Werkstudentenvertrag

Bei einem Werkstudentenvertrag handelt es sich um ein besonderes Vertragsverhältnis, das Arbeitgeber ausschließlich mit immatrikulierten Studenten und Studentinnen eingehen können. Diese müssen hierfür besondere Voraussetzungen erfüllen – im Gegenzug gewinnen sie sozialversicherungsrechtliche Vorteile.

Was ist ein Werkstudentenvertrag?

Vom Grundprinzip her ist ein Werkstudentenvertrag das Gleiche wie ein Arbeitsvertrag. Er regelt allerdings einige Besonderheiten, die sich auf den Studentenstatus des Mitarbeiters beziehen, sowie die Rahmenbedingungen für diese spezielle Art der Zusammenarbeit. Der grundsätzliche Aufbau des Werkstudentenvertrags ist jedoch identisch mit einem herkömmlichen Arbeitsvertrag. Zu den typischen Inhalten gehören:

• Name und Adresse des Arbeitgebers und des Mitarbeiters
• Beginn (und bei einer Befristung ggf. Ende) des Werkstudentenverhältnisses
• Arbeitsort
• Arbeitszeit
• Beschreibung der Tätigkeit
• vereinbartes Entgelt
• Urlaubsanspruch
• Pausenzeiten
• Kündigungsmodalitäten
• Regelung von Nebentätigkeiten

Voraussetzungen für einen Werkstudentenvertrag

Um einen Werkstudentenvertrag abschließen zu können, muss der Mitarbeiter mehrere Voraussetzungen erfüllen:

• Studentenstatus: Der Student muss an einer Hochschule immatrikuliert sein. Dies ist durch eine Immatrikulationsbescheinigung nachzuweisen. Die Werkstudententätigkeit während eines Urlaubssemesters ist nicht möglich.
• Fokus: Das Studium muss die Haupttätigkeit des Mitarbeiters darstellen. Die Arbeit darf lediglich „Nebensache“ sein.
• Dauer des Studiums: Der Studierende darf nicht bereits mehr als 25 Semester studieren.
• Phase des Studiums: Der Studierende darf nicht bereits alle Scheine erworben haben, die für seinen Abschluss notwendig sind.
• Arbeitszeit: Die wöchentliche Arbeitszeit darf während der Vorlesungszeit nicht mehr als 20 Stunden betragen. Es gibt jedoch vereinzelte Ausnahmen (z. B. während der Semesterferien bis zu 40 Stunden, Besonderheiten in Betrieben, in denen Nacht- und Wochenendarbeit üblich ist). Entscheidend ist, dass der Student im Jahr nicht in mehr als 26 Wochen (182 Kalendertage) die 20 Stunden überschreitet.

Sofern diese Voraussetzungen erfüllt sind, gibt es im Hinblick auf das Entgelt des Werkstudenten keine Beschränkungen.

Lohnsteuer und Sozialversicherung beim Werkstudentenvertrag

Werkstudenten sind uneingeschränkt steuerpflichtig. Der Arbeitgeber muss entsprechend der Lohnsteuerklasse und anderen Lohnsteuerabzugsmerkmalen Steuer einbehalten und an das Finanzamt abführen. Unterschreitet der Mitarbeiter allerdings den Grundfreibetrag (2021: 9.744 Euro), kann er die gezahlte Lohnsteuer mit der Einkommensteuererklärung wieder zurückerhalten.

Die große Besonderheit des Werkstudentenstatus liegt im Bereich der Sozialversicherung. Wenn die Voraussetzungen nachgewiesen werden können, sind die Studenten in der Kranken-, Pflege- und Arbeitslosenversicherung versicherungsfrei. Konkret bedeutet dies: Weder der Arbeitgeber noch der Arbeitnehmer zahlen Beiträge. Dies ist der Grund, warum die Werkstudententätigkeit so beliebt ist. Anders sieht es jedoch bei der Rentenversicherung aus: Für diesen Versicherungszweig fallen weiterhin Beiträge an (2021: 18,6 Prozent, jeweils zur Hälfte von Arbeitgeber und Mitarbeiter zu tragen).

Zusätzlich müssen Werkstudenten zwingend krankenversichert sein. Ob dies über die Familienversicherung der Eltern oder des Ehegattens funktioniert (nur bei einem Einkommen bis maximal 553,33 Euro) oder ob sich der Student selbst über die gesetzliche studentische Krankenversicherung (KVdS) versichern muss, hängt vom vereinbarten Entgelt und anderen Voraussetzungen (z. B. Studiendauer) ab.

Zusammenrechnung mehrerer Arbeitsverhältnisse

Häufig kommt es vor, dass Mitarbeiter neben ihrer Werkstudententätigkeit noch einen Nebenjob haben. Soll der Werkstudentenstatus erhalten bleiben, dürfen beide Tätigkeiten zusammengerechnet die Höchststundenzahl von 20 Stunden nicht überschreiten. Dies gilt auch für den pauschal besteuerten Minijob. Arbeitet der Student also neben seiner Werkstudententätigkeit mit 15 Wochenstunden zusätzlich 5 Stunden in einem Minijob, steht dies seinem Status nicht entgegen. Sieht sein Werkstudentenvertrag allerdings bereits 20 Wochenstunden vor, ist ein zusätzlicher Nebenjob nicht möglich, ohne den Eintritt der vollen Sozialversicherungspflicht zu riskieren.

Werkstudentenvertrag und Arbeitsrecht: viele identische Regelungen

Auch wenn der Werkstudentenvertrag einen besonderen sozialversicherungsrechtlichen Status nach sich zieht, ist er arbeitsrechtlich wie ein normales Arbeitsverhältnis zu werten. Entsprechend gelten auch die deutschen Arbeitsgesetze, etwa im Hinblick auf diese Themen:

• Urlaubsanspruch nach dem Bundesurlaubsgesetz (je nach der Anzahl der Arbeitstage gegebenenfalls gekürzt wie bei Teilzeitmitarbeitern)
• Mindestlohn (seit 01.01.2024: 12,41 € pro Stunde)
• Lohnfortzahlung im Fall einer Erkrankung (bei wechselnden Arbeitstagen nach Durchschnittswerten)
• Kündigungsschutz gemäß Kündigungsschutzgesetz
• Anspruch auf Mutterschutz und Elternzeit

Häufige Fragen rund um den Werkstudentenvertrag

Wie hoch ist der maximale Verdienst eines Werkstudenten?

Bei Werkstudenten kommt es allein auf die Erfüllung der Voraussetzungen an. Nach oben hin sind dem Einkommen keine Grenzen gesetzt, solange die Höchststundenzahl nicht überschritten wird.

An welchen Hochschulen dürfen Werkstudenten immatrikuliert sein?

Neben normalen deutschen Universitäten, Hochschulen und Fachhochschulen gehören hierzu auch ausländische Universitäten sowie private Hochschulen.

Dürfen Studierende mehr als 20 Stunden arbeiten, wenn die Hochschule wegen Corona geschlossen ist?

Ein solcher Zeitraum der Schließung von Hochschulen wird als vorlesungsfreie Zeit eingestuft. Während dieser Zeit dürfen Studenten im Rahmen der 26-Wochen-Grenze mehr Stunden arbeiten.

Welche Meldungen muss der Arbeitgeber für einen Werkstudenten abgeben?

Obwohl Werkstudenten in der gesetzlichen Krankenversicherung nicht versicherungspflichtig sind, müssen Arbeitgeber für sie Meldungen an den Sozialversicherungsträger abgeben. Für Werkstudenten verwenden Arbeitgeber den Beitragsgruppenschlüssel „0100“, um mitzuteilen, dass nur die Rentenversicherungspflicht vorliegt.

Können sich Werkstudenten Rentenversicherungsbeiträge sparen?

Abhängig vom Gehalt ist dies möglich. Liegt der monatliche Bruttoverdienst zwischen 450,01 und 1.300 Euro, handelt es sich um einen sogenannten Gleitzonenjob. In diesem Bereich steigt der Beitragssatz zur Rentenversicherung stufenweise an und erreicht erst bei 1.300 Euro seine volle Höhe.

Endet die Werkstudententätigkeit mit der Exmatrikulation?

Nein. Hier muss unterschieden werden: Der Werkstudentenvertrag ist lediglich eine sozialversicherungsrechtliche Kategorie, die arbeitsrechtlich nicht von Belang ist. Unabhängig von der Sozialversicherung besteht ein normaler Arbeitsvertrag mit den entsprechenden Kündigungsvorschriften. Wird der Student exmatrikuliert, ändert sich lediglich sein sozialversicherungsrechtlicher Status: Er muss fortan ebenso wie der Arbeitgeber Sozialversicherungsbeiträge in allen Zweigen entrichten. Möchte der Arbeitgeber das Arbeitsverhältnis infolge der Exmatrikulation beenden, muss er hierfür gemäß den gesetzlichen Regelungen zum Kündigungsschutz eine Kündigung aussprechen.

Können Werkstudenten Kindergeld und/oder BAföG beziehen?

Der Werkstudentenvertrag beeinflusst den Kindergeldbezug der Eltern nicht, solange ansonsten die Voraussetzungen erfüllt werden. Beim Bezug von BAföG sind die gültigen Hinzuverdienstgrenzen zu berücksichtigen. Jährlich dürfen Studierende höchstens 5.400 Euro hinzuverdienen (monatlich 450 Euro). Übersteigt das Einkommen diesen Betrag, kommt es zu Kürzungen der BAföG-Leistungen.