Alle Arbeitnehmer haben laut Gesetz Anspruch auf bezahlten Erholungsurlaub. Dem Bundesurlaubsgesetz (BUrlG) zufolge muss dieser Urlaub jährlich mindestens vier Wochen ausmachen (= 20 Urlaubstage bei einer 5-Tage-Woche und 24 Urlaubstage bei einer 6-Tage-Woche). Dieser gesetzliche Mindesturlaub steht jedem Arbeitnehmer zu. Demnach dürfen Mitarbeiter nicht weniger als diese Urlaubstage erhalten. Mehr ist zulässig. Viele Arbeitgeber gestehen ihren Mitarbeitern durch eine arbeitsvertragliche Vereinbarung zusätzlichen Urlaub zu.

Wie definiert sich der Resturlaub?

Grundsätzlich müssen Arbeitnehmer alle innerhalb eines Jahres anfallenden Urlaubstage bis zum Jahresende aufbrauchen. Um einen Überblick zu behalten, hilft eine Urlaubsplaner Software. Jene Urlaubstage, die bis zum 31. Dezember dieses Jahres noch übrig sind, werden Resturlaub genannt. Anders ausgedrückt: Resturlaub umfasst jene Urlaubstage, die in jenem Jahr, in dem der Urlaubsanspruch entstanden ist, nicht genutzt worden sind.

Die Gründe, warum Mitarbeiter die ihnen zustehenden Urlaubstagen bis zum Jahresende nicht verbrauchen, sind unterschiedlich. In genau geregelten Ausnahmefällen können sie den Resturlaub ins Folgejahr übertragen lassen und später in Anspruch nehmen.

Der Resturlaub berechnet sich nach dieser Formel:

Resturlaub = Urlaubsanspruch – genutzte Urlaubstage

Verfällt überzähliger Resturlaub automatisch?

Bis zum 31. Dezember nicht aufgebrauchte Urlaubstage verfallen, soweit keine der Ausnahmen vorliegt. Der EuGH hat jedoch zugunsten des Arbeitnehmers einen automatischen Verfall des Urlaubs verneint und den Arbeitgebern stattdessen eine Informationspflicht auferlegt. Das Bundesarbeitsgericht schließt sich dieser EuGH-Rechtsprechung an. Demnach verfällt überschüssiger Resturlaub nicht automatisch. Urlaubstage, die ein Mitarbeiter freiwillig nicht genommen hat, verfallen nur dann, wenn der Arbeitgeber seiner Informationspflicht nachgekommen ist.

Arbeitgeber müssen ihre Mitarbeiter rechtzeitig darüber informieren, dass sie noch Urlaubstage übrig haben und diese zum 31. Dezember verfallen, wenn sie bis dahin nicht aufgebraucht werden. Im Streitfall muss der Arbeitgeber nachweisen können, dass er den Arbeitnehmer über den drohenden Urlaubsverfall informiert hat. Darüber hinaus hat das Unternehmen dem Mitarbeiter tatsächlich die Möglichkeit zu bieten, die restlichen Urlaubstage im laufenden Kalender zu nutzen.

Wann ist eine Übertragung des Resturlaubs ins Folgejahr möglich?

Wann eine Übertragung des Resturlaubs auf das Folgejahr möglich ist, regelt das Bundesurlaubsgesetz für den gesetzlichen Mindestresturlaub. Die Regelungen zu Zeitpunkt, Übertragbarkeit und Abgeltung des Urlaubs finden sich in § 7 BUrlG. Nach Absatz 3 dieser Bestimmung ist der gesetzliche Mindesturlaub im laufenden Kalenderjahr zu gewähren und zu nehmen. Bei Urlaubstagen, die über den gesetzlichen Mindesturlaub hinausgehen, können Arbeitgeber und Mitarbeiter bezüglich Verfall, Übertragbarkeit und Abgeltung abweichende Regelungen treffen.

Urlaubstage aus dem laufenden Kalenderjahr ins Folgejahr zu übertragen, ist nur in Ausnahmefällen möglich. Das BUrlG gestattet eine Übertragung des Resturlaubs lediglich, wenn dringende persönliche Gründe des Arbeitnehmers oder dringende betriebliche Gründe des Arbeitgebers vorliegen. In diesen Fällen müssen die Mitarbeiter den Urlaub in den ersten drei Kalendermonaten des Folgejahres in Anspruch nehmen, also bis zum 31. März aufbrauchen. Der Übertragungszeitraum für Resturlaub endet somit am 31. März des Folgejahres.

Dringende persönliche Gründe des Arbeitnehmers

Ein dringender persönlicher Grund liegt beispielsweise dann vor, wenn der Arbeitnehmer

arbeitsunfähig ist,
einen erkrankten Angehörigen pflegen muss oder
wenn der Lebenspartner, mit dem der Mitarbeiter seinen Urlaub verbringen wollte, erkrankt ist.

Dringende betriebliche Gründe

Dringende betriebliche Gründe bestehen, wenn der Arbeitgeber die Urlaubstage wegen

krankheitsbedingter Ausfälle der Mitarbeiter,
wichtiger termingebundener Aufträge,
erhöhtem saisonalem Arbeitsbedarf (zum Beispiel Weihnachtszeit) oder
technischer oder verwaltungsmäßiger Schwierigkeiten im Betriebsablauf

im alten Kalenderjahr nicht gewährt hat.

Wenn es tatsächlich einen Übertragungsgrund gibt, muss der Arbeitnehmer die Übertragung nicht beantragen. Die letzte Frist für die Inanspruchnahme des Urlaubsanspruchs verschiebt sich automatisch vom Jahresende auf den 31. März des nachfolgenden Jahres. Wird der Resturlaub auch im Übertragungszeitraum nicht genutzt, verfällt er. Auch in diesem Fall muss der Arbeitgeber seiner Aufklärungspflicht nachkommen und den Beschäftigten auf den drohenden Verfall hinweisen.

Sonderfälle zum Resturlaub

Darüber hinaus gibt es vom automatischen Verfall des übertragenen, nicht verbrauchten Resturlaubs Ausnahmen. Diese betreffen beispielsweise die Elternzeit und langwierige Erkrankungen.

Resturlaub und Elternzeit

Wenn Eltern nach der Geburt des Kindes in Elternzeit gehen und noch Resturlaub besteht, können sie diesen nach Beendigung der Elternzeit nutzen. Der Übertragungszeitrum gilt in diesem Fall nicht. Der Resturlaubsanspruch bleibt bestehen.

Resturlaub und Mutterschutz

Auch der Mutterschutz ist vom Urlaubsverfall ausgenommen. Demnach können Mitarbeiterinnen den vor dem Mutterschutz bestehenden Urlaubsanspruch nach ihrer Rückkehr zur Arbeit einlösen.

Resturlaub und langwierige Erkrankung

Bei Arbeitnehmern mit Langzeiterkrankung erlischt der Resturlaub nicht, wenn die Betroffenen über die ersten drei Monaten des Folgejahres hinaus krankheitsbedingt ausfallen. In diesem Fall bleibt der Urlaubsanspruch aufrecht, sodass die Mitarbeiter die Urlaubstage zu einem späteren Zeitpunkt konsumieren können. Nach BAG-Rechtsprechung verfällt dieser Resturlaub bei einer langwierigen Erkrankung spätestens 15 Monate nach dem Ende des Urlaubsjahres.

Resturlaub bei neuen Mitarbeitern

Der Anspruch auf den vollen Jahresurlaub besteht erst, wenn der Mitarbeiter seit mindestens sechs Monaten beim Arbeitgeber beschäftigt ist. Davor kann der Arbeitnehmer für jeden Monat, den er dem Unternehmen angehört hat, ein Zwölftel des Jahresurlaubs beanspruchen. Hat ein neu eingestellter Mitarbeiter beispielsweise bereits ab Oktober eines Kalenderjahres Urlaubstage angesammelt, erlöschen diese nicht zum 31. März des Folgejahres. Er kann diese Urlaubstage nach der Sechs-Monats-Frist bis zum Ende des neuen Kalenderjahres nutzen.

Resturlaub und Kündigung

Im Falle einer Kündigung bleibt der Resturlaubsanspruch bestehen, wenn nicht mehr ausreichend Zeit ist, die restlichen Urlaubstage zu verbrauchen. Dies gilt unabhängig davon, ob der Arbeitgeber oder der Arbeitnehmer die Kündigung ausgesprochen hat.

Das Unternehmen ist dazu verpflichtet, bestehenden Resturlaub finanziell abzugelten, wenn der Mitarbeiter seinen Urlaub im Falle einer Kündigung nicht mehr vollständig nehmen konnte. Während eines aufrechten Arbeitsverhältnisses scheidet eine Auszahlung des restlichen Mindesturlaubs aus. Es sind zwei Fälle zu unterscheiden:

Fall 1: Kündigung bis zum 30. Juni

Wenn die Kündigung bis zum 30. Juni erfolgt, kann der Mitarbeiter für jeden abgeleisteten Arbeitsmonat ein Zwölftel des Jahresurlaubs beanspruchen. Der Arbeitgeber muss diesen Teilurlaubsanspruch auszahlen, wenn ein Verbrauch der Urlaubstage zeitlich nicht möglich ist.

Fall 2: Kündigung ab dem 1. Juli

Bei einer Kündigung ab dem 1. Juli steht dem ausscheidenden Mitarbeiter der volle Jahresurlaub zu.

Der Mitarbeiter muss das Unternehmen schriftlich dazu auffordern, die restlichen Urlaubstage auszuzahlen. Dabei sind allfällige Ausschlussfristen im Arbeitsvertrag zu berücksichtigen. Der Resturlaub ist nach der Aufforderung sofort abzugelten.