1. Unklare Ressourcenplanung
HR-Teams starten häufig, ohne zu wissen, wie viele Stunden das eigene Team tatsächlich investieren muss. Kapazitäten werden erst mitten im Projekt eingeplant, dann verzögert sich die Einführung.
Über 3.000 Kunden in über 30 Ländern vertrauen auf Rexx Systems
Die Herausforderung
Diese 3 Fehler verzögern HR-Software-Implementierungen erheblich
Unklare Ressourcenplanung, unbereinigte Daten und fehlendes Change-Management können eine 6-Wochen-Einführung erheblich verlängern. Ihr Team arbeitet gleichzeitig im Tagesgeschäft und im Implementierungsprojekt.
2. Unterschätzte Datenmigration
Mitarbeiterdaten liegen in Excel-Listen, Altsystemen und der digitalen Personalakte verteilt. Ohne Bereinigung vor dem Import können doppelte Datensätze und falsche Zuordnungen entstehen, die beim Import oder im Produktivbetrieb auffallen.
3. Fehlendes Change-Management
Neue Rollen, Self-Service-Portale und Workflows verändern Arbeitsweisen für die gesamte Belegschaft. Bleibt die Kommunikation aus, kann die Akzeptanz sinken, noch bevor das System live geht.
Die Lösung
So läuft die HR-Implementierung mit Rexx ab
Ihr Consultant führt Sie durch drei aufeinander aufbauende Schritte, von der Systemkonfiguration bis zum Go-live. So vermeiden Sie Ressourcenengpässe, Datenchaos und Akzeptanzprobleme und halten den Zeitrahmen von 4 bis 6 Wochen sicher ein.
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Schritt 1 – Kick-off
Woche 1
Ihr Zeitaufwand: 6–9 Stunden
Ziel: Kennenlernen der Software, Vorbereitung für den Erstdatenimport
- Kick-off und gemeinsames Erarbeiten der Projektziele, sodass von Anfang an klar ist, welche Prozesse Priorität haben
- Abstimmung des Projektplans mit Ressourcen- und Aufgabenverteilung
- Systemrundgang und Start der Systemkonfiguration
- Wissensaneignung über Micro-Learnings, Webinare und das Kundenforum
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Schritt 2 – Personalisierung
Woche 2–3
Ihr Zeitaufwand: 10–14 Stunden
Ziel: Personalisierung des Systems für Führungskräfte, Mitarbeitende und Betriebsrat
- Benutzerrollen und Benutzerprofile werden definiert, sodass jede Gruppe nur die für sie relevanten Funktionen sieht
- Berechtigungen und Zugriffe werden festgelegt
- Das Self-Service-Portal wird konfiguriert
- Der Erstdatenimport wird durchgeführt
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Schritt 3 – Workflows & QS
Woche 4–5
Ihr Zeitaufwand: 12–16 Stunden
Ziel: Übertragung interner Arbeitsabläufe in Rexx Systems
- Workflows wie On- und Offboarding werden erstellt
- Mitarbeitende pflegen Stammdaten wie ihre Adresse selbst über den Self-Service-Bereich und können Änderungen zur Steuerklasse anstoßen, sodass sich der manuelle Aufwand für HR reduziert
- Automatische Reminder und Wiedervorlagen werden eingerichtet
- Qualitätssicherung vor dem Go-live
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Go-live Rexx HR
Woche 6
Nach der Einarbeitung geht Ihr Personalmanagement live. Das Customer Care Team übernimmt direkt den Support bei technischen und prozessualen Fragen. Das Customer Success Team informiert Sie über anstehende Updates und Webinar-Angebote.
Starten Sie Ihre HR-Software-Implementierung ohne Verzögerungen
Klären Sie in einem kostenlosen Erstgespräch Ihren Zeitrahmen, sodass Ihr Team entlastet wird und ohne Umwege startet.
Warum HR-Software mit Rexx Systems implementieren?
Reibungslose Systemeinführung statt monatelanger Verzögerungen
Ohne strukturierten Implementierungsprozess
- Mitarbeiterdaten aus Excel-Listen und Altsystemen werden ungeprüft übernommen
- Schnittstellen, etwa zu DATEV, werden erst kurz vor dem Go-live angebunden
- Mitarbeitende erfahren erst am Starttag von neuen Abläufen
- Nach dem Go-live gibt es keinen festen Ansprechpartner
Mit dem Rexx-Implementierungsprozess
- Der Erstdatenimport erfolgt mit Ihrem Consultant – inklusive Prüfung.
- Die DATEV-Anbindung wird bereits in der Konfigurationsphase mitgeplant
- Self-Service-Funktionen werden konfiguriert und mit Workflows verknüpft.
- Das Customer Care Team ist direkt nach dem Go-live erreichbar
Sie müssen Ihre Software-Implementierung nicht allein stemmen
Ein fest zugewiesener Consultant begleitet Sie vom Kick-off bis zum Go-live und unterstützt Sie dabei, interne Kapazitätsengpässe frühzeitig zu erkennen und zu reduzieren.
- Ihr Consultant berät Sie in regelmäßigen Statusmeetings per Videocall, E-Mail oder Telefon zum Projektstand
- Nach dem Go-live übernimmt das Customer Care Team den Support bei technischen und prozessualen Fragen
- Über Webinare, Micro-Learnings und das Kundenforum eignet sich Ihr Team das nötige Wissen parallel zum Projekt an
Erfahrungen mit der HR-Software-Implementierung
Sebastian Schmeiser
Success Story lesenDie enge und gute Zusammenarbeit mit dem Projektleiter, dem Vertriebsteam und dem Support von Rexx Systems hat uns überzeugt.
Kostenlose Erstberatung zur HR-Software-Implementierung sichern
Vereinbaren Sie ein unverbindliches Gespräch mit einem Rexx-Consultant und klären Sie Zeitaufwand, erste Schritte und ob eine stufenweise Einführung zu Ihrem Unternehmen passt.
HR-Software-Implementierung – Häufige Fragen und Antworten
Wie viele Mitarbeitende sollten Sie intern für die Implementierung einplanen?
Neben der HR-Projektleitung sind je nach Projektumfang ein IT-Ansprechpartner und Key User aus den betroffenen Abteilungen sinnvoll, die die Zielprozesse kennen und später als Multiplikatoren wirken. Bei kleineren Unternehmen übernehmen oft ein bis zwei Personen mehrere dieser Rollen gleichzeitig.
Muss der Betriebsrat bei der HR-Software-Implementierung einbezogen werden?
In deutschen Betrieben mit Betriebsrat besteht in der Regel ein Mitbestimmungsrecht nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG, wenn die Software objektiv dazu geeignet ist, das Verhalten oder die Leistung von Mitarbeitenden zu überwachen. Binden Sie den Betriebsrat deshalb bereits in der Kickoff-Phase ein, damit die erforderliche Mitbestimmung rechtzeitig erfolgen kann.
Welche Daten müssen Sie vor der Migration vorbereiten?
Stammdaten, Vertragsarten, Arbeitszeitmodelle, Abwesenheitskonten und laufende Genehmigungen aus Excel-Listen oder Altsystemen müssen bereinigt und einheitlich formatiert vorliegen, bevor der Import beginnt. Dubletten, veraltete Einträge und uneinheitliche Bezeichnungen können beim Import oder im Produktivbetrieb zu Fehlern führen.
Fällt das System bei der Migration aus?
Der Erstdatenimport kann je nach Projektaufbau in einer Testumgebung stattfinden, während das bestehende System bis zum geplanten Go-live weiterläuft. Nach erfolgreicher Prüfung der migrierten Daten erfolgt der Wechsel in den produktiven Betrieb. Ein Parallelbetrieb kann projektabhängig vorgesehen werden.
Für welche Unternehmensgrößen eignet sich die Rexx-HR-Implementierung?
Rexx Systems richtet sich an Organisationen mit etwa 50 bis 50.000 Mitarbeitenden, mehreren Standorten oder internationalen Strukturen. Die modulare Struktur ermöglicht es, Module wie Zeiterfassung oder Talentmanagement später zu ergänzen, ohne das bestehende System vollständig neu zu implementieren.
Welche Systeme lassen sich an die Rexx-HR-Implementierung anbinden?
Über den Rexx Hub lassen sich Schnittstellen zu ERP-Lösungen oder Zeiterfassungssystemen per REST-API zentral verwalten, inklusive Audit Logs zur Nachvollziehbarkeit. Für DATEV steht eine gesonderte Schnittstelle zur Verfügung. Ihr Consultant plant die Anbindungen bereits in der Konfigurationsphase mit, sodass sich nachträgliche manuelle Zusammenführungen reduzieren lassen.