Geldwerter Vorteil: So wirkt er sich in der Lohnabrechnung aus

Sachbezüge sind für Arbeitgebende eine attraktive Möglichkeit, um Steuern und Sozialversicherungsbeiträge zu sparen und dabei auch noch ihre Mitarbeitenden durch attraktive Benefits ans Unternehmen zu binden. Doch was bedeutet in diesem Zusammenhang eigentlich der Ausdruck „geldwerter Vorteil“? Und wie wirkt er sich in der Lohnabrechnung aus? Dieser Beitrag gibt Ihnen einen Überblick über diese wichtige Gestaltungsoption für Arbeitsverhältnisse.

Definition geldwerter Vorteil: So wirken sich Rabatte & co. aus

geldwerter-vorteilGewährt der Arbeitgebende seinen Mitarbeitenden einen Rabatt oder eine Sachleistung, so muss dieser hierfür keine Gegenleistung erbringen. Er erlangt also einen Vorteil, „der Geld wert ist“ – einen geldwerten Vorteil. Man beziffert ihn auf den Geldbetrag, den die beschäftigte Person bezahlen müsste, um dieselbe Leistung selbst zu finanzieren. Auf diesen fallen in aller Regel Lohnsteuer und Sozialversicherungsbeiträge an. Der Gesetzgeber hat jedoch zahlreiche Freibeträge geschaffen, die Arbeitgebenden und Arbeitnehmenden vielfältige Gestaltungsmöglichkeiten offerieren, die Mitarbeitende motiviert zu halten.

Typische Beispiele für den geldwerten Vorteil:

  • Privat genutztes Firmenfahrzeug
  • Kostenfreie Mahlzeiten
  • Rabatte für Mitarbeitende
  • Zuschuss zu den Kinderbetreuungskosten
  • Eine vergünstigt gestellte Unterkunft
  • Gesundheitskurs

Freibeträge beim geldwerten Vorteil

Die Freibeträge für den geldwerten Vorteil variieren je nach Art der gewährten Leistung:

  • Rabatte für Mitarbeitende [bis 1.080 EUR p.a.]
    • 4% Bewertungsabschlag, maximal 1.080 EUR pro Jahr Freibetrag (mehrere Rabatte im Jahr werden addiert)
  • Sachbezüge [bis 44 EUR]
    • Bis zu 44 EUR grundsätzlich steuerfrei, auch bestimmte Waren- oder Tankgutscheine
  • Umzugskosten [unbegrenzt]
    • Ersatz von Umzugskosten ist vollständig steuerfrei, wenn der Umzug aus beruflichen Gründen notwendig ist
  • Vermögensbeteiligung [bis 360 EUR p.a.]
    • Die Beteiligung muss allen Mitarbeitenden zur Verfügung stehen (z. B. Aktien)
  • Weiterbildung [unbegrenzt]
    • Voraussetzung: Zusammenhang mit der beruflichen Tätigkeit, Vorliegen eines „eigenbetrieblichen Interesses“ des Arbeitsgebers
  • Geschenke zu bestimmten Anlässen [bis 60 EUR/Anlass]
    • Nur typische Geschenke wie Blumensträuße oder Präsentkörbe; zu Anlässen wie Geburtstag, Hochzeit, Betriebsjubiläum, Geburt eines Kindes
  • Gesundheitsförderung [bis 600 EUR p.a.]
    • Zusammenhang mit einer Belastung durch die berufliche Tätigkeit muss bestehen (z. B. Anti-Stress-Seminar für Manager, Rückenfit-Kurs für Büromitarbeitende)
  • Jobticket [unbegrenzt]
    • Darf auch privat genutzt werden; aber Anrechnung auf die Entfernungspauschale im Rahmen der Steuererklärung
  • Zuschuss zur Kinderbetreuung [unbegrenzt]
    • Für die Betreuung im Kindergarten, in der Kita oder bei der Tagesmutter
  • Kindernotbetreuung [bis 600 EUR]
    • Bei kurzfristigem Betreuungsbedarf bei einer Erkrankung
  • Aufladung des privaten E-Autos [unbegrenzt]
    • Seit 2017 steuerfrei, ebenso Erstattung der privat entrichteten Stromkosten
  • Darlehen [bis 2.600 EUR/Darlehen]
    • Zinsvorteile bleiben unterhalb dieser Grenze steuerfrei
  • Elektronik [unbegrenzt]
    • Zz. B. Notebook, Smartphone; für den Arbeitnehmenden steuerfrei bei pauschaler Versteuerung durch den Arbeitgebenden
  • Bonusmeilen [bis 1.080 EUR p.a.]
  • kostenlose Getränke oder Obst [unbegrenzt]
    • kein geldwerter Vorteil

Geldwerter Vorteil beim Dienstwagen: Wahl zwischen zwei Methoden

geldwerter-vorteil-dienstwagenDarf der Arbeitnehmende seinen Firmenwagen privat nutzen, erlangt er dadurch einen geldwerten Vorteil. Dieser kann auf zwei Arten versteuert werden: über die Ein-Prozent-Regelung oder mithilfe eines Fahrtenbuchs. Die Berechnung des geldwerten Vorteils erfolgt wahlweise nach einem dieser Prinzipien:

  • Ein-Prozent-Regelung: Der Arbeitnehmende versteuert monatlich einen Betrag in Höhe von einem Prozent des Brutto-Inlandslistenpreises in seiner Entgeltabrechnung. Zusätzlich muss er 0,03 Prozent derselben Bezugsgröße pro Entfernungskilometer zwischen dem Wohnort und der ersten Tätigkeitsstätte versteuern.
  • Fahrtenbuch: In einem Fahrtenbuch zeichnet der Mitarbeitende jede einzelne Fahrt auf. So lässt sich der Anteil der privaten Fahrten ermitteln und dadurch der tatsächliche geldwerte Vorteil ermitteln.

In der Praxis ist die Fahrtenbuchmethode für den Mitarbeitenden meist deutlich günstiger als die Ein-Prozent-Regelung. Allerdings ist sie mit einem deutlich erhöhten Aufwand verbunden, weil das Fahrtenbuch regelmäßig und lückenlos geführt werden muss.

Geldwerter Vorteil durch kostenfreie oder verbilligte Verpflegung

Erhält der Arbeitnehmende eine kostenfreie Mahlzeit (z. B. ein Mittagessen), so entsteht dadurch ein geldwerter Vorteil. Im Rahmen des amtlichen Sachbezugswerts (für 2021: Frühstück 1,83 EUR, Mittag- und Abendessen je 3,47 EUR) sind Lohnsteuer und Sozialversicherungsbeiträge abzuführen. Zahlt der Arbeitnehmer selbst einen Teil seiner Mahlzeit muss nur die verbleibende Differenz als geldwerter Vorteil versteuert werden. Alternativ kann der Arbeitgebende den Betrag pauschal versteuern. Bei dieser Variante entfallen die Sozialversicherungsbeiträge für Führungskraft und Mitarbeitenden.

Tipp: Der Arbeitgebende kann pro Arbeitstag bis zu 3,10 EUR steuer- und sozialversicherungsfrei Essenszuschuss zahlen.

Wann kann ein Sachbezug steuerfrei gewährt werden?

Der Arbeitgebende kann eine Sachleistung immer dann steuerfrei gewähren, wenn das eigenbetriebliche Interesse im Vordergrund steht. Benötigt ein Arbeitnehmender etwa für die Übernahme einer neuen Aufgabe eine spezielle Weiterbildung, so handelt es sich dabei nicht um einen zu versteuernden geldwerten Vorteil.

Geldwerter Vorteil: Wie wird er richtig abgerechnet?

Der ermittelte geldwerte Vorteil taucht in der Entgeltabrechnung auf, ohne jedoch den Auszahlungsbetrag zu erhöhen. Er wird zunächst auf das Bruttoentgelt aufgeschlagen. Dadurch erhöhen sich – soweit die Freibeträge überschritten werden – die zu zahlende Lohnsteuer und die Sozialversicherungsbeiträge. Nach dem Schritt der Nettolohnberechnung wird derselbe Betrag, der eingangs aufgeschlagen wurde, wieder abgezogen. Die Lohnabrechnung erfolgt nach dem folgenden (vereinfachten) Schema:

Bruttoentgelt

+ Sachbezug (geldwerter Vorteil)

= Gesamtbrutto
./. Lohnsteuer

./. Kirchensteuer

./. Solidaritätszuschlag

./. Sozialversicherungsbeiträge

= Nettoentgelt
./. Sachbezug (geldwerter Vorteil)
= Auszahlungsbetrag

Was auf den ersten Blick kompliziert erscheinen mag, ist in der Praxis heute kinderleicht abzurechnen. Im Rahmen der Payroll trägt die Verwaltungskraft den Sachbezug im Mitarbeiterstammsatz ein. Das System berücksichtigt den geldwerten Vorteil automatisch anhand der jeweils aktuell gültigen Freibeträge und rechnet ihn korrekt ab. Das System berücksichtigt automatisch die Anzahl der Anwesenheitstage, soweit sie relevant sind, etwa bei der Versteuerung von kostenfreier Verpflegung im Betrieb.

Durch den hohen Grad der Digitalisierung in der Payroll lässt sich die Abrechnung der Sachbezüge weitgehend automatisieren. Arbeitgebende erhalten dadurch ein wirkungsvolles Instrument der Vergütungsgestaltung ohne nennenswerten Aufwand.

 

12. Mai 2021

Lernen Sie uns kennen

Wollen Sie mehr erfahren über die Themen Recruiting, Bewerbermanagement, Talent Management, Personalentwicklung, Human Resources und Zeitwirtschaft mit der rexx Software? Besuchen Sie uns auf einer der Personalmessen, gerne senden wir Ihnen Freikarten. Oder vereinbaren Sie einen persönlichen Kennenlern-Termin!

Die nächsten Termine

28. September 2021, online
29. September 2021, online
13. Oktober 2021, online
13. Oktober 2021, Wien
27. Oktober 2021, München
08. November 2021, online
08. November 2021, online
11. November 2021, online
22. November 2021, Düsseldorf
01. Dezember 2021, online
07. Dezember 2021, online
13. Dezember 2021, online
10. Januar 2022, online
07. Februar 2022, online
07. März 2022, online
29. März 2022, Zürich
05. April 2022, Stuttgart
03. Mai 2022, Hamburg
17. Mai 2022, Köln
19. Mai 2022, online
06. Juli 2022, München
13. September 2022, Köln

HIER MESSE-TERMIN VEREINBAREN UND MESSE-KARTEN BESTELLEN

MESSE-KONTAKT