Die Übernachtungspauschale sorgt oft für Unsicherheit, weil Beträge, Nachweise und Abrechnung je nach Situation variieren. Angestellte, Selbstständige und Arbeitgebende stehen schnell vor Fehlerquellen, die Zeit und Geld kosten.
Was ist die Übernachtungspauschale?
Die Übernachtungspauschale ist ein steuerlicher Pauschalbetrag, der Reisenden für Übernachtungen im Rahmen von Dienstreisen oder beruflich bedingten Auswärtstätigkeiten angesetzt werden kann. Sie ersetzt die tatsächlichen Kosten jedoch nicht in jedem Fall. Relevant ist, in welchem Land die Übernachtung stattfindet und welcher Nachweis vorgelegt wird.
Abgrenzung der Übernachtungspauschale zur Verpflegungspauschale
Häufig wird die Übernachtungspauschale mit der Verpflegungspauschale verwechselt. Beide Pauschalen dürfen durchaus nebeneinander angewendet werden, solange entsprechende Voraussetzungen erfüllt sind:
- Übernachtungspauschale: Deckt nur reine Unterkunftskosten ab.
- Verpflegungspauschale: Wird gesondert geregelt und richtet sich nach Abwesenheitsdauer sowie Reiseland. Deckt Mehraufwendungen für Frühstück, Mittag- und Abendessen ab.
Abgrenzung der Übernachtungspauschale zu tatsächlichen Übernachtungskosten
- Mit Beleg: Hotelrechnung oder Mietquittung → Erstattung der real entstandenen Kosten.
- Ohne Beleg: Arbeitgebende können im Inland pauschal 20 € je Übernachtung steuerfrei erstatten. Für Arbeitnehmende und Selbstständige in der Steuererklärung gibt es ohne Beleg keine Abzugsmöglichkeit.
- Im Ausland: Für jedes Land gelten feste Pauschalen, die jährlich vom Bundesfinanzministerium veröffentlicht werden.
Was gilt für die Übernachtungspauschale 2025 in Deutschland und im Ausland?
Die steuerliche Behandlung der Übernachtungspauschale unterscheidet sich je nach Perspektive:
- Arbeitgebende: Dürfen für Inlandsreisen ohne Nachweis pauschal 20 € je Übernachtung steuerfrei erstatten.
- Arbeitnehmende und Selbstständige: Können nur die tatsächlichen Übernachtungskosten mit Beleg ansetzen. Eine steuerliche Übernachtungspauschale für Deutschland existiert für sie nicht.
Übernachtungspauschale 2025 im Ausland
- Arbeitgebende: Nutzung der jährlich veröffentlichten Länderlisten des BMF mit Pauschbeträgen für Übernachtungen. Die Listen gelten ausschließlich für Arbeitgebererstattungen.
- Arbeitnehmende und Selbstständige: Nur die tatsächlichen Kosten können steuerlich berücksichtigt werden.
Tabelle zur Übernachtungspauschale 2025 im Ausland
| Land | Übernachtungspauschale 2025 in € pro Nacht |
| Belgien | 141 |
| China | 112 |
| China – Hongkong | 169 |
| China – Shanghai | 217 |
| Dänemark | 183 |
| Frankreich | 105 |
| Frankreich – Paris | 159 |
| Großbritannien | 99 |
| Großbritannien – London | 163 |
| Irland | 129 |
| Italien | 150 |
| Italien – Mailand | 191 |
| Italien – Rom | 150 |
| Japan – Tokio | 285 |
| Kanada – Toronto | 392 |
| Niederlande | 122 |
| Österreich | 117 |
| Schweiz | 180 |
| Schweiz – Genf | 186 |
| Singapur | 277 |
| Spanien | 103 |
| Spanien – Madrid | 131 |
| Spanien – Barcelona | 144 |
| USA | 182 |
| USA – Los Angeles | 262 |
| USA – New York City | 308 |
| USA – San Francisco | 327 |
| Vereinigte Arabische Emirate | 156 |
Beispiel: Eine Mitarbeitende reist 2025 dienstlich nach Paris. Laut BMF-Liste beträgt die Übernachtungspauschale 159 €. Arbeitgebende dürfen diesen Betrag steuerfrei erstatten, auch wenn die tatsächlichen Hotelkosten höher oder niedriger sind. In der Steuererklärung kann die Mitarbeitende dagegen nur die tatsächlichen Kosten mit Beleg ansetzen.
Ausblick zur Übernachtungspauschale in 2026
Für 2026 hat das BMF bereits neue Pauschalen angekündigt. Voraussichtlich bleibt die Inlandspauschale von 20 € bestehen, während die Auslandspauschalen erneut überprüft und bei Bedarf angepasst werden. Änderungen betreffen erfahrungsgemäß nur einzelne Länder oder Städte.
Vorteile der Übernachtungspauschale
Die Übernachtungspauschale bietet eine Reihe von Vorteilen, wenn sie korrekt eingesetzt wird:
- Einfache Abrechnung: Ohne Hotelbeleg können Pauschalen schnell und unkompliziert steuerfrei ausgezahlt werden.
- Planungssicherheit: Arbeitgebende haben feste Beträge, die sie im Rahmen der Reisekosten ansetzen können.
- Rechtskonformität: Durch die Vorgaben des BMF ist eindeutig geregelt, wann Pauschalen gelten und wann nicht.
- Zeitersparnis: Weniger Belege und Prüfungen bei Auslandsreisen, wenn die Länderpauschalen genutzt werden.
Was sind die rechtlichen Grundlagen der Übernachtungspauschale?
Die steuerliche Behandlung der Übernachtungspauschale stützt sich auf klare gesetzliche Regelungen:
- § 9 Abs. 1 Nr. 5 Einkommensteuergesetz (EStG) regelt Werbungskosten bei beruflich veranlassten Reisen.
- R 9.7 Lohnsteuerrichtlinie (LStR) präzisiert, wie Pauschalen und Nachweise im Lohnsteuerrecht anzuwenden sind.
- BMF-Schreiben zu den Reisekosten legt jährlich die Auslandspauschalen für Übernachtungskosten fest.
Wann gilt die Übernachtungspauschale ohne Nachweis?
Eine Übernachtungspauschale ohne Nachweis ist nur in bestimmten Fällen möglich. Dabei muss zwischen Inland und Ausland unterschieden werden.
Inlandsreisen
- Arbeitgebende dürfen pauschal 20 € je Übernachtung steuerfrei erstatten, auch ohne Hotelrechnung.
- Für Arbeitnehmende und Selbstständige gilt, dass in der Steuererklärung ausschließlich belegte Übernachtungskosten zählen. Ohne Nachweis gibt es hier keine Abzugsmöglichkeit.
Auslandsreisen
- Arbeitgebende können die Pauschalen der Länderlisten des BMF steuerfrei erstatten, ohne dass eine Rechnung vorgelegt wird.
- Für Werbungskosten oder Betriebsausgaben bleibt es auch hier bei den tatsächlichen Kosten mit Beleg.
Beispiel:
Ein Betrieb entsendet 2025 einen Mitarbeiter nach London. Laut BMF-Tabelle beträgt die Pauschale 163 € pro Nacht. Der Arbeitgeber kann diesen Betrag steuerfrei auszahlen, auch wenn die tatsächlichen Hotelkosten nur 180 € betragen. In der Steuererklärung könnte der Mitarbeiter jedoch nur den Beleg über 180 € ansetzen.
Wann zahlen Arbeitgebende die Übernachtungspauschale?
Die Übernachtungspauschale wird von Arbeitgebenden gezahlt, wenn eine Dienstreise mit Übernachtung außerhalb der eigenen Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte vorliegt. Wichtig ist, dass die Übernachtung beruflich veranlasst ist.
Typische Fälle für Arbeitgebende
- Dienstreisen im Inland: 20 € Pauschale pro Nacht, wenn kein Hotelbeleg eingereicht wird.
- Dienstreisen im Ausland: Erstattung nach den länderspezifischen Pauschalen des BMF, unabhängig von den tatsächlichen Kosten.
- Mehrere Nächte: Pauschale kann pro Übernachtung angesetzt werden, solange die Voraussetzungen erfüllt sind.
Beispiel:
Eine Arbeitnehmende wird für zwei Tage nach Frankfurt geschickt. Sie übernachtet in einem Hotel, reicht aber keinen Hotelbeleg bei der Reisekostenabrechnung ein. Da die Übernachtung beruflich veranlasst ist und tatsächliche Kosten entstanden sind, kann der Arbeitgebende die Pauschale von 20 € pro Nacht steuerfrei erstatten.
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Wie wird die Übernachtungspauschale berechnet?
Die Übernachtungspauschale wirft regelmäßig Fragen auf: Wann gilt die Übernachtungspauschale? Wann sind Belege nötig? Wie werden Zahlungen korrekt in der Reisekostenabrechnung festgehalten? Checklisten und Kenntnis über typische Fehler bringen Klarheit und sorgen für eine strukturierte Abrechnung.
- Privatreisen oder Tätigkeiten ohne auswärtige Übernachtung.
- Dauerhafte Tätigkeit an einem anderen Arbeitsort, wenn dieser zur neuen ersten Tätigkeitsstätte wird.
- Bei einer doppelten Haushaltsführung gelten gesonderte steuerliche Regeln. Arbeitnehmende können nur tatsächliche Unterkunftskosten bis 1.000 € monatlich mit Beleg ansetzen, eine Übernachtungspauschale ist ausgeschlossen.
Für Arbeitgebende: Inland
- Reisezweck prüfen: Auswärtstätigkeit, keine erste Tätigkeitsstätte.
- Beleglage klären: Hotelrechnung vorhanden, dann Erstattung der tatsächlichen Übernachtungskosten steuerfrei möglich. Kein Beleg, dann pauschal 20 € je Nacht steuerfrei.
- Verpflegung abgrenzen: Frühstück im Hotel mindert die Verpflegungspauschale, nicht die Übernachtungspauschale.
- Dokumentation: Reisedaten, Ziel, Zweck, Nächte, Beleglage, Auszahlung in der Reisekostenabrechnung festhalten.
Für Arbeitgebende: Ausland
- Zielland bestimmen: Pauschale je Land nach BMF-Liste 2025 nutzen.
- Beleglage klären: Ohne Beleg Auszahlung der Länderpauschale steuerfrei. Mit Beleg Erstattung der tatsächlichen Hotelkosten möglich.
- Währung und Datum dokumentieren: Umrechnung mit Tageskurs, Reisedaten festhalten.
Für Arbeitnehmende: Steuererklärung
- In der Einkommensteuer keine Pauschale absetzbar. Es zählen nur tatsächliche Übernachtungskosten mit Rechnung.
- Arbeitgebererstattungen angeben und nicht doppelt ansetzen.
Für Selbstständige
- Übernachtungen als Betriebsausgaben nur mit Rechnung.
- Rechnung, Reisezeitraum, Ort, Anlass im Belegnachweis dokumentieren.
Beispiele zur Berechnung der Übernachtungspauschale
Beispiel 1: Inland ohne Beleg
- 2 Nächte Berlin, kein Hotelbeleg
- Arbeitgebende: 2 × 20 € = 40 € steuerfrei als Übernachtungspauschale ohne Nachweis möglich.
- Arbeitnehmende: In der Steuererklärung kein Pauschalabzug möglich. Nur tatsächliche Übernachtungskosten mit Beleg wären absetzbar. Ohne Beleg entfällt der Abzug.
Beispiel 2: Inland, mit Beleg
- 3 Nächte, Rechnungen 110 €, 95 €, 120 €.
- Arbeitgebende: Erstatten 325 € steuerfrei.
- Arbeitnehmende: Kein zusätzlicher Abzug möglich, da Kosten bereits erstattet wurden.
Beispiel 3: Ausland ohne Beleg
- 2 Nächte Oslo, Pauschale Norwegen laut BMF 2025: 139 € pro Nacht.
- Arbeitgebende: 278 € steuerfrei nach BMF-Liste.
- Arbeitnehmende: In der Steuererklärung kein Pauschalabzug möglich. Nur tatsächliche Übernachtungskosten mit Beleg wären absetzbar.
Beispiel 4: Ausland, mit Beleg
- 3 Nächte Paris, Rechnungen 120 €, 100 €, 140 €.
- Arbeitgebende: Erstatten 360 € steuerfrei. Alternativ könnten sie statt der Belege die Pauschale nach BMF (159 € × 3 = 477 €) ansetzen.
- Hinweis: In diesem Beispiel wäre die Pauschale höher als die tatsächlichen Kosten. Arbeitgebende dürfen aber auch die höhere Pauschale erstatten, steuerlich bleibt es für die Mitarbeitenden steuerfrei.
- Arbeitnehmende: Kein zusätzlicher Abzug, wenn die Kosten bereits erstattet wurden.
Checkliste zur Abrechnung der Übernachtungspauschale
Damit die Abrechnung der Übernachtungspauschale rechtskonform gelingt, braucht es klare Prüfschritte und eine Übersicht der wichtigsten Angaben. Die Checkliste hilft bei der täglichen Arbeit, die Tabelle zeigt auf einen Blick, welche Angaben relevant sind.
Checkliste zur Übernachtungspauschale für Arbeitgebende und Arbeitnehmende
- Liegt eine Auswärtstätigkeit ohne erste Tätigkeitsstätte vor?
- Inland oder Ausland eindeutig bestimmt?
- Zahl der Übernachtungen nach Datum erfasst?
- Hotelrechnung vorhanden oder Pauschale zulässig?
- Frühstück und weitere Mahlzeiten separat berücksichtigt?
- Währungsumrechnung (bei Ausland) dokumentiert?
- Privatreisen oder Tätigkeiten ohne auswärtige Übernachtung.
- Dauerhafte Tätigkeit an einem anderen Arbeitsort, wenn dieser zur neuen ersten Tätigkeitsstätte wird.
- Bei einer doppelten Haushaltsführung gelten gesonderte steuerliche Regeln. Arbeitnehmende können nur tatsächliche Unterkunftskosten bis 1.000 € monatlich mit Beleg ansetzen, eine Übernachtungspauschale ist ausgeschlossen.
Wichtige Angaben für die Abrechnung der Übernachtungspauschale
| Prüffeld | Inland (Übernachtungspauschale Deutschland) | Ausland (Reisekosten Übernachtungspauschale 2025) |
| Nachweis | Pauschale 20 € pro Nacht (nur für Arbeitgeber), sonst Rechnung nötig | Länderpauschale lt. BMF oder tatsächliche Kosten mit Rechnung |
| Belegpflicht | Keine bei Pauschale, sonst Hotelrechnung | Keine bei Länderpauschale, sonst Hotelrechnung |
| Steuererklärung Arbeitnehmende | Nur tatsächliche Kosten mit Rechnung absetzbar | Nur tatsächliche Kosten mit Rechnung absetzbar |
| Selbstständige | Keine Pauschale, nur mit Rechnung | Keine Pauschale, nur mit Rechnung |
| Arbeitgebererstattung | 20 € steuerfrei ohne Beleg | Länderpauschale steuerfrei ohne Beleg |
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Die Übernachtungspauschale sorgt oft für Unsicherheit bei Nachweisen und Abrechnungen. Damit Zahlungen steuerfrei bleiben und Prüfungen reibungslos verlaufen, braucht es klare Regeln, vollständige Dokumentation und eine saubere Integration in die HR-Prozesse.
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- Privatreisen oder Tätigkeiten ohne auswärtige Übernachtung.
- Dauerhafte Tätigkeit an einem anderen Arbeitsort, wenn dieser zur neuen ersten Tätigkeitsstätte wird.
- Bei einer doppelten Haushaltsführung gelten gesonderte steuerliche Regeln. Arbeitnehmende können nur tatsächliche Unterkunftskosten bis 1.000 € monatlich mit Beleg ansetzen, eine Übernachtungspauschale ist ausgeschlossen.
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Übernachtungspauschale – Häufige Fragen und Antworten
Gilt die Übernachtungspauschale auch bei gemischten Reisen mit privaten Anteilen?
Bei gemischten Reisen muss der berufliche und private Teil strikt getrennt werden. Die Übernachtungspauschale kann nur für die beruflich veranlassten Übernachtungen steuerfrei erstattet werden, private Nächte sind vollständig selbst zu tragen und nicht abzugsfähig.
Welche Nachweise verlangen Finanzämter bei der Übernachtungspauschale ohne Beleg?
Arbeitgebende müssen mindestens Reisedaten, Zielort und den beruflichen Zweck dokumentieren. Auch ohne Hotelrechnung muss eindeutig nachvollziehbar sein, wann und warum die Übernachtung stattfand, sonst kann die Pauschale steuerlich nicht anerkannt werden.
Gibt es Unterschiede bei der Übernachtungspauschale zwischen Konzernreisen und Einzelreisen?
Grundsätzlich gelten dieselben steuerlichen Regeln, egal ob die Dienstreise im Rahmen eines Konzerns oder als Einzeltätigkeit durchgeführt wird. Unterschiede entstehen nur durch interne Richtlinien der Arbeitgebenden, etwa bei höheren Reisekostenbudgets oder verpflichtenden Belegregeln.
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Ja, Rexx Systems bildet mit dem Modul Reisekostenabrechnung & Spesenmanagement sowohl Übernachtungskosten als auch Verpflegungspauschalen in einem System ab. So lassen sich Reisekostenabrechnungen vollständig, rechtskonform und ohne Medienbrüche erstellen und direkt in bestehende HR-Prozesse integrieren.
