Die Stadt Hilden, am Rande des Bergischen Landes zwischen Düsseldorf und Solingen gelegen, ist mit über 1.000 Mitarbeitenden einer der größten Arbeitgeber in Hilden. Sie stellt mit ihren Dienstleistungen sicher, dass rund 58.000 Einwohnerinnen und Einwohner in einer attraktiven und familienfreundlichen Stadt mit hoher Lebensqualität leben, lernen und arbeiten können.
Workflows und Zielvereinbarungen unterstützen die Personalarbeit
Die Zusammenarbeit zwischen der Stadt Hilden und rexx systems begann im Jahr 2019. Zunächst wurde das Bewerbermanagement eingeführt und der gesamte Bewerbungsprozess digitalisiert. 2023 entschied sich die Stadt Hilden aufgrund der guten Erfahrungen im Bereich Recruiting und der überzeugenden Produktpräsentation – die eine Vielzahl der Anforderungen erfüllte – für die Erweiterung auf die rexx Suite. Diese umfasst das komplette Spektrum für Personalmanagement, Talent Management und Recruiting.
Die Stadt Hilden war auf der Suche, nach einer Lösung im HR-Bereich, die weitestgehend alle relevanten HR-Prozesse in einer Software-Lösung abdeckt, um eine Fragmentierung bei der Digitalisierung sowie redundanter Datenpflege zu vermeiden. Hier bot rexx systems das beeindruckendste Angebot. Insbesondere die Verzahnung zwischen Organisationsmanagement, Personalmanagement, Recruiting und Personalentwicklung wusste zu überzeugen.
Als besonders nützlich haben sich insbesondere die Bereiche Workflows und Zielvereinbarungen erwiesen. Im Bereich des städtischen Personalmanagements gibt es eine Vielzahl an Prozessen, die formellen Anforderungen und Bearbeitungsschritten unterliegen, die mittels des umfangreichen, aber auch für Laien bedienbaren Workflow-Designers abgebildet werden konnten.
rexx Suite als zentraler Anlaufpunkt im Personalmanagement
Mittlerweile hat die Stadt Hilden 98 verschiedene Workflows im Einsatz: Einstellungen und Weiterbeschäftigungen von Personal, Arbeitszeitänderungen, Änderungen der Eingruppierungen oder Beförderung, die Beantragung von Homeoffice-Genehmigungen oder Reisekostenbearbeitung – alle diese Prozesse lassen sich nunmehr digital und medienbruchfrei abwickeln. Dabei haben Mitarbeitende und Führungskräfte den aktuellen Bearbeitungsstatus ihrer Anträge immer im Blick – dies sorgt für Transparenz und erspart zeitraubende Statusnachfragen.
Seit der Einführung hat sich die gesamte Arbeit im Bereich des Personalmanagements vollumfänglich verändert. Die rexx Suite ist zur zentralen Anlaufstation für alle Themen rund um das Personalmanagement geworden. Besonders aufgefallen ist, dass sich die Durchlaufgeschwindigkeit in der Bearbeitung von Anträgen und Anliegen durch erhebliche Reduzierung von Liege- und Transportzeiten mithilfe der Workflows verkürzt hat. Auch das ortsunabhängige Arbeiten hat sich durch die Digitalisierung der Prozesse erheblich verbessert.
Besonders erfolgreich war die Umstellung der Zielvereinbarung von analoger auf digitale Vereinbarung und Zielerreichungsmitteilung. Mittels der rexx Suite konnte sodann die Weiterverarbeitung des Leistungsentgeltes durch Excel-Export stattfinden und in die Auszahlung überführt werden. Die Umstellung hat im Personalbereich Arbeitskapazitäten im Umfang von ca. 50 Stunden / Jahr freigesetzt.
„Die rexx Suite hat sich zur zentralen Plattform für sämtliche Personalangelegenheiten etabliert. Mithilfe der Workflow-Funktion konnte die Abwicklung von Anträgen und Anfragen deutlich beschleunigt werden.“,
Patrick Lambrou, Haupt- und Personalamt Sachgebietsleiter Personalservice
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