Top 6 Anbieter der digitalen Personalakte

Die digitale Personalakte ist der Kern der gesamten HR-Administration. Die Anbieterwahl entscheidet, wie sicher Ihre Mitarbeiterdaten verwaltet werden und ob Ihre Personalabteilung bereit für die Anforderungen der künstlichen Intelligenz ist.

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Wie wähle ich den besten Anbieter für eine digitale Personalakte aus?

Bei der Auswahl der passenden HR-Software kommt es darauf an, dass das System deine Verwaltungslasten bewältigt und mit deinem Personalstamm mitwächst. Da die digitale Personalakte die Single Source of Truth für alle Mitarbeiterdaten, Verträge und Compliance-Nachweise sein soll, kannst du die folgenden Kriterien als Entscheidungshilfe heranziehen:

• BVV-Konformität und euBP-Schnittstelle: Relevant, wenn du die gesetzliche Pflicht zur elektronischen Führung von Entgeltunterlagen ab 2026/2027 rechtssicher erfüllen willst und Betriebsprüfungen (euBP) ohne manuellen Aufwand direkt aus dem System heraus abwickeln möchtest.
• KI-gestützte Dokumentenverarbeitung: Relevant, wenn dein HR-Team von Routineaufgaben wie dem manuellen Sortieren und Indexieren von Dokumenten befreit werden soll und du automatisierte Plausibilitätsprüfungen für Verträge benötigst.
• Integrations-Tiefe (Lohn & Zeit): Relevant, wenn Datenredundanz vermieden werden soll und Änderungen in der Personalakte (z. B. Gehaltssprünge oder Adressänderungen) sofort in der Lohnabrechnung (z. B. DATEV) und der Zeitwirtschaft gespiegelt werden müssen.
• Employee & Manager Self-Service: Relevant, wenn du die Durchlaufzeiten für Anträge verkürzen willst und Mitarbeitenden ihre Dokumente oder Stammdaten eigenständig über eine mobile App (z. B. für den schnellen Upload von AU-Bescheinigungen) pflegen sollen.
• Revisionssichere Archivierung (GoBD): Relevant, wenn du Papierakten durch ersetzendes Scannen vernichten möchtest und sicherstellen musst, dass jedes Dokument über Jahrzehnte hinweg unveränderbar und lückenlos nachvollziehbar gespeichert bleibt.
• Skalierbarkeit: Relevant, wenn du heute mit einer reinen Aktenverwaltung startest, dir aber die Option offenhalten willst, später Module wie Talent Management, Recruiting oder Feedback zu integrieren.

6 beliebte Anbieter für die digitale Personalakte

1) Rexx Systems

Rexx Systems bietet eine hochmodulare HR-Suite, die darauf ausgelegt ist, administrative Prozesse im Mittelstand und in großen Organisationen im DACH-Raum zu automatisieren. Die digitale Personalakte von Rexx Systems dient als das Datengerüst für das gesamte Human Resources Management.

• BVV- & euBP-Konformität: Das System erfüllt die gesetzlichen Anforderungen der Beitragsverfahrensverordnung (BVV) für die elektronische Führung von Entgeltunterlagen und ermöglicht die Datenübermittlung bei Betriebsprüfungen.
• KI-Assistent Rai: Die integrierte KI übernimmt die automatisierte Dokumentenanalyse, entnimmt Daten für die Stammdatenpflege und hilft bei der Erstellung von Arbeitszeugnissen und Verträgen.
• Workflow-Engine: Automatisierte Steuerung von HR-Zyklen wie Onboarding, Vertragsänderungen oder Austritten inklusive autonomer Fristenüberwachung.
• Rexx Go App: Zugriff für Mitarbeitende und Führungskräfte vom Smartphone zur digitalen Einreichung von AU-Bescheinigungen, Urlaubsanträgen und zur Einsicht von Entgeltabrechnungen.
• Revisionssichere Archivierung: GoBD-konforme Speicherung aller Dokumente in zertifizierten deutschen Hochsicherheits-Rechenzentren (ISO 27001).
• Zertifizierte Schnittstellen: Bidirektionaler Datenaustausch in Echtzeit mit Lohnabrechnungssystemen, zum Beispiel DATEV, und gängigen ERP-Lösungen.
• Datenschutz & Hosting: Die Speicherung sämtlicher Daten erfolgt in zertifizierten deutschen Hochsicherheits-Rechenzentren. Rexx Systems ist nach ISO 27001:2022 zertifiziert und gewährleistet eine vollumfängliche DSGVO-Konformität. Ein integriertes Whistleblowing-System unterstützt Unternehmen zudem bei der Erfüllung des Hinweisgeberschutzgesetzes.

Preise von Rexx Systems (Stand: Januar 2026): Die Preisgestaltung ist modular aufgebaut. Das Basispaket für das Personalmanagement kostet 3,70 € pro Monat und Mitarbeitendem. Die Preise sinken bei wachsender Mitarbeitendenzahl pro Lizenz.

Zur digitalen Personalakte in Rexx Systems

2) Personio

Personio setzt auf eine intuitive Benutzeroberfläche und die Zentralisierung aller HR-Prozesse in einer einheitlichen Cloud-Architektur.

• Personio Assistant: Ein KI-gestützter Begleiter, der wichtige Aufgaben im Postfach priorisiert, Datenimporte automatisiert und proaktive People Insights für die Geschäftsführung generiert.
• Dokumentenmanagement: Alle Mitarbeiterdaten und Dokumente werden an einer Stelle verwaltet, wobei automatisierte Archivierungsprozesse die Einhaltung der GoBD-Vorgaben sicherstellen.
• Dynamic Adaptability: Anpassung von Workflows an individuelle Unternehmensbedürfnisse ohne Programmieraufwand.
• Employee Self-Service: Funktionen für Smartphone/Tablet, über die Mitarbeitende ihre Stammdaten selbstständig pflegen und Arbeitszeiten sowie Abwesenheiten erfassen können.
• DATEV-Integration: Anbindung an DATEV (LODAS / Lohn und Gehalt) für einen medienbruchfreien Transfer der Abrechnungsdaten.
• Hosting in Deutschland: Datenspeicherung auf AWS-Servern in Frankfurt am Main mit voller DSGVO-Konformität und ISO 27001-Zertifizierung.

Preise von Personio (Stand: Januar 2026): Personio bietet die Pakete Core und Core Pro, ergänzt durch Addons wie Payroll, Recruiting oder Survey. Preise legt der Anbieter auf der Website nicht offen.

3) HRworks

HRworks bietet eine verzahnte Lösung aus Personalverwaltung und Reisekostenmanagement. Das System ist mitunter darauf ausgelegt, administrative Routineaufgaben durch einen hohen Standardisierungsgrad zu minimieren.

• Integrierte Reisekostenabrechnung: Direkte Verknüpfung der Reisekosten mit der digitalen Personalakte, inklusive mobiler Belegerfassung und automatisierter Aufbereitung für die Buchhaltung.
• Intelligente Beleg-OCR: KI-gestützte Texterkennung, die relevante Daten von Rechnungen und Belegen ausliest und fehlerfrei in die entsprechenden Systemfelder überträgt.
• Haufe DocPlus Integration: Nutzung rechtsgültiger Vorlagen für die Erstellung von Arbeitsverträgen und Dokumenten, die automatisch mit den Stammdaten aus der digitalen Personalakte befüllt werden.
• Fristenmanagement: Automatisierte Überwachung von Terminen wie dem Ablauf der Probezeit, Jubiläen oder notwendigen Unterweisungen.
• DATEV-Schnittstelle: Validierter Datentransfer zu DATEV und anderen gängigen Lohnabrechnungssystemen zur Vermeidung von Medienbrüchen.
• Datenschutz & Hosting: Hosting in Deutschland. Das System erfüllt die GoBD-Anforderungen sowie die Vorgaben der Beitragsverfahrensverordnung (BVV) für 2026/2027. Ein revisionssicheres Logging protokolliert Änderungen an der Personalakte.

Preise von HRworks (Stand: Januar 2026): HRworks legt die Preise für die Software auf der Website nicht offen, diese können per Formular angefragt werden.

4) Factorial HR

Factorial HR ist eine Business-Management-Software, die Personalprozesse mit Finanz- und Operations-Daten in einer Plattform verknüpft. Das System bildet den Employee Lifecycle digital ab und setzt dabei auf eine intuitive Benutzeroberfläche sowie eine Integration von Zeitwirtschaft und Projektmanagement.

• KI-Schichtplanung: Das System nutzt historische Daten und hinterlegte Präferenzen der Mitarbeitenden, um Dienstpläne autonom vorzuschlagen und die Personalabdeckung zu optimieren.
• Dokumentenmanagement: Intuitive Ablage für alle Mitarbeiterunterlagen, Zertifikate und Verträge mit integrierter Erinnerungsfunktion für Ablaufdaten.
• 360°-Performance-Feedback: KI-unterstützte Analyse von Feedback-Zyklen zur Identifikation von Entwicklungspotenzialen innerhalb der Belegschaft.
• E-Signatur: Rechtssichere Unterzeichnung von Arbeitsverträgen und Nachträgen direkt innerhalb der Plattform-Workflows.
• Automatisierte Ausgabenkontrolle: Erkennung von Anomalien in Reisekostenabrechnungen durch KI zur Unterstützung des Finance-Teams.
• Datenschutz & Hosting: Das System ist ISO/IEC 27001 zertifiziert. Die Speicherung der Kundendaten erfolgt auf AWS-Servern in Frankfurt am Main unter Einhaltung der AES-256-Verschlüsselungsstandards.

Preise von Factorial HR (Stand: Januar 2026): Factorial HR legt die Preise für die Software auf der Website nicht offen, diese können dort jedoch angefragt werden.

5) Sage HR

Sage HR ist eine modulare HR-Cloud-Software, die Personaladministration und Finanzbuchhaltung innerhalb des Sage-Ökosystems miteinander verbindet. Die Software ermöglicht die Verwaltung lokaler und internationaler Standorte über ein einzelnes Mitarbeiterverzeichnis und bietet kombinierbare Funktionsmodule.

• Anomalieerkennung im Rechnungswesen: Die integrierte KI identifiziert Unregelmäßigkeiten in den Lohn- und Gehaltsdaten, um Fehlern in der Abrechnung vorzubeugen.
• E-Rechnungsverarbeitung: Integration der E-Rechnungspflicht (ZUGFeRD/XRechnung) in die Personal- und Sachkostenverwaltung.
• Mitarbeiterverzeichnis & Organigramme: Dynamische Abbildung der Unternehmensstruktur als Basis für alle Berechtigungskonzepte und Genehmigungsprozesse.
• Abwesenheitsmanagement: Konfigurierbare Workflows für Urlaubsanträge, Krankheitstage und Home-Office-Regelungen.
• Workflow-Optimierung: Die Software analysiert Nutzungsmuster und schlägt aktiv vor, welche manuellen Schritte durch automatisierte Regeln ersetzt werden können.
• Datenschutz & Hosting: Hosting in zertifizierten EU-Rechenzentren. Das System gewährleistet die revisionssichere Archivierung gemäß GoBD und unterstützt länderübergreifende Compliance-Richtlinien.

Preise von Sage HR (Stand: Januar 2026): Sage HR ist erhältlich in drei Paketgrößen mit jeweils steigendem Funktionsumfang. Sage HR Basis kostet 4,50 € pro Monat und Mitarbeitendem, Sage HR Zeit-Paket für 7,00 € pro Monat und Mitarbeitendem ergänzt Arbeitszeittabellen, weitere Funktionen sind in Sage HR Schicht-Paket für 9,50 € pro Monat und Mitarbeitendem erhältlich.

6) DATEV Personal

DATEV Personal ist eine Software für die digitale Personalakte und -verwaltung, die eine technische Brücke zur Lohn- und Gehaltsabrechnung schlägt. Das System ist darauf ausgelegt, alle steuer- und sozialversicherungsrechtlichen Dokumente in einer revisionssicheren Umgebung zu bündeln und den Datenaustausch mit dem Steuerberatenden zu ermöglichen.

• euBP-Schnittstelle: Native Unterstützung der elektronisch unterstützten Betriebsprüfung zur direkten Übermittlung prüfungsrelevanter Daten an die Deutsche Rentenversicherung.
• DATEV Arbeitnehmer online: Ein Portal-Zugang, über den Mitarbeitende ihre Lohndokumente, Sozialversicherungsnachweise und Lohnsteuerbescheinigungen eigenständig einsehen und herunterladen können.
• Intelligente Belegerkennung: Automatisierte Klassifizierung und Zuordnung von Dokumenten zur digitalen Personalakte durch integrierte OCR-Verfahren.
• Cloud-Synchronisation: Nahtloser Abgleich der Stammdaten zwischen der Personalverwaltung und den Abrechnungsprogrammen LODAS oder Lohn und Gehalt.
• Digitalisierungscockpit: Ein Analyse-Werkzeug zur Überwachung des Digitalisierungsgrades der HR-Prozesse und zur Identifikation von Optimierungspotenzialen.
• Datenschutz & Hosting: Die Speicherung erfolgt im DATEV-Rechenzentrum in Deutschland, welches nach höchsten Sicherheitsstandards zertifiziert ist und eine lückenlose GoBD-Konformität garantiert.

Preise von DATEV Personal (Stand: Januar 2026): Die Kosten für die Nutzung der digitalen Personalakte werden als Zusatzmodul zur Lohnabrechnung berechnet und liegen bei ca. 0,40 € pro Monat und Mitarbeitendem. Hinzu kommen ggf. die individuellen Gebühren der betreuenden Steuerkanzlei.

Ist Rexx Systems der richtige Anbieter der digitalen Personalakte für mich?

Rexx Systems bietet eine rechtssichere Archivierung und einen KI-gestützten Assistenten für die Dokumentenanalyse. Komplexe Personalstrukturen sowie der gesamte Mitarbeiterlebenszyklus lassen sich direkt im System abbilden.

Anbieter für die digitale Personalakte – Häufige Fragen und Antworten