Nachfolgeplanung

Positionen im Unternehmen bleiben nicht für ewig von einer Person besetzt und Unternehmen sehen sich vor die Herausforderung gestellt, Stellen zeitnah und korrekt nachzubesetzen. Die gezielte Nachfolgeplanung verhindert, dass insbesondere Schlüsselpositionen unbesetzt bleiben und ist für den langfristigen Unternehmenserfolg unerlässlich.

Definition: Was ist Nachfolgeplanung?

Nachfolgeplanung oder Nachfolgemanagement ist ein wichtiges Instrument der Personalentwicklung eines Unternehmens. Es bezeichnet die rechtzeitige und anforderungsgerechte Nachbesetzung von Stellen und Schlüsselpositionen, wenn bisherige Angestellte für diese nicht mehr zur Verfügung stehen. Mit dem gezielten Nachfolgemanagement können sich Unternehmen darauf vorbereiten, Stelleninhaber durch neue oder andere Mitarbeiter zu ersetzen. Das beinhaltet das Identifizieren und Analysieren von frei werdenden Fach- und Führungspositionen sowie die Suche nach bzw. die Entwicklung von potenziellen Nachfolgern im Rahmen von Personalentwicklungs- bzw. Personalbeschaffungsmaßnahmen. Ziel ist es, wertvolles Wissen im Unternehmen zu halten und Stellen, insbesondere solche mit Schlüsselfunktion, nicht unbesetzt zu lassen. Dabei ist es wichtig, die Qualifikationen der zu besetzenden Stellen zu kennen und mit einem passenden Talent zu besetzen. Allein aus demografischen Gründen werden in naher Zukunft weniger Fachkräfte oder qualifizierte Arbeitnehmer auf dem Markt vertreten sein. Im „War For Talents“ ist es deshalb wichtig, für vakante Stellen schnellstmöglich eine kompetente Besetzung zu finden. Dabei sollten die Laufbahnentwicklung der bestehenden Mitarbeiter beachtet und die nötigen Kernkompetenzen sichergestellt werden.

Funktion und Bedeutung eines erfolgreichen Nachfolgemanagements

Dass Stellen neu besetzt werden müssen, hat unterschiedliche Gründe. Mitarbeiter verlassen das Unternehmen, wechseln auf eine andere Position, sind berufsunfähig geworden oder gehen in Rente. Die Nachfolgeplanung spielt insbesondere vor dem Hintergrund des demografischen Wandels eine wichtige Rolle. In vielen Unternehmen werden in Zukunft Mitarbeiter mit Schlüsselposition in den Ruhestand gehen. Angesichts des anhaltenden Fachkräftemangels gestaltet sich die Suche nach qualifizierten Mitarbeitern für Unternehmen immer schwieriger – zumal die Rekrutierung neuer Angestellter durch geburtenschwache Jahrgänge zusätzlich erschwert wird. Eine vorausschauende und nachhaltige Personalpolitik in Form einer strategischen Nachfolgeplanung kann derartige Herausforderungen abfedern. Sie kann die Personalrisiken für das Unternehmen reduzieren und eine Anreizfunktion für potenzielle Nachfolgekandidaten schaffen. Gerade vakante Schlüsselpositionen können bei einer fehlenden Nachfolgeplanung hohe Ausfallkosten verursachen und einen wesentlichen Verlust von Wissen und Kernkompetenzen bedeuten. Mit einem nachhaltigen Nachfolgemanagement bleiben diese erhalten und sichern den langfristigen Unternehmenserfolg.

Interne oder externe Nachfolgeplanung?

Um Personalengpässen und -ausfall vorzubeugen, ist die frühzeitige Nachfolgeplanung von möglichen Vakanzen wichtiger Positionen essentiell für jedes Unternehmen. Hierbei geht es um sogenannte Schlüsselpositionen, die wichtig für die Erhaltung der betriebsinternen Abläufe sind. Bei der Nachfolgeplanung dieser Schlüsselpositionen liegt der Fokus darauf, geeignete Nachfolgekandidaten ausfindig zu machen. Hierbei kann entweder intern auf die Förderung von Nachwuchskräften gesetzt werden oder aber es wird über externe Recruiting-Kanäle nach passenden Fachkräften gesucht. Die interne Nachfolgeplanung ist eng mit der Laufbahnplanung verknüpft. Die Entwicklung von firmeneigenen Mitarbeitern für Schlüsselpositionen ist in folgenden Laufbahnen möglich:

• Führungslaufbahn: Aufstieg in der Unternehmenshierarchie mit mehr Entscheidungsmöglichkeiten und Verantwortung
• Fachlaufbahn: fachspezifische Weiterentwicklung eines Mitarbeiters als Experte
• Projektlaufbahn: zeitlich begrenzter Einsatz, um Eignung eines Mitarbeiters für Fach- oder Führungslaufbahn zu prüfen

Die interne Nachfolgeplanung hat den Vorteil, dass die Einarbeitungszeit deutlich kürzer ist, da die Mitarbeiter mit den Arbeitsabläufen bereits vertraut und ihre fachlichen Qualifikationen sowie menschlichen Eigenschaften bekannt sind. Die Einarbeitung bzw. Entwicklung von Kompetenzen lässt sich problemlos parallel zum Tagesgeschäft absolvieren. So können Unternehmen Mitarbeiter individuell fördern und ihnen langfristig Zukunftsperspektiven in der Firma eröffnen. Die interne Laufbahnplanung stärkt nicht zuletzt auch die Verbundenheit der Angestellten mit dem Unternehmen (Mitarbeiterbindung) und senkt das Risiko der kostenintensiven, externen Fehlbesetzung von Schlüsselpositionen. Neue Mitarbeiter, die das Unternehmen durch externe Nachfolgeplanung gewinnt, bringen hingegen Wissen und Ideen von außen mit und wirken Betriebsblindheit entgegen. Darüber hinaus zeichnen sie sich durch eine hohe Leistungsbereitschaft und Motivation aus und erschließen dem Unternehmen neue Kontakte und Netzwerke, die wiederum von Vorteil für die Nachfolgeplanung anderer Positionen sein können.

Schritte zur Umsetzung der Nachfolgeplanung

Der Ablauf der internen oder externen Nachfolgeplanung lässt sich in folgende Schritte einteilen:

1. Schlüsselpositionen im Unternehmen identifizieren
2. Nachfolgebedarf feststellen
3. Anforderungsprofil für jeweilige Stelle erarbeiten
4. Suchprozess einleiten (interne oder externe Stellenausschreibung)
5. Auswahlprozess des Nachfolgers (Bewerbungs- oder Mitarbeitergespräch)
6. Übergabe organisieren (Eintritt des Nachfolgers und Austritt bzw. Stellenwechsel des vorherigen Mitarbeiters inkl. systematischer Wissensübergabe)
7. Feedbackgespräche mit Beteiligten

Zunächst wird der Nachfolgebedarf ermittelt, der sich zum Beispiel nach Aspekten richtet wie Führungsverantwortung, notwendige Qualifikationen und Kompetenzen für die besagte Position. Hierbei gilt es insbesondere vorab Schlüsselpositionen im Unternehmen zu identifizieren bzw. die Wahrscheinlichkeit der Vakanz einer wichtigen Stelle mit Schlüsselfunktion und ein entsprechendes Anforderungsprofil für die jeweilige Stelle zu erarbeiten. Es werden Etappenziele festgelegt und der Zeitraum, in dem die Ziele erreicht werden sollen, und danach dann die Suche nach geeignetem Personal begonnen. Diese kann intern erfolgen, zum Beispiel über die Weiterbildung von bestehenden Mitarbeitern, oder extern etwa über eine Stellenausschreibung bzw. das Abwerben von Personal eines Konkurrenzunternehmens. Durch ein Vorstellungsgespräch oder Probearbeiten wird ein passender Nachfolger ausgewählt. Im Anschluss wird die Nachfolgeplanung umgesetzt und bewertet.

Was Arbeitgeber beim Nachfolgemanagement beachten sollten

Arbeitgeber haben bei der Nachfolgeplanung zu berücksichtigen, dass der zeitliche Aufwand sehr unterschiedlich ausfallen kann. Das langfristige Nachfolgemanagement erstreckt sich oft über Jahre. So sind Zeiträume für die Entwicklung von Mitarbeitern mit Führungserfahrung oder für die Unternehmensnachfolge von fünf bis zehn Jahren durchaus realistisch. Doch nicht für alle Positionen lässt sich eine Nachfolgeplanung durchführen – hier gilt es, wichtige Stellen und Schlüsselpositionen zu identifizieren, deren Besetzung für den Unternehmenserfolg eine zentrale Rolle spielen. Für die interne Nachfolgeplanung kann es zu dem sinnvoll sein, einen Talent Pool anzulegen mit internen Talenten bzw. Kandidaten, die auf entsprechende Positionen hin entwickelt werden. Es wäre allerdings fatal, den potenziellen Nachfolgern unrealistische Versprechen zu machen. Wichtig dagegen ist die regelmäßige und ausführliche Kommunikation mit ihnen und den bisherigen Stelleninhabern in Hinblick auf die Nachfolgeplanung. Auch die Belegschaft sollten Arbeitgeber über die veranschlagten Maßnahmen und Ziele einbeziehen und informieren. Ein frühzeitiger Beginn sowie ein ausreichender Einarbeitungszeitraum sind ebenfalls einzukalkulieren wie die notwendigen finanziellen Mittel.

Vorteile des Nachfolgemanagements

Gelingt die erfolgreiche Umsetzung der Nachfolgeplanung, ergibt sich daraus eine Vielzahl von Vorteilen für das Unternehmen:

• Vakanzen von Schlüsselpositionen vermeiden
• Kernkompetenzen und Wissen im Unternehmen halten
• Mitarbeitermotivation und -bindung stärken
• Attraktivität als Arbeitgeber verbessern (Employer Branding)
• Fehlbesetzungsquote verringern
• Kosten und Aufwand für das Recruiting reduzieren