Am ersten Arbeitstag direkt ins Home Office, das ist eine Herausforderung. Remote Onboarding kann dafür sorgen, dass der Start ins Berufsleben oder in den neuen Job reibungslos und unkompliziert funktioniert. Wir geben Ihnen drei sinnvolle Tipps an die Hand.
Im Zeichen der aktuellen Pandemie sind neue Herangehensweisen gefragt. Wer aktuell einen neuen Job antritt, ist häufig verunsichert. Die Büros sind großenteils dünn besetzt oder gar geschlossen und der traditionelle Begrüßungskaffee mit anschließendem Rundgang durch die Firma muss ausfallen.
Remote Onboarding ist hier die Lösung, um den neuen Mitarbeitern ein echtes Willkommensgefühl zu vermitteln. Schrittweise vorgehen und nicht überfordern, heißt die Devise. Die traditionellen Techniken des Onboardings müssen etwas abgewandelt werden.
TIPP 1: Stellen Sie neuen Mitarbeitern ready-to-use-Hardware zur Verfügung
Zunächst ist Kommunikation sehr wichtig. Fragen Sie den neuen Mitarbeiter schon vor dem eigentlichen Arbeitsantritt, was er benötigt. Die meisten besitzen zwar einen eigenen Rechner, aber es ist ratsam, den Neulingen einen vorkonfigurierten Arbeitsplatz-PC oder Laptop zuzusenden, der den Sicherheits- und Datenschutzrichtlinien des Unternehmens genügt.
Werden private Geräte genutzt, sollte die IT-Abteilung dafür sorgen, dass darauf alle benötigten Tools installiert werden. Versenden Sie die benötigten Geräte rechtzeitig, da gegebenenfalls mit verlängerten Lieferzeiten gerechnet werden muss oder schicken Sie einen IT-Kollegen persönlich zum neuen Mitarbeiter.
TIPP 2: Helfen Sie, Fettnäpfchen zu vermeiden
Der neue Mitarbeiter sollte sich zudem schon im Vorfeld darüber informieren können, welche Netiquette gilt. In vielen Firmen ist Duzen üblich, aber bei einigen Bereichen wie Banken oder Behörden ist nach wie vor das „Sie“ auch unter Kollegen und Vorgesetzten verpflichtend. Bereiten Sie Briefings und Webinare vor, um das Unternehmen vorzustellen und Einführungen in die Produkte und Services geben zu können. Diese sollten den Neuzugang nicht nur technisch und fachlich, sondern auch im sozialen Bereich gut abholen. So vermeiden Sie unangenehme Fettnäpfchen für den neuen Kollegen.
TIPP 3: Seien Sie Vorbild und machen Sie Prozesse transparent
Informieren Sie die Neustarter über die Agenda in den ersten Tagen. Zeigen Sie ihm, wie Prozesse ablaufen und welche Aufgaben es zu erledigen gilt. Remote Onboarding ist Teamarbeit: HR-Abteilung, Vorgesetzte und Kollegen müssen gemeinsam dafür sorgen, dass der Start erfolgreich verläuft.
Ein spezieller Onboarding-Buddy oder -Pate kann persönlich auf den Neuling zugehen und ihm mit Rat und Tat dabei helfen, Anfangsschwierigkeiten und Unklarheiten zu überwinden. Auch die selbstverständliche Nutzung der Onboarding-Tools können die „alten Hasen“ so perfekt vorleben. Sparen Sie nicht mit Lob, wenn eine Hürde geschafft ist.
In einer gemeinsamen virtuellen Mittagspause können sich alle Beteiligten informell vorstellen und in entspannter Atmosphäre miteinander ins Gespräch kommen.
Remote Onboarding mit rexx systems
rexx systems erleichtert es Ihnen, mit einem workflow-gesteuertem Onboarding die neuen Mitarbeiter an Bord zu holen. Das strukturierte Vorgehen verkürzt die Einarbeitungszeit und erhöht die Mitarbeiterzufriedenheit. Schon das Basissystem der modular erweiterbaren rexx Talent Management Software bietet einen konkreten Workflow, in dem verbindlich festlegt ist, von wem, was zu welchem Zeitpunkt bereitgestellt oder erledigt werden muss.
Das System überprüft die festgelegten Timelines und erinnert die Verantwortlichen an die jeweiligen Aufgaben. Dabei wird zum einen „hinter den Kulissen“ dafür gesorgt, dass vonseiten des Unternehmens alles für einen guten Start in den neue Job getan wurde. Zum anderen, und das ist in Corona-Zeiten besonders wichtig, wird auch der Mitarbeiter automatisiert, aber sehr persönlich und direkt, mittels Workflows abgeholt und an Bord gebracht.
Auch die emotionalen Aspekte werden mit Social Media Funktionen abgedeckt, denn gerade am Anfang ist Kommunikation das A und O. Spielerische Elemente wie beispielsweise ein Teamquiz tragen dazu bei, sich gegenseitig näherzukommen. Zum erfolgreichen Onboarding gehört ein ständiger Dialog. Der erste Tag im neuen Job ist immer spannend und für alle eine Herausforderung.
Für den neuen Mitarbeiter wird dieser Tag deutlich angenehmer, wenn er sofort loslegen kann; weil er alle Informationen rechtzeitig erhalten hat, weil er administrative Prozesse schon lange vor seinem „ersten Tag“ online erledigen konnte, weil alle Kollegen informiert sind, wer da Neues kommt und weil einfach niemand etwas vergessen konnte.
Mit einem gelungenen Einstieg am ersten Arbeitstag stellen Sie sicher, dass ein zufriedener neuer Mitarbeiter schnell loslegen kann, ein Gewinn für alle Seiten!
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