, wenn Symptome vorhanden sind. Bei Symptomfreiheit darf der Arzt keine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung ausstellen – auch nicht bei einem positiven Test. In diesem Fall reicht der Arbeitnehmende den behördlichen Bescheid über die Anordnung der Quarantäne beim Arbeitgebenden ein.
Anspruch auf Bezahlung während der Krankschreibung?
Während der Zeit der Krankschreibung haben Arbeitnehmende einen gesetzlichen Anspruch auf Lohnfortzahlung. Während der ersten sechs Wochen (42 Kalendertage) erfolgt diese durch den Arbeitgebenden. Danach springt die Krankenkasse des Arbeitnehmenden ein und bezahlt ein Krankengeld. Es beträgt maximal 70 Prozent des letzten Bruttogehalts. Damit die Krankenkasse übernimmt, muss der Arbeitnehmende sechs Wochen durchgehend an derselben Krankheit erkrankt sein. Bei zwischenzeitlicher Genesung und neuerlicher Erkrankung beginnen die sechs Wochen wieder von vorne.
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