Das alte Jahr ist noch nicht zu Ende und schon beginnen wieder die Planungen für das kommende Jahr. Bei vielen Arbeitgebern müssen die Arbeitnehmer im November oder Dezember einen Großteil des Jahresurlaubs für das nächste Jahr verplanen. Was bei Teams mit zwei oder drei Personen noch einfach zu bewerkstelligen ist, wird schwieriger, wenn große Teams gemeinsam ihre Urlaubsplanung erstellen wollen. Der digitale Employee Self Service von rexx systems vereinfacht die Abstimmung wesentlich.
Warum Urlaubsplanung so wichtig ist
Die Urlaubsplanung für das kommende Jahr ist bei Führungskräften ebenso wie bei den Mitarbeitern eine eher unbeliebte Aufgabe. Kein Wunder: Die Arbeitnehmer wollen am liebsten so wenige Tage wie möglich von vornherein verplanen und flexibel bleiben. Und der Abteilungsleiter „freut“ sich schon darauf, die einzelnen Urlaubswünsche in Einklang bringen zu müssen.
Dennoch ist die jährliche Urlaubsplanung wichtig, da sie dem Arbeitgeber Planungssicherheit verschafft. Sie gewährleistet, dass Abteilungen und Teams zu typischen Urlaubszeiten oder an Brückentagen ausreichend besetzt sind und nicht zu viel Arbeit liegen bleibt. Und auch für die Arbeitnehmer ist diese Sicherheit relevant. So können sie nämlich schon ein halbes Jahr vorher ihren Sommerurlaub planen und mit etwas Glück vielleicht Frühbucherrabatte ausnutzen oder begehrte Unterkünfte buchen.
„Nicht schon wieder Urlaubsplanung!“
Wer kennt das nicht: Da flattert die E-Mail der Personalabteilung ins Postfach, dass die jährliche Urlaubsplanung ansteht – und alle schieben diese Aufgabe vor sich her. Auch Andreas kann sich dazu noch nicht so recht motivieren. Dazu muss er nämlich erst einmal einen Kalender zum Ausdrucken suchen, von Hand die Ferienzeiten der Kinder einzeichnen und dann zu Hause mit seiner Frau über der Urlaubsplanung brüten.
Dabei muss er nicht nur die Kinderbetreuung sicherstellen, er will natürlich mit der gesamten Familie in Urlaub fahren. Und dann muss er auch noch an die Bedürfnisse der Kollegen und die Anforderungen seines Chefs denken. Fertigstellen kann er die Planung auf die Schnelle aber leider nicht: Seine Frau muss nämlich bei ihrem Arbeitgeber ebenfalls erst nachfragen, ob die angedachten Urlaubswochen möglich sind.
Urlaubsplanung mit dem rexx Self Service revolutionieren
Setzen Arbeitgeber statt der klassischen Planung in Papierform auf den Employee Self Service von rexx systems, können sie die gesamte Urlaubsverwaltung mit deutlich weniger Zeitaufwand und für die Arbeitnehmer komfortabler bedienbar gestalten. Das funktioniert auf der Basis mehrerer miteinander verzahnter Elemente:
- Employee Self Service (ESS): Über den Employee Self Service können die Mitarbeiter jederzeit Urlaubsanträge stellen und von ihrer Führungskraft genehmigen lassen – komplett digital, ohne Papier oder Medienbrüche. Die Mitarbeiter behalten jederzeit den Überblick darüber, wie viele Urlaubstage sie bereits verplant oder genommen haben und wie viele Tage Urlaubsanspruch noch übrig sind.
- Teamkalender: Der rexx Self Service ermöglicht, Termine bei der Urlaubsplanung voll im Blick zu behalten. Die Mitarbeiter können dabei ihre eigenen Termine einbeziehen, in den Teamkalender Einblick nehmen und so bei ihrer Urlaubsplanung auch gleich die geplanten Urlaube ihrer Kollegen berücksichtigen.
- rexx Go App: Mit der rexx Go App können die Mitarbeiter die wichtigsten Funktionen des Employee Self Service mobil auf ihrem Smartphone nutzen. Hier greifen sie auf ihren eigenen bzw. den Teamkalender zu und erledigen dank der App die Urlaubsplanung bequem und in Ruhe zu Hause mit der Familie.
So einfach kann Urlaubsplanung mit rexx systems sein
Andreas Arbeitgeber hat sich entschieden, künftig den Employee Self Service in der rexx Suite einzusetzen. Jetzt muss sich Andreas zwar immer noch mit seiner Urlaubsplanung auseinandersetzen – dank der praktischen Tools erledigt er sie aber deutlich schneller.
Mit der rexx Go App erledigt er seine Urlaubsplanung jetzt bequem zu Hause auf dem Sofa. Er hat seinen dienstlichen und persönlichen Terminkalender synchronisiert und den Teamkalender im Blick. Die Ferienzeiten seiner Kinder sind ebenfalls gleich ersichtlich. So findet er spielend Zeitfenster für den Sommerurlaub mit der Familie.
Noch ein wenig einfacher wäre die Urlaubsplanung für ihn, wenn auch der Arbeitgeber seiner Partnerin den rexx Self Service nutzen würde. Doch auch so ist es schon eine immense Erleichterung, weil er nun fast alle Einzelfaktoren auf einen Blick zusammen hat und sich nur noch mit den Urlaubszeiten seiner Frau abstimmen muss.
Die zugehörigen Urlaubsanträge stellt Andreas bequem auf Knopfdruck über die rexx Go App und braucht jetzt nur noch abzuwarten, bis sein Chef die Anträge freigibt. Sie sind dann direkt im Teamkalender sichtbar. Die Kollegen können seine Urlaubsplanung wiederum nutzen, um ihre Vertretung während ihrer Urlaubszeiten sicherzustellen.
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