Schnell noch letzte Details vor der Projektabgabe klären – schon 23 Uhr? Macht nichts, WhatsApp geht ja schnell. So oder so ähnlich schießt es dem ein oder der anderen Vorgesetzten wohl in den Kopf, wenn es um die WhatsApp-Nutzung im Beruf geht. Die beliebte App wird in vielen Unternehmen auch für die normale Kommunikation zu weniger unchristlichen Zeiten eingesetzt. Doch wie viel ist okay – und was sagt eigentlich die DSGVO dazu?
Rund 44 Millionen Menschen nutzen den Messenger-Dienst in Deutschland, mit 28 Millionen Downloads zählt WhatsApp zu den beliebtesten Apps im Google Play Store. Was hingegen nicht empirisch belegt ist, aber gefühlte Wahrheit: In vielen Unternehmen ist WhatsApp neben E-Mail und Anruf absolutes Standardkommunikationstool – auch wenn es eigentlich Teams, Slack & Co. gibt. Oft sind Vorgesetzte daran nicht unschuldig, die gerne mal auf dem sehr kurzen Dienstweg noch das ein oder andere via WhatsApp geklärt haben möchten.
Ist die WhatsApp-Nutzung im Job DSGVO-konform?
Wenn’s um Apps und Daten geht, vergehen meist keine drei Sätze, bevor nicht die DSGVO ins Spiel kommt. Die Datenschutzgrundverordnung schützt die Daten von Unternehmen wie Mitarbeitenden gleichermaßen – dazu gehören dann auch teils auf den ersten Blick bürokratische Einschränkungen, die aber letztlich zum Datenschutz beitragen.
Es braucht keine gedanklichen Höchstleistungen, um schnell skeptisch zu werden, wenn es um den Austausch von Geschäftsinformationen über die jeweils privaten WhatsApp-Konten zweier Unternehmensmitarbeitenden oder Führungskräfte geht. Das kann doch eigentlich nicht DSGVO-konform sein, oder?
Machen wir es kurz: Ist es auch nicht – zumindest soweit wir das beurteilen können, natürlich ersetzt unsere Recherche keine Rechtsberatung:
- Datenzugriff durch WhatsApp: Das Tool des Meta-Konzerns greift auf das gesamte Adressbuch des oder der (privaten!) Nutzenden zu und speichert Daten auf seinen Servern – allein das verstößt ohne ausdrückliche Einwilligung der betroffenen Personen schon gegen die DSGVO.
- Keine ausreichende Verschlüsselung und Kontrolle: Zwar ist WhatsApp verschlüsselt, aber als privater Nutzer oder private Nutzerin haben Sie keine Kontrolle, wie und wo WhatsApp die Daten speichert und verarbeitet.
- Fehlende Datenschutzvereinbarung: Bei geschäftlicher Kommunikation ist theoretisch eine Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung nötig, die WhatsApp für Privatnutzende nicht anbietet.
- Risiko für personenbezogene Daten: Geschäftliche Kommunikation enthält oft personenbezogene Daten von Kundschaft oder Mitarbeitenden, deren Weitergabe ohne Einwilligung oder angemessene Sicherheitsmaßnahmen unzulässig ist.
Übrigens: Natürlich gilt das nur für die geschäftliche WhatsApp-Nutzung privater Konten – WhatsApp Business, das mehr als 200 Millionen Unternehmen nutzen, ist schließlich für die Kommunikation mit Ihrer Kundschaft gemacht.
WhatsApp-Nutzung im Berufsalltag verbieten, 20 Millionen Euro sparen
Sollten Sie also als Arbeitgeber aktiv werden und unterbinden, wenn Ihre Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen WhatsApp für die geschäftliche Kommunikation nutzen? Oder wird hier ein Thema heißer gekocht als es am Ende gegessen wird?
Möchten Sie keine hohen Strafen von bis zu 20 Millionen riskieren, ist die Antwort auf diese Frage ein schreiend lautes Ja – neben der Integrität Ihrer Daten steht schnell auch der Ruf auf dem Spiel, sollte es hier zu Pannen kommen oder jemand davon Wind bekommen, dass seine oder ihre Daten fröhlich über unzureichend verschlüsselte WhatsApp-Kanäle ausgetauscht werden.
Die andere Seite: Was, wenn WhatsApp zur gefühlten Pflicht wird?
Wir wissen allerdings auch: In der Praxis interessiert das viele nicht und der Kollege oder die Chefin meldet sich trotzdem gerne über WhatsApp. In manchen Unternehmen scheint es gar Pflicht, in „Team Sales – KSK Bottrop“, „KANBAN-Projekt DW AG“ oder „dbx meets Theke“ Mitglied zu sein.
Ist die WhatsApp-Gruppe bei der Arbeit Pflicht?
Dabei sind vor allem solche WhatsApp-Gruppen für viele normal – für andere wiederum ein Kanal, auf den sie liebend gerne verzichten würden, um Privates und Berufliches zu trennen. Doch wie verbindlich ist das Ganze?
Als Arbeitgeber können Sie Mitarbeitende zwar zur Kommunikation über bestimmte Kanäle anweisen, allerdings nicht über private Apps wie WhatsApp. Hier sind andere Kommunikations- und Kollaborationstools besser, etwa:
- Slack
- Asana
- Microsoft Teams
- Jira und Confluence
- Steckfeld
Zu diesem Ergebnis kommt auch Jobcoach Ina Reinsch – an sie hat sich eine Frau gewendet, die WhatsApp nicht mehr nutzen wollte, von ihrem Vorgesetzten aber dazu gezwungen wurde. Es gilt klar: Es gibt keine Pflicht zur WhatsApp-Gruppe im Job – im Zweifel sind DSGVO-konforme Alternativen wie Teams oder Slack sowieso besser geeignet.
Darf der Chef mir bei WhatsApp im Urlaub oder der Freizeit schreiben?
Feierabend heißt Feierabend – das ist gerade für die Gen Z wichtig, 82 Prozent erachten ihren Beruf zwar als wichtig, möchten aber auch eine ausgewogene Work-Life-Balance. WhatsApp-Nachricht um 23 Uhr oder im Urlaub? Nicht gerne gesehen – und auch rechtlich ohne Grundlage.
Klar: Arbeitgeber dürfen zwar außerhalb der Arbeitszeit eine Nachricht nach der anderen schreiben, ihre Angestellten sind aber nicht verpflichtet, sofort (oder überhaupt) zu antworten. Wer also Freizeit oder Strand genießen und nicht antworten will, darf getrost das Handy aus oder im Hotel lassen. Schließlich gibt es dafür feste Arbeitszeiten und Absprachen. Und wer im Urlaub abschaltet, muss keine WhatsApp-Erreichbarkeit einplanen – als Chef oder Chefin müssen Sie hier wohl oder übel bis Montag warten.
Fazit: WhatsApp kann Ihnen auch helfen
Was bleibt also als Fazit – WhatsApp-Nutzung im Beruf verbieten? Funktioniert nicht? Jein: Tauschen sich Mitarbeitende über ihre privaten WhatsApp-Zugänge über Geschäftliches aus oder schreibt die Chefin am Samstagabend um 23 Uhr und verlangt eine Antwort, ist das sicher nicht förderlich.
Die Messaging-App an sich ist jedoch aufgrund ihrer breiten Akzeptanz ein tolles Tool für Unternehmen – entweder als Servicekanal über WhatsApp Business zu ihrer Kundschaft oder auch als Recruiting-Kanal. Im Bewerbermanagement mit rexx systems etwa ist auch die Funktion Bewerben per WhatsApp integriert.
So nutzen Sie die guten Seiten von WhatsApp im Berufsalltag: Angestellte müssen sich keine Gedanken machen, wie sie ihre Nicht-Nutzung begründen, Urlaub bleibt sorgenfreier Urlaub – und als Arbeitgeber riskieren Sie auch nicht, 20 Millionen Euro Strafe zu zahlen. Eine Win-win-Situation, oder?
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