Ein Verhaltenskodex kann wesentlich dazu beitragen, Fehlverhalten oder Korruption zu vermeiden sowie allgemein die Compliance im Unternehmen zu steigern. Alles Wissenswerte zum Code of Conduct, seiner Funktion, den Vorteilen und der Umsetzung Schritt für Schritt.

Was versteht man unter einem Code of Conduct? Eine Definition

Der Code of Conduct, zu Deutsch „Verhaltenskodex“, umfasst eine Sammlung von unternehmensinternen Verhaltensrichtlinien und Regelungen. Sie gelten für alle Handlungen im Unternehmensalltag und bieten Orientierung für erwünschtes und unerwünschtes Verhalten aller Mitarbeitenden – von der Führungsebene bis hin zu den einfachen Angestellten. Unternehmen legen den Code of Conduct und die darin enthaltenen Leitlinien freiwillig und selbst fest. Die Richtschnur bilden gesetzliche Regelungen, an die sich ein Unternehmen zu halten hat, und die wichtigsten Werte, an denen sich die Firma in ihrem geschäftlichen Alltag orientiert. Ziel ist es unter anderem rechtliche Risiken intern zu kommunizieren und unethisches Verhalten zu unterbinden, wie zum Beispiel Bestechung oder Korruption. Allerdings kann der Code of Conduct inhaltlich sehr umfassend sein und darüber hinaus Verhaltensstandards im Umgang mit Kunden und Geschäftspartnern oder allgemeine Regelungen zur Arbeitszeit enthalten. Arbeitnehmende stimmen mit ihrer Unterschrift den Richtlinien im Verhaltenskodex zu und verpflichten sich damit, diese einzuhalten. Da der Code of Conduct keine rechtliche Bindung hat, werden Verstöße durch den Arbeitgeber und nicht den Gesetzgeber geahndet. Die geltenden Verhaltensrichtlinien werden in der Regel von einem Compliance-Beauftragten formuliert, an den sich Arbeitnehmende auch bei Fragen wenden können.

Zweck und Funktion: Was bewirkt ein Verhaltenskodex?

Der Code of Conduct erfüllt mehrere Zwecke. So ist er zum Beispiel eine sinnvolle Ergänzung für die gesamte Corporate Social Responsibility, kurz CSR. Gemeint ist damit die gesellschaftliche Verantwortung eines Unternehmens und die Auswirkungen wirtschaftlichen Handelns auf die gesamte Gesellschaft. Zentrale Merkmale der CSR sind Nachhaltigkeit sowie Freiwilligkeit, wobei sich Unternehmen auch an gesetzliche Anforderungen zu halten haben. Vor diesem Hintergrund ist der Verhaltenskodex ebenfalls basal für die Compliance in einer Organisation, das ist die Regelkonformität oder Rechtstreue von Unternehmen. Sie ist entscheidend für die Einhaltung von geltenden Gesetzen und Richtlinien. Der Code of Conduct, der rechtliche und ethische Handlungsorientierungen enthält, kann grundsätzlich ein Bewusstsein von Compliance im Unternehmen schaffen und stärken. Indem sich dieser inhaltlich an bestehenden Gesetzesgrundlagen orientiert, schützt er vor Compliance-Verstößen und damit auch vor hohen Bußgeldern, Strafverfolgung oder Imageschäden des Unternehmens. Zudem stärkt das Regelwerk das gegenseitige Vertrauen der Beschäftigten im Betrieb, da sich alle gleichermaßen daran halten müssen. Durch den Code of Conduct wissen Mitarbeitende, was im Falle eines Fehlverhaltens passiert und können im umgekehrten Fall nachlesen, was sie zu tun haben, wenn sie einen Regelverstoß beobachten und an wen sie sich wenden können. Entsprechende Schulungen können zusätzlich dabei helfen, ein Compliance-Bewusstsein im gesamten Unternehmen und über alle Abteilungen hinweg zu schaffen.

Welche Inhalte müssen in einem Code of Conduct stehen?

Was konkret in einem Code of Conduct steht, ist von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich und hängt sowohl von der Branche als auch den jeweiligen Werten der Organisation ab. Grundsätzlich zeigt der Verhaltenskodex relevante Unternehmenswerte und Rechtsgrundlagen auf, um unerwünschte Handlungen möglichst zu vermeiden. Zugleich thematisiert er unethisches Verhalten und Risiken. Er enthält wichtige Leitlinien, die der Entscheidungsfindung dienen, sowie disziplinarische Maßnahmen und das weitere Vorgehen im Falle von Verstößen. Zudem enthält er nicht nur Verhaltensstandards für die Beschäftigten in einem Unternehmen, sondern ebenfalls in Bezug auf Außenstehende, wie Lieferanten, Geschäftspartner und die allgemeine Öffentlichkeit. Zu den wesentlichen Inhalten eines Code of Conduct zählen zum Beispiel:

Umgang der Mitarbeitenden untereinander
Umgang mit Geschäftspartnern, Lieferanten oder Kunden
Einhaltung von Gesetzen, z.B. Wettbewerbsgesetz
Verbot von Diskriminierung
Einhaltung von Menschenrechten in der gesamten Lieferkette
Verbot von Korruption und Geldwäsche
Verbot von Bestechung und Umgang mit Geschenken oder Einladungen
Schutz von Geschäftsgeheimnissen und sensiblen Informationen, z.B. personenbezogene Daten (Datenschutz)
Umweltschutz und Verantwortung gegenüber der Natur
soziale Verantwortung, z.B. Umgang mit knappen Ressourcen, nachhaltiges Wirtschaften
Exportbestimmungen
Arbeitsbedingungen

Verhaltenskodex erstellen: Was sollten Arbeitgeber beachten?

Die Richtlinien im Verhaltenskodex orientieren sich in erster Linie am Profil und den Werten des Unternehmens, die bei dessen Anfertigung zu berücksichtigen sind. Entscheidend ist, dass die Regelungen leicht und verständlich formuliert sind. Kurze prägnante Sätze sind langen Schachtelsätzen unbedingt vorzuziehen, damit es nicht zu Missverständnissen kommt. Wichtig ist ebenfalls, dass der Code of Conduct allen Beschäftigten leicht zugänglich ist, zum Beispiel im Intranet. Um Authentizität zu vermitteln und zu zeigen, dass die Leitlinien im Code of Conduct wichtig sind und ernst genommen werden, sollte die Führungsebene ein Vorbild sein und die Verhaltensstandards vorleben.

Die Umsetzung des Regelwerks kann in folgenden Schritten ablaufen:

Regeln und Werte definieren: Unternehmenswerte, geltende Richtlinien und Vorschriften sowie gesetzliche Vorgaben zusammentragen, zum Beispiel in Bezug auf Datenschutz, Bestechung, Lieferungen ins Ausland oder Diskriminierung.
Verhaltenskodex formulieren: Erste Abfassung der gesammelten Unternehmensrichtlinien, in der Regel durch den Compliance-Beauftragten. Ein Jurist bzw. die Rechtsabteilung sowie die Geschäftsführung sollten den Verhaltenskodex gegenlesen und überprüfen. Bei international agierenden Unternehmen erfolgt zusätzlich die Übersetzung in mehrere Sprachen.
Code of Conduct veröffentlichen: Er sollte für jeden Mitarbeitenden leicht zugänglich sein, z.B. über Aushänge im Betrieb oder im Intranet. Neue Arbeitnehmende können den Verhaltenskodex direkt am ersten Arbeitstag unterschreiben.
Arbeitnehmende informieren: Alle Verhaltensregeln sowie Folgen bei Verstößen können allen Mitarbeiten in Schulungen vermittelt werden.
Verhaltensregeln aktualisieren: Ergeben sich Änderungen, zum Beispiel durch Geschäftserweiterung oder eine veränderte Gesetzeslage, ist der Kodex entsprechend zeitnah zu aktualisieren und die Mitarbeitenden sollten darüber informiert werden.

Vorteile eines Code of Conduct in Unternehmen

Das Erstellen und Etablieren eines Code of Conduct bringt zahlreiche Vorteile mit sich. Da die Verhaltensstandards im gesamten Unternehmen gelten, können sich die Angestellten besser mit dem Unternehmen identifizieren. Auch in Bezug auf das Employer Branding und die Außenwahrnehmung profitieren Arbeitgeber von einem Code of Conduct. Interessierte Kandidaten, Kunden und Geschäftspartner achten heutzutage sehr genau darauf, ob sich ein Unternehmen ethisch, gerecht und sozial verantwortlich verhält. Für die Mitarbeitenden bedeutet das Vorhandensein eines Code of Conduct aber auch mehr Sicherheit am Arbeitsplatz. Kommt es zu Konflikten, stellt das Regelwerk sicher, wie sich die Angestellten richtig zu verhalten haben und an wen sie sich wenden können. Nicht zuletzt stellt der Verhaltenskodex sicher, dass alle Mitarbeitenden wissen, welche Gesetze und Verhaltensregeln das Unternehmen unbedingt beachten muss. So gibt es einige Kodexe, deren Richtlinien sogar branchenübergreifend Gültigkeit besitzen, zum Beispiel:

der Deutsche Global Corporate Governance Kodex (DCGK) enthält Richtlinien für börsennotierte Unternehmen, die die gute Führung von Organisationen betreffen
der Governance Kodex für Familienunternehmen ist ein Regelwerk, das Leitlinien für die verantwortungsvolle Führung von Familienunternehmen enthält
der Kodex des Bundesverbands für Materialwirtschaft, Einkauf und Logistik e.V. (BME) regelt unter anderem den Umgang mit Lieferanten.