Personio-Alternative

Personio-Alternative – 5 HR-Tools im Vergleich

Suchen Sie nach einer Personio-Alternative, weil Sie Funktionen, Preise und Integrationen vergleichen möchten oder bereits erste Erfahrungen mit Personio gesammelt haben? In dieser Übersicht finden Sie einen Vergleich für 5 alternative HR-Software-Lösungen. Erfahren Sie, worauf es beim HR-Software-Vergleich ankommt und wie sich verschiedene Anbieter in Funktion und Struktur unterscheiden.

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Wichtige Entscheidungskriterien bei der Auswahl der besten Personio-Alternative

Die Entscheidung für eine neue HR-Software fällt selten spontan. Meist stehen bereits klare Anforderungen im Raum: bestimmte Funktionen, rechtliche Rahmenbedingungen oder technische Voraussetzungen. Gleichzeitig gibt es Unterschiede in der Art, wie Anbieter diese Anforderungen umsetzen, von der Datenhaltung bis zur Benutzerführung.

Ein HR-Software-Vergleich sollte nicht nur auf den ersten Eindruck abzielen. Diese Punkte helfen, die passende Lösung zu finden:

Passende Module für Ihre Prozesse

Nicht jedes Unternehmen braucht dieselbe Tiefe im Talentmanagement, Recruiting oder der Zeiterfassung. Achten Sie darauf, dass relevante Prozesse mit vorhandenen Modulen und ohne komplizierte Zusatzlösungen gut abbildbar sind.

Skalierbarkeit

Gerade bei wachsenden Unternehmen ist es sinnvoll, Systeme zu wählen, die später erweitert werden können. Sei es in Nutzeranzahl, Funktionen oder Integrationen.

Hosting & Datenschutz

Cloud oder eigene Server? Beide Varianten haben Vor- und Nachteile. Entscheidend ist, dass die Software DSGVO-konform arbeitet und nachvollziehbar mit personenbezogenen Daten umgeht.

Schnittstellen zu bestehenden Systemen

Ob Lohnabrechnung mit DATEV, ERP oder Zeiterfassungsterminals: Prüfen Sie, ob und wie die Software Daten mit anderen Tools austauscht.

Bedienbarkeit & Akzeptanz im Team

Auch die leistungsstärkste Software hilft wenig, wenn sie im Alltag nicht genutzt wird. Eine klare Oberfläche, einfache Navigation und mobile Zugriffsmöglichkeiten fördern die Nutzung im gesamten Unternehmen.

Grundlegende Unterschiede zwischen HR-Software-Alternativen

Viele HR-Tools decken ähnliche Aufgaben ab: von der Verwaltung digitaler Personalakten bis hin zum Bewerbermanagement. Dennoch unterscheiden sie sich oft deutlich in Struktur, Tiefe und technischer Ausrichtung. Gerade bei der Suche nach einer Alternative zu Personio lohnt sich ein Blick auf diese Unterschiede.

Zielgruppen und Fokusbereiche

Anbieter unterscheiden sich darin, ob sie eher auf einfache Nutzung und schnellen Einstieg oder auf konfigurierbare Module für komplexere Anforderungen setzen.

Bereitstellung und Anpassbarkeit

Ein weiterer Unterschied liegt in der technischen Umsetzung:

• Cloud-only-Lösungen wie Personio lassen sich schnell einführen, sind aber an die Infrastruktur des Anbieters gebunden.
• On-Premise-fähige Tools ermöglichen mehr Kontrolle über Daten und Anpassungen. Ein Vorteil für Unternehmen mit strengen IT-Vorgaben.
• Manche Systeme kombinieren beides und bieten flexible Betriebsmodelle.

Integrationen und Datenflüsse

Wenn bereits verschiedene Systeme im Einsatz sind, sollte geprüft werden, wie gut sich die HR-Software in diese IT-Umgebung integrieren lässt:

• Einige Anbieter setzen auf offene Schnittstellen (APIs), die Datenbewegungen automatisierbar machen.
• Andere beschränken sich auf fest integrierte Standardschnittstellen, etwa zur Lohnabrechnung mit DATEV.
• Auch die Exportfunktionen für Reporting und HR-Analytics unterscheiden sich teils stark.

Bedienbarkeit und Benutzerführung

Nicht zuletzt spielen auch User Experience und Oberflächendesign eine wichtige Rolle, sowohl für HR-Teams als auch für Führungskräfte und Mitarbeiter. Einige Systeme sind bewusst einfach gehalten, andere bieten mehr Optionen auf Kosten der Übersichtlichkeit. Eine gute HR-Software schafft hier einen Ausgleich.

Funktionen, die eine HR-Software-Alternative bieten sollte

Nicht jede Software muss alles können. Dennoch gibt es Funktionen, die sich in der Praxis bewährt haben. Besonders wenn Personalabteilungen wachsen oder bestehende Prozesse durch zusätzliche Tools verbessern wollen.

Je nach Betriebsgröße und HR-Zielen können folgende Funktionsbereiche sinnvoll sein:

• Bewerbermanagement mit Multiposting: Stellenanzeigen erstellen, zentral verwalten und auf Jobbörsen veröffentlichen.
• Digitale Personalakte: Verträge, Gehaltsdaten und Stammdaten an einem Ort, mit klaren Zugriffsrechten und revisionssicherer Ablage.
• Zeiterfassung und Abwesenheiten: Arbeitszeiten per App oder Terminal erfassen. Urlaub und Fehlzeiten im System planen und freigeben.
• Onboarding und Offboarding: Automatisierte Aufgaben, Checklisten für Fachabteilungen und nachvollziehbare Übergaben.
• Zielvereinbarungen und Feedback: Ziele dokumentieren, Feedback strukturieren und Entwicklungsgespräche vorbereiten.
• Self-Service & Mobile Nutzung: Direkt über App oder Portal Urlaub beantragen, Stammdaten ändern oder Dokumente einsehen.
• Schnittstellen & Integration: Anbindung an Tools wie DATEV, Microsoft 365, ERP-Systeme oder Slack, idealerweise per API.

#1 Rexx Systems

Rexx Systems ist eine modular aufgebaute HR-Software aus Deutschland, die Personalprozesse von der Bewerberverwaltung bis zur Zielvereinbarung zentral bündelt. Die Lösung eignet sich besonders für Unternehmen, die auf Funktionsvielfalt, Integrationen und konfigurierbare Module Wert legen. Der Betrieb ist wahlweise in der Cloud oder auf eigenen Servern möglich.

Stärken von Rexx Systems

• Flexible Bereitstellung: Cloud oder On-Premise nutzbar, auch für regulierte Branchen mit eigenen IT-Vorgaben.
• Schnittstellenvielfalt: Integration mit DATEV, SAP, Microsoft-Produkten und individuelle Anbindung via API.
• Modularer Aufbau: Funktionen können je nach Bedarf aktiviert oder ergänzt werden.
• Ausgereifte HR-Module: Besonders tiefe Funktionalität bei 360°-Feedback, Zielvereinbarungen und Nachfolgeplanung.

Funktionen

• Bewerbermanagement mit Multiposting, CV-Parsing, WhatsApp-Bewerbung
• Digitale Personalakte mit allen Mitarbeiterdaten zentral verwaltet
• Zeiterfassung inkl. Abwesenheiten, Zeitkonten und Kalenderintegration
• Onboarding- und Offboarding-Prozesse mit automatisierten Aufgaben
• Zielvereinbarungen und Mitarbeitergespräche systemgestützt abbilden
• 360°-Feedback mit rollenbasiertem Zugriff und anpassbaren Fragebögen
• Self-Service über Mitarbeiterportal und mobile App (rexx GO!)
• Offene REST-API und zahlreiche Standardschnittstellen für Drittsysteme

Rexx Systems – Pläne & Preise

Rexx Systems bietet ein modulares Preismodell, das sich nach dem gewählten Funktionsumfang und der Anzahl der Mitarbeitenden richtet. Die Preise verstehen sich als monatlicher Betrag pro Nutzer bei Cloud-Betrieb. Bei einer lokalen Installation (On-Premise) gelten separate Lizenzbedingungen.

• Recruiting only: Von 0,50€ bis 2,10€ pro Nutzer/Monat – für Unternehmen, die ausschließlich ein Bewerbermanagement mit Karriereseite nutzen möchten.
• Personalmanagement (Basis): Von 0,70€ bis 3,70€ – deckt die digitale Personalakte, Dokumentenverwaltung und Stammdatenpflege ab.
• Personalmanagement + Zeiterfassung + Recruiting: Von 1,60€ bis 7,30€ – kombiniert zentrale HR-Module mit Zeiterfassung und Bewerbermanagement.
• Personalmanagement + Talentmanagement: Preis auf Anfrage – umfasst erweiterte Funktionen wie Zielvereinbarungen, Skill-Management, 360°-Feedback und Learning-Plattformen.

Die tatsächlichen Kosten hängen von der Unternehmensgröße und den benötigten Modulen ab. Für Unternehmen mit mehreren hundert oder tausend Mitarbeitern sinkt der Preis pro Nutzer deutlich. Auf Wunsch kann Rexx Systems im Rahmen eines Testzugangs vorab geprüft werden.

#2 Factorial

Factorial ist ein cloudbasiertes HR-Tool aus Barcelona mit Funktionen für Zeiterfassung, Personalverwaltung und Performance-Management. Die Lösung kombiniert zentrale HR-Bereiche und bietet damit eine echte Alternative zu Personio.

Stärken

• Allround-Funktionalität: Mit Modulen für Personalverwaltung, Zeitwirtschaft, Bewerbermanagement und Performance deckt Factorial viele relevante Bereiche ab.
• Nutzerfreundliche Oberfläche: Die Plattform gilt als intuitiv und besonders leicht zu bedienen.
• Preisgestaltung abwärts skalierbar: Der modulare Tarif startet bei rund $8 pro Nutzer pro Monat und passt sich flexibel wachsenden Unternehmensstrukturen an.
• Mobil und webbasiert verfügbar: Sowohl Webzugriff als auch App-Nutzung für Mitarbeiter sind möglich.

Funktionen

• Urlaub und Abwesenheitsverwaltung inklusive Teamkalender
• Zeiterfassung mit Funktionen für Schichtplanung
• Bewerbermanagement (ATS) und Onboarding
• Performance-Management mit Zielvereinbarung und Feedbackmodulen
• Dokumentenmanagement inklusive digitaler Signaturen
• Grundlegende Payroll-Funktionen als Add-on
• API und Integrationen zu gängigen Tools

Preise & Pläne

• Einstieg ab $8 pro Nutzer und Monat für das Core-HR-Modul
• Weitere Funktionen über Add-ons wie das ATS-Modul ab $39 pro Monat
• Preisstrukturen variieren je nach Nutzerzahl und Funktionsumfang
• Testphase mit vollem Funktionszugang ist möglich

#3 HRworks

HRworks ist eine HR-Software aus Deutschland mit Fokus auf zentrale Funktionen wie Zeiterfassung, Abwesenheitsverwaltung und Reisekostenabrechnung. Sie bündelt zentrale Funktionen wie Zeiterfassung, Personalverwaltung und Reisekostenabrechnung in einem System und zählt damit zu den etablierten Alternativen zu Personio im deutschsprachigen Raum.

Stärken

• Breiter Funktionsmix: Zeiterfassung, Abwesenheiten, Personalakte und Reisekostenverwaltung auf einer Plattform
• Rechtssichere Arbeitszeiterfassung: inklusive mobiler Buchung und Erfüllung aktueller Anforderungen
• Mitarbeiter-Self-Service: ermöglicht eigenständige Stammdatenpflege und digitale Antragstellung
• Schnittstelle zu DATEV: erleichtert die Zusammenarbeit mit der Lohnbuchhaltung

Funktionen

• Arbeitszeiterfassung mit Projektzeiten und Pausenregelungen
• Abwesenheits- und Urlaubsverwaltung mit Teamkalender
• Digitale Personalakte mit Dokumentenverwaltung
• Reisekostenabrechnung mit Belegerfassung und Pauschalen
• Onboarding-Funktionen und Performance-Elemente
• Vorbereitende Lohnbuchhaltung
• Mobile App und Webzugang
• Anbindung an ERP- und Kollaborationstools möglich

#4 Kenjo

Kenjo kombiniert Funktionen für Personalverwaltung, Zeitwirtschaft und Performance Management in einem System, inklusive Tools für Schichtplanung und automatisierte Workflows.

Stärken

• Klar strukturierte Preismodelle: Einstieg ab 5,40€ pro Nutzer und Monat, mit gestaffelten Funktionen und Add-ons je nach Tarif
• Funktionale Breite bereits im Basispaket: Schichtplanung, Zeiterfassung, Abwesenheiten, Performance, Dokumentenmanagement und Lohnexport
• Erweiterbarer Leistungsumfang: Höhere Tarife bieten Zusatzfunktionen wie elektronische Signatur, Kiosk-App, BI-Reports, Workflows oder Whistleblower-System
• Gute Integration in bestehende Systeme: dank API-Anbindung, Bulk-Operationen und Unterstützung für externe Recruiting-Prozesse

Funktionen

• Zentrale Mitarbeiterdatenbank mit Dokumentenverwaltung
• Zeiterfassung, Abwesenheiten und Schichtplanung
• Payroll-Export an Lohnsysteme
• 360°-Feedback, Zielvereinbarungen, Leistungsbeurteilungen
• Automatisierte Onboarding- und Offboarding-Prozesse
• Kiosk-App für stationäre Zeiterfassung
• Erweiterte Auswertungen mit BI-Reports
• Integration über offene API

Preise & Pläne

• Starter: 5,40€ pro Nutzer und Monat – enthält alle Basisfunktionen für Personalverwaltung, Zeitmanagement und Performance
• Growth: 9€ pro Nutzer und Monat – ergänzt um elektronische Signatur, Kiosk-App, individuelle Workflows und Reporting-Erweiterungen
• Connect: Preis auf Anfrage – richtet sich an Unternehmen mit komplexen Integrationen, API-Nutzung und externem Active Sourcing

#5 Sage HR

Sage HR ist eine international eingesetzte HR-Software des Sage-Konzerns. Die Lösung deckt grundlegende Funktionen rund um Personalverwaltung, Zeitmanagement und Performance ab und kann modular erweitert werden.

Stärken von Sage HR

• Modularer Aufbau mit transparentem Preismodell: Die Basisfunktionen starten bei $7 pro Mitarbeiter und Monat. Weitere Module wie Zeiterfassung oder Performance lassen sich flexibel ergänzen.
• Einfache Bedienung: Das System ist auf eine schnelle Nutzung ohne lange Schulungen ausgelegt.
• Erweiterte Module für Zeit- und Leistungsmanagement: Funktionen wie Schichtplanung oder Zielvereinbarungen lassen sich gezielt aktivieren.
• International einsetzbar: Mehrsprachigkeit und Compliance-Funktionen ermöglichen den Einsatz in multinationalen Teams.

Funktionen

• Core-HR-Funktionen und Urlaubsverwaltung
• Performance-Management mit Feedback, Zielverfolgung und Umfragen
• Zeiterfassung und Schichtplanung
• Ausgabenverwaltung über mobile Apps
• Bewerbermanagement und digitales Onboarding
• Self-Service für Mitarbeiter und Vorgesetzte
• Reporting und Standardauswertungen
• Schnittstellen und API für externe Systeme

Preise & Pläne

• Sage HR Basis: 4,50€ pro Nutzer und Monat – Abwesenheitsmanagement, digitale Mitarbeiterakte, Mobile App
• Sage HR Zeit-Paket: 7,00€ pro Nutzer und Monat – HR Basis ergänzt um Arbeitszeittabellen
• Sage HR Schicht-Paket: 9,50€ pro Nutzer und Monat – HR Basis ergänzt um Arbeitszeittabellen und Schichtplanung
• Alle Features können für 30 Tage getestet werden

So finden Sie Ihre Personio-Alternative

Ein Vergleich der Funktionen ist ein guter Start, doch für die Auswahl der passenden HR-Software sollten auch strategische Fragen eine Rolle spielen. Wer langfristig plant, achtet nicht nur auf einzelne Features, sondern auf das Zusammenspiel von Technik, Struktur und Anpassungsfähigkeit.

Weitere Tipps:

• Definiere, wie schnell Ihr Unternehmen wachsen soll. Das hilft bei der Wahl eines passenden Lizenzmodells.
• Setzen Sie Ihr Budget nicht nur für die Einführung, sondern auch für den laufenden Betrieb und mögliche Erweiterungen fest.
• Informiere dich in Fachforen oder durch Erfahrungsberichte, wie Anbieter auf individuelle Anforderungen reagieren und wie gut der Support erreichbar ist.

Wenn diese Punkte berücksichtigt werden, entsteht eine fundierte Entscheidungsgrundlage für eine HR-Software, die im Tagesgeschäft unterstützt und auch langfristig zu Ihrem Unternehmen passt.

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Personio-Alternative – Häufige Fragen und Antworten