Digitale Personalakte Pflicht: Was gilt ab 2027?
Die Pflicht zur elektronischen Führung bestimmter Entgeltunterlagen gilt grundsätzlich bereits seit dem 1. Januar 2022. Ab dem 1. Januar 2027 müssen auch Arbeitgeber mit einer bisherigen Befreiung die in § 8 Abs. 2 BVV genannten Unterlagen elektronisch führen, da die Befreiungsmöglichkeit nach § 8 Abs. 3 BVV am 31. Dezember 2026 endet.
Warum ist der 1. Januar 2027 ein Stichtag?
Eine häufige Frage: Wenn die elektronische Führungspflicht bereits seit 2022 gilt, weshalb wird dann so häufig von einer Pflicht ab 2027 gesprochen? Der Grund liegt in der Übergangsregelung.
Seit dem 1. Januar 2022 müssen Arbeitgeber bestimmte elektronische Entgeltunterlagen digital führen. Sie konnten beim zuständigen Prüfdienst der Deutschen Rentenversicherung eine Befreiung beantragen. Diese Befreiung ist allerdings bis zum 31. Dezember 2026 begrenzt.
Daraus ergeben sich zwei Ausgangssituationen:
- Arbeitgeber ohne Befreiung müssen neu entstehende Pflichtunterlagen seit dem 1. Januar 2022 elektronisch führen.
- Arbeitgeber mit bewilligter Befreiung müssen neu entstehende Pflichtunterlagen spätestens ab dem 1. Januar 2027 elektronisch führen.
Die zugrunde liegenden Gemeinsamen Grundsätze nach § 9a BVV sprechen von neuen „Tatbeständen und Ereignissen“. Gemeint sind neue Vorgänge oder Unterlagen, die ab dem jeweiligen Stichtag entstehen.
2027 beginnt daher keine vollkommen neue Pflicht für alle Unternehmen. Für bislang befreite Arbeitgeber endet die Übergangsphase. Genau für diese Unternehmen wird der Jahreswechsel zum verbindlichen Umstellungszeitpunkt.
Beispiel: Ein Arbeitgeber ist bis einschließlich 31. Dezember 2026 von der elektronischen Führung der Entgeltunterlagen befreit. Beginnt eine Beschäftigung noch im Dezember 2026, muss die zugehörige Kopie der Niederschrift nach § 2 Nachweisgesetz nicht allein wegen des Fristendes nachträglich digitalisiert werden. Beginnt eine weitere Beschäftigung am 2. Januar 2027, muss die entsprechende Niederschrift elektronisch zu den Entgeltunterlagen genommen werden.
Gilt die elektronische Führungspflicht auch für ein kleines oder mittelständisches Unternehmen?
§ 8 BVV knüpft die Pflicht nicht an eine bestimmte Zahl von Beschäftigten oder an den Umsatz. Damit gibt es für KMU keine allgemeine Ausnahme allein aufgrund ihrer Unternehmensgröße. Eine bewilligte Befreiung bis Ende 2026 ist eine zeitlich begrenzte Übergangsregelung. Sie ist keine dauerhafte Sonderregelung für kleine Unternehmen.
Eine gesetzliche Ausnahme betrifft Beschäftigte in privaten Haushalten. § 28f Abs. 1 Satz 2 SGB IV nimmt diese Beschäftigungsverhältnisse ausdrücklich von der in Satz 1 geregelten Pflicht aus, personenbezogene Entgeltunterlagen zu führen und aufzubewahren. Diese Ausnahme richtet sich nach der Art des Beschäftigungsverhältnisses. Für gewöhnliche Beschäftigungsverhältnisse in Unternehmen gilt sie nicht.
Welche Entgeltunterlagen elektronisch geführt werden müssen
Müssen ab 2027 alle Dokumente aus der Personalakte digital vorliegen? Der Pflichtumfang ist enger gefasst und ergibt sich vor allem aus § 8 Abs. 2 BVV. Zu den betroffenen Unterlagen gehören insbesondere:
| Bereich | Elektronisch zu führende Unterlagen |
|---|---|
| Beschäftigung ausländischer Personen | Nachweise zu Staatsangehörigkeit, Aufenthaltstitel, Arbeitserlaubnis und Entsendung |
| Sozialversicherungsstatus | Unterlagen zur Versicherungsfreiheit, Befreiung von der Versicherungspflicht und Statusfeststellung |
| Meldungen | Vom Arbeitgeber übermittelte Meldedaten sowie beitragsrelevante Meldungen der Krankenkassen |
| Geringfügige Beschäftigung | Erklärungen zu weiteren Beschäftigungen sowie Anträge und Erklärungen zur Rentenversicherung |
| Beschäftigungsnachweis | Kopie der Niederschrift nach dem Nachweisgesetz oder bei Seefahrtbetrieben eine Kopie des Heuervertrags |
| Gesundheit und Pflege | Nachweis des Krankenversicherungsschutzes, Nachweis der Elterneigenschaft sowie Unterlagen zu Pflegezeit und Pflegeunterstützungsgeld |
| Arbeitsentgelt | Erklärungen zum Verzicht auf Entgeltansprüche und Entscheidungen zu übernommenen Studiengebühren |
| Mindestarbeitsbedingungen | Aufzeichnungen nach dem Mindestlohngesetz und dem Arbeitnehmer-Entsendegesetz |
| Weitere Sonderfälle | Unterlagen zu Ausnahmevereinbarungen, bestimmte elektronisch übermittelte Bescheinigungsdaten und besondere Nachweise für See- und Binnenschifffahrt |
Zusätzlich sind Nachweise über den Insolvenzschutz von Wertguthaben elektronisch vorzuhalten. Welche Dokumente im Einzelfall betroffen sind, sollte anhand der jeweils aktuellen Fassung von § 8 BVV geprüft werden.
Hinweis von Rexx Systems: Die Pflichtliste aus § 8 BVV umfasst ausschließlich die dort genannten Entgeltunterlagen. Eine digitale Personalakte kann darüber hinaus weitere Personaldokumente enthalten, die ein Unternehmen freiwillig digital verwaltet.
Wie müssen elektronische Entgeltunterlagen gespeichert werden?
Der Gesetzgeber verlangt keine bestimmte Personalaktensoftware. Eine eingescannte Datei erfüllt die Vorgaben jedoch erst, wenn sie ordnungsgemäß gespeichert, eindeutig zugeordnet und während der Aufbewahrungszeit lesbar verfügbar ist.
Die Gemeinsamen Grundsätze nach § 9a BVV nennen konkrete Anforderungen:
- Jede angeforderte Unterlage muss als separate Datei zur Verfügung stehen.
- Zulässig sind PDF sowie Bilddateien in den Formaten JPEG, BMP, PNG und TIFF.
- Alle benötigten Bilder und Schriftarten müssen in der Datei enthalten sein.
- Skripte oder Inhalte, die aus anderen Quellen nachgeladen werden, sind unzulässig.
- Dokumentart, betroffene Person und Zeitraum müssen erkennbar sein.
- Die Datei muss orts- und systemunabhängig dargestellt werden können.
Ein Laufwerk kann diese Anforderungen grundsätzlich abbilden. Dafür braucht es eine verbindliche Ablagestruktur und geregelte Zugriffsrechte. Unternehmen müssen außerdem gewährleisten, dass die Unterlagen über den gesamten Aufbewahrungszeitraum auffindbar und unverzüglich lesbar bleiben.
Eine digitale Personalakte erleichtert diese Aufgabe, weil Dokumentart, Person und Zeitraum direkt im System hinterlegt werden können. Ihre Einführung ist trotzdem keine eigenständige gesetzliche Voraussetzung.
Muss ich alte Personalakten nachträglich digitalisieren?
Eine pauschale Pflicht zur Digitalisierung sämtlicher Altakten besteht nicht. Maßgeblich ist der Zeitpunkt, zu dem der jeweilige Vorgang entstanden ist.
Ohne Befreiung gilt die elektronische Führungspflicht für neue Unterlagen seit dem 1. Januar 2022. Bei einer bewilligten Befreiung greift sie spätestens für neue Unterlagen ab dem 1. Januar 2027. Eine rückwirkende elektronische Führung früherer Zeiträume verlangen die Gemeinsamen Grundsätze nicht generell.
Unternehmen können ältere Personalakten freiwillig digitalisieren. Das schafft einen einheitlichen Aktenbestand und vereinfacht die Suche. Die freiwillige Digitalisierung ist von der gesetzlichen Pflicht für neu entstehende Unterlagen zu trennen.
Darf ich Papieroriginale nach dem Scannen vernichten?
Das Einscannen einer Unterlage erlaubt keine pauschale Vernichtung des Originals. Werden Dokumente nach § 8 Abs. 2 BVV in Papierform übermittelt, muss der Arbeitgeber sie in ein elektronisches Format umwandeln.
Stand September 2026 ist die aktuelle Fassung von § 9 Abs. 5 BVV maßgeblich. Werden Papierunterlagen nach § 8 Abs. 2 BVV in ein elektronisches Format überführt, müssen die Originaldokumente bis zum bestandskräftigen Abschluss der Betriebsprüfung aufbewahrt werden.
Schreibt eine andere gesetzliche Vorschrift eine längere Aufbewahrung vor, gilt diese längere Frist. Die in den Gemeinsamen Grundsätzen aus dem Jahr 2022 beschriebene Vernichtungsmöglichkeit hebt diese aktuelle gesetzliche Aufbewahrungspflicht nicht auf.
Unser Tipp: Vernichten Sie ein Papieroriginal erst, wenn der Prüfbescheid bestandskräftig ist und für das betreffende Dokument keine weitere gesetzliche Aufbewahrungsfrist mehr läuft.
Wie lange müssen Entgeltunterlagen aufbewahrt werden?
Wie lange eine vollständige Personalakte aufzubewahren ist, lässt sich nicht mit einer einzigen Frist beantworten. Die geltenden Zeiträume richten sich nach der jeweiligen Dokumentart und ihrem Zweck.
Für sozialversicherungsrechtliche Entgeltunterlagen bestimmt § 28f SGB IV, dass sie je beschäftigter Person und nach Kalenderjahren getrennt zu führen sind. Die Unterlagen müssen bis zum Ablauf des Kalenderjahres aufbewahrt werden, das auf die letzte Betriebsprüfung folgt.
Für einzelne Dokumente können zusätzliche handelsrechtliche, steuerrechtliche oder arbeitsrechtliche Aufbewahrungsanforderungen gelten. Eine pauschale Aussage wie „Personalakten müssen sechs oder zehn Jahre aufbewahrt werden“ wird vom Gesetzgeber nicht gemacht.
Sind elektronische Entgeltunterlagen und euBP dasselbe?
Nein. Die elektronische Führung von Entgeltunterlagen betrifft die Ablage und Verfügbarkeit bestimmter Nachweise beim Arbeitgeber. Die elektronisch unterstützte Betriebsprüfung, kurz euBP, regelt die Übermittlung prüfungsrelevanter Daten an die Deutsche Rentenversicherung.
| Elektronische Entgeltunterlagen | euBP |
|---|---|
| Bestimmte Dokumente werden elektronisch geführt. | Prüfungsdaten werden elektronisch übermittelt. |
| Die Unterlagen verbleiben zunächst beim Arbeitgeber. | Die Daten gehen an die Deutsche Rentenversicherung. |
| Dokumente werden bei Bedarf angefordert. | Die Übermittlung erfolgt im Rahmen einer Betriebsprüfung. |
| Eine digitale Personalakte kann die Ablage unterstützen. | Die Übermittlung erfolgt über ein systemgeprüftes Abrechnungs- oder Finanzbuchhaltungsprogramm. |
Auch bei der euBP endet eine befristete Befreiungsmöglichkeit. Für Abrechnungsfälle ab dem 1. Januar 2027 ist die elektronische Übermittlung verpflichtend. Eine digitale Personalakte ersetzt das dafür notwendige systemgeprüfte Abrechnungs- oder Finanzbuchhaltungsprogramm nicht.
Was sollten Arbeitgeber bis Ende 2026 erledigen?
Eine weitere Frage, die im Zusammenhang mit der Pflicht zur Führung einer digitalen Personalakte oft gestellt wird: Was muss mein HR-Team konkret vorbereiten, wenn bisher eine Befreiung genutzt wurde?
Beginnen Sie mit einer Bestandsaufnahme Ihrer heutigen Ablage- und Abrechnungsprozesse. Anschließend können Sie die Umstellung in acht konkreten Schritten vorbereiten:
- Befreiungsstatus prüfen: Klären Sie, ob eine Befreiung vorliegt und bis zu welchem Zeitpunkt sie gilt.
- Pflichtunterlagen zuordnen: Erfassen Sie, welche Dokumentarten nach § 8 BVV in Ihrem Unternehmen entstehen.
- Eingangswege festhalten: Dokumentieren Sie, welche Unterlagen von Beschäftigten, Krankenkassen oder Behörden eingehen.
- Ablageregeln definieren: Legen Sie Dateiformate, Bezeichnungen und Verantwortlichkeiten verbindlich fest.
- Originale schützen: Stellen Sie sicher, dass aufbewahrungspflichtige Papieroriginale erhalten bleiben.
- euBP-Verfahren klären: Prüfen Sie mit Payroll oder Ihrem Dienstleister, welches systemgeprüfte Programm die Daten übermittelt.
- Abruf testen: Lassen Sie exemplarisch prüfen, ob eine Unterlage über Person, Dokumentart und Zeitraum gefunden werden kann.
- Verantwortung dokumentieren: Halten Sie fest, wer Unterlagen entgegennimmt, kontrolliert und für eine Prüfung bereitstellt.
Wenn dafür eine neue Lösung benötigt wird, hilft ein Vergleich der Anbieter für digitale Personalakten. Bei der Verbindung von HR und Lohnabrechnung kann außerdem eine DATEV-Schnittstelle Medienbrüche reduzieren. Eine solche Schnittstelle ist getrennt vom euBP-Übermittlungsverfahren zu bewerten.
Wie behalte ich den Überblick über digitale Personalunterlagen?
Aus der Entwicklung von HR-Software wissen wir bei Rexx Systems, dass eine digitale Personalakte mehr leisten muss als die reine Speicherung von Dateien. Im Arbeitsalltag muss sie:
- Dokumente eindeutig einer beschäftigten Person und einer Dokumentart zuordnen,
- Unterlagen über eine Suchfunktion schnell auffindbar machen,
- den Zugriff über rollenbasierte Berechtigungen steuern,
- wiederkehrende Aufgaben und Fristen in nachvollziehbaren Workflows abbilden.
Die digitale Personalakte der Rexx Suite führt Dokumente und Personaldaten dafür in einer gemeinsamen Umgebung zusammen. Der Scanmanager der Personalaktensoftware unterstützt zusätzlich bei der Übernahme von Papierunterlagen.
Hinweis: Mit einer auf die betrieblichen Abläufe abgestimmten Konfiguration unterstützt die digitale Personalakte Unternehmen dabei, gesetzliche Anforderungen verlässlich umzusetzen. Informationen zur ISO-27001-Zertifizierung und zu den Sicherheitsmaßnahmen stellt Rexx Systems im Trust Center bereit.
Bringen Sie Struktur in Ihre Personaldokumente
Ab dem 1. Januar 2027 müssen auch bislang befreite Arbeitgeber die in § 8 Abs. 2 BVV genannten Entgeltunterlagen elektronisch führen. Mit der digitalen Personalakte von Rexx Systems organisieren Sie diese Pflichtunterlagen gemeinsam mit weiteren Personaldokumenten in einer zentralen Umgebung.
Ihre Vorteile mit der Rexx Suite:
- Sie finden relevante Unterlagen schnell wieder, weil Dokumente den jeweiligen Beschäftigten eindeutig zugeordnet werden.
- Sie schützen sensible Personaldaten mit rollenbasierten Berechtigungen, die den Zugriff und die Bearbeitung gezielt steuern.
- Sie überführen Papierdokumente mit dem Scanmanager in eine zentrale digitale Struktur und können bestehende Aufbewahrungspflichten weiterhin berücksichtigen.
- Sie behalten wiederkehrende Aufgaben und Fristen im Blick, weil sich dokumentenbezogene Abläufe über Workflows abbilden lassen.
Bereit für die digitale Personalakte?
Verwalten Sie Personaldokumente zentral, sicher und übersichtlich – und schaffen Sie eine verlässliche Grundlage für digitale HR-Prozesse.
Digitale Personalakte Pflicht – Häufige Fragen und Antworten
Müssen euBP-Daten monatlich übermittelt werden?
Nein. Eine monatliche oder anderweitig regelmäßige Meldung ist nicht vorgesehen. Die Daten werden zur Durchführung einer Betriebsprüfung übermittelt. Die konkrete Frist ergibt sich aus der Prüfungsankündigung der Deutschen Rentenversicherung.
Was ist bei einem Wechsel der Abrechnungssoftware zu beachten?
Seit dem 1. Januar 2025 müssen Arbeitgeber beim Wechsel des Abrechnungsprogramms oder des Dienstleisters die euBP-Daten für die nächste Betriebsprüfung übermitteln. Das bisherige Programm oder der Mandant sollte erst gelöscht werden, nachdem die DSRV die erfolgreiche Verarbeitung bestätigt hat.
Was geschieht nach der Betriebsprüfung mit den euBP-Daten?
Die DSRV löscht die übermittelten Daten automatisch, sobald der Prüfbescheid bestandskräftig ist. Der Absender erhält darüber eine elektronische Mitteilung.
Wie werden gescannte Dokumente in Rexx Systems der richtigen Personalakte zugeordnet?
Der Scanmanager von Rexx Systems digitalisiert Papierdokumente im Serienverfahren und ordnet sie den digitalen Akten der jeweiligen Beschäftigten zu. Bei der Aufnahme werden die Scans indiziert und mit Suchmerkmalen versehen. Dadurch lassen sich die Dokumente anschließend über die digitale Personalakte von Rexx Systems gezielt wiederfinden.
Welche Folgen können fehlende Entgeltunterlagen haben?
Wer vorsätzlich oder leichtfertig gegen die Pflicht zur Führung oder Aufbewahrung von Entgeltunterlagen verstößt, kann eine Ordnungswidrigkeit begehen. § 111 SGB IV sieht für den dort geregelten Verstoß eine Geldbuße von bis zu 50.000 Euro vor. Der Höchstbetrag ist keine automatische Folge jedes Ablagefehlers.
Können Kündigungen ausschließlich digital unterschrieben werden?
Nein. Kündigungen und Aufhebungsverträge benötigen nach § 623 BGB die Schriftform. Die elektronische Form ist ausgeschlossen. Eine digitale Ablagekopie verändert diese Wirksamkeitsvoraussetzung nicht. Für Dokumente ohne entsprechende Formbeschränkung kann eine digitale Signatur infrage kommen.
